浅议如何做好医院档案管理工作

2022-11-05

医院档案管理是医院管理工作的重要组成部分, 也是医院综合实力和成就的集中反映, 同时又是医院管理必备的硬件建设和取得优异成绩的重要体现。我院前身是1882年由英国基督教传教士武成献开设的青州广德医院, 现为潍坊市益都中心医院、潍坊医学院青州临床学院。2013年11月年被卫生部评审为三级甲等综合医院。作为一所集医疗、教学、科研、保健、康复于一体的三级地市级综合性医院, 现开放床位1300张, 设62个临床、医技科室, 肾脏内科为山东省医学重点学科和医疗质量示范科室, 骨科为山东省地市级中心医院临床重点专科。年门诊量80余万人次, 年出院病人5.3万人次。医院在职职工1573人, 拥有博士、硕士研究生248名, 中高级以上人员655名。2012年10月, 由中国工程院院士、山东省医学科学院名誉院长、山东省肿瘤医院院长于金明教授领衔的“院士专家工作站”正式落户医院。2005年11月25日, 通过了中国方圆认证公司山东分公司组织的ISO9001∶2000质量体系认证。医院综合档案室自成立以来, 严格按照档案管理的有关标准将医院各科室的文件材料进行了整理、归档, 现综合档案室主要保存有文书档案、会计档案、科研档案、设备档案、基建档案、人事档案、实物档案等。实践证明, 加强医院档案规范化管理对医院各项工作的发展具有非常重要的现实意义。

一、提高思想认识, 增强法制观念

医院档案是医院各项工作的原始记录, 它能客观、真实地反映和记录医院改革和发展的历史进程, 并为其它工作的开展提供可资借鉴和利用的信息。因此, 做好档案管理工作, 对于维护医院历史真实面貌, 为各项工作的开展和医学科学研究均具有十分重要的现实意义。我院对档案管理工作十分重视, 把它列入医院管理工作的重要议事日程, 成立了以院长为组长的档案管理工作领导小组, 把档案管理工作列入全院岗位目标管理责任制和医院发展规划, 定期进行考核, 切实解决档案工作中存在的问题。针对部分职工档案法制观念淡薄的情况, 组织全院职工学习《档案法》《山东省档案管理条例》等法律法规, 强化职工的档案法制观念, 提高广大干部职工对医院档案管理工作重要性的认识, 增强遵守档案法律、法规的意识。

二、建立健全制度, 确保措施到位

为更好地做好档案管理工作, 完善了档案管理组织, 建立健全了档案管理的各项规章制度和切实可行的检查措施, 配备了专职和兼职档案管理员。在医院用房非常紧张的情况下, 对档案库房进行合理布局, 做到了三室分开, 九防 (防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防污染) 一到位 (各种措施制度到位) 。选择责任心强、政治素质高、工作认真负责的同志担任有关科室的兼职档案员, 从而保证了各类档案资料的收集、保管和予立卷工作的顺利进行。此外, 在资金非常紧张的情况下, 投资近三十万元购置了密集架、微机、照相机、复印机、去湿机等设备, 为搞好档案管理工作提供了有利的条件。因措施得力, 从而使我院各类档案的查全率、查准率达到98%以上;档案的完整率、归档率及合格率均达到99%以上。此外, 我院还将综合档案室从院长办公室分离出来, 列入职能科室建制, 档案室主任系中层正职, 由院长直接领导, 这样就加大了医院档案管理工作的力度。

