秘书突发事件行政管理论文

摘要：行政秘书是高校行政管理中的基层人员，需要具有较强的协调能力和组织能力，协助领导处理各种行政事务，完成领导交代的各项事宜，是领导的重要助手。就行政秘书的工作特点以及存在进行分析，以更好的为学院提供更加便捷、有效的服务。今天小编为大家精心挑选了关于《秘书突发事件行政管理论文(精选3篇)》的相关内容，希望能给你带来帮助!

秘书突发事件行政管理论文 篇1：

高校行政秘书队伍素质提升路径

摘 要 高校行政秘书是高校行政管理队伍中的重要一员，对于高校的发展不可或缺。通过调查发现，目前高校院系行政秘书队伍面临着多重矛盾，高校行政秘书发展和提升路径可归纳为：一方面，高校行政秘书要提升自我思想道德素质和业务素质，另一方面，高校要对行政秘书增强人文关怀，并形成成熟完善的考核评价系统，为其发展提供良好的培训和学习机会。

关键词 高校院系 行政秘书 提升路径

Key words colleges and departments in universities； administrative secretaries； improvement path

1 高校行政秘书面临的矛盾

1.1 工作任务重与薪酬待遇低之间的矛盾

高校行政秘书的工作内容几乎涉及学校工作各个方面：不仅要从事学校性的文字工作，包括校内材料、对外材料的撰写、校内下达各种通知文件的撰写、各部门上报材料的校对整理等；上传下达，收发材料；学校会务等行政工作。高校行政秘书是公认的工作任务重、常常加班的职位。

笔者曾经做过一项“高校行政秘书年薪收入调查”，通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书，调研结果发现，近70%的秘书年薪收入低于7万元，50%的高校行政秘书收入为3-5万，仅有1名秘书年薪达到9～11万，占比2.2%。据调查笔者所在学校的东莞地区其他单位薪酬水平：公务员纯工资年薪平均为12到15万，事业单位如初、高中教师纯工资年薪平均为10万，在高校，专任教师纯工资年收入可达15万。由此可见，在高校行政秘书队伍中，年薪达到公务员、事业单位人员的平均薪酬的仅占2%。

薪酬虽然不是衡量一切的标准，但却是保证工作和生活的物质基础。高校行政秘书工作量与其薪酬之间没有很好地对应，也容易导致高校行政秘书工作的动力不足。

1.2 工作压力大与发展空间小之间的矛盾

行政秘书长期面临着非常大的工作压力，一方面，多数工作任务比较紧急，一般要求他们在紧张的工作时间内将各种繁琐或突发的事件处理好。另一方面，很多高校并没有为领导一对一地配备秘书，导致一位高校行政秘书同时要为多位校领导服务，并且不能出任何差错，这势必增加秘书的心理压力。

在许多高校，行政秘书发展空间很不明朗，表现在：第一，很多高校行政秘书尚未纳入编制管理，大部分还属于聘任制，限制了他们的职务发展，他们在走行政这条道路上前途堪忧。第二，目前高校一般没有行政秘书的完整评价体系，聘用制的行政秘书在行政这条道路受阻后，只能通过评定职称等来提高待遇，而学校对于行政人员晋升到高级职称限制比较多，走科研职称这条道路也是颇为困难。即便可以评定职称，但高校行政秘书面临着繁重的工作任务和较大的工作压力，没有多余时间进行科研，也只能是为了评职称象征性地参加一下与工作内容不甚相关的教学科研活动，这进一步模糊了行政秘书的未来。

笔者做了一项关于“高校行政秘书对自己的职业规划”的调查，通过发放问卷的形式抽样调查100名高校行政秘书，结果显示，约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位。这表明超过一半的高校行政秘书对自己的现状并不满意，对目前的行政之路并没有动力和期待，认为转教学岗才是出路。高校行政秘书在较大的工作压力下，却看不到发展方向，工作压力与发展空间之间的矛盾导致他们容易产生职业倦怠。

1.3 综合素质要求高与业务素质水平不均之间的矛盾

行政秘书日常事务包罗万象，不仅要处理好文书工作和各种繁琐事务性工作，还要作为领导的参谋者，成为领导的得力助手。这要求行政秘书拥有较扎实的公文写作基本功、较强的语言表达能力和组织管理能力、处理突发事件的应急能力、超常人的忍耐性和抗压性、迅速熟悉文件及反馈问题的能力等。

