中职档案管理学校教学论文

2022-04-26

摘要：教学档案是學校重要的档案资源，但是在管理的过程出现了许多的问题，这些存在的问题阻碍了教学档案的科学管理，也不利于学校整体事业的建设和发展。本文主要对云南省专科学校教学档案管理存在的问题进行分析，从而有针对性地提出相应的解决对策，致力于推进教学档案科学管理改革，从而更好地服务于学校的发展。下面小编整理了一些《中职档案管理学校教学论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

中职档案管理学校教学论文篇1：

中职学校教学档案管理初步探讨

一、强化全员档案意识

教学档案是学校档案的核心部分。只有高质量的教学档案才具有指导教学、促进教学的重要作用。

(一)领导重视与支持。校领导应该把教学档案管理工作当成学校管理工作的重要组成部分,纳入管理机制。应派得力人员管理档案,解决人财物不到位的问题。在中等职业教育发展的新形势下,校领导更要学会利用档案信息寻求学校的发展契机、促进教学工作改革,鼓励档案人员提高管理层次。

(二)提高全体教职工对教学档案工作重要性的认识。学校的教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节,教学档案对正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学方法,提高教学质量都有着十分重要的作用。因此,除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外,还要突出档案在工作的特殊功能,也就是说,只有档案发挥了作用,人们确实需要它的时候,它的重要性就会显示出来,它的价值就得以实现。加强档案宣传工作的力度,使教职工明白教学档案积聚的是自己和学生劳动创造的成果与贡献。大力宣传档案业务知识,逐步参与教学管理,成为教学工作的信息咨询部门。

二、建立教学档案管理制度

学校教学档案必须坚持集中统一、同步管理的原则。教学档案工作涉及有关教学活动的各个环节,提高档案管理工作的及时性、完整性、准确性和系统性水平,将有效规范学校的教学工作。把教学档案管理纳入教学计划、规划;纳入教学管理制度;纳入各级管理人员岗位责任制,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。实行下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;上报评审材料、教师考核晋级与档案出具归档证明同步。建立学校档案工作网络,确定各专、兼职档案人员的岗位责任制,制定考核制度,奖惩分明。

三、加快教学档案信息资源的开发、利用和服务工作

档案的生命在于它的实用性。收集档案的目的在于利用。如果不积极开展档案的利用工作,只是把它锁在铁柜里,成为“死档案”,就失去了它的使用价值。因此,要强化档案室基础工作,它是开发利用的必要保证。开发有效信息、提高利用效率,是教学档案的目的和今后的发展方向。充分利用教学档案中的各种资料,就能为教学管理的规范有序提供丰富的经验和依据,便于提高教学管理水平。档案管理人员要主动参与管理活动,进行调查研究,及时掌握各部门教学活动情况,必须充分了解利用者需求,了解用户的心态,改进服务方式,提高服务的水平与质量。主动为教学工作服务,为深化学校的各项改革提供信息。另外,对档案信息进行有针对性的、深层次的开发,特别是对学校发展的问题,研究对策、摸索规律,这既容易引起领导的重视和社会的关注,对学校发展有促进作用,从发展学的观点看,这种开发可以为教学档案事业发展提供新的机遇。

四、建立教学档案管理信息系统

中等职业教育作为我国教育体系的的重要组成部分,在近年来有了很大的发展,越来越受到政府和社会各界的关注。大规模的招生,使得招生计划、专业设置、教学计划、学生成绩、学籍管理、师资、教室资源等教学档案资料越来越多。单靠手工操作,不仅繁琐,工作量大,而且资料占用比较大的空间,需要增加配置存放教学档案的橱柜、专用库房,建立教学档案管理信息系统,进行科学合理管理,已势在必行。

