高校信息化档案管理论文

摘要：公共数据平台是高校信息化建设的重要内容之一。本文从目的作用、数据环境、信息标准建设等方面对高校的公共数据平台展开探讨，并结合已有的研究对平台的未来发展进行了思考。今天小编为大家推荐《高校信息化档案管理论文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

高校信息化档案管理论文 篇1：

面向高校信息化的档案管理创新思考

【摘 要】随着科学技术地不断发展，数字化信息管理渗透进了管理的各个层面。在高校档案的信息化管理中，如何进行创新，进而提高高校信息化档案管理的效率，已经是高校档案管理中必须思考的问题。鉴于此，本文从树立高校全员参与的工作理念、完善档案体制和运行机制、加强管理队伍人员的素质提高三个层面进行阐述，以期为高校信息化档案管理提供管理参考。

【关键词】高校档案管理 信息化 创新 资源共享

在高校档案管理中，实行信息化管理是高校档案管理的创新要求。所谓的信息化档案管理，指的是充分运用现代信息技术，对档案资源进行整理、记录、开发的一种过程。高校档案作为高校发展的纪录，它是高校文化的积淀，它是高校管理中的一项重要的组成部分。故而，在高校档案管理中，必须引起足够的重视，在高校档案管理中，实现科学化、信息化的管理目标。

1.树立高校全员参与的工作理念

在高校档案管理中，应该积极地树立全员参与的工作的理念，以达到对管理体制和工作机制进一步完善和深化的目的。高校的创办和发展与高校档案业务有着紧密的联系。高校档案是对高校建设的成就和经验的真实记录，它涉及的范围很广，包括高校的科研、教学、管理、服务等各个层面。它是高校文化的积淀。同时高校档案与校园文化建设有着紧密的联系，都是为学校服务，为广大的师生服务。所以，在本质上，高校档案管理是服务性质的，这也就必然要让档案人员克服“坐、靠、等”的思想，转变“被动服务”，逐步树立“主动服务”的思想。这实际上要求档案管理逐步增强服务的主动性和有效性，将档案管理的工作方式从封闭向开放过渡。故而，转变管理员管理到人人管理，是对高校档案管理的一种创新。改变以往那种等待各部门或者个人移交材料的局面，形成一种全员参与的主动收集材料的良好的局面。这就要求全员树立高校档案管理的意识。毕竟，高校档案文化作为校园文化建设的一项重要的载体，其内涵极其丰富，在校园文化建设中是重要的一条资源渠道，在人文教育上是绝好的教材。积极地将档案文化渗透到校园文化建设中去，让高校的一些杰出的名人资源、悠久的校园文化资源，以及文物文化资源充分发挥育人功能，以达到对学生学习兴趣的激发，提高学生的人文素质，弥补课堂教学上教育的不足。在理想道德教育上，通过档案文化，培养学生爱校勤学，积极地发挥出重要的作用。档案文化具有无形的精神力量，有利于学生的全面发展。另一方面，高校档案工作，在高校管理中涉及的面非常宽泛，有文书档案、财务审计档案、干部人事档案、校园治安档案、人才培养工作评估档案等等。故而，高校中各个职能部门以及工作人员和领导，应该对档案管理工作给予高度的重视，积极树立全员参与档案管理的工作理念，逐步形成高校档案管理工作的一种良好氛围。

2.完善档案体制和运行机制

在高校档案工作的管理中，档案的管理体制和运行机制，它们是紧密联系、相辅相成的，在体制创新中，首先要求机制创新，将体制和机制进行有效的优化，有利于提高档案管理工作的质量。在高校档案管理中，积极地加快高校档案的信息化管理以及自动化建设，是提高高校信息化档案管理的重要举措。为了完善高校档案管理的体制和运行机制，应该积极地完善高校档案管理工作的体系，对校领导在档案分管工作中的职责给予明确，不得含糊，不得有漏洞。对于其他分管业务工作的领导，促使他们在分管档案工作的领导下开展一些相应的管理工作。高校档案管理涉及的面很宽，在材料收集中，其流程一般是由后勤处、计财处、保卫处、教务处等职能部门将自己的材料汇集后移交给学校档案室，再通过档案室进行进一步的统筹整理形成档案。在档案管理中，完善好高校的档案管理运行机制是提高学校档案管理的关键所在。传统的观念，认为档案的收集以及整理工作都是档案室工作人员的职责所在，与其他人无关，从而导致相关的档案职能部门工作人员在工作中不思进取，缺乏创新。所以，在高校档案管理的机制建设上，积极考虑相关人员的积极性来增强这些人员的责任感和积极性。