目前，高校行政秘书队伍业务水平参差不齐，其原因可归结为几个方面：第一，从行政秘书来源构成来看，来源结构复杂。笔者做过一项关于“从事高校行政秘书工作岗位的途径”的调研，通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书，调研结果发现，高校行政秘书的来源的基本途径有三种，即留校学生、校内教师引荐、公开招聘。24%的行政秘书是随家属调入、熟人朋友推荐等途径进入高校，高校并未对其业务素质进行严格审核。57%的行政秘书通过招聘进入，高校在招聘行政秘书时，很少强调专业背景，没有严格地限制专业，导致很多行政秘书并非科班出身，水平不一。第二，一般高校并没有针对新进行政秘书的成熟培养体系和较为专业的业务知识培训。新人往往需要通过几年的工作摸索才能熟练掌握相关工作内容，工作表现越突出的秘书得到的锻炼越多，也有秘书陷于繁琐事务中，加之领导不够重视，没有多余时间进行业务学习，导致高校行政秘书整体业务素质不均。

2 提升高校行政秘书队伍素质的路径

2.1 重视思想道德修养和业务素质的提升

学校办公室是代表学校形象的综合部门，行政秘书是十分重要的岗位，要时刻注意加强思想道德修养，做到思想上充分重视，保持积极心态，端正工作态度，保持高度的责任感和自信心。

高校行政秘书更要注重业务素质的提升。很多高校并没有对行政秘书进行专业性强的业务培训，行政秘书需要充分发挥主观能动性，加班加点，提升自己的业务素质：可以通过研读各类秘书资料和文本，加强对业务知识和技能的学习；通过网络课程和向学校经验丰富的同事请教，提高自己的公文写作能力；抽时间多参加培训、多看书，完善工作方法，锻炼管理能力、组织、协调、执行和控制能力等。

2.2 增强组织人文关怀

行政秘书岗位的人员流动较频繁，若出现“人文关怀缺失”，学院就会缺乏向心力和凝聚力，效率就会低下。

调查可知，75%高校秘书认为其所承担的工作对提升个人及学校的核心竞争力起到一半作用甚至没有作用，说明他们缺乏被认同感，行政秘书工作业绩难有较为科学的考核标准，难以得到认同。因此，高校要加强对行政秘书群体的人文关怀：第一，在充分地肯定和表扬行政秘书的工作成绩的基础上，要加强指导，创造条件，有计划、有目标地提升行政秘书的业务水平；要给行政秘书的职业规划创造发展机会。第二，重视并关心行政秘书的工作和生活，物质是生活的保障，适当提高高校行政秘书的经济收入，以增强其职业自豪感和工作满意度。第三，营造有利于行政秘书发展的良好舆论环境。一方面，招聘行政秘书时要严格选拔综合素质高、业务能力好的人员，从侧面提高行政秘书的威望。另一方面，多鼓励、多夸赞、在政策允许范围内给予他们适当奖励，让行政秘书感觉到付出是领导所认同的，领导是可以看到的。

2.3 形成完善的考核评价系统

据调查，一般高校还没有形成较为成熟的针对行政秘书的考核评价系统。第一，可制定较为完善的考核办法。如可以制定出工作完成效果和民主测评相结合的绩效考核制度，将行政秘书的工作内容量化为一项可以测度的指标。如：考核其工作完成的及时性、执行上级指示以及部门规章制度的状况；岗位职责的履行情况；是否有超工作量，超工作量予以适当奖励；通过民主测评其德、绩、勤、能的表现状况，相关部门对其管理和服务评价的满意度等。

第二，建立针对行政秘书的奖励机制，对年度评比表现优秀的或已经考取秘书从业证等相关资格证的工作人员，可适当给予物质奖励、职务聘用优先等有效措施等，激发他们的工作积极性。

第三，给予高校行政秘书更多的发展机会和选择。前文提到，笔者所做的一项关于“高校行政秘书对于自己的职业规划”的调查，调研结果显示，约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位，表明了近半的高校行政秘书对于目前的行政职务之路不抱希望，希望能够转到院系去做专任教师。对于此类高校行政秘书，可鼓励其抽时间多学习，增强自我职业技能，考取博士，并为其实现自我职业规划的实现提供机会。开放些校内专任教师岗位公开竞聘，符合条件的行政人员均可参加应聘。调查显示，有27.3%的高校行政秘书表示虽然辛苦，但是愿意在此道路上一直走下去，寻找机会，愿意暂时安于现状。对于表现优秀的高校行政秘书可以在行政职务系列给予其优待。

