企业档案信息化建设中存在的问题及对策

档案信息化, 就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置和管理, 加速实现档案管理现代化的进程。企业档案信息化建设有利于企业内部的管理与企业外部的发展, 同时能够推进我国整体经济化发展的进程。档案信息系统是需要运用多学科知识, 多专业配合, 多部门协作, 多环节配套的庞大系统工程, 所以协调组织、加强管理和科学决策, 是十分必要的。

一、企业档案信息化建设中存在的问题

企业对档案信息化带来的安全问题认识不足。目前, 很多企业对档案信息化的防范措施不够。档案管理人员没有意识到档案管理信息化的重要性, 对于档案管理的重视程度不足。对于档案信息化安全问题的风险观念意识不够, 认为建立了安全防护体系便可以一劳永逸, 于是便疏于其他的防范。如果只是一味地依赖于一层防护系统, 而不能跟随信息化水平的发展而对防范措施进行更新换代, 则会造成严重的档案信息化安全问题。

(一) 企业档案管理软件不能适应各行各业的性质。企业档案管理的软件很多, 也都具有档案立卷、编目、检索与公文管理等功能。但是各行各业的档案管理需求不同, 现在的很多软件不能完全适合企业档案管理要求。其档案管理软件在设计中, 缺少对于各行业档案管理的针对性。企业档案管理软件还有缺乏安全性的问题, 软件自身对其系统的保护性能较弱, 这也在一定程度上为企业档案信息化建设带来了不利的影响。

(二) 企业档案管理基础条件差, 缺少人才与技术。很多企业只重发展, 盲目引进各种先进管理系统, 没有考虑到企业自身的基础条件。在有先进的档案管理系统时, 没有相应的人才能对其进行适当的应用, 或者有人才却没有相应的技术能使其发挥作用。缺少硬性设施的支撑, 有了先进的档案管理系统, 也无法实现对企业档案信息资源的有效开发和利用。

(三) 对档案信息化建设存在抵触情绪, 墨守成规。部分企业不能正确适应现代社会的经济化发展, 被传统思想所束缚, 不能接受新的事物与新的管理方法, 对新的科学技术存在恐惧心理, 只能墨守成规, 使得企业的发展止步不前。少数企业将档案信息化建设的负面影响夸大, 不信任科学化、信息化的档案建设。从而导致企业不能在档案信息化建设的风潮中取得进步。

二、企业档案信息化建设问题的解决对策

(一) 企业应增强对档案信息化建设安全防护。企业应当对档案管理人员进行培训, 让其认识到职责的重要性, 并加强对档案信息化安全防护系统的建设, 使任职人员意识到风险的存在并予以重视。另一方面, 企业也应当制定出相应的档案信息管理制度, 达到资源共享, 使得企业全体人员之间能够实现互通与监督。各个部门之间相互协作, 共同为企业档案信息化建设贡献力量。

(二) 注重对企业档案管理软件的开发。档案管理软件的开发应当按照各行各业的不同需求, 在开发时注重应用, 突出重点, 讲究实效。加强档案管理软件开发的针对性, 会加快企业档案信息化的建设, 更加有利于推进我国企业经济产业链的发展。与此同时, 档案管理软件自身的安全防护性能也不容忽视, 应当成为开发商在开发软件时注意的重要内容。

(三) 加强企业自身的基础发展与整体员工的综合素质。企业的档案信息化建设更加需要全体员工共同的努力与协作。企业档案信息管理不仅仅是档案管理人员的责任, 企业的每一位员工都有义务共同加强企业档案信息化建设。因此, 应当加强企业整体员工的综合素质, 使得每一位员工都能正确认识并牢记自身的责任, 将企业各个方面的建设与自身联系起来, 通过员工之间的相互配合与监督促进企业的整体发展。

企业档案信息化建设应当跟随社会的经济发展与企业的体制改革。通过科学化、系统化的建设方法实现档案管理的全面信息化。社会各级行政以及相关部门也应当对企业档案信息化建设进行正确的规划与指导, 以保证企业档案信息化建设能够顺利进行。企业档案的信息化建设不单能推进企业的经济发展, 也可以间接地促进我国整体经济体系的发展。