3.加强管理队伍人员的素质提高

在高校档案管理中，科学合理地进行档案管理，有利于高校檔案管理质量和效率的提升。在高校档案管理中，真正要实现高校档案管理的信息化、科学化、自动化，也不是一件轻易的事情，需要积极地将高校档案管理纳入高校工作的议事日程上来，以引起高校领导的重视，切实地对高校档案管理队伍给予建设，积极提高管理人员的综合素质。其途径有：其一，积极地结合高校档案管理队伍人员的实际情况，定期地开展《档案法》学习活动。领导带头对《档案法》进行学习，促使人人对高校档案的意义有清晰的认识，提高档案管理的意识。让每一管理人员积极做好自己的业务工作。其二，积极用档案制度来约束人。在档案管理中，比如《档案利用制度》《综合档案室工作职责》《档案库房管理制度》《档案人员工作职责》《档案收集整理管理制度》等等，都是高校档案管理工作人员必须遵循的准则，充分利用这些制度，有效地做好对管理人员的管理。其三，积极加强对档案管理工作人员的业务能力的培训，以促进高校档案管理人员的综合素质能力的提高。

4.结语

综上所述，在高校档案信息化管理中，要突破传统的管理模式，创新全员参与的管理模式，需要树立高校全员参与的工作理念，积极完善档案体制和运行机制，加强管理队伍人员的素质提高。通过以上的努力，高校信息化档案管理水平必然会有质的提高。

【参考文献】

[1]谭慧.面向高校信息化的档案管理创新思考[J].办公室业务，2014（03）：70-71.

[2]王红.小议高校档案管理的信息化建设[J].华章，2013（02）：293.

[3]常娓.我国高校信息化档案管理研究[J].华章，2013（34）：337.

作者：张艳

高校信息化档案管理论文 篇2：

高校信息化建设中公共数据平台的探讨

摘 要：公共数据平台是高校信息化建设的重要内容之一。本文从目的作用、数据环境、信息标准建设等方面对高校的公共数据平台展开探讨，并结合已有的研究对平台的未来发展进行了思考。

关键词：高校；信息化建设；公共数据；数据平台

随着信息技术的发展和其在高校各个层面的应用，制约高校信息化发展的因素在高校各类信息化需求落地过程中逐步凸显。高校各个部门都以自身的业务需求出发，各自开发了应用系统，这些系统各为所用，数据很难进行有效融合，难以提供综合性的各类信息，由于信息化人才缺乏、资金配套问题和机制体制不健全等问题，导致业务系统的维护、更新、完善工作很难有效开展，系统则逐渐成为一个个的信息孤岛。为了有效地开展高校的信息化工作，经过多年的研究和实践，高校信息化建设者和研究者提出了“数字化校园”的理念，并把其定义为：数字化校园是以网络为基础，利用先进的信息化手段和工具，实现从环境（包括设备、教室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到活动（包括教学、管理、服务、办公等）的全部数字化，在传统校园的基础上，构建一个数字空间，拓展现实校园的时间和空间维度，提升传统校园的效率，扩展传统校园的功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高教学质量、科研和管理水平的目的。[1]

高校数字化校园建设经历了概念提出、概念推广、应用建设、平台建设及整体建设等多个阶段，第三代整体建设的数字化校园实施框架结构包括网络层、数据层、支撑层、业务层、表示层和综合管理工具[2]。在社会信息化的大背景下，高校的教育信息化进入了新的阶段，随着物联网、云计算和大数据等技术的逐步纳入，第四代数字校园“智慧校园”纳入建设规划，智慧校园是数字校园的高端形态，它能够有效支持教与学，丰富学校的校园文化，真正拓展学校的时空维度，以面向服务为基本理念，基于新型通信网络技术构建业务流程、资源共享、智能灵活的教育教学环境[3]。

无论高校信息化建设处于何种阶段，数据都是基础。一方面，就数据本身来说，它的生命力比软件更持久，理由是程序可以不停地升级换代乃至退出，但保存数据的数据库却会继续存在，其价值很可能与日俱增、日久弥新，美国软件开源运动领袖Eric Raymond认为“一个好的数据结构和一个糟糕的代码，比一个糟糕的数据结构和好的代码要强得多”[4]。另一方面，高校网络基础实施建设已趋于完善，作为高校信息化基础的“管理信息化”涉及的办公自动化系统、教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统和决策系统等[5]系统都是基于学校人、财、物等基础数据开展的，这些数据是各个业务系统运行的基础。