2.4 提供良好的培训和学习机会

高校要高度重视对行政秘书相关业务知识及管理技能方面的教育培训，加强培训力度。一方面，高校要制定和组织开展的秘书工作培训制度，在校内定期展开培训，定期邀请相关方面专家或者聘请校内有丰富经验的教师，有计划、有组织、有重点地对行政秘书实施业务技能培训。另一方面，要积极派行政秘书外出参加培训交流，通过学习和交流，拓展其知识，提高业务技能。

3 小结

总之，高校行政秘书在高校的日常工作中发挥着重要的作用，目前行政秘书面临着多重矛盾：工作任务重与薪酬待遇低之间的矛盾，工作压力大与发展空间小之间的矛盾，综合素质要求高与业务素质水平不均之间的矛盾。面对种种矛盾，探索高校行政秘书队伍发展和素质提升路径：一方面高校行政秘书要提升自我思想道德素质和业务素质，另一方面，高校要对行政秘书增强组织人文关怀，并形成成熟完善的考核评价系统，同时为他们的发展提供良好的培训和学习机会。

参考文献

[1] 张湘兰.关于行政秘书工作研究[J].首都师范大学学报（自然科学版），2004（25）：62-64.

[2] 夏文.浅谈新时代高校行政秘书的基本能力[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2006（4）：128-129.

[3] 储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008（18）：135-136.

[4] 王姝，张波.高校行政秘书职业发展困惑分析[J].办公室业务，2008（3）：30-31.

[5] 周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].秘书工作，2009（11）：60.

[6] 朱丽.高校教学单位行政秘书在日常工作中的定位[J].科技创新导报.2009（28）：183.

作者：陈礼明

秘书突发事件行政管理论文 篇2：

浅析高校二级学院行政秘书的工作现状以及特点

摘要：行政秘书是高校行政管理中的基层人员，需要具有较强的协调能力和组织能力，协助领导处理各种行政事务，完成领导交代的各项事宜，是领导的重要助手。就行政秘书的工作特点以及存在进行分析，以更好的为学院提供更加便捷、有效的服务。

关键词：高校二级学院行政秘书;工作;现状;特点

一、高校行政秘书的岗位职责

现今高校行政秘书说白了，就是学院的“小管家”，没有多大的权利，却需要管人、管物、管钱，了解学院的现状以及重要事件，以便随时应对领导提问以及为领导的决策提供参考意见。[1]管人就是要做好各个部门的沟通桥梁，学院教职职工的考勤还有上级以及各部门吩咐的各种琐事以及突发事件;管物就是要时刻关注学院的固定资产情况，知道各个固定资产的摆放地方以及状况以及最学院的重要信息进行收集、保管、送存等;管钱就是等于是学院的财务，报账、关注每个项目的进度，时刻向领导汇报学院的资金进度情况，协助领导管理学院的资金使用情况，时刻为领导提供准确的财务信息。为了做好这个“小管家”需要行政秘书具有良好的沟通能力、应变能力、工作细致细心、有专业的财务知识储备和办公软件应用能力等。

二、高校行政秘书的工作特点

1.辅助性

行政秘书是行政管理层的小助手，要注意领会领导的意图，完成领导交代下来的任务，协助领导完成学院日常管理工作以及根据自身对学院师生、财务等情况的了解给领导提供参考意见，必须做到不越位、不出错。熟悉运用办公软件，以便于在短时间内完成领导吩咐的任务以及上级要求的突发任务。自觉服从领导，在思想上与领导共振，在行动上与领导步调一致[2]。

2.广泛性

行政秘书的工作内容很广泛，常常需要与院校各个职能部门、学院领导、老师以及校外人员沟通交流。行政秘书不但服務于学院教师与领导，肩负着上传下达的任务，保证学院工作的正常运行，身为行政秘书还涉及与各部门进行沟通的职责，是个领导与部门的“传声筒”。学院事情五花八门，需要有良好的沟通能力以及应变能力，以应付和处理一些特殊事件。所以需要加强自身的沟通交流能力，从而更好的与学校 各职能部门、学院师生协同配合，完成本职工作。

3.繁杂性[3]

行政秘书几乎每天都面对着大量的工作，且大多时候是同一时间处理不同的大小事务，与不同的人员打交道，工作内容繁琐。以致于行政秘书每天上班就跟打仗似的，工作涉及到学院的方方面面，除了正常的日常任务，还有很多突发性的临时任务，造成每天都有完不成的任务，整天埋头苦干，不知道自己做什么事，做了什么事，但是就是忙忙忙，感觉永远做不完工作。

