浅谈新形势下如何做好档案管理工作

档案是在企业发展过程中形成的, 反映了本单位各个时期具有保存价值的文字、图片、声像等不同形式的历史记录, 是企业发展史的重要见证。档案管理作为一种特殊形式的管理活动, 在新时期下随着办公自动化、信息现代化等行政管理模式的深入发展, 在企业生产建设过程中产生着重要影响。为适应新形势, 更好地发挥档案作用, 档案工作者必须更新观念, 完善好各项规章制度, 加快促进档案管理信息化水平, 提高档案工作人员素质, 更好的为指导企业生产建设提供服务。

一、档案管理工作的重要性

做好档案管理工作是使企业各项工作有序进行的助推器, 也是提高工作质量和工作效率的必要条件。一方面, 档案是企业管理工作一部分, 它真实的记录了各项工作的发生情况, 有着无法取代的使用价值。许多事实证明, 档案管理是一项长期的, 持续性的工作, 对今后工作的开展发挥着重要的作用。在工作查考、经验汲取、制定计划、处理问题时, 常常需要从档案中借鉴过去的资料记载, 从而使问题迎刃而解, 工作得以顺利进行。另一方面, 档案是展示企业文化的窗口, 在经过整理归档后, 档案使无形的企业文化化为有形。

二、档案管理工作存在的问题

(一) 档案管理制度不健全

从企业中档案管理工作现状来看, 一些单位的档案管理制度有待完善。一是档案收集制度不健全, 资料的不完整、不匹配, 使档案丧失了原本的使用价值;二是保管制度不健全、基础设施不完善, 造成了档案的损毁和档案遗失现象的发生;三是档案利用制度不符合实际需要, 对档案搭载的信息认识不足, 无法使档案内容为指导现实工作提供帮助。这些都极大地影响了档案的管理和利用。

(二) 档案管理重视程度不够

由于有些领导干部忽视档案在企业中的重要作用, 疏于对档案业务的管理, 只是进行档案工作例行检查, 更有甚者使档案室在成为堆放废纸的仓库, 这造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。使档案工作缺乏管理, 陷入无序境地中。

(三) 人员知识结构“老化”

新时期下, 档案工作随着计算机等电子设备的应用发生了巨大变革。不仅局限于纸质文档的收集, 电子文档的大量应用使得档案管理向多元化方向发展, 体现在纸质、电子等多种载体共存的局面。目前, 一些企业中专职档案管理人员的知识结构和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要, 特别是缺乏电子档案管理技术知识, 无法熟练应用相关软件系统, 档案管理手段的落后给档案工作带来了消极后果。此外, 电子档案的利用率低的问题也在制约着档案工作的发展

三、提高档案管理工作途径

(一) 健全档案管理制度

档案管理的关键在于建立科学的企业档案管理模式, 健全档案信息管理制度。要以国家《企业档案规范》为依据, 结合本企业档案管理实际情况编制规章制度, 并在工作中不断进行完善。建立档案工作制度必须遵循以下几点要求:第一, 规章制度要体现合理性。建立规章和制度必须符合档案管理的现状, 为满足企业档案管理的需要而服务。档案工作者要积极做好档案收集工作。在收集档案资料时要采取主动的态度, 及时追补和补充新的资料。对由于历史原因, 确实收集不到的档案材料, 要查明原因, 登记说明, 为以后的查找工作提供方便。第二, 简明实用。制定制度时要充分考虑可操作性, 必须建立方便实用、简单易行的档案制度, 才能更好地发挥指导和规范作用。例如:建立档案台账管理制度, 要求档案工作者按规定及时填写档案归档目录、档案借阅登记簿以及档案转入、转出登记簿等。第三, 根据新时期下档案自动化的发展趋势, 要逐步采用先进的档案管理系统, 对电子档案的管理、分类标准及时制定。此外, 要坚持严格按照制度办事, 以确保档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

(二) 加快档案信息化进程, 提高工作效率

如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索, 进而实现网络化管理, 已经成为档案管理工作的重要课题。纸质档案整理工作繁琐、劳动强度大, 而利用采用信息化档案归档模式, 则可以得到事半功倍的效果。运用现代化技术对档案工作进行创新、改造, 是顺应当今档案管理工作的发展新趋势, 档案工作者应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新:第一, 要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理, 提高档案工作效率;第二, 利用档案管理系统, 对文档进行电子化、现代化的规范管理。利用电子设备可以快速有效的自动进行储存登记以及检索处理大量档案资料, 利用计算机文档网络系统还可以进行文件、资料等文档的快速传递和沟通, 实现资源共享。

(三) 加强培训力度, 努力提高档案管理人员的素质

新时期下的档案办公自动化趋势, 要求档案管理人员拥有较高的知识层次和先进的技术水平, 这激励着档案工作者努力提高自身素质。不断学习、加强培训是获取知识最重要的途径, 一是要做好新人进入岗位时的入职培训;二是要积极参加档案相关课程培训班, 系统学习理论知识;三是要到档案管理先进单位认真观摩学习, 积极与其他档案工作者沟通, 强化档案工作服务意识, 促使档案管理高效有序。特别是要注重加强电子档案管理的培训, 档案管理者要懂得计算机相关知识, 熟练掌握所应用的档案管理系统软件。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来抓, 强化档案人员的责任心、责任感, 为顺利进行档案工作打下坚实基础。

综上所述, 档案作为企业管理的一部分, 对企业的历史传承与发展都起着极其重要的作用。档案工作人员应创新思路, 适应新时期企业发展的要求, 深入开发利用档案中的信息资源, 更好地为企业经济活动提供服务, 使档案在促进企业发展中发挥独特的价值与作用。

摘要：本文结合工作实际, 论述了档案管理工作的重要性;档案管理工作存在的问题;提高档案管理工作途径。

关键词：档案管理,问题,建议