做好文书档案管理工作的途径分析

2022-09-11

文书档案管理是对机关单位发展过程中各项事务的资料保存, 也包括对单位工作人员个人资料的存储和调取。

一、文书档案管理工作对机关单位发展的重要意义

文书档案管理工作从表面上看是对单位和员工发展历史资料的总结和保存, 但实际上, 这项工作的意义不止于此。对于机关单位来说, 文书档案管理包括了机关单位发展过程中各项事务的记录, 不仅能够为单位未来发展走向提供建议, 还能够使单位领导从中查找工作疏漏, 解决工作问题;对于员工个人来说, 文书档案资料记录了他们的职业发展路线, 为员工职业规划提供帮助。机关档案管理工作能够最大程度的反映出机关单位的日常或者阶段性的工作情况, 同时对其工作的效率等方面也起到一定的促进作用, 有利于机关单位履行自身工作职责。由此可见, 做好文书档案管理, 对机关单位的宏观发展和微观发展都是十分重要的。

二、文书档案管理工作中的常见问题

目前机关单位的文书档案管理工作虽然有所发展, 但其中还存在一些问题。首先, 大多数单位文书档案管理的制度还不是十分健全, 档案当中所记录的内容比较繁杂, 种类比较多, 有的档案出现了空白或者内容零散的情况;其次, 文书档案管理的方法还不够严谨, 机关单位的领导对其不够重视, 其领导人员总是将档案管理的工作归为管理人员自己, 使其管理档案服务执行力度较弱, 阻碍其管理工作;最后, 工作人员职业能力不足, 限制了文书档案管理的发展。由此可见, 机关单位文书档案管理工作由于这些问题的存在, 使得管理效力降低, 要进一步做好文书档案管理, 就必须着重解决这些问题。

三、做好文书档案管理工作的途径

(一) 进行文书档案宣传保存工作。档案工作从表面上看是一个部门的专职工作, 但实际上, 收集档案和处理档案却需要单位全员的配合。如果档案管理制度能够为机关全体成员所接受, 那么, 档案文件的复杂性会降低, 档案收入和提取工作也会更加方便。因此, 要处理建设机关单位档案管理的要点和难点, 首先需要积极进行档案工作的宣传。进行文书档案管理宣传可以采用以下两种方法:第一, 面向全机关建立文书档案管理细则, 实行精细化管理, 将文书档案管理工作的责任, 从档案管理工作人员推行到单位各个员工头上, 保证各个部门和员工所呈交的工作资料以及个人资料符合单位档案的标准格式, 方便档案工作人员进行整理和存储;第二, 由档案管理工作人员将专业档案知识手册在机关单位内部印发, 并组织员工进行学习, 使员工认识到文书档案对自身发展的重要作用, 促使员工和单位各部门主动遵守档案管理规范, 配合机关文书档案管理工作。

(二) 积极进行文书档案数字化与管理制度的建设。档案工作包括了对机关单位档案资料的收集、管理和调取, 将传统档案转化为数字档案, 能够大大缩减档案工作的时间, 使档案调取不受时间和空间的限制, 是提高档案工作效率的方法之一。档案数字化工作的实现需要一系列与电子信息有关的硬件设备和软件设备。硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘等;软件设备则包括适合于机关单位的档案数据库系统软件、办公软件等。作为档案管理工作人员, 首先应该以档案数字化工作的实际内容为基础, 对单位目前已有的硬件和软件资源进行考察和整合, 争取实现资源的最大化利用, 并列举出数字化档案工作发展中可能需要到的硬件和软件, 提出申请材料, 进行设备申请。同时, 对机关档案管理工作进行制度确立工作是其根本, 良好的档案管理制度能够促进机关单位的全面发展。在其制度确立的过程当中, 要将档案管理制度明确化、细分化, 协调机关单位各部门与其相互配合, 使档案管理制度确立更具有科学性, 能够体现机关单位的阶段性发展成果, 对机关单位的未来发展起到一定的导向作用。

(三) 使文书档案工作人员职业能力不断提升。文书档案管理员工职业能力的提升是做好档案管理工作的根本, 机关单位应对目前从事文书档案管理工作的工作人员进行职业能力考核, 按照目前单位所需要的文书档案管理水平来确定工作人员的职业能力, 发现工作人员职业能力的缺失, 然后针对这些缺失给予一定的职业技术培训;另外, 单位还应该重视文书档案管理工作人员职业素质对整个机关单位的影响, 应从招聘环节开始注意吸纳优秀的文书档案管理人才并保证工作人员的职业素质能通过相应的考核。