要根据中职学校的特点,建立教学档案信息管理系统,为教学提供有效地服务.一是要做好教学档案资料的基础工作,结合中职学校教学档案工作的管理实际,应用先进的技术手段和科学管理方法,不断实践和创新,总结经验,努力提高教学档案管理现代化水平。二是提高教学档案管理人员素质,要认真学习、掌握计算机网络化及多媒体等先进技术,选用引进起点高、功能强的档案信息管理软件来管理档案,逐步编制配套的检索工具,建立健全有效的网络检索体系,手检、机检齐头并用,方便利用者直接、快捷地用计算机查阅档案信息。因此,开通网络系统,建立有关教学中重要文件数据库、统计数字数据库、学籍卡数据库、教学改革等方面的数据库,在网上提供服务,并逐步实现教学档案管理信息系统与教务管理信息系统的资源共享。档案工作要为学校的各项工作提供优质服务,就必须把教学档案信息资源的获取开发作为一项重要内容,抓紧抓好,使之在办学过程中发挥积极的作用。

作者：王永霞

中职档案管理学校教学论文篇2：

云南省专科学校教学档案管理存在的问题及对策分析

摘要：教学档案是學校重要的档案资源，但是在管理的过程出现了许多的问题，这些存在的问题阻碍了教学档案的科学管理，也不利于学校整体事业的建设和发展。本文主要对云南省专科学校教学档案管理存在的问题进行分析，从而有针对性地提出相应的解决对策，致力于推进教学档案科学管理改革，从而更好地服务于学校的发展。

关键词：教学档案问题对策

教学档案是档案的内容之一，是学校在开展教育教学工作过程中所形成的档案内容，它具有档案的各种属性和特点。教学档案是学校在开展教学、教学管理等活动中形成的具有保存价值的反映教学活动的以文字、图表、声音、图像等形式呈现出料的原始记录材料。教学档案成为一个独立的档案类别，是随着人们对档案的认识和在教学活动中对档案资料的需求及重视程度不断提高而催生的。

一、教学档案的重要性

教学档案作为学校档案的重要组成部分，反映着学校重要的教育教学管理活动，体现着学校的管理水平，对学校具有重要的作用。

（一）教学档案是学校教学活动重要的原始记录。学校在开展教学活动的过程中会形成大量的教学管理和教学实践的教学材料，这些材料是对教学活动的完整而真实的记录，经过系统科学地收集和整理之后形成教学档案，规范保存起来以备今后查考利用。

（二）教学档案对学校的管理工作具有重要意义。教学档案完整真实地记录了教学管理和教学实践活动，是我们检测教学质量、评估教学水平的重要依据材料，它反映着学校的教育教学管理水平。教学档案的管理是否科学、规范和完整将影响到学校教学和其他工作的开展，做好教学档案的整体管理工作具有十分重要的意义。

（三）教学档案作为学校重要的教学信息资源可以为学校的发展改革提供信息服务和决策依据。教学档案是学校一个完整、系统、真实的信息资源库，这些宝贵的信息资源不仅可以为教师的教学工作提供服务，也可以为学校的教学改革提供依据。教师可以利用教学档案资源了解教学过程、学习教学实践，通过学习、实践和反思，提升自己的教学能力，从而促使学校整体教育水平的提高。同时，教学管理人员通过对教学档案信息的搜集和分析，进行教学评估与诊断，推进教学改革，为提高教育教学水平而提供决策依据。

二、云南省专科学校教学档案管理存在的问题

（一）对教学档案的重视程度不够

教学档案对学校的发展发挥着重要的作用，但是为什么还会存在管理的诸多问题，一个原因就是大家的重视程度不够。专科学校由于经费、人员、基础设施等方面的不足，它不像本科高校那样有条件建立综合档案馆、并且配备专业专门的人员来管理档案，形成规范的档案管理体系。在这样的情况下，专科高校的管理人员把学校管理的重心放到了党政管理、科研、教学实践上，而忽视了档案的管理，特别是教学档案的管理。并且学校也没有专门的档案机构和管理人员来对教学档案进行管理。

（二）教学档案规范管理制度不健全

目前，对于云南省专科学校而言存在的最为普遍，并且也最为重要的一个问题就是缺乏健全的教学档案规范管理制度。教学档案管理制度是规范教学档案管理的重要依据和要求，它涉及到对教学档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作，是指导教学档案规范管理重要依据材料。由于没有管理制度的规范，使得教学档案管理出现了诸多问题。第一，教学资料被分散于教务处、各二级学院、教研室和部分教师手中。第二，没有明确需要被整理归档的教学档案的内容，使得一些该归档的教学资料没有归档，导致教学档案资料流失。第三，材料在形成过程中缺乏规范，导致各种教学资料内容、形式不统一。第四，缺乏制度规范的约束，管理人员在收集教学资料的过程中面临很大的困难，比如教师不交或拖延。

