如何做好高职院校档案管理工作

2022-09-10

高职院校的档案管理工作是一项基础性工作其涉及到院校党政管理、教学组织以及学生服务等多个方面, 对于学院长远的发展具有重要的意义。由于高职院校与普通院校的办学思想和教学模式不尽相同, 档案也具有其特殊性, 因此学校档案管理工作人员进行相关工作时也要紧密围绕其特殊性以满足高职院校的发展需求和教学目标。

一、高职院校档案管理工作存在的问题分析

(一) 相关管理部门的档案管理意识薄弱

现今较多的高职院校在开展档案管理工作的过程中普遍存在着对档案管理的重要性认识不够深刻, 对于院校的生存发展和档案管理的紧密性没有进行充分的了解, 认为学院的发展和档案管理并没有直接的关系, 以至于现今的院校档案管理工作还存在许多的漏洞。

(二) 档案管理的信息化水平较低

社会在不断发展, 科技在不断进步, 社会各行各业也陆续走进信息化网络化的轨道中来。信息化的工作方式具有高效率的工作特点, 现今大部分高职院校对档案信息的整理和管理并没有真正完全的实现信息化, 网络化, 在档案的查询等方面都需要大量人为因素的参与, 这就导致了档案管理工作效率的低下。

(三) 缺乏完善的档案管理机制

由于国家经济的腾飞, 对技术人才需求增大, 大部分高职院校进行扩招, 这在一定程度上加剧了档案管理工作上面的困难度。再者高职院校一般都设有多个专业, 每个专业还具有自己独立的档案管理办公室, 学校和学院二级管理的结果就是档案差异性较大, 加之到了后期很多学生在企业实习, 又会增加新的档案。

(四) 从事档案管理的相关工作人员素质偏低

高职院校从事档案管理工作的相关人员存在着档案管理知识匮乏, 不能运用现代化的档案管理系统进行文献资料的收集、整理和编排, 加上院校相关领导对档案管理工作者这份职业并不是多么重视, 疏忽对工作人员的培训和引导, 导致档案管理工作者的业务能力低下。

二、新时期高职院校档案管理新特点

高职院校的档案信息是对院校在特定时期内的教育水平、科研实力、技术特点所做出的真实反映同时也是对院校实施相关措施取得效果的历史证明。新时期档案管理具有任务繁重和明显的信息化趋势的特点。任务繁重一方面是因为档案管理人员偏少, 加之信息化背景下, 很多档案既需要单子档案, 有需要纸质文件, 重复的档案整理使得任务非常繁重;另一方面不同专业与企业、实习基地等单位个性化制订了不同方向的培养计划和教学活动, 这些内容就产生了大量的资料, 工作人员工作任务繁重;同时为了更好适应信息化趋势, 高职院校对综合型技术性人才需求大增, 现在社会发展的趋势也正向信息化迈进, 档案管理的信息化是时代要求和院校本身发展的必然趋势。

三、做好高职院校档案管理工作的具体策略

(一) 加强档案管理的力度

院校相关领导应深刻认识到档案管理的重要性, 加强学院档案管理力度, 增加对档案管理工作的投资, 重视档案管理与院校长久发展的关系, 做到对学生院校的双向负责。

(二) 完善档案管理机制

高职院校应在现有档案的管理基础上, 制定完善统一、科学的管理机制, 以此保证院校档案管理工作有效高效的稳步进行。高职院校应根据国家档案管理原则和相关思想, 明确学院档案管理的详细内容, 制定档案管理详尽步骤, 提升高职院校档案管理的工作质量和效率。

(三) 强化信息化水平

在科技发达的今天, 部分院校的档案管理依旧采用纸的媒介, 这与社会发展趋势不相吻合, 导致了档案管理工作低下的现象。为了改变这种现象, 院校应当强化档案管理的信息化水平, 建设档案信息化系统, 促使档案管理能够稳步、高效进行。此外, 院校应当利用互联网技术将档案管理实现网络化发展, 利用校园官方网址和微信公众号将档案信息共享给全体师生, 为师生提供档案服务。

(四) 提升高职院校档案管理工作者的素质

在信息时代的大背景下, 院校档案管理工作者应当利用现今的信息管理技术, 提升自己的业务水平, 不断进修学习, 掌握更为先进的档案管理技术, 掌握档案的利用和开发技术为实现高职院校档案管理价值和做好档案管理工作。高职院校应加强对档案管理工作者的重视, 积极引进档案管理人才, 加强对档案管理的重视程度, 多提供给工作者进修的机会, 完善相应的工作奖罚制度, 以此从整体上提升档案管理工作者的综合素质。

四、结束语

总而言之, 高职院校档案管理工作人员要清楚的认识到档案管理的重要性和特殊性, 在实际的管理工作中提高自身管理意识, 提高自身素质, 恪尽职守, 不断完善和创新档案管理工作方法, 强化高职院校档案管理的信息化水平, 将档案管理工作做到尽善尽美, 为院校的长远发展奠定坚实的基础。

摘要：高职院校档案是学校重要的信息资源, 它对院校的教学管理等方面做出了真实的记述和全面的反映, 在院校发展以及各项职能的发挥起着积极的作用。因此管理高职院校档案的工作其重要性不言而喻, 不过实际的高职院校的档案管理工作还存在一些问题。本文通过分析现今高职院校档案管理工作所存在的一些问题并提出一些做好高职院校档案管理工作的具体策略。

关键词：高职院校,档案管理,基础工作