浅谈企业档案管理存在的问题及对策

2022-09-10

一、引言

企业档案是其各项信息的重要载体, 是企业的主要信息源, 因此, 档案管理工作具有较强的专业性、政策性和机密性。企业的管理部门要充分意识到档案管理工作的重要意义, 切实做到管好档案, 用好档案。一方面, 科学的档案管理能够让企业的经营发展成果能够更加广泛地受到社会各界的认可, 奠定企业未来与他人的合作基础。另一方面, 高效的档案管理还能够帮助企业管理层及时了解企业经营管理的整体状况, 一旦发现问题, 能够迅速调整经营策略, 有利于企业在市场中保持竞争优势。由此可见, 在任何一家企业中, 为了信息使用的顺畅, 建立科学、便捷的档案管理制度具有十分重要的现实意义。简单来说, 加强档案管理, 也就是要在档案工作中认真解决实际遇到的困难, 给予档案工作多方面的支持。随着现代企业管理制度在我国的不断推广, 越来越多的企业开始重新审视档案管理工作的地位, 并且逐步重视起档案管理工作, 在人力、物力、财力等资源上都有所倾斜。然而, 面对新的发展形势, 企业的档案管理工作也面临着一些新问题和新情况。首先, 随着我国社会主义市场经济制度的不断完善, 档案管理工作的重要性日益显现, 在法制经济体制的大背景下, 企业在与其他经济组织进行业务合作的过程中, 难免会遇到纠纷。在需要诉诸法律的情况下, 如果企业不能提供详实、完整、关键的原始资料, 那么整个诉讼过程都会陷入被动。其次, 随着信息时代的到来, 企业管理者需要大量的原始信息作为重要的经营决策依据, 而档案管理正是企业是否能够高效率使用信息的关键。从以上两点可以看出, 传统的档案管理工作已经难以满足新时代的要求, 建立新的档案管理模式已经迫在眉睫。

二、企业档案管理工作存在的问题

(一) 对档案管理的认识存在偏差, 档案基础工作不受重视

档案管理工作是企业经营发展过程中的一项重要基础性工作, 对企业方方面面工作的开展都能起到一定的作用。然而, 目前由于一些企业的管理层对档案管理工作的认识还存在着一定的偏差, 导致档案管理基础工作不受重视, 工作质量一直难以提高。一些企业对于档案管理工作的认识有明显的局限性, 一些企业认为档案管理就是将企业员工的一些基本信息进行记载, 对于企业的效益创造没有任何作用, 只是辅助性工作, 只要能够应付检查, 符合规定就行, 不必当成主要工作来抓。还有一些企业并没有意识到档案管理也能够为企业创造客观的社会效益和经济效益, 于是不重视对档案的归档和保管, 当企业出现经济纠纷等情况时, 由于不能拿出完整、关键的档案证据, 导致无档可查, 给企业带来经济上和名誉上的双重损失。面对激烈的市场竞争, 我们看到一些企业的档案管理部门正在逐步走向弱势地位。企业为了在市场竞争中谋求管理体制、经营体制的转变, 希望能够进一步简化机构设置, 裁撤冗余人员。在这样的背景下, 一些企业将机构简化的目标对准了档案管理部门。由于受到传统管理理念的影响, 企业在档案管理部门中投入的人力、物力、财力等资源本就十分有限, 如果再进一步精简, 那么保留下来的档案管理部门也只能是个门面, 不能满足现代化档案管理的各项基础性条件, 难以正常开展工作。

(二) 档案基础资料收集不仔细, 导致重要信息流失严重

档案资料是企业进行档案管理的对象, 也是档案管理的根本。目前, 不少企业都存在档案资料收集不全面, 不仔细等问题, 导致各类重要信息的严重流失。档案管理部门在资料收集的过程中大多处于被动接受的地位, 缺乏资料收集的主动性, 导致信息收集不全面、不及时、不准确等问题。另外, 企业内部未能建立起针对档案收集的刚性管理制度, 因此一些部门不重视档案信息的及时归档, 认为这都是些无关紧要的小事情, 不会给企业的管理带来明显的影响, 于是便常常拖延提交档案的时间, 或者是误将档案资料删除或者遗失。在一些企业中, 不少关键的档案信息一直停留在各个部门手中, 尤其是关于新材料、新项目、新技术等具有价值成果的资料。如果这些资料出现流失, 那么本应归属于企业的知识产权也难以得到保全。

(三) 档案管理工作人员业务素养良莠不齐

目前, 企业从事档案管理工作人员的专业素质整体上较为薄弱, 不论是在知识结构还是学历层次上, 与现代企业档案管理的需求都存在着一定的差距。具体来说, 企业档案管理部门中, 专门学习过档案管理专业的人员较少, 甚至一些档案人员在从事该项工作之前, 都没有经过基本的培训, 从其他岗位调岗之后, 就直接开始从事一些机械化的简单档案整理工作, 缺乏现代档案管理知识, 专业素质和理论水平也就更加无从谈起。再加上一些企业并不重视档案管理工作, 也没有重视对档案管理专业人才的引进, 严重制约了企业档案管理水平的提高。