公共数据平台是高校信息化建设的重要内容之一，本文从目的作用、数据环境、信息标准建设等方面对高校的公共数据平台展开探讨，并结合已有的研究对平台的未来发展进行了思考。

一、公共数据平台的目的和作用

1.解决高校信息孤岛和数据异构问题

“信息孤岛”指的是高校信息化中相互之间在功能上不关联互助、信息不共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的数字应用系统。它们犹如一个个相互独立的岛屿，信息难以相互融通，无法实现业务协作。[6]“信息孤岛”是高校信息化建设过程中的必然产物：一方面，最初高校各个部门之间的业务基本不交叉，系统建设需求和建设时期毫无关联，信息化以小的MIS系统为主；另一方面，初期信息技术人才缺乏，在系统建设过程中校方人员基本没有技术方案方面的主导权，随着信息技术地不断升级变化，各个系统之间的差别逐渐显现出来，特别是数据异构情况严重。

公共数据平台通过成熟的数据交换方式，可以从各个“信息孤岛“中抽取基础的可用数据，然后进行清洗、转换、存储，然后再利用，是解决高校信息化中“信息孤岛”的有效方案之一。

2.在学校层面对高校数据进行统一规划和管理

数据是高校信息化建设的重要资源，业务系统建设往往以实际业务需求出发考虑数据的存储、管理，随着业务的不断的变革，数据被迫一直进行沿用，并根据业务变化进行增修、完善，实际上数据并不是业务部门关注的重点。业务部门也缺少相关信息技术人才关注数据层面的工作，为了更好地开展高校信息化建设，很多高校都成立了专门的信息部门来开展全局的信息化建设。高校全局信息化建设的一个重要目标即是通过对学校所有需求和供给数据信息进行统一的调研分析，然后形成校级的统一公共数据平台。

借鉴信息资源规划理论[7]，可以通过以下步骤对高校的数据信息资源进行规划和管理：

（1）采用“职能域——业务过程——业务活动”三层结构对全校进行业务分析；

（2）对全校进行数据分析和数据建模；

（3）建立数据信息资源管理标准；

（4）规划设计主题数据库。

3.对数据进行有效积累和存储

公共数据平台把不同源头的数据进行统一汇总，统一存储，为其他应用系统提供必要的数据共享，并对数据进行有效积累，形成学校历史数据。在此基础上，对业务数据清洗形成数据仓库，为学校领导的各种决策提供数据支持。

4.更好地支持高校未来的信息化需求

高校信息化建设要兼顾以前，也要着力未来，公共数据平台是为未来各类信息化需求开展的基础，平台建设的标准可以为以后的信息系统建设提供规范和指导，平台积累的数据为更多信息化业务的开展提供了保障。

二、公共数据平台的数据环境

数据采用什么样的数据建设环境，基本上决定了数据的应用范围，国际知名学者詹姆斯.马丁（James Martin）提出的“数据环境”概念很好地说明了不同的数据模式的作用。他根据计算机应用由低级到高级的发展过程定义了四种数据环境：数据文件环境、应用数据库环境、主题数据库环境、信息检索系统[8]。数据文件环境和应用数据库环境是两类较低层次的数据环境；主题数据库环境是一个用以支持组织决策分析处理的、面向主题的、经过科学的规划和设计、用DBMS建立起来的、具有共享性和一致性的、以主题数据库为主的集成化数据环境，只有在这种数据环境中才能开发和运行集成化的信息系统；信息检索系统是指对一些主题数据库进行萃取和深加工，为高层查询和辅助决策准备的数据环境。

高校早期的应用系统大多采用数据文件或应用数据库的数据环境，其中的文件或数据基本上都是根据基于业务过程所需要的数据，需要什么数据产生什么数据，这种方式没有在整体上考虑数据的规划，容易产生数据冗余，无法有效适用未来，多个应用系统之间异构数据问题比较严重。