（三）缺乏专门、专业的教学档案管理人员

云南省专科学校一个普遍的问题就是人员紧张，主要体现在编制

数少，在职在编人员专业、年龄结构不尽合理，合同聘用制人员流动性大。在人员有限的情况下，都把主要工作重心放到教学和学校综合管理工作上去，对于教学档案的管理一方面是没有专门的人员来进行管理，大多数都是兼职;另一方面是缺乏专业的人员来进行管理。目前，学校、教务处、各二级学院负责管理教学档案的人员大多是身兼数职，甚至有的二级学院都没有固定的人员来管理教学资料，使得教学资料收集不及时。并且，教学档案的管理是一门专业性很强的工作，需要专业人员来进行管理。但是，目前的管理人员大多都是非专业人员，且又缺乏专业知识和技能培训。

（四）教学档案管理的硬件设施落后

教学档案是学校宝贵的档案资源，需要被长期保存起来以备今后

查考利用。在保管过程中，需要有安全的环境和适宜的温湿度，要保证档案的齐全完整和安全，延长档案的寿命，需要有相应的设施设备来妥善保管档案。目前对于云南省专科学校资金紧张、教学设施有限的情况，很难保证相应的硬件设施，现有的条件已无法满足档案保管的需要。

（五）教学档案的信息化程度低

随着科学技术的不断发展，档案管理的信息化建设也成为必然的

趋势。但是，目前云南省专科学校在对教学档案管理的过程中信息化建设主要存在三个问题。一是由于缺乏规范的教学档案管理制度，教学档案在收集和整理的过程中出现资料不齐全、整理不规范的问题，这就影响了教学档案信息化的开展。二是许多学校教学档案的信息化工作仍未有效开展起来。没有对教学档案进行专门的信息化，只是在收集教学资料的过程中对于电子资料进行了收集，没有采取系统的数字化整理方式对教学档案进行数字化。三是教学档案的信息化建设缺乏长效性。在对教学档案进行管理时，档案信息化工作滞后，一方面导致工作积压，影响信息化质量;另一方面影响教学档案的查找和利用。

三、改善云南省专科学校教学档案管理存在问题的对策

（一）加強宣传教育，提高认识

要改善教学档案管理存在的问题，首先要加强宣传教育，提高大家的认识。对于学校领导要转变管理理念，加以重视，为教学档案的规范化建设创造有利条件。可以通过开展档案管理专题讲座，组织档案管理知识学习，提供档案参与学校管理、决策和学校活动等方式加强档案相关知识的宣传，在促使大家了解档案的同时，认识到档案的重要性，从而提高大家的认识。

（二）建立健全教学档案管理制度

教学档案管理制度是规范教学档案管理的重要依据，教学档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用工作都要有相应管理制度来进行规范，各学校都应该有相应的教学档案管理制度。对于已经有相应管理制度的，要结合新形势下关于档案管理的新要求，结合学校发展的实际进行完善。对于还没有相关教学档案管理制度的，要认真学习有关规定，结合新形势下关于档案管理的新要求和本校教学档案的实际情况，尽快建立教学档案管理制度。

（三）以引进和培养专业人才相结合的方式优化管理队伍结构

针对目前普遍存在的教学档案管理人员缺乏、专业性不高的问题，可以以引进和培养专业人才相结合的方式优化管理队伍结构。学校领导要提高对教学档案的认识，了解教学档案管理存在的困难，大力支持。通过专业教育培养现有的教学档案管理人员，提高其专业性，积极引进专业人员来专门管理教学档案，实现专人专岗，提高教学档案管理的质量和效率。因为教学档案来源于各教学学院，所以在管理教学档案时除了学校教务处专门负责学校总体教学档案管理人员外，各二级教学学院和教研室也应该配备教学档案管理人员。学校教务处负责全校教学档案的收集、整理、保管和提供利用。各二级教学学院和教研室负责日常形成的教学资料的收集、整理和归档。各部门各司其职，共同做好学校的教学档案管理工作。