三、强化企业档案管理的对策

(一) 全面认识档案管理工作的内涵和外延, 为档案管理工作定好位

随着时代的发展, 企业档案管理工作已经进入了对信息与知识进行管理的时代, 简单来说, 就是对具有价值的文件进行管理。现代企业的管理者唯有认识到这一点, 才有可能让档案部门为企业创造效益。随着知识管理这一概念的提出, 一些企业管理者也逐步发现档案管理与之在管理对象、目的、流程、技术等方面都存在着一定的共通性, 因此在对档案管理的认识和定位方面又有了新的思考。丽珠医药1990年就开始尝试企业的信息化管理, 也是我国较早实行知识管理的企业之一, 丽珠医药在其发展历程中, 总结出了对档案管理的定位原则。首先, 企业需要权衡利弊, 在充分挖掘档案管理特性的基础上为其安排适当层级的地位。在企业的日常管理活动中, 档案管理本应发挥重要的作用, 因此企业应该充分挖掘档案管理的特性, 并以此作为开展档案工作的基础, 为其制定合理的职责和权限, 保障档案管理部门能够拥有足够的资源推进档案管理工作。其次, 企业必须清楚的意识到, 档案管理工作并非仅仅依靠档案管理部门就能完成, 需要将档案管理部门纳入到企业现代化管理的整体框架中, 唯有如此, 才能充分调动档案管理部门人员的主观能动性, 进一步开发、保存企业有价值的知识资源, 促进企业知识资源的不断增长。综上所述, 丽珠医药在发展过程当中已经总结出:企业档案是企业各项信息的沉淀, 也是信息共享的主要媒介, 合理确定档案管理部门在企业管理层级中的定位, 是应该被企业管理层严肃思考的问题。

(二) 重视档案收集工作, 确保关键资料的及时归档和完整保存

随着产权制度改革的不断深化, 强化档案资料的收集和保存已经成为了档案管理部门的一项核心工作。企业唯有掌握了大量的原始资料, 才能够切实保护法人和广大股东的利益。企业中的每一个员工都应该有意识地保护企业的知识产权利益, 养成主动上交档案并及时归档的习惯。对于一些拖延档案上交时间的部门或个人, 企业应当制定明确的制度来进行惩处, 不能姑息。

(三) 强化业务培训, 提高档案管理人员的专业素养

高素质的档案管理人员是提高档案管理工作质量的基础条件。随着现代信息技术的飞速发展, 计算机、网络技术在企业档案管理工作中已经得到了广泛地应用。这些先进技术的普及, 一方面提高了企业档案管理的效率和效果, 但是从另一个方面来说, 也对档案管理人员的业务水平、操作技能等素质都提出了更高的要求。伴随着现代企业管理信息量的爆炸性增长, 传统的档案管理方法已经难以满足时代的需要, 鉴于此, 加强对档案人员专业素质的培训就显得尤为重要。只有培养出一批具有扎实理论基础和丰富实践经验的档案管理人才, 各项先进的档案管理技术才能够真正为企业创造效益。具体来说, 首先, 企业应该进一步建立健全针对档案管理人员的继续教育机制和明确的激励计划。档案管理技术正在不断的改进和提升, 与此同时, 企业档案管理人员的业务水平也需要不断提高, 企业需要通过对档案管理人员的定期培训, 及时更新他们的知识体系, 进一步完善他们的技术技能。同时还应建立相应的激励机制, 提高档案管理人员主动学习的积极性, 并培养出善于学习的企业氛围。其次, 在具体的培训过程中, 企业还要注意因材施教, 创新培训渠道。对档案管理人员的培训, 需要从实际出发, 根据不同岗位的能力需求, 为档案管理人员制定不同层次的培训课程, 并且坚持“理论与实践”相结合的培训方针, 档案管理缺少什么技能, 就补充什么技能, 为其提供多渠道、全方位的学习机会。最后, 还要重视对档案管理工作人员的思想教育。档案管理工作有一定的特殊性, 因此要在档案管理人员中积极开展对《档案法》、《保密法》等国家有关档案管理工作的法律法规的学习, 强化档案管理工作人员的责任意识, 提高档案管理的安全性。

四、结语

档案管理的现代化进程是一项复杂和长期的过程, 与现代化设备或者应用软件的推广所不同的是, 它是一项系统化较强的工作。企业需要充分认识到这一点, 并且加快档案信息化平台建设的步伐, 提高基础档案管理服务的质量。在此基础上, 积极调动企业内部各部门的力量, 相互深入沟通, 大力配合, 将最新最优质的档案管理技术应用到实际工作中去, 才能够逐步实现档案管理工作的现代化转型, 从而为企业的长远健康发展提供更多的帮助。

摘要：随着现代企业管理制度的不断深化, 档案管理在企业中发挥着越来越显著的作用。对档案进行妥善地保管和使用, 是企业必须完成的工作和重要的职责。然而, 从目前的情况来看, 随着改制、兼并、重组等经济行为的日益普遍, 一大部分企业的档案管理工作量剧增, 加之档案管理技术未能及时更新、档案管理人员变换频繁等问题, 造成企业档案管理时常出现漏洞。本文力图在分析档案管理存在问题的基础上, 提出改进建议。

关键词：企业档案,管理,问题,对策