高校信息化中公共数据平台是高校在校级层面综合考虑的统一数据库，是对学校业务数据进行合理规划、组织、定义而建立的公共数据，范围涉及学校学生、教师、图书、资产等各类业务数据，其并不是针对某个具体的业务而建设。公共数据平台有别于一般的业务应用数据库，是以数据建设和未来应用为中心的数据库建设模式，应该考虑更高级的数据环境。当前高校信息化普遍考虑的是采用主题数据库环境完成建设[8]- [12]，根据教育行业标准（编号“JY/T 1006——2012”）中“教育管理信息 高等学校管理信息”内容的指引，高校可以把公共数据平台中数据分为学校概况、学生管理、教学管理、教职工管理、科研管理、财务管理、资产与设备管理、办公管理、外事管理、档案管理等十个数据主题。

主题数据库建设是以高校的已有和未来将使用的业务主题为主，以为各应用系统提供共享信息为目标[9]，此数据环境是高校信息化过程中一个重要的阶段，但并不是最终阶段。2015年初，教育部强调了全国教育管理信息化的四条推进原则，其中特别强调了信息化建设要为管理人员、教师、学生和家长等各类人员提供各类信息化服务，把最终用户的需求纳入到了信息化建设之中作为重点考虑。用户除了平常的业务办理外，更多的是对各类信息进行检索和查看，所以信息检索系统将成为高校信息化下一阶段建设的数据环境。

三、公共数据平台的信息标准建设

公共数据平台建设中涉及的信息标准主要是指在数据采集、传输、交换和处理时采用的统一规则、概念、格式和代码等，是公共数据平台建设的重要工作之一。高校信息化中普遍存在的信息孤岛问题的一个重要原因，就是在各个应用系统建设初期采用的信息标准不一致。为了建立一个符合高校自身特点的有效信息标准体系，需要从下面几个方面着手：

1.选择一个基础标准作为统一参照

公共数据平台包含的数据范围很广阔，基本囊括了高校的各个层面，同时涉及的信息标准也很多，如果让高校公共数据库建设人员从头开始编制这些信息标准，难度太大。虽然对于管理信息标准，各个高校之间存在很大的差别，不可能完全一致，但是经过相关高校之间的协作努力，制定了一个较通用的《高等学校管理信息》标准集，现有2002、2008、2009和2012四个版本。可以采用其中之一作为公共数据库信息标准的参照标准。也可以借鉴国内高校已建成的信息标准。

2.对基础标准进行合理、有效的修补

高校之间的信息化建设差别化比较明显，各个高校信息化起步时间各不相同，选择的基础信息标准也不一样，这些标准不一定能完全满足学校的公共数据平台建设要求，必须结合高校现有的情况在所采用的基础标准上进行调整、更新、修补。

《高等学校管理信息》标准集中所涉及的代码基本上都是以国家标准（GB）、教育部标准（JB）和信息化分会标准（HB）为参照，这些代码具有普遍性，但是并不一定适合高校的现状，因为很多业务系统采用了不同的代码字典，必须结合学校各个系统和相关应用的实际情况对基础标准进行调整。

为了更好地消化和有针对性地制定好学校自身的信息标准集，就需要学校相关部门有效协调、通力合作，统一完成相应的编码工作。对公共数据库中使用的信息标准进行列表汇总，然后根据相关责任部门进行分解并下发到各个部门进行编码核对、修补工作，最后由公共数据平台建设部门进行汇总审核，最终形成针对学校的管理信息标准集。

3.推广并有效贯彻执行信息标准

制定信息标准，是为了统一学校各类信息系统的建设规范，使数据能有效地交换和共享。如果制定的标准不能得到有效推广和普遍认可，则将难以执行。在制定标准之日起，就应制定相应的推广计划，包括标准的使用范围、使用时机和使用对象等的，使学校各个层面能在信息意识、信息习惯和信息素养上把标准当成一种规范遵照执行。

4.制定标准的长效建设机制

标准不可能尽善尽美，有些标准在使用过程中会发现其不合理性，有些标准本身就是在不断变化中的。所以为了能使建设的信息标准能最大化地适用学校未来的发展需求，必须制定标准建设的长效机制。比如：设立标准变化管理部门，负责协调标准变化时在各个部门通知、发布和维护协调工作；建立标准管理和维护平台，能及时地对标准进行管理维护，同时过滤一些过时的信息标准；制定标准管理、维护和变更制度，做到“谁使用，谁维护”，确立源头，并对标准的变更能及时地进行宣传、发布。

