浅析我国档案信息化建设的现状与对策

1 引言

科学技术的发展日新月异, 信息化浪潮席卷全球, 也深刻影响了我国社会生活的方方面面, 具体到档案管理方面, 档案信息化亦成为了大势所趋, 深受档案界相关人士的关注。计算机信息技术的作用日益深广, 以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术的广泛应用使传统档案管理模式发生了重大变革, 而变革之目的即在于使档案建设更加适应信息技术革命以及满足社会服务的需要。

2 我国档案信息化建设的现状

档案是人类社会活动真实的历史记录, 属于国家信息资源中的重要组成部分。而档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化, 通过信息系统加工和计算机网络的传输, 实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用, 实现档案信息资源的社会共享。[1]党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策后, 国家的信息化建设取得了长足的发展, 全国档案信息化被列入国家档案事业“十五”、“十一五”规划之中, 并渐渐步入正轨, 取得了实质性的进展。然而, 更为我们所关注的是目前档案信息化建设中所存在的一些问题。对这些问题进行清醒认识从而寻求解决之道, 是促使我国档案信息化建设不断发展的不竭动力。

3 我国档案信息化建设取得的成绩

2000年, 国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务, 2002年, 国家档案局正式发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 随着《全国档案信息化建设实施纲要》不断地深入贯彻落实, 我国档案信息化建设亦逐步推进。最近几年来, 我国档案信息化程度更是处于不断提高阶段, 各个地区、各个部门的档案管理工作逐步从传统的手工管理方式向现代化管理方式转变。各地档案行政管理部门相继对档案信息化建设进行了多方部署, 并取得了一定的成效。2002年, 国家档案局网站开通, 目前, 全国已有41个省级档案部门按计划开通了档案信息网站, 全国各级档案信息网站公布开放的档案目录已有3000多万条, 现行文件网上查询利用工作开展较为普遍。许多市和区县档案局 (馆) 以及大部分专门、部门档案馆, 高档档案馆已建立了局域网和档案信息网站, 计算机辅助档案管理全面推行, 档案数字化工作有了较快进展, 有些市、区档案馆也在建设档案目录中心。[2]全国档案信息化档案信息资源以及人才方面的硬件、软件环境得到明显改善。深圳、青岛、杭州、大连等数字档案馆建设取得了一定成就。目前, 各地政府一次性投入百万元以上, 已经完成或正在建设的档案信息化专项工程有青岛市数字档案馆工程、福建省分布式档案基础数据库工程、长春市档案信息网络工程、中国第一历时档案馆网络工程等10余个。在宏观调控方面, 包括信息管理共用标准、电子文件与纸质文件档案管理共用的标准、电子文件管理专用的标准和规范等相关标准陆续出台, 为我国数字信息化建设提供了标准和依据。凡此种种可以看出, 我国档案信息化建设正在各地如火如荼地展开, 呈现出一派欣欣向荣之景。

4 我国档案信息化建设存在的主要问题

4.1 我国档案信息化建设资金不足

档案信息化建设所需的大量计算机、路由器、扫描仪、打印、复印等硬件设备, 以及档案信息网络的开通、内部局域网的组建、档案信息数据库的建设、信息安全防护的加强等等, 均离不开庞大的资金投入。而现实中往往存在档案管理部门因领导重视不够, 政府拨款有限而存在的经费不足问题, 这是制约档案信息化建设的瓶颈。没有资金投入, 许多档案信息化建设工作无法展开, 或半途而废, 致使我国档案信息化建设成效甚微。

4.2 我国档案信息化建设技术稀缺

档案信息化是源于信息技术进步的一场档案管理革命, 技术虽然只扮演着工具的角色, 但却是这场革命的源动力, 是整个档案信息化的龙头和先导。这场“手段”上的革命, 除了没有改变档案工作的社会目标外, 给档案管理带来的变化是全方位的, 从对象、内容、方式、方法到程序、环境, 并且这种变化还随着信息技术的高速发展而不断改变。[3]由此可见信息技术对我国档案信息化建设的重要性。在档案职业从传统文化行业向现代IT行业转型的过程中, 技术缺失成为档案界面临的重要问题之一, 其间接导致了资金的巨大浪费和我国档案信息化建设过程中档案信息的安全隐患。

