建设工程档案管理的常见问题及解决对策研究

2022-10-06

建设工程项目一般时间较长, 工期较大, 开工条件复杂且施工环境多变, 这就使得整个项目档案资料收集周期长、难度大、不全面。同时, 由于档案管理人员的兼职化也使得档案资料收集工作容易被忽视, 档案质量控制难度大。但档案资料若不能全面完善的反映和记载项目建设状况, 其后期管理和利用工作就会受到极大影响, 工程档案管理工作就成为建设工程中最薄弱的环节, 同时会对建设工程产生最直接的影响。因此, 只有结合当前建设工程档案管理工作中存在的问题, 才能推动建设工程档案管理工作规范化、有序进行。

一、当前建设工程档案管理的常见问题

当前建设工程档案管理工作开展过程中存在一系列问题, 这些问题都影响和制约档案管理和建设工程开展, 总体而言, 这些问题主要表现为:

(一) 档案管理工作职责不清晰, 缺乏岗位细则要求

当前大多数建设工程中的档案资料工作都缺乏专职人管理, 一般都是兼职完成。这就意味着在开展这一工作时, 工作职责并不清晰, 缺乏有效职责划分。事实上, 当前档案管理工作缺乏专职管理人员, 对档案管理工作的基本要求和管理规范并不熟悉, 大部分管理者在档案管理过程中互相推卸责任, 工作并不认真。档案管理工作在建设工程开展过程中, 需要管理人员具备相应专业知识和基本素质, 而当前兼职化、临时化状态就使得群众并不重视对档案管理人员进行专业化技能培训, 大部分管理者对档案管理工作缺乏体系化认识, 很难做好档案管理工作。事实上, 因为管理者对档案管理工作缺乏明晰定位, 档案管理这一岗位缺乏精准的岗位细则要求, 客观上也是的工作开展难以协调开展。

(二) 档案管理人员缺乏有效培训, 职业素养不足

档案管理工作并不简单, 整个工作流程涉及到资料的有效收纳、整理、归纳, 并且每一类档案都有较长的收集时间, 整个档案管理工作的长期性和复杂性就决定了一方面要有专业的档案管理人员, 同时要结合工作要求和具体需要, 对相关人员进行专业培训和技能培养。要针对档案管理工作所要求的职业能力进行培养, 提升从业人员素质与管理人员能力匹配度, 有效解决档案管理人员的职业技能和处理专业问题的能力。

(三) 档案资料收集不完整, 资料管理并不完善

建设工程由于周期长, 因此档案资料收集难度较大, 很容易造成资料遗失。无论是前期的工程征地、工程的招投标还是工程项目建设, 都会产生大量资料文件, 而这一系列资料文件又极为重要, 无论是后期持续开发, 都需要前期文件资料做基础铺垫。而在工程设计施工阶段更会产生一大批文件资料, 比如文件的开工批复、质量验收报告等。这一系列资料都关系和影响到整个建设工程的进行和开展, 也将影响工程建设的质量和规范性。而在档案资料管理过程中, 更是产生了一系列问题, 缺乏系统化的档案资料梳理、档案扫描归档工作不到位、档案资料电纸化推行效果差等都极大影响了建设工程档案资料的管理和利用。

(四) 档案资料整理流程不规范、缺乏有效利用

档案资料收集、整理流程要规范、有序。并加快推动规范化、制度化建设, 档案管理要建立在一系列标准化、体系化的流程之上来完成。通过对档案管理人员进行一系列有效的业务监督指导, 确保档案管理资料质量。档案资料收集的目的不仅在于能够对以往事件有效监督, 同时也能够对未来建设发展起到借鉴和推动作用。通过对已经建立的档案资料进行合理分析, 能够为建设工程未来发展提供有益支持。

