浅谈档案信息化管理存在的问题及解决措施

2022-09-12

随着信息技术的飞速发展, 我国各企业的规模也在不断的扩大, 档案信息量呈现出迅猛增长的态势, 传统的档案管理方式已经不能够满足企业发展的需求, 因此需要紧跟时代发展步伐, 采取信息化的管理举措。档案信息化管理是新时代档案管理的要求, 也是数字化技术、远程通信技术以及网络信息技术相结合的产物, 在实际的管理工作中, 档案信息化管理取得了一定的成绩, 能够很好的促进企业的发展, 但是在这个过程中不免会凸显出一定的问题, 本文就以此问题为中心进行分析, 并在此基础上提出几点切实可行的信息化管理措施。

一、档案信息化管理存在的问题分析

档案信息化是当前我国档案管理发展的重要阶段, 也是实现国家信息工程的重要步骤, 电子信息技术的发展给档案的信息化管理工作带来了机遇, 提高了档案管理的精确性和效率性, 但是在这个过程中也应该清楚的看到其存在的问题, 下面本文就对这些问题进行分析。

(一) 缺乏档案信息化管理的网络意识

随着技术的进步, 我国逐步进入网络时代, 各项工作的开展也离不开网络的支持, 尤其是对于档案的信息化管理工作来讲, 更需要有先进的网络技术的支持。但是由于计算机和网络管理与传统的档案管理方式存在着明显的区别, 新管理方式和传统的管理方式之间也有较大的区别, 管理人员刚接触信息化的管理模式很难较快的应用, 加之其受到守旧的档案管理观念的束缚, 对于档案信息化网络化管理的重要性认识不深刻, 缺乏较强的信息化网络化管理意识, 这样在一定程度上制约了档案信息化管理工作的开展, 影响到了管理的效率和准确性。

(二) 档案信息化管理工作面临着各种挑战, 影响了管理工作的顺利进行

在档案信息化管理的过程中会遇到各种挑战, 影响管理工作的有效进行, 具体说来这种挑战主要有创新性和安全性的挑战以及标准化和法制化的挑战。

先从创新和安全的角度来分析。传统档案管理制度的核心是为了快速查阅, 并确保档案信息的安全性。但是随着时代的发展和技术的进步, 档案管理系统也向着深层次的应用方向发展, 会出现很多和其他应用系统整合的情况, 例如文档信息的一体化。对于这种整合, 必须要用创新的思维方式进行处理, 缓解各方的矛盾。但是在档案信息化管理的过程中, 对于这一挑战的处理还存在着缺陷。同时, 由于计算机系统和网络系统本身存在着安全问题, 硬件和软件都有可能遭到破坏, 这样将会影响到档案信息的安全性, 加之管理人员缺乏较强的安全管理意识, 使得档案信息化管理过程中存在着一定的安全隐患。

再从档案信息化管理面临的标准化和法制化的挑战角度来分析。档案信息较为复杂, 当前我国的档案管理体系也呈现出复杂和分散的特点, 这样就使得档案信息化管理工作存在着多头管理的情况, 每个企业对于档案信息化管理政策的应用各有不同, 这样就很难形成标准化和统一化的管理规范, 影响到了档案信息化管理的效果。同时, 我国目前对于档案信息化管理工作的法律规定相对较少, 这样将会使得很多档案信息不能够发挥其应用的使用价值, 这也是目前档案信息化管理过程中存在的问题。

(三) 信息技术的发展影响了档案信息化管理的进程

档案信息化管理的过程中, 档案主要是以电子文档的形式存在的, 具有容易修改和复制的特点, 因此说为了避免档案信息被人为的修改和复制, 影响到档案信息的安全性, 就需要采取安全有效的措施进行管理, 避免档案在传输、保存的过程中受到黑客的恶意攻击而对档案的信息化管理工作造成威胁。除此之外, 由于档案信息的保存具有长期性, 对于载体寿命以及计算机硬件和软件的要求较高, 对于载体所载档案和计算机硬件及软件平台的一致性也有要求, 在这种情况下就需要确保信息的加密技术、权限控制技术必须要达到一定的水平, 才能够确保档案信息化管理工作的顺利进行。可是目前由于技术的限制, 这一方面的工作开展的不是很好, 影响了档案信息化管理工作的顺利进行。