（四）转变管理模式，增加教学档案管理投入

学校在管理的过程中，要转变管理模式，要立足学校长远发展的实际，总体考虑，推进学校各项工作的整体发展。首先，学校要重视教学档案的管理工作，创造条件予以支持，加大投入。其次，教学档案管理部门也要转变管理模式，把被动的提供利用向主动提供利用转变。一方面可以通过主动提供教学档案资源为学校决策提供依据，把教学档案管理和学校有关活动的开展结合起来，服务于学校的管理工作，从而提高大家对教学档案的了解和重视，从而促使增加投入。另一方面可以对教学档案资源进行编研和开发，对社会提供利用，吸引赞助和投资，增加必要的教学档案管理收入。通过学校投入和自己创收两种方式增加经费，保证教学档案规范管理所需的经费保障。

（五）大力推进教学档案信息化建设

现代社会是一个信息化高度发达的时代，教学档案的管理也要紧跟时代的潮流，积极推进信息化建设。要充分利用现在发达的信息技术，使用专门的教学档案管理软件对教学档案进行管理，提高教学档案管理的效率和科学性。

目前，在不断深化高等教育改革的形势下，我们要紧跟时代步伐，正确认识和分析教学档案管理存在的问题，转变管理思路，改进管理方式，优化管理模式，进一步推进教学档案的规范化和科学化管理，最终服务于学校整体事业的建设和发展。

作者：吴丽娟杜运夯陈川史亚巍

中职档案管理学校教学论文篇3：

基于信息化的中职学校档案管理规范与创新探究

摘要：档案管理是中职院校教学管理的重要内容，是中职学校管理运行中的重要数据支撑。信息技术快速发展为档案信息化带来机遇的同时也带来了诸多挑战，如何化解中职学校档案管理规范与创新中遇到的挑战成为档案管理人员的重要研究课题。文章阐述基于信息化的中职学校档案管理规范与创新的意义，探讨中职学校档案管理规范与创新的策略，旨在提升中职学校档案管理信息化水平，促进中职教育稳步发展。

关键词：中职学校;档案管理;规范;创新;信息化

中职学校档案管理内容反映出某个阶段教学活动和工作的开展情况，记录了院校发展的整个历程。深入研究档案管理，加强管理规范性，应用信息化技术，探索创新性管理方式是现阶段中职学校档案管理工作需要深入思考的内容。规范档案管理，可以有效完善教学计划，提升各学科教学水平，创建和谐校园环境，促进各类教研活动有效开展。

一、基于信息化的中职学校档案管理规范与创新的意义

1.有利于加强学校管理

档案管理作为中职学校教育管理的重要任务，涉及教学、科研、学生、教师等方面。档案管理信息化水平的提高将会极大地促进教学管理水平的提高，因此新形势下档案管理信息化是促进中职学校管理现代化的必然选择，加快档案信息化建设对提高中职学校档案管理水平具有重要意义。

2.档案信息化管理可以满足中职学校档案管理方式的创新需求

传统的中职学校档案管理方式较为落后，主要是档案管理人员利用手工操作方式开展管理工作，难以提升档案管理效率。档案信息化建设可以创新中等职业学校档案管理方式，提升中职学校的档案管理工作质量，逐渐创新档案管理体系，满足中职学校档案管理工作需求，真正意义上实现档案信息数据共享，提升档案信息的利用效率。

二、中职学校档案管理存在的问题

1.管理者对档案管理重要性认识缺失

中职学校本身就在教育师资力量、招收生源质量、教学科研水平等方面，存在着弱势。中职学校管理者往往更加重视招生、就业等方面的工作，忽略学校的档案管理工作。部分中职学校管理者认为档案工作就是一项“面子工程”，是可有可无的资料整理。它既没有什么经济效益，也没有什么工作业绩，因此将档案工作的性质变得附属化、淡薄化。加之档案管理者的专业程度偏低，规范化管理意识淡薄，造成了对档案管理工作的重要性未能形成共识。