4.3 我国档案信息化建设人才紧缺

人才是技术的源泉, 人才资源始终是我国档案信息化建设的瓶颈。2002年国家信息化测评中心的调研报告显示我国信息化指数为38.46时, 信息化人才资源指数仅为13.43, 4信息化人才十分匮乏, 而档案信息化人才更是紧缺, 档案界面临着十分严峻的人才形势。另外档案管理的从业者中尚存在素质不高以及存量流失的问题。现阶段档案职业队伍的信息化意识和信息技能普遍偏低, 无法适应档案信息化建设的需要, 既熟悉档案管理业务又精通信息技术的人才是少之又少。加之许多在岗的“双料型”人才又可能由于“清水衙门”的档案局、馆的经济待遇和发展前景不符合理想而最终选择另谋高就, “事实上, 恰是现代技术的掌握为他们跳出档案馆, 另谋高就创造了条件”。[5]以上种种原因即造成了我国档案信息化建设人才紧缺的尴尬局面。

4.4 我国档案信息化建设的法制滞后

良好的法制体系能起到很好的宏观调控作用。而法规体系建设严重滞后于档案建设工作, 将无法起到相应的指导和规范作用, 致使我国档案信息化建设处于无序状态, 这在一定程度上阻碍了我国档案信息化建设进程。我国在档案信息化立法与规范化建设方面与较发达的国家相比还存在一些差距, 立法工作相对滞后, 直接采用相关标准还存在一些困难, 已经制定出来的规范标准之间有些不够协调。[6]

5 我国档案信息化建设的对策

5.1 资金方面

5.1.1 多渠道扩大资金投入

首先, 争取政府财政供给, 政府的财政供给是档案工作的主要资金来源, 档案部门应多与领导和政府部门进行沟通, 尽量争取地方领导的重视与支持, 从而解决预算经费问题。第二, 发挥自身主观能动性, 争取多渠道筹资解决问题。档案部门必须拓宽思路, 转变机制, 提高资金的利用率。例如, 档案部门可与基础电信部门合作, 获得其网络资源方面的免费或优惠支持 (就如中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样) , 与大型跨区域IT企业联合, 利用其异地市场政策和形象开拓需要, 优惠获取其资金、技术和资源服务等。[7]第三, 档案部门尝试开展部分有偿服务亦不失为一个好的举措, 或可缓解档案工作中经营方面之难题。

5.1.2 开源节流, 提高我国档案信息化建设的效益

资金不足固然是问题, 但投资效益不高, 造成资金浪费的情况也普遍存在。尤其是某些档案部门为了搞所谓的形象工程、政绩工程、攀比工程, 而盲目追求技术完美, 投入大量资金却收效甚微, 造成了惊人的浪费。档案管理部门必须充分重视总体方案的设计论证工作, 在形成具有科学性、可行性和经济合理性的系统、严谨的总体方案之前, 应持保守、谨慎的态度, 不贸然行事, 以避免造成资源浪费。另一方面, 档案部门在进行档案信息化建设的过程中应坚持“一切从实际出发”的原则, 避免无意义的投入或者低效益的工程, 杜绝任何跟风行事的行为。

5.2 技术方面

首先, 档案界应致力于提升自身的信息技术水平, 在信息化的过程中始终保持对信息化技术的高度敏感, 做到及时追踪新技术趋势, 研究各种信息技术应用于档案工作是否可行、是否必要, 并分析其引入及应用所可能带来的消极影响和积极作用。同时, 档案管理部门可通过借助外力的方式解决燃眉之急, 适当引入外部技术力量解决问题。当然, 这种方式是技术外包, 而不是“技术外化”。档案信息化最佳建设方案必然是技术因素与业务因素整体权衡的结果, 将业务设计与技术设计完全割裂开来是十分危险的。有可能导致档案部门丧失对信息化的控制权, 并最终导致系统工程的失败。因此, 在适度引入外部技术力量的同时, 档案界更应积极组织档案信息化应用技术的研究工作, 并最终依靠自身的技术力量对档案信息化建设进行主导, 此即最终目标。

5.3 人才方面

档案信息化工作是一项技术性很强的工作, 要做好这项工作, 除了掌握档案学基础理论知识和档案科学管理知识外, 还必须掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。实施档案信息化建设, 人才队伍的建设是问题的关键。档案管理工作已由原来的手工操作为主的保管、编目、查找、利用等各个关节界限分明的管理方法, 转变为网络环境下由计算机管理信息系统完成档案的自动编目、标引、鉴定等工作。档案管理部门应加强信息化人才的培养, 以满足档案信息化建设的需要。[8]

