当代档案信息化管理存在的问题及对策分析

一、概念界定

档案:档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的文字、图表以及其他各种形式和载体的历史记录, 它是一种信息资源, 是信息和载体的统一体。

档案信息化管理:档案信息化管理包括四个方面。档案信息的数字化和网络化, 档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化, 档案信息的高度共享以及最后的促进档案管理模式的变革。

二、我国档案信息化管理的发展现状

(一) 我国各地建立起档案信息化管理

近几年来, 我国各地档案行政管理部门相继建立起档案信息化管理, 并取得一定的成效。自2002年国家档案局网站建立并开通后, 我国目前已有41个省级档案部门相继开通了档案信息网站, 公开开放的档案目录总共3000多万条, 各地的档案目录中心也在相继建设当中。

(二) 我国数字档案示范建设取得良好进展

自1999年国家档案局科研所提出建设数字档案馆设想后, 我国于2000年将数字档案馆列入国家档案科研局项目计划当中, 已深圳、大连、青岛、杭州为首, 各地相继建立起数字档案馆。其相关的管理规范标准和系统的研发也在逐步完善, 档案数字化生产逐渐进步。

(三) 档案信息化管理建设推动了财政信息的公开

为了将信息化建设纳入当代国民经济建设和社会发展的计划当中, 各档案部门积极投入当中, 相继建设实施了大批档案信息化工程项目。目前我国以建的档案信息化专项工程有10余个, 其中包括青岛数字档案馆工程、长春市档案信息网络工程、中国第一历时档案馆网络工程等。这些工程不仅推动了我国档案信息化管理的进程, 同时也促进了我国各地财政信息的公开。

三、我国档案信息化管理存在的问题

我国档案信息化管理在发展的过程中虽然取得不少成就, 但依然存在不少问题, 接下来, 就对我国档案信息化管理存在的问题进行分析。

目前我国档案信息化管理建设中存在的主要问题有:

1.我国档案信息资源建设存在“重开发, 轻利用”的传统思想, 许多档案部门存在“面子工程”, 过于片面追求档案巡查馆藏数字化的数量, 而没有对馆藏资源进行分析管理就匆忙展开数字化的工作。这样做, 不仅浪费了人力物力和财力, 将档案信息资源管理其他方面的工作精神分散, 而且造成了大量的存储压力, 给基础设施工程建设带来极大负担。

2.档案信息化管理建设缺乏规划。我国的档案系统中各地信息化是各自为政、各取所需, 因而没有形成统筹安排、共同协调的局面。而许多的档案馆的档案信息化管理建设也缺少近期或长远规划, 没有明确的目标。由于档案信息化管理建设中没有及时研究统一的规范和标准, 造成各个档案馆在档案信息化管理上各搞一套, 缺乏沟通, 使得档案信息的传输与接收变得麻烦、复杂。

3.数字档案的资源短缺, 结构不科学。由于我国档案信息化建设还只是处于初级阶段, 所以各档案馆藏资源大多是纸质档案, 造成数字档案资源不够丰富、结构单一。这一问题是我国现今档案信息化管理建设中存在的重大问题之一, 如果得不到良好的解决, 必将影响我国档案信息化管理的进程。

4.我国档案信息化管理缺乏专业人才。由于我国的档案信息化管理发展还不够完善, 对于专业人才的培养还不足。即使有些地方有一些专业人才, 但整体的综合素质还有待提高。这些导致地区与系统之间产生较大差异, 档案信息化管理工作无法顺利开展。

5.档案信息化管理没有健全的立法和规范的管理系统。我国的档案信息化管理发展与发达国家相比仍存在不少差距, 立法工作相对落后, 所以急需建立健全规范化的档案信息管理系统。

四、解决问题的对策

1.加快档案信息化基础设施的建设。加快各地的数字化档案馆建设, 其中包括档案馆放建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专职档案干部队伍建设以及档案服务利用工作等。应推进计算机管理档案的运用, 提高档案馆计算机和网络技术的应用水平

2.促进档案信息资源的建设与更新。建设数字化档馆, 即运用现代信息技术对档案馆中的档案和文件进行数字化处理和存储, 更新丰富档案信息资源。

3.对档案信息化管理建设进行统一规划。我国当前的档案信息化管理建设正处于发展的新阶段, 所以必须对档案信息化管理进行统一规划、统一标准、统一原则, 才能更好的促进各地档案部门之间的交流与沟通, 促进我国档案信息化管理的建设。

4.加强对档案信息化管理技术人才的培养。档案信息化管理建设是技术性、专业性较强的工作, 工作人员除了需要掌握基本的档案信息化管理知识外, 还需掌握计算机技术和现代管理学等知识。所以各级档案部门应加快对档案信息化管理技术人才的培养, 以及时满足我国对档案信息化管理人才的需要。

5.建立健全档案信息化管理法制法规。建立健全档案信息化管理法制法规, 使档案信息化管理有法可依, 这不仅对档案信息化管理工作起到监督和约束作用, 同时有利于健全我国法制社会。

五、结语

当今社会是信息化时代, 而档案作为重要的信息资源之一, 应加快对档案信息化管理的建设, 以科学的管理和决策促进我国档案信息化管理的建设。

摘要：随着我国信息技术的不断发展, 档案信息化管理程度越来越高, 与此同时也存在着许多问题。本文通过对我国档案信息化管理的发展现状分析, 提出我国当代档案信息化管理存在的问题与不足, 探讨研究相应的对策与措施, 以更好的促进我国档案信息化建设。

关键词：档案信息化,管理,发展现状,问题,对策

参考文献

[1] 孙丽珍.增强责任意识、创新管理方式加快实现企业档案管理信息化[J].黑龙江科技信息, 2010 (28) .

[2] 李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案, 2011 (05) .