浅谈高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策

2022-09-11

系级教学档案是高职教学档案的主体、核心和重点, 是评估院系教学管理水平和教育质量的重要依据之一。因此, 认真研究高职院校系教学档案的主要内容和主要作用, 正确认识教学档案管理中存在的主要问题及原因, 探索加强档案工作的措施与途径, 十分重要的, 也是非常必要的。

1 系教学档案分类

教学综合类:上级教育主管部门和学校下达的指导性、指令性文件材料。

教学管理类。各种教学管理制度、教学计划、教学大纲、教学质量检查、教学观摩、课堂教学及考试总结等。

教学研究类:教学改革方案、教学方法研究和总结;合格课程、重点课程、优秀课程建设等材料。

实践教学类:实验计划、实验课表、学生实验报告等;教育实习计划、实习大纲、实习教案、实习指导书、实习总结, 以及有代表性的实习调查报告等。

学籍管理类:新生注册登记表、学生学籍卡、在校学生名册、学生人数统计表、学生学籍变更情况表、学生学籍处理及奖惩证明材料, 考试考查材料 (包括考试考查安排、考试命题及评分标准、考卷及质量分析等) ;毕业论文、毕业设计等。

教材类:本系自编、参编、主编教材的底稿、完稿, 各专业使用教材情况等。

师资类:教师队伍建设规划、教师培训、业务考核、职务评聘材料及教师个人业务档案等。

2 系教学档案的作用

2.1 系教学档案对教学主体的作用

首先, 院系教学档案为管理者优化教学结构、制定管理政策等提供了重要依据。因为院系教学档案所反映的是整个院系教学过程和教学管理过程中的各项真实的历史记录, 其信息、数据丰富全面, 可靠真实, 所以管理者可以根据这些情况对教学过程进行统筹规划, 科学的制定管理方案。其次, 院系教学档案对管理者考核教师和调查学生素质提供了依据。教学档案对教师的作用也十分重大, 教师通过对教学档案中的历史记录分析, 可以总结经验, 改进教学方法, 提高教学技能。经验的积累必须建立在对以往经历认真思索、总结的基础上。院系教学档案富有大量的关于教师教学方式、方法、手段等方面的实录, 研究这些资料, 对于教师积累教学经验、提高教学水平意义重大。

2.2 院系教学档案对教育客体的作用

其一是院系教学档案是用人单位了解毕业生信息的第一手资料, 在教学档案中保存有学生的学习情况, 在校期间的奖惩情况等。其二是院系教学档案是学生学籍管理的一种形式。由于教学档案是长期保存的, 一个学生毕业若干年后, 其学籍可能会散失, 而教学档案中保存着学生学籍的一些基本情况, 可以为毕业生单位或其本人提供毕业生在校期间的基本档案。

3 目前系教学档案管理中存在的问题及原因

由于高职院校成立时间不长, 相对缺乏经验。教师、科研和管理人员对档案管理知识和法规知晓不多, 对教学档案必须实行集中统一管理的重要性认识不足, 他们往往认为, 只有备好课、教好书、做好自己的科研课题或干好自己所分管的工作才是自己的职责, 至于教学、科研成果与工作文件材料是否归档保存似乎与己无关。所以系教学档案管理中也存在不少问题。一是部分教师和档案工作者档案意识不强, 造成教学档案不能及时完整地归档。二是档案作用不明显。档案利用是档案管理工作的目的, 不管档案收集得如何齐全, 整理得如何漂亮, 如果把档案搁在一边不利用, 那就毫无意义。目前, 由于受传统查询方式的影响, 教学档案在为学校、教师、学生以及为社会服务等方面发挥的作用不很明显, 利用率不高。三是档案管理的信息化程度不高。大部分档案还依靠手工处理, 效率低, 查准查全率低, 难以适应现代教学改革和教育事业发展的需要。四是系部没有专职的档案管理人员。笔者所在单位各系部的档案工作一般都是由教学秘书兼任, 他们都不是专业档案管理人员, 也从未参加过相关的培训, 对档案管理的基本知识、技能不精通, 这容易产生如档案资料收集不及时、不完整, 归卷不规范, 分类不标准等一系列问题, 影响了档案资料的利用率。

4 加强高校院系教学档案管理的主要措施

4.1 强化档案意识

一是强化领导的档案意识。做好高校院系教学档案工作, 领导是关键。必须争取院系领导和学校领导对院系档案工作的支持, 把院系档案工作认真纳入学校和院系工作计划。领导的档案意识应体现在:保证院系档案工作必需的经费开支, 重视院系档案的用房、设备等设施建设, 为做好院系教学档案工作提供良好的物质条件。二是强化教学、科研及管理工作人员的档案意识。承担高校院系教学、科研及管理工作任务人员, 既是院系教学档案的形成者又是教学档案的利用者。他们档案意识的强弱, 将直接影响到档案的形成和归档的完整性。所以, 要强化他们的档案意识, 使他们明确本身承担着归档的法律义务, 以及依法利用档案的权利。

4.2 健全档案管理制度

档案管理制度是档案工作者开展档案工作的行为准则和依据。没有科学适用的管理制度, 就不可能有完整的院系档案, 也不会有健全的院系档案工作。要制定院系的归档制度, 明确院系档案的归档范围、归档时间、归档要求和归档手续等。归档制度的内容必须具体、明确、细致, 使教学、科研与管理工作人员明确哪些资料具有保存和利用价值。要将院系文件材料的归档任务列入有关人员的岗位责任制, 责任落实到各部门和教职工, 并与他们的工作业绩挂钩, 定期考核。

4.3 提高档案人员的素质

系部要设立专职人员搞好档案工作, 档案人员是基础。但是, 目前高校各院系档案人员大多数是由教学秘书兼任, 他们在档案工作中常常出现不懂档案知识, 对档案的收集、归类与整理等比较随意。所以, 要搞好档案工作, 档案人员都必须提高自身档案素质。如何提高素质呢?一是加强学习。既要学习档案管理的专业知识, 全面掌握档案的性质、特点、规律和方法, 又要学习了解档案管理法规, 增强档案管理的责任心。二是加强培训。积极参加有关档案管理的专业培训。三是加强交流。虚心向档案管理先进单位和部门学习, 不断取长补短, 博采众长, 努力提高档案管理水平。