对于档案部门的从业人员, 应致力于对他们进行再教育, 给予其再学习的机会, 使所有的从业人员都能参加档案信息化知识培训, 实行档案信息化全员培训工程, 以提升整个档案职业队伍的信息化素养, 并在一定程度上改变档案职业队伍的整体知识结构。同时, 对于新的从业者则应该注重对其信息化专业知识的培训, 经过适当的考核后方能允许其上岗工作, 以保证新的从业者具备足够的信息化素养。并加强培训, 优化档案人员知识结构。加强政治素质教育, 在档案工作者心目中树立档案利用的社会观、价值观、法制观与服务观;改进教学内容和方式, 在教学内容方面不仅要包括图书、情报、档案学的专业知识, 还需包括更广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力。[9]

选用人才, 应把住引入与业务培训两道关。要注重引进既会计算机操作又懂档案管理的复合型人才, 改善人才结构。[10]同时也应注意建立对人才有利的软、硬件环境, 并适当提高人才待遇, 为档案信息化人才营造良好的发展空间, 以增强档案部门对人才的吸引力。在档案部门中, 应当积极开展各种形式的技术培训和技术交流, 为从业人员营造学习新技术、新知识的良好环境, 创造良好的学习氛围。

可依托我国高等院校的教育力量, 专门打造适宜档案信息化建设需求的高级复合型人才。档案行政管理机关可适当参与并积极引导确立与档案相关的高等教育规模、层次、教学计划、培养目标、课程体系改革等等方面的内容。

总之, 档案界应坚持内部与外部相结合, 做到内外兼修、双管齐下, 行内培养与行外引入相辅相成, 逐步建立起多元化的人才培育体系, 最终建立一支稳定并能胜任我国档案信息化建设的专业人才队伍。

5.4 法制方面

无论是档案信息化资源的有序整理, 档案信息化数据库的建设, 抑或档案信息资源的开发利用和档案信息网络的建设, 都离不开相关标准规范, 并且只有在相关标准的规范下方能发挥最佳效果。因此, 档案信息化建设必须统一标准规范, 档案部门应注重学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范。根据《电子文件归档和管理规范》, 制定本地区、本系统以及全国电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准, 如《各类档案数据库结构交换格式标准》、《网站资源归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《档案管理网络安全标准》、《档案文件开放控制办法》、《数字化声像档案著录规则》、《多媒体信息采集操作规程》等, 形成档案信息化标准体系, 还需尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。[11]

6 结语

信息化是一场革命, 它使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变, 引起了档案管理的深刻变革。档案信息化成为现代档案管理模式有别于传统档案管理模式的重要特征, 也成为信息社会档案管理工作发展之必然趋势。随着档案信息化进程的不断推进, 我们势必将面临越来越多的新问题, 对这些问题进行清醒的认识, 并理智探索其最佳解决之道, 是推进我国档案信息化建设的最好方法, 而随着问题的不断解决, 我国档案信息化建设也将迎来更加美好的明天。

摘要：本文简要介绍了我国现阶段档案信息化建设的现状, 在肯定我国档案信息化建设已取得成绩的同时, 就仍然存在的问题从资金、技术、人才、法制四个方面提出了相关的解决之策, 以期对我国的档案信息化建设提供一定的借鉴。

关键词：档案信息化,建设,现状,对策

参考文献

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[3] 张照余, 吴品才.档案信息化建设[J].档案管理, 2007, (169) .[3]张照余, 吴品才.档案信息化建设[J].档案管理, 2007, (169) .

[4] 国家信息化测评中心、国家信息化水平研报告[EB/OL].http://www.niec.org.cn/zt/xwjj0319/xwjj31901.htm.[4]国家信息化测评中心、国家信息化水平研报告[EB/OL].http://www.niec.org.cn/zt/xwjj0319/xwjj31901.htm.

[5] 龚涛.也谈档案部门的“留人”问题[D].湖北档案, 2005, (5) .[5]龚涛.也谈档案部门的“留人”问题[D].湖北档案, 2005, (5) .

[6] 陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开发, 2009, (8) .[6]陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开发, 2009, (8) .

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[8] 侯芳雁.浅析档案信息化建设[J].陕西煤炭, 2009, (6) .[8]侯芳雁.浅析档案信息化建设[J].陕西煤炭, 2009, (6) .

[9] 王爱荣, 李玉婷.档案信息化建设的现状与对策[J].档案人语, 2010, (7) .[9]王爱荣, 李玉婷.档案信息化建设的现状与对策[J].档案人语, 2010, (7) .

[10] 李光, 于殿军.档案信息化建设的现状与对策[J].兰台纵横.[10]李光, 于殿军.档案信息化建设的现状与对策[J].兰台纵横.

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