四、公共数据平台的思考

高校信息化本身发展的不平衡和高校自身未来的发展规划的差异，导致高校公共数据平台建设差异化比较明显。公共数据平台起到承前启后的作用，但是现实中高校更多考虑的是对已有系统数据整合、共享和规范，对未来的需求考虑较少，一方面高校已有应用系统问题差异性很大，另一方面是高校未来的信息化需求不是很明晰，教育行业信息化未来的信息化需求往往以国家的政策导向为主。

当前国家教育管理信息系统把教育基础数据库首要任务[13]，一方面要求高校立足解决高校自身基础数据平台所面临的问题，另一方面也要求各个高校之间着力解决校与校之间的基础数据共享问题，也就是要解决学校之间的“信息孤岛”问题。

高校针对公共数据平台的实践和研究由来已久，从最初地以企业的多数据源集成启发而提出的基于共享数据库的多数据源集成方案[14]，到学校数据中心平台整体解决方案[15]，还有高校针对学校自身情况采用了中心数据库[16]或者统一数据库[17]方案构建公共数据平台。但是这些研究主要涉及高校内部，并未考虑高校之间的问题。从这个层面看，未来高校公共数据平台的研究和实践仍然任重而道远。

参考文献：

[1]万里鹏，陈雅，郑建明.中国高校数字化校园建设与思考[J].情报科学， 2004（3）：356-362.

[2]许鑫，苏新宁.新一代高校数字化校园建设[J].现代图书情报技术，2005（1）.

[3]黄荣怀，张进宝，胡永斌等.智慧校园：数字校园发展的必然趋势[J].开放教育研究，2012（4）.

[4]刘文奇.中国公共数据库数据质量控制模型体系及实证[J].中国科学：信息科学， 2014（7）：836-856.

[5]赵国栋，王婷婷，阎妍等.校园信息化应用与发展状况分析——2010年高校信息化调研报告[J].远程教育杂志，2011（6）.

[6]唐冲，徐炯，叶姣云.高校信息化建设中“信息孤岛”的成因和对策研究[J].浙江中医药大学学报， 2013（5）：631-632.

[7]江锦祥，马云飞.以数据为中心的高校信息资源规划[J].浙江交通职业技术学院学报， 2007（1）：38-41.

[8]杨威，杨海君，沈叶忠.高校信息化建设中主题数据库的作用与开发[J].河海大学常州分校学报， 2003（4）：36-39.

[9]李丽，王倩宜，欧阳荣彬等.高校信息化建设中主题数据库的规划设计[J].中山大学学报（自然科学版）， 2009（S1）：168-170.

[10]江锦祥.基于虚拟主题数据库的系统整合初探[J].计算机时代， 2006（12）：58-59.

[11]景雪琴，杜栋，霍永良.校园网主题数据库的面向对象建模[J].管理信息系统， 2002（2）：50-51.

[12]祖巧红，刘胜祥. MIS开发中高级数据环境——主题数据库的建立[J].武汉工程职业技术学院学报， 2001（04）：16-19.

[13]蒋东兴.国家教育管理信息系统总体设计[J].中国信息界， 2013（12）.

[14]郭永生，陈祎祺，，徐立臻.基于共享数据库的多数据源集成[J].微机发展，2004（2）：49-51.

[15]王钱永.数字化校园中数据中心平台的研究[J]. 中国教育信息化， 2007（21）：14-17.

[16]张新华，梁正和，张国宝等.基于中心数据库的数字校园应用框架的研究与设计[J].微型电脑应用， 2007（1）：19-21.

[17]詹必胜，王宏宾，韩冰.统一数据库与管理信息标准[J].中山大学学报（自然科学版），2009.

（编辑：杨馥红）

作者：郭晓明　张巍

高校信息化档案管理论文 篇3：

信息化时代高校财务电子档案管理思考

2020年新年伊始，突如其来的新冠肺炎疫情爆发，随即在不断蔓延，危害极大。为支持疫情防控工作，各行各业人们的生产生活方式都发生了巨大变化，非接触式网上办公在当时急迫地情势下得以迅速大范围普及，或将成为后疫情时代的常态。电子化已经从生活场景全方位進入人们的工作场景。同时，“大智移云物区”等新技术的不断成熟和广泛应用，越来越多的平台和系统数据共享与融合将是未来发展的必然趋势，随之产生的巨大体量的电子数据档案管理已经提上发展规划日程。本文结合高校信息化发展与财务业务电子化现状，借鉴国内先进电子档案管理经验，提出高校财务电子档案管理建议。
高校信息化发展突飞猛进