三、加强综合管理, 保证案卷质量

根据工作需要, 档案管理人员按照标准将有关科室的文件材料整理归档, 实行了综合管理。2001年11月, 我院综合档案室顺利通过了省二级目标管理认定, 为向着更高的目标—省一级目标化管理迈进提供了一个新的平台。针对检查情况及上级领导要求, 工作人员对照省一级目标化管理标准, 重点做了几项工作:第一, 根据标准要求, 整理年度文书档案220余卷, 分别按永久、长期、短期装盒保管, 并编印了全引目录、案卷目录, 并将全部索引输入微机, 实现了办公自动化, 提高了工作效率。第二, 会计档案接收至2013年, 整理报表、账簿、凭证等共计2100余卷, 分别编制了案卷目录, 方便了检索利用。第三, 人事档案利用率较高, 由于使用频繁, 装具盒损坏比较严重, 再加上科室人员经常变动, 查找资料非常困难。院领导实地考察研究后, 投资三千多元更换新装具盒。以科室为单位重新编号, 编制了科学的代号, 并将全院专业技术人员的档案输入了微机, 编印了卷内目录、案卷目录。此项工作完成后, 人事档案排列整齐、规范, 达到了标准要求, 方便了查找利用。第四, 收集、整理特殊载体档案, 分别编号、编制目录, 填补了这项工作的空白。档案室现保存着七大类档案, 分别是文书档案、会计档案、科研档案、设备档案、基建档案、人事档案、特殊载体, 共有案卷3900余卷。

四、积极开发信息, 重视利用服务

在医疗市场竞争日益激烈的今天, 信息资料显得尤为重要。因此, 医院档案管理必须适应市场经济日益增长的需要, 不断开发和积累档案信息资料。在档案的开发利用上尤其突出为院领导决策提供信息服务和技术咨询, 同时侧重于档案在医院改革、经济管理、人事制度改革、科研教学等方面的利用。坚持以临床工作为重点, 以病人为中心, 以质量为核心的原则, 努力拓宽档案开发利用及服务的范围, 提高服务效率。为了挖掘档案信息资料, 给医院各项工作提供有效的信息服务, 始终把档案编研工作做为档案管理的重中之重, 有针对性地进行档案信息的开发。结合医院工作实际, 编写了多种编研资料和检索工具。从方便患者就医角度出发, 档案室及时提供资料, 与有关职能科室一起编研了《医院简介》《用药指南》《知名专家简介》《特色专科》《医谭》等资料, 免费发放给就诊患者, 使患者来院就医时一目了然, 及时解决患者所需。目前, 我院综合档案室已成为医院有关科室重要资料的保管基地和各类资料的查找中心。近几年, 提供利用档案1080余人次, 2650余卷次, 较好地发挥了档案的信息提供作用, 为全院各项工作的开展提供了良好的服务。

五、不断更新观念, 发挥档案优势

在医院管理工作中, 搞好档案的开发利用至关重要。因此档案管理人员必须不断更新观念, 学习新知识、新业务、新技术, 全面掌握科学管理档案的综合技能。要从医院的实际出发, 积极创造条件, 努力实现档案管理的自动化、现代化、科学化, 这样既方便利用者查找、借阅, 又节省时间、人力、物力和财力, 提高工作效率, 同时又增加了档案的保密性。目前我院正逐步实现档案信息的微机化管理, 这样更能发挥信息的充分优势, 最大限度地满足医院各项工作的需要, 在医院的两个文明建设中发挥重要作用。

六、总结

总之, 医院档案管理必须建立和完善以《档案法》为依据的医院档案管理模式, 工作人员要不断学习法律知识, 依法进行档案管理。收集资料要齐全, 统计分析、分类编目要完整准确, 使用者获取的信息资料必须真实、准确、客观、严密和完整。对一些在档案管理过程中遇到的违法乱纪行为应予以监督、制止, 并坚决予以打击, 这样, 才能确保医院档案管理在医院各项工作中的利用价值和质量效益。

摘要：医院档案能客观、真实地反映和记录医院改革和发展的历史进程, 并为其它工作的开展提供可资借鉴和利用的信息。加强医院档案管理, 提高对医院档案管理工作的认识, 积极做好档案信息的开发和利用, 确保案卷质量不断更新观念, 全面掌握科学管理档案的综合技能, 最大限度地满足医院各项工作的需要。

关键词：医院,档案管理工作,思想认识