同时, 在档案信息化管理的初期, 需要将大量的纸质档案信息转化为电子档案信息, 这个过程中应用扫描仪等设备, 速度较慢, 但是没有更高的设备支持, 不能够将原始的纸质档案在短期内转化为信息化档案, 这一技术方面的缺陷也影响到了档案信息化管理工作的顺利进行。

二、档案信息化管理存在问题的解决措施

档案信息化管理工作对于企业的良性发展起到了关键性的作用, 在技术迅猛发展的今天, 企业的档案管理工作也要实现信息化, 并且在信息化的大潮中紧紧抓住机遇不断向前发展。从目前的情况来看, 企业档案的信息化管理工作取得的成绩令人欣慰, 但是存在的问题也不能够忽视, 上文中从三个主要的方面对目前档案信息化管理存在的问题进行了分析, 下面本文就结合自身工作经验, 提出几点具有针对性的措施, 真正的发挥档案信息化管理的作用。

(一) 提升档案信息化管理工作者的网络意识

思想观念的转变往往是档案信息化管理工作取得成效的基础, 因此说在实际管理工作中需要不断的改变管理者的思想观念, 增强管理者网络意识, 这样才能够实现档案信息化管理工作的良性发展。具体说来, 首先需要加强宣传, 使管理者明确档案信息化管理工作对于网络意识的依赖性, 以此来提高领导的重视程度, 支持和加强档案的信息化建设, 并且确保管理工作朝着有组织、有计划以及有安排的方向发展。

同时, 作为管理者, 还需要明确传统档案管理方式和现代信息化档案管理方式之间的区别, 并且深入研究档案信息化管理的措施, 从传统的管理观念的束缚中走出来, 培养网络意识, 这样才能够更好的开展工作。作为管理部门的领导, 也需要在网络意识的支持下不断的开展工作, 要将科技档案信息化管理的经费列入到年度的财务预算中去, 充分的考虑档案保管数量的增加和档案载体的形态以及相应管理技术手段的变化, 科学的增加经费的投入, 使得档案信息化管理工作能够有足够的经费支持, 更好的实现信息化的管理。在此基础上, 还需要为管理者配备高性能的电子计算机、扫描仪、激光打印机、档案信息化管理软件以及网络安全设备等基础设备, 以便更好的解决档案信息化管理过程中对于技术设备的需求问题。

(二) 采取有效措施正确处理档案信息化管理过程中面临的各种挑战

上文中简单分析了当前档案信息化管理过程中面临的挑战, 即创新性挑战、安全性挑战、标准化挑战以及法制化挑战, 这些挑战性问题严重的影响了我国档案信息化管理的进程, 因此, 在今后的管理工作中一定要采取有效的措施正确的处理好档案信息化管理和各种挑战之间的关系, 变挑战为机遇, 促进管理工作的顺利进行。具体说来, 需要从以下几个方面开展工作。

首先, 要有创新的意识, 能够恰当调整各种矛盾之间的关系, 实现档案信息化管理过程中各矛盾的协调发展。为此, 需要灌输全新的管理概念, 充分的利用信息化管理技术, 将管理模式逐渐向着现代化的方向转变。管理者需要利用信息技术将档案信息中涉及到的文档、图像以及音频等形式的资料进行收集, 并进行分类存档, 使得存储事件能够更加形象的展现出来, 实现档案信息的一体化建设。在此基础上, 为了更好的实现管理的创新, 还需要改进档案管理的方式, 变革传统的管理机制, 建立起档案信息化管理的相关制度和管理部门, 并运用科学创新的管理理念将制定的管理制度落实到实际的管理工作中, 确保档案的信息化管理能够在完善的管理制度和创新的管理理念的基础上运行, 提高管理的效率, 并确保档案的完整性、准确性和科学性。

其次, 要具有安全管理的意识。随着数字化和网络化建设的不断进行, 网络的安全危机问题也在日益凸显, 在这个情况下, 要想确保档案信息的安全性, 在实际管理的过程中必须要具有安全意识, 加强网络安全技术的研究和开发, 采取有力的安全措施充分保证档案信息的安全性。同时, 为了确保安全, 还需要制定严密的电子文件安全管理机制, 进一步完善电子文件的流转跟踪登录管理, 避免信息的泄露。要按照信息安全、管理职责以及设备管理等因素, 对电子信息管理系统的操作进行科学的划分, 并确保在工作模式和软件功能上进行科学严谨的设计, 并结合口令管理等新兴的技术手段提高认定的精确度, 确保档案信息的安全性能。