2.档案管理制度有待完善

在实际档案管理工作中可以看出，部分中职学校并没有制定档案管理制度。尽管有些中职学校制定了档案管理制度，但是管理制度的可操作性不强。首先，档案管理手段较为落后，在档案管理人员的实际工作中往往只能运用手工操作，进行资料、文书的整理、归档、完善工作。其次，档案管理制度難以落实。部分档案管理工作人员，因查阅不便就不愿意提供档案借阅;部分档案管理工作人员把档案材料随意摆放，整体秩序较为杂乱;部分档案归档登记后，没有按工作流程进行统一的登记管理，导致一些档案材料丢失。

3.档案管理工作人员素质有待提升

中职学校档案管理人员素质的提高是实现档案管理规范与创新的根本所在。但当前，中职学校对于档案管理人员素质的提升不够重视，导致档案管理专职人员较少，年龄偏大，人员素质不高，专业不合理，且存在工作积极性不高等问题。尤其是档案管理中信息化人才严重缺乏，缺少档案专业和信息技术专业科班出身的人员，有些对档案业务精通的人员不懂计算机等信息化技术，对信息化技术熟悉的人员又是档案业务的门外汉。同时，相当多的档案管理人员非档案专业出身，缺乏基础的档案知识和信息化相关知识。此外，中职学校专业的档案管理人员不多，特别是既懂档案管理又懂计算机的人员更少，这些问题严重影响了中职学校档案管理事业的发展。

三、基于信息化的中职学校档案管理规范与创新的策略

在科学技术不断发展的今天，各种各样的信息技术被应用于学校管理中。中职学校也应跟随时代发展步伐，转变管理意识，加强信息技术在各项管理工作中的有效应用，充分发挥信息技术的价值，提升档案管理效率，促进中职学校的不断发展。

1.完善档案管理相关制度内容

中职学校档案管理信息化建设，需要有全面的档案管理制度作为基础支撑，保证档案管理工作效率与质量，减少其中存在的各类管理问题，提升档案管理信息化建设水平。首先，中职学校需科学制定档案管理制度。中职学校要结合国家相关档案管理规定，根据学校情况制定相应的管理制度，明确档案管理相关职责，落实责任到人，确保各司其职，避免管理疏漏，形成完整的管理体系，提升档案管理的工作效率，为学校发展奠定基础。其次，中职学校档案管理信息化建设部门需要对内部进行协调，建设电子数据库，并且在电子数据库中安装各类病毒防控软件，进而提升档案管理信息化建设体系的安全性。最后，中职学校档案管理部门需要制定信息资源管理制度。随着现代信息技术的应用越来越广泛，中职学校档案管理部门需要制定信息资源管理制度，实现管理过程的现代化、科学化、准确化。中职学校档案管理部门要积极构建网络化的档案管理制度，提升各个环节管理的准确性。在收集资料阶段，需进行多次审核;在整理阶段，需按照档案内容进行分类和排序，逐步完善档案信息;在汇总阶段，需查缺补漏，做好整合;在归档阶段，应将档案归档至准确位置，避免胡乱放置，要注意档案保密性。通过完善档案管理相关制度，中职学校档案管理会更加科学化和合理化，为学校的建设和发展提供更多帮助。

2.构建在线服务平台，提升信息化档案管理效率

（1）构建数据管理平台，加强电子档案管理。中职学校档案管理部门应提升对电子档案管理的重视度，建立电子档案数据管理平台，以此为中心，整合档案资源，逐渐组建成为电子档案数据管理平台，通过运营管理，为师生提供便捷服务。数据管理平台可以设置在档案室内，线上、线下集中管理电子档案数据，高效整合档案资源信息，结合信息保密程度设置权限，针对不同人群及岗位职务等分配权限，为师生提供查询服务，在实现资源共享的同时增强信息保密性，提升档案管理的水平。要设立档案管理在线服务专栏，体现服务高效性，师生通过用户端可以在线查找资料，快速获取信息，提升档案利用率。档案管理工作人员应耐心向师生讲解在线服务使用方法，提升服务意识，积极主动工作，明确服务方向，提升档案管理质量。为实现高效档案管理目标，需加强档案管理创新化与规范化研究，探索有效的管理方式，分析档案管理存在的问题，因地制宜，采取有效的管理方法，积极探索科学管理模式，创造良好管理条件，从而推进中职学校档案管理规范化建设进程，加快创新化变革。