国家持续重点支持高校信息化建设

自2013年我国信息化逐步发展，2019年教育信息化整体市场规模突破4300亿元，2021年将突破5000亿元。全国各级各类高校的信息化基础设施建设和应用能力也在飞速发展，2012年国家投入了1779亿元，2020年已直逼4000亿元。

除教育部已经制定并印发的《教育信息化“十三五”规划》，《教育信息化2.0行动计划》，教育信息化“十四五”规划已经启动编制工作。

12月2日在深圳举行的2020中国高校信息化主任论坛作为“中国高校CIO论坛”的分论坛探讨了“校园信息化实践2020“信息化十四五规划”的重要话题。

信息技术的日趋成熟助力高校信息化发展

随着网络信息技术的高速发展，大数据、物联网、AI人工智能、云计算、区块链、算法管理等新技术开始崭露头角，提升了高校信息化的科技含量，除了税票电子化，截止到2020年12月，全国29个省（直辖市、自治区）财政电子票据改革已全面铺开，覆盖了非税票据、医疗票据、捐赠票据等所有财政票据种类。技术的日趋成熟极大地推动了高校的信息化发展。

疫情时代的现实催生新兴信息化需求

疫情时代，很多工作因防控要求无法正常开展，各行各业纷纷转战线上，高校教师也被迫开启了直播，当起了“网红”，线上教育如火如荼。全国有600多家互联网医疗上线，各级政府领导都开启了直播带货模式。当人群聚集网络，对信息互通、软件使用、管理服务效果、线上线下融合等都带来了新的挑战。
高校财务数据信息化现状

教育部《2020年全国普通高等学校名单》显示，截至2020年6月30日，全国共3005所高校，其中74%为公办高校，共2231所。《2019年全国教育事业发展统计公报》显示，截至2019年底，全国各类高等教育在学生总规模4002万人，教职工256.67万人。平均每所本科院校学生有上万人，教职工上千人，专科院校也有近万名学生，教职工上百人。高校的财务业务贯穿日常运行的始终，业务规模丝毫不逊色上市公司或国企。

高校主要财务业务及管理平台

高校核心财务业务主要概况为：

1.全面预算绩效管理业务，主要分为校内业务和项目库管理，综合预算主要实现全校所有二级单位预算申报、审批、调整、拨款、执行、分析等业务，项目库管理则实现专项资金项目的上述全部环节的全过程预算管理。

2.围绕全面预算展开的外围业务，主要有：招标采购、资产管理、收费业务、报销业务、薪资核算、税务申报、财务共享、科研管理、合同管理、报表报送、开票业务、各类审计等大类业务。

为实现财务与人事、教务、学生、国资、科研、党办等各管理系统的融合与数据共享，根据学校的规模大小和特色，也不断涌现出针对大体量业务的管理平台，例如：网上审批、智能移动报销、支付平台、自助投递、公务卡管理、智能凭证、财务信息通知、数据监控稽核、RPA财务智能机器人。

2016年新的《会计档案管理办法》对电子会计档案内容、效率等做出了明确及详尽的规定。在实践中，上述各种平台的数据都是相关信息，也会产生查询需求及数据价值，一般都会进行储存管理，应当在财务电子档案的广义范围内。

高校财务电子数据规模激增

2019年政府会计制度改革完成，执行新的行政事业单位会计制度，对高校、医院等事业单位的会计核算提出了财政预算与财务管理双重目标要求，过去游离在核算之外的全面资产管理与成本核算将彻底成为历史，高标准管理比企业会计核算更严格规范，计算统计数据更广泛精细化。

据了解截止到2020年，财务信息化的顶尖高校清华大学的数据基本概况：50台服务器，200台以上计算机，80个应用程序，21个跨部门数据实现同步任务，78个财务系统间完成数据转换任务，拥有2套防护墙，2个数据中心，1个微信平台，1个办公内网，4家银行专线记录年56万条网银支付，2套自动检测程序，对接10个部门的13个业务系统，核算财务平台对接54家单位，每年共产生79万张凭证，716万条会计分录，18.9万个项目，数据备份约8.4T/年。参考这些数据呈现的电子档案体量，高校随着各种系统融合、数据共享、业务持续不断增加，数据体量只会几何倍数级与日俱增，甚至需要开发或购买云端储存服务。