再次, 要不断的提升档案信息化管理的标准性。在档案信息化管理的过程中, 需要进一步完善管理规范, 实现管理规范的标准性, 使得每个地区每个部门的档案信息管理工作都能够在统一的标准下进行, 提升管理的规范化。制定和实施档案管理工作的标准, 是档案信息化管理的要求, 也是提升管理工作质量和效率的保障, 因此说, 在实际工作的过程中, 一定要坚持标准化的原则, 避免出现各自为政、重复管理的情况, 实现档案信息化管理工作的有序进行。

最后, 要不断完善立法建设, 使档案信息化管理工作能够做到有法必依。上文中已经指出, 从当前的情况来看, 档案的信息化管理工作还缺乏完善的法律支撑, 使得管理工作不能够发挥应有的效果, 针对这一情况, 相关部门需要根据管理的实际情况制定完善的档案信息化管理相关法律, 使得管理工作能够在法律的支持下进行。同时在法律制定的过程中, 不仅需要有整体的规定, 还需要完善各种细节问题, 使得档案信息化管理工作的每个环节都能够做到有法可依、有法必依。

(三) 完善信息技术, 促进档案信息化管理工作的健康运行

档案信息化管理工作的顺利进行需要有信息技术的支撑, 才能够高效的运行。技术是档案信息化管理的核心, 没有过硬的技术支撑档案信息化管理工作很难顺利进行, 因此说, 在今后的管理工作中一定要完善信息技术。为此, 首先需要给档案信息管理者配置质量可靠以及性能优良的硬件设备, 并且配置相应的配套设施以防止电磁干扰, 从源头上减少档案的自然损坏情况。同时, 还需要进一步完善档案信息化管理中的软件系统, 使其更好的适应管理工作的运行。除此之外, 还需要采取有效的措施保证硬件和软件系统的良好运行。在此基础上, 还需要注重档案系统维护技术的完善, 档案信息系统是一个动态的系统, 需要档案管理人员进行维护和更新, 使系统发挥最大的效用, 因此说, 一定要掌握好维护技术, 才能够实现档案信息的完整录入, 档案信息数据库的建设才会有意义。

(四) 建立高素质的档案信息化管理团队

要实现企业档案的信息化管理, 单纯的需要管理意识、管理措施和技术支持是不能够实现的, 还需要具有高素质的信息化管理人才, 并不断地发挥管理者的能动性和管理潜力, 促进信息化管理工作朝着更好的方向发展。这就要求档案管理者需要具备档案信息管理的服务意识, 具有较高的管理知识储备, 又需要管理者掌握现代化的管理技能, 能够将理论知识更好的应用到实践中去。在此基础上, 需要对档案信息化管理人员进行培训, 提升他们的政治素质和业务素质, 不断提升其管理水平和工作能力, 并在培训的过程中认真的研究学习《档案法》以及和档案信息化管理相关的知识, 掌握现代信息管理技术, 成为既懂管理又有技术的档案信息化管理复合型人才, 不断提升整个管理团队的水平。

三、结束语

随着信息技术的进步, 档案管理工作也朝着信息化管理的方向发展, 在这个过程中, 既需要有信息技术的支持, 也需要管理者充分的发挥潜能, 这样才能够促进档案信息化管理工作的顺利进行。本文以档案信息化管理工作为中心, 分析了当前管理工作中存在的问题, 并提出几点解决措施, 希望能够对今后的档案信息化管理工作有所帮助。

摘要：档案对于企业的发展有着重要的作用, 档案管理工作是企业管理中的关键环节, 直接关系到企业能够在市场激烈竞争中赢得主动权。档案管理是一门完善的且体系严密的科学, 随着信息化时代的到来, 档案管理工作也要向着信息化管理的方向发展。本文就以此为中心, 结合工作经验, 对当前档案信息化管理过程中存在的问题和解决措施进行分析论述。

关键词：档案信息化管理,存在的问题,解决措施