谈我国档案信息化建设的问题及对策

随着科学技术信息的迅速发展, 档案的信息化建设也迎来了新的机遇和挑战, 加快档案工作融入信息社会的步伐, 电子计算机等新技术的迅猛发展和办公自动化的深化, 档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战。推动档案信息化建设, 才能适应时代和社会发展。

一、我国档案信息化资源的重要性

档案是历史的记载, 它渗透于社会的方方面面。在党的十八届三中全会以来, “全面深化改革的总目标是完善和发展中国特色社会主义制度, 推进国家治理体系和治理能力现代化。必须更加注重改革的系统性、整体性、协同性, 加快发展社会主义市场经济、民主政治、先进文化、和谐社会、生态文明, 让一切劳动、知识、技术、管理、资本的活力竞相迸发, 让一切创造社会财富的源泉充分涌流, 让发展成果更多更公平的惠及全体人民。”随着改革事业的发展, 档案信息化资源的开发尤为重要, 它可以在不同的领域中开发。现在, 档案的信息储存以计算机技术信息储存取代了过去的人工信息存档, 这样, 对于现代经济社会迅速发展的今天, 信息资料越来越多, 各种形式的信息资料都需要加工、整理、编目、存档, 并以最大限度地为广大查阅者所利用, 提高档案的信息利用率, 达到对这种信息的有效传递。其重要性有以下几点:

(一) 开放和利用档案是服务型政府建设的需要

在党的十六大和党的十六届三中全会关于行政管理体制改革的部署, 指出改革的重点是要转变政府职能, 建设服务型政府, 完善公共服务体系, 公开信息服务制度, 有效便捷地为社会提供服务, 满足人民群众的需求, 这就需要政府最大限度地对公共信息公布于广大人民群众, 有利于对信息的查询, 同时, 能充分有效地监督政府的不作为行为, 不断地在经济发展的基础上, 扩大社会公共服务, 完善社会管理。

(二) 开放和利用档案信息资源是政府信息公开的必然要求

随着社会信息化技术的不断发展, 人们的信息意识也在不断地增强, 信息需求量逐渐加大, 这就要求政府公开信息服务, 真正地为广大人民群众解决他们最为关心的信息问题, 实现政府信息资源的自由流动, 就必须推进政府信息的公开, 从而使信息共享。

(三) 档案的开放和利用是国家科学文化事业发展的需要

档案是社会历史文化的财富, 它代表着社会历史文化的发展, 是一种积淀, 具有丰厚资源的象征。在高度发达的文明社会里, 档案信息资源是社会政治、经济、文化和科学教育等社会实践活动的原始记录, 它有各种数据记载和反映了社会活动的科研情况、研究成果、经验教训等等, 可以为社会实践活动提供宝贵的丰富资料, 成为社会政治、经济、文化和科学研究提供很大的帮助, 同时, 科学研究又离不开档案数据以及各种信息材料作支撑, 更好地为社会主义现代化建设服务。

二、我国档案信息化建设过程中存在的问题

随着社会的发展, 信息化资源也日益丰富。但是, 在信息化资源的建设过程中存在着很多问题, 亟待我们去解决。第一, 在档案的信息化和资源规范化过程中, 传统的档案保管已不适应新时期的要求, 严重制约着档案信息化的发展进程。目前, 档案部门仍然存在着保管与利用两扯皮现象, 重保管轻利用, 不讲求社会效益, 一直是闭架借阅、你查我调的做法, 致使档案的信息化滞后。这主要是观念落后, 意识不强, 缺乏创新, 成为制约档案信息化建设的重要因素。第二, 档案的网络化环境下, 安全意识和保密意识不强, 缺少严格的管理。特别是当前信息技术的发展, 对于电脑病毒和黑客的攻击, 使电脑的档案信息安全受到很大的威胁。第三, 计算机软件的开发和利用也成为阻碍档案信息化建设问题。档案的信息化建设需要建立一套现代化的硬件设备, 更需要大容量的服务器, 不断更新计算机的管理软件, 这是在档案信息化存储过程中必备的条件。从我们的现实情况看, 有许多档案馆对于现代化的设备更新少, 计算机相对老化, 这是亟待解决的急迫问题。第四, 缺乏高素质的档案管理人才。随着技术信息化的快速发展, 原来的管理模式及管理人才越来越跟不上时代的发展步伐, 成旧的管理方式、手段、方法都不能适应时代的要求, 因而, 对档案的管理人才也提出了要求。第五, 过去我们对于档案存在可有可无, 档案的管理也很忽略, 人们对档案的认识也不足, 甚至使用甚少, 这就给我们带来了一个误区, 政府各级领导重视不够, 对于档案的管理来说, 管理层轻视档案工作成为一个或然的问题, 这首先是的对档案管理的认识不足, 其次对档案管理的支持不够, 既没有认识到档案的重要性, 又不予政策及经费的支持, 这些都是在档案信息化建设过程中存在的很大问题。