（2）建立学校档案管理网页，充分发挥网络应用价值。中职学校在互联网平台上可以设置线上档案管理网站，为师生提供网络服务。要结合学校丰富的资源，在网站中设置档案管理专门网页，对各项数据信息进行综合整理，构建档案管理局域网络，使校园网站内容与档案管理室相连接，在网上可以直接查找档案资料，了解档案内容，提升档案使用效率，为师生提供便利的在线服务。

3.完善电子档案收集、整理、归档等管理工作

完善电子档案管理相关工作，需要在收集阶段着手，提升资料的准確度。电子文件收集方式与纸质版档案收集方式有所差别，需按照不同类型进行收集与整理。如在纸质版档案收集过程中，草稿文件需收录其中，使其在日后资料检索及溯源中发挥参考作用。因草稿文件并无正式文件功能，电子版档案管理则不收录草稿文件。草稿文件作为辅助性资料，纸质版与电子版资料相结合，才能够更全面地呈现档案数据。因此，在收集与整理档案内容时，需注意电子文件与纸质文件的整合与复制，避免因其中一种资料的丢失导致资料不完整。在档案归档阶段，管理人员需确定电子文件的属性，将电子文件由存储器复制至脱机可运行的储存载体之中，保障资料可长期保存。如需采用储存载体进行电子文件的传递，则需要应用辅助性工具，双重备份电子文件，形成纸张备份以及电子光盘备份，分别管理，避免重要资料的丢失。现阶段，为便于档案的保管与使用，中职学校档案管理一般分为两种形式，一种由相应的档案管理部门统一进行保管，一种由相关管理部门保管。为保障电子档案真实、准确，避免被人恶意篡改，在归档时应严格按照相应的文件格式存储，文档格式采用txt或doc，数据采用dbf，图像采用jpg等格式。在归档文件时，需严格按照电子文件的运行要求操作，避免错误操作。

4.培养档案管理人员专业能力

中职学校档案管理工作应配备专职人员，提升档案管理人员专业素养，提高其熟练运用信息技术的能力。首先，要提高档案管理人员信息技术的能力。中职学校档案管理人员应不断学习信息技术知识，提升对档案管理信息化建设的重视度，利用信息化的技术手段对档案进行有效的管理，能够在信息化条件下熟练操作档案收集、录入、整理，把传统的档案管理与信息化档案管理相结合，更好地为中职学校服务。其次，培养档案管理人员的保密与安全意识。中职学校档案管理中会涉及到个人信息及工作信息，档案管理人员应设立查询权限，注重资料保密性。中职学校要培养档案管理人员良好的职业道德，增强档案管理人员档案事业心和责任感，绝不让一份该归档的材料漏归档，也绝不让一份虚假材料进入档案。最后，要加强档案管理人员专业培训。中职学校要建立良好的培训机制，定期对档案管理人员进行培训，通过讲座、知识小竞赛等形式对档案管理的新政策、新制度进行学习。同时，中职学校不但要增加档案管理人员业务知识的培训，提高其综合分析能力，还要加强档案管理人员计算机基础知识和档案管理系统知识的培训，努力使中职学校档案管理人员成为既掌握档案业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。

四、结语

综上所述，档案管理是中职学校管理工作的重要内容，在中职学校的发展过程中起着至关重要的作用。在信息化背景下，中职学校应重视档案管理的规范与创新，规范档案管理制度，以信息技术为媒介，构建在线服务平台，提升信息化档案管理效率，完善电子档案收集、整理、归档等管理工作，提升档案管理人员专业能力和素养，促进档案管理水平的不断提升。

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Research on the Standardization and Innovation of Archives Management in Secondary Vocational

Schools Based on Informatization

Ma Conglin

（Qingdao Gaoxin Vocational School， Shandong Province， Qingdao 266101， China）