如何做好企业档案管理工作

2022-09-11

档案是国家机关、社会团体和个人在社会活动中的原始记录文本。档案管理工作需要运用正确的科学原理和使用方法, 涉及社会政治、经济、文化、科学和教育等活动, 通过管理和服务工作, 为企业和单位提供基础资料。

一、档案管理工作中存在的问题

一直以来, 在档案管理工作中, 一些领导对档案工作缺乏应有的重视和关注, 对档案法律法规缺乏了解, 档案意识淡薄, 档案管理工作混乱, 主要表现在:一是文件材料不能按时归档整理, 造成档案积压甚至流失, 二是一些领导存在“需要时重要, 不需要时不要”的思想, 不能保障保管档案最基本的库房和开支。同时, 就档案工作者而言, 很多管理人员的素质亟需提高, 很多档案管理职工档案意识不强, 管理方法落后;就单位而言, 很多单位没有定期组织职工进行培训学习, 档案管理机制不完善等都是档案管理工作亟待解决的问题。

(一) 重视程度不够

档案管理工作一直处于一个相对弱势的地位。首先, 档案管理工作存在着工作量大, 工作繁复等特点, 单位对其在办公费用、软件和硬件方面的投资相对较少, 管理方法得不到更新, 在很大程度上阻碍了档案管理事业的发展。其次, 档案管理人员的管理水平有待提高, 普遍存在技能单一, 知识老化, 专业知识缺乏的问题。最后, 单位领导, 不能正确认识档案管理工作的重要性, 当然也不能认识到在档案管理工作投入上的不足, 所以在很大程度上, 制约了档案管理工作的发展, 在无意识中制约了企业和单位的发展。

(二) 管理方法落后

当前, 档案管理方法相对滞后, 不能适应现代社会的发展和步伐。近年来, 随着信息管理技术的发展, 档案管理水平不断提高, 落后的管理方法严重阻碍了档案管理工作的良好发展。很多老旧的档案管理模式存在着效率低、费时费力等缺点。很多时候由于效率落后, 统计数据不及时, 影响了工作的进展。其次, 档案法律法规体系有待健全, 档案管理网络没有建立到科室和具体的工作岗位, 工作职责不够清晰, 不能做到责任到人。最后, 在档案库房的管理上, 设施简陋, 管理不够规范, 物品摆放杂乱无序, 甚至将档案室当仓库使用的现象也很常见, 导致存档文件无法及时归档, 甚至出现了档案丢失的情况。

三、做好档案管理工作的几点建议

(一) 加强组织领导

为了对档案管理提供有力的保障, 有必要加强组织领导。档案是一种重要的载体, 记录十分重要的信息。所以应加强档案管理工作的领导, 科学规范的开展档案管理工作。成立专门领导小组, 配备专业人员, 具体负责档案管理工作, 同时, 建立和完善的档案管理和监督机制, 定期开展档案工作会议, 建立完善的档案管理系统, 及时记录工作存在的问题, 不断提高档案管理工作的整体水平。

(二) 提高认识, 增强责任感

提高对档案管理工作的重视程度是开展档案管理工作的前提。单位领导要加强对档案工作的重视, 充分完善档案资源和信息的建设。首先, 通过开展相关会议、讲座和展览对档案管理工作加强宣传, 调动全体员工的积极性, 及时普及档案管理工作的基本知识。其次, 为了提高管理人员的专业水平和实际工作能力, 在工作中, 加强对档案管理人员的培训, 定期组织档案管理培训班, 鼓励档案管理人员学习新的知识, 掌握新的技能, 提高思想政治觉悟。最后, 档案管理人员也要树立终身学习的思想意识, 不断加强自身修养, 积极参加进修学习课程, 不断总结工作中的经验, 增强责任感, 提高自己的专业技能。

(三) 加强管理

做好档案管理工作的基本是加强管理。首先, 加强对档案文件的管理是基础, 对文件的收集、整理和归档要建立完善的管理制度。对档案文件的科学管理是档案管理工作的关键。及时修改和完善查询目录, 可以有效保证信息的完整性和有效性。其次, 要根据相应的国家标准, 结合本单位的实际工作, 主管领导应及时对档案管理工作提出合理的建议, 从而保证档案管理和监督机制的落实, 同时也有利于档案管理人员增强法律意识和责任意识。最后, 实行有效的分级管理, 维护档案的完整性, 依据立卷归档的基本原则, 开展档案管理工作, 对相关信息及时整理、归档, 积极落实汇报制度, 保证档案工作能够保质保量并且及时的完成。三、结束语

档案管理是企业和单位管理的一部分, 也是提高工作质量和效率的必备条件。科学规范的档案管理工作是衡量企业和单位的绩效和管理水平的重要标准。完整的档案可以为企业和单位提供第一手资料, 从而为企业和单位提供是科学的分析, 制定合适的发展方向。同时, 开拓和创新是时代发展的必然要求, 在档案管理工作中, 也要紧跟时代的步伐, 在档案管理工作现状的基础上, 不断学习先进的管理方法, 建立适应新形势、新发展的数字化档案管理系统。

摘要：档案管理工作涉及政治、社会、经济和文化等多个方面。随着社会的不断发展和进步, 档案工作者面临着越来越多新的挑战。在我国现代企业制度发展的进程中, 档案管理工作的健康发展对于企业的发展起到了至关重要的作用。做好档案管理工作, 可以有效指导现代企业的管理, 促使企业不断适应新形势下的企业发展。本文从档案管理工作中发现的一些问题出发, 对档案在实际工作中的一些经验及想法进行探讨。

关键词：档案管理,信息资源,方法