三、档案信息化建设中应采取的对策

(一) 档案的信息化建设是一项长期的工程

加强档案的信息化建设, 必须有领导重视, 管理意识强, 科学有效的管理方法。首先, 档案的信息化建设需要投入很大的人力、物力和财力, 必须要转化思想观念, 吸引档案的信息化管理人才, 强化档案的信息化建设。不仅需要给予政策的倾斜和扶持, 还需要给予资金上的支持和帮助, 科学地制定有效合理的管理方案, 不断地增加投入力度, 保证档案信息化的顺利进行。其次, 要转化传统观念, 以服务社会为目的, 树立开放意识和创新意识, 一定要把档案的信息化建设工程放在重要的位置, 提高服务效率, 充分发挥主人翁意识, 认真看待档案的信息化进程, 真正把档案工作做深、做细、做透, 体现出档案的科学性、有效性和便捷性。

(二) 建立和完善档案的安全管理制度

档案管理安全性是一个重要的问题, 它会涉及到档案的秘密, 甚至还可以牵连到国家和个人的机密, 所以, 档案的安全性是至关重要的。我们在日常生活中, 档案信息经常会用到, 会涉及到我们每一个人的信息。在国家的安全问题上, 国家的机密信息在档案中也是存在的, 它会涉及到政治、经济、文化、教育、军事等各个领域当中, 为此, 必须建立完善的安全管理制度。电子档案的管理需建立一套完整的、严格的安全保障体系。电子档案的操作人一定要素质高, 要有绝对的安全负责意识。在查阅档案时, 应防止电子档案被他人窃取, 或被他人篡改、修改和删除。其次, 要保证电子计算机设备的保管和运用的正常, 保持设备的温度和湿度, 防止存储介质的磁化。同时要强化防盗措施。

(三) 做好档案工作人员的培养

在档案信息化管理建设过程中, 人员配备非常重要。档案信息化建设的核心是档案信息的开发和利用, 它要求工作人员要有高度的责任心和使命感, 既要有良好的职业道德, 又要有高尚的工作态度, 还要有规范的操作技能, 这样, 就必需要培养一批高素质的档案工作人员队伍。使他们具有扎实的档案理论基础和技术技能, 尤其在高科技的管理软件及应用方面, 既要熟练, 又要规范。同时, 还要使他们自觉遵守国家的法律、法规, 懂得档案的法律知识。因此, 在信息化时代, 必须要培养高精尖人才, 建设一支高素质的档案建设队伍。为了适应时代的要求, 对在职的档案工作人员也应进行积极培训, 使他们在业务上更加熟练, 技术上更加娴熟, 思想上更加重视, 能够认真地完成自己的本职工作。在培养在职工作人员外, 还应该引进优秀的档案管理人才, 建立具有多层次、复合型的专业技术队伍, 以适应档案管理现代化的需要, 迎接信息化时代的挑战。

摘要：档案的信息化建设是我国社会主义现代化建设发展的需要, 它服务于社会的各个方面, 有利于国家的科学文化事业发展。推进档案信息化建设, 已成为档案工作发展的迫切要求, 从而明确档案在社会发展中的地位, 加快档案的信息化建设, 找出档案信息化建设中存在的问题, 及时解决其问题的对策成为了历史必然。

关键词：档案,信息化建设