高校财务电子档案管理普遍落后

在高校普遍存在的情况是，电子档案管理普遍不被重视，现有从业人员、设备老化，思维陈旧，知识结构更新程度低。管理层对信息化建设多是被动支持，使用评价不高，不能有效深挖信息化管理效能，使得发展落后。

1.从整体宏观来看，管理运行机制不畅。内部各机构仍存在各自为政、协调沟通难，信息融合共享度低等情况。一方面机构人员冗余，管理效率低，长期缺乏沟通交流导致整体规划布局耗时长，全面推动沟通成本高，阻力大，时效性差。另一方面，信息化管理方式方法创新多呈现个体性，较多出现在基层一线，然而不同部门间孤岛化使得这些创新仅仅是局部开花，碎片化。其他部门漠不关心，置身事外，甚至在领导层那里，极有可能是外行领导内行，容易被止步于萌芽状态，难以形成推广规模效应。管理的垂直化与信息的扁平化之间呈现出日益突出的矛盾。

2.在高校日常工作中，缺乏符合实践管理要求的相关人才。精通信息化的专业人员多数不具备会计与档案管理专业知识。而财务会计与档案管理专业技术人员又不具备专业计算机信息技术知识与技能。同时，受专业、以及事业单位制度管理的要求限制，高校多重视招录学术理论知识型教师人才，对于财务、信息化、档案管理等行政服务技能型人才限制招录，就连一线城市的原985、211类双一流高校都难以招到及留住这种管理实践性强的高层次人才，这就导致业务及实践管理各方面水平不高。

3.缺乏专业人员的系统维护，高校财务电子数据安全事故易发。2017年被大众熟知的勒索病毒成为近年来发展最快的网络安全威胁之一，当年国内清北深大哈工大等众多高校纷纷中招，一时间成为网络热搜。在后疫情时代，勒索病毒日趋成熟，已经具备了愈发隐蔽、复杂的“进化”能力，“重装上阵”疯狂发展。然而甚至到了2020年，财政电子票改革全国推广期间，仍然有高校的服务器居然没有防火墙，裸露在外网，严重缺乏网络安全管理能力。
高校财务电子档案管理实施策略

针对高校财务电子数据信息的高速增长，而档案管理仍停留在纸质会计档案为主，电子档案为辅，且各项审计检查必须现场调阅资料，耗费大量人力物力，缺乏系统化，精细化等问题，应立足未来发展，借鉴国内外先进的管理实践经验，着手规划科学合理、实用强大的财务电子档案管理。主要有以下几个方面：

规划先行，完善制度，促进管理

高校财务电子档案的盛行因疫情的突发和蔓延从可预见的后天逼近为近在咫尺的明天，也是对现有高校财务及档案管理模式的挑战。应及早预判，造作布局谋划，以免届时捉襟见肘。

应提前规划，明确高校财务电子档案的范围，管理标准，运行体制。针对纸质、电子档案不同类型的特点，设计合适的业务运行流程，管理制度，以此来保障财务电子档案管理的规范性、科学性。

应加大投入各项资源，从电子档案管理人员的培养，新技术新技能的管理理念到实操环节都是应补足的短板；到基础设施建设，例如高速扫描仪，纸质资料的影像化，虚拟化技术，存储空间等，提高电子档案管理的可行性。

以先进技术实现管理精细化

1.自动化档案数据采集与加工

升级改造现有财务系统，对接统一的電子档案系统，集成一体式管理，在财务电子数据，包括凭证、电子发票、会计账簿、报表等生成时已完成事前事中事后数据风险稽核，生成电子影像库中，而纸质资料的数据采集则采用多台高速扫描仪器，可实现每日万余份的资料的数据采集工作，经过加工生成版式文件，即电子签章后可归档，生成具有完备索引的财务电子档案库。

2.先进技术提升电子数据存储与应用

依托云计算的大数据应有，具有可扩展云存储空间、虚拟化等技术，保障了电子档案同纸质档案一致的10年、30年或永久保存的保管要求，并可实现分级管理，超过一定年限则采用离线方式保存等。同时分布式处理、数据库具备海量的数据规模、快速流转、多样数据类型的处理能力能很好地实现电子档案的类别权限管理、借阅、销毁、重建、分析等应用。
结 语

信息化时代，高校在加速拥抱新技术以适应变化，财务电子档案管理是应有环节，应从规划、制度、技术等各方面共同努力实现。

（河南推拿职业学院）

作者：郭浩新