(五) 档案管理工作缺乏足够重视, 管理效果差、管理基础薄弱

档案管理工作并不能在第一时间产生经济收益, 相反还需要投入一定量的物质、资金、人力成本, 需要企业拿出专项精力来建设和指导档案管理工作。这对以营利为主要目标的企业而言, 重视程度普遍不足。大多数企业经营管理者并不会为此项工作投入过多资金和人力、物资支持。管理效果差, 管理基础薄弱成为档案管理工作的普遍现象, 长此以往, 建设工程档案管理工作开展难度逐渐增大。

二、解决当前建设工程档案管理工作问题的主要策略分析

档案管理工作存在的问题在不断影响和制约建设工程发展、前进, 只有通过建立健全档案资料, 依据管理规定, 收集、整理、归纳项目建设资料。随着建筑材料和成本不断提升, 要想增加企业发展效益, 就需要推动精细化管理、集约化管理, 通过一系列管理措施改善, 最终实现管理现代化, 提升工程质量, 节省建设成本。

(一) 推动档案资料管理队伍专业化建设

档案资料管理工作需要有专业化素养和丰富职业技能的管理人才队伍, 档案资料的重要性和管理难度也需要管理人员具备相应素质。而长期以来, 档案资料管理之所以存在一系列问题, 关键原因就在于缺乏具备足够能力的专业队伍。这就需要企业经营者结合企业建设需要, 培养具有专业素养的档案资料管理队伍, 同时要结合不断变化的形势, 重视对档案资料管理队伍体系再培养, 力争培养一支能高效完成建设工程档案资料的专业化管理队伍。

(二) 推动管理制度规范化、体系化建设

建设工程周期长, 资料收集难度大这是建设工程的最大现状, 要想确保整个建设工程档案资料不遗失, 完整收集, 就需要制定规范化、制度化、体系化管理制度, 在资料移交、收集过程中要做好签字确认, 同时将责任进行有效、合理划分, 责任落实到岗、具体到人、细化到具体流程, 而这也是推动档案资料管理工作顺利完成的前提和关键。只有制度完善, 权责明晰, 才能推动建设工程档案管理高效有序进行, 而档案管理工作的开展也为建设工程提供了强有力的支撑和高效保证。

(三) 经营管理者应加强投入力度, 重视档案管理工作

长期以来, 经营管理者对建设工程档案管理工作认识不到位也是档案管理工作开展并不顺利的主要原因。因此, 这就需要企业经营管理者在档案管理工作中加强对档案管理工作的支持力度, 重视加强档案建设工作, 适当增加档案管理活动经费, 同时要为档案管理工作开展配备较为齐全设施, 通过重视档案管理工作开展, 推动建设工程顺利开展。

(四) 积极借助现代化管理设施和技术, 推动档案管理工作

要想对收集到的档案资料进行有效利用, 就需要对收集而来的资料进行归纳整理。随着信息化技术不断推进, 就需要充分借助电子化、信息化技术对档案进行扫描归档, 通过信息化建设能够为高效利用档案资料提供基础。因此高效开展建设工程档案管理工作就需要积极借助现代化管理设施和技术, 加速推动建设工程档案管理工作不断发展。

三、结语

档案管理工作的重要性和不可替代性已经对建设工程工作开展带来一系列困难, 只有有效解决这一系列问题才能为推动建设工程发挥应有作用。而根据建设工程实际状况, 加强档案管理工作, 也是国家建设的相关规定和基本要求。通过构建多方位、立体化、全面多层次的管理制度, 推动档案管理制度规范化进行, 才能为建设工程开展提供充分保障。

摘要：建设工程档案是对当前建设工程项目的直接记录和全面记载。近些年来, 工程档案重视程度在加强, 其利用率也在不断增高。然而建设工程档案管理能力与现状并不能与实际需要相匹配, 在管理过程中存在一系列问题和不足, 影响和制约建设工程工作开展和进行, 本文拟结合建设工程档案管理工作中存在的问题, 提出相应解决措施。

关键词：建设工程,档案管理,常见问题,解决对策