试析电子档案对档案管理的作用及应用

2023-02-02

随着我国科学信息技术的不断发展, 电子档案已成为当前档案管理中的重要内容, 同时, 电子档案以其方便、快捷等优点在档案管理中发挥着重要的作用, 然而, 不容忽视的是, 由于电子档案自身特点以及日常管理手段、理念和方法等原因, 电子档案管理工作中问题层出不穷。本文从电子档案特点入手, 探讨电子档案在档案管理中的作用以及应用。

一、电子档案及其特点

电子档案与纸质档案不同, 其主要是通过计算机磁盘或其他设备存储文件, 将相互关联的电子图像或文件集合, 多以案卷为基本单位。电子档案分为实体档案和虚拟档案两种, 其中, 虚拟档案主要用于区别客观存在的档案实体, 以比特或字节等表示方式将实体档案信息保存在电脑或网络中, 当引入硬件或与硬件相关的细节时, 这些比特或字节可被定位到某个网络终端, 从而以实体符号向用户呈现信息。随着信息技术的不断发展, 近年来电子档案采用光盘、磁盘等介质进行存储。

与传统的纸质档案不同, 电子档案具有信息存储密度高、信息非人工识读性强、具有多种信息媒体继承性、信息和载体可分离以及系统依赖性等特点 (1) 。

二、电子档案在档案管理中的作用

对多数企业、单位、部门来说, 电子档案是新鲜事物。电子档案在日常档案管理中发挥着重要作用, 因此, 从理念上转变档案管理模式, 对加强电子档案管理意义重大。

(一) 电子档案节省人力物力

传统纸质档案在管理过程中, 容易损坏, 一般要投入大量人力、财力、物力等进行管理保存, 尽管如此, 纸质档案还是存在损坏的风险。随着计算机科学技术和网络技术的发展, 电子档案应运而生, 其作为一种快捷的档案管理手段, 一方面为获取档案信息提供了便捷的途径, 降低了档案归档或查找的困难, 另一方面, 降低了档案管理人员工作强度, 从而节省了大量人力物力。

(二) 电子档案有助于提升服务效率

为使用者提供高效便捷的服务是档案管理的最终目的, 采用电子档案进行档案管理, 在实现档案信息电子化的同时, 也提升了档案管理服务效率和质量。电子档案不仅能为使用者提供海量信息, 同时也可帮助其在海量信息里面快速查找。然而, 对电子档案进行管理, 要求管理人员掌握计算机技术等新技术、新技能, 从而能游刃有余地进行电子档案的管理。

三、电子档案在档案管理中的应用

目前, 电子档案在档案管理中有了广泛地应用, 主要表现在以下几个方面:1.电子档案存档时要采用统一、通用的文件格式, 为保证现在存档的电子档案能和未来计算机应用软件和操作系统兼容, 统一通用的文件格式极其重要。2.为保证电子档案长期可读性, 要及时更新其文档结构, 一旦计算机操作系统更新或应用软件更新, 电子档案的有效性、真实性和完整性等极有可能遭到破坏, 因此, 及时更新电子档案文件结构, 确保其适应“新环境”[2];3.采用技术措施确保电子档案完整性、真实性、原始性以及安全性, 防止一些管理人员随意更改档案内容或制造假档案;4.建立电子档案统一接收数据格式, 定期对档案管理人员进行培训, 指导其了解掌握电子档案新技术;5.电子档案和纸质档案根据实际情况可给予双套制的管理模式, 根据档案内容的特点, 选择性地进行电子档案管理或纸质档案管理, 这不仅会降低人力财力物力的浪费, 同时, 也可确保重要档案的双套归档管理 (3) ;6.随着电子档案依赖的计算机技术不断发展, 电子档案管理工作难度越来越大, 在电子档案日常管理中, 不仅要从思想上认识到电子档案的重要性, 而且要在技术上确保其安全性, 这就要求电子档案的制作者和管理者在日常电子档案管理中要秉承认真负责、忠于职守、精益求精的态度, 从而确保电子档案的准确、安全、可靠等。

四、结语

当前, 社会信息化发展步伐较快, 计算机技术和网络技术得到了空前的发展, 随之而来的, 日渐增多的电子档案成为档案管理中的主要内容。为了适应当前社会发展, 适应档案管理工作需要, 加强电子档案管理, 确保其准确、完整、可靠地归档及利用, 意义重大。在日常电子档案管理中, 要结合档案实际情况, 运用科学管理方法, 顺应电子档案管理规律, 做好电子档案管理工作, 从而使其在工作需要中发挥重大作用。

摘要：近年来, 电子档案数量日渐增多, 其逐渐成为档案管理的重要形式, 为了能准确、可靠、完整地使用电子档案, 档案管理部门应加强对电子档案的管理。本文从电子档案的特点入手, 探讨电子档案对档案管理的作用以及日常应用。

关键词：电子档案,档案管理,作用,应用