4.专业性

行政秘书是学院的财务，需要有专业的财务知识储备以更好地完成学院财务咨询、报账、资金进度监控等工作。现今高校采用友财系统进行网报，需要有充足的财务知识储备，熟悉财务系统的操作，对各项业务进行分类填报以及提供相应的附件资料，对各笔业务进行认真核对检查，减少退单以及重复性工作。对于某些老师提出的关于报账的问题，给予热情的服务，专业性的回复，并引导他们顺利完成报账。

5.程序性

行政秘书处理微观性事务性工作一般应该按正常的办事渠道，遵循一定的办事程序 [4]。行政秘书在财务报销工作、经费申请、资产采购等工作时，为减少失误、重复工作，需要熟悉国家以及学校的相关文件并按照规定的流程走程序。

三、高校行政秘书工作存在问题

1.工作任务重、职责不明确

现今，绝大部分高校教师都认为行政秘书是个打杂、跑腿的，可有可无，但是学院大大小小的琐事都要行政秘书完成。有些教师觉得某某事情就是行政秘书应该做的，明明是自己的私事就经常以没有时间，行政秘书就应该代劳完成，甚至只要没有人愿意做的琐碎事情，就是行政秘书的工作。做好了，那是职责范围内的，没做好或者拒绝帮忙，就会引发大家的不满，认为服务态度不行、效率不高、没认真做事。就这样，由于本身业务繁重，加上分工不明，行政秘书工作起来越来越难。

2.待遇偏低，人员流动性大

当今高校的行政秘书，绝大多是引进人才的家属或者是对外招聘的编外人员，对学院没有归属感。编外人员待遇低，工作量大，形成付出与收获不成正比，大大的打击了行政秘书工作的积极性，大多同岗位的同事都是抱着“当一天和尚撞一天钟”的心态，每天做好领导吩咐的分内事就好，或是骑牛找马，以此为跳板，找到好点的就跳槽，造成了该岗位的人员流动相当大。

3.工作不被重视，晋升空间少[5]

行政秘书的工作多而繁杂，涉及到学院的方方面面，有时候几件事情一起做，总会有个轻重缓急，这时候有人就感觉自己被怠慢了，行政秘书服务不到位，甚至还会被投诉。没有人做的事情，领导就让你帮忙完成，最后就到这是你行政秘书的工作，工作多做了，领导不会记得，也不会重视。到了评职称或者评这奖那奖的时候，行政秘书永远不在他们的考虑范畴内，因为他们认为这个是本职工作。目前对于行政秘书的工作性质存在着一些片面的认识，对其工作难度和强度往往不予重视。因此行政秘书普遍存在晋升机会渺茫，发展空间小等现状。

四、结语

综上所述，行政秘书在高校中扮演着十分重要的角色，是学院管理层的左右手，行政秘书的工作具有辅助性、广泛性、繁杂性、专业性以及程序性，我们要在工作实践中不断积累经验，确实提高工作效率，通过不断学习完善自我，提高抗压能力和情绪管理能力，即使受到委屈，也不要逃避。同时还要学会管理自己的不良情绪，学会控制、调整自己的情绪。只有这样才能更好地做好服务学院领导、及广大师生的工作，为学校和院系的健康发展贡献自己的智慧和力量。

参考文献：

[1]尉晓君.浅析高校行政秘书工作现状及建议[J].课程教育研究，2017，47—0013—02

[2]刘明伟.高校行政秘书教学秘书工作刍议[J].科技创新导报，2008，（6）：232.

[3]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现[J].中国高校教育下旬刊

[4]卢如华 . 现代秘书行为引论 [M]. 电子工业出版社 . 2009（2）.

[5]唐素梅. 谈谈对高校二级学院行政秘书工作的几点认识[J].教育现代杂志. 2018.50.059

作者：冯晓雯

秘书突发事件行政管理论文 篇3：

浅谈高职院校二级分院行政秘书的工作

【摘 要】高职院校二级学院行政秘书在行政管理工作中有着重要的作用。本文阐述了行政秘书在管理工作中的职责与特点，并对现状进行分析，进而提出了建议。

【关键词】高职院校 行政秘书 职责

行政秘书是在学院办公室主任的领导下，做好学院办公室行政事务的主要执行者，是联系学院和学校其他部门的桥梁，也是学院领导和其他教职工的协调者。

一、行政秘书工作的职责与特点

1.二级学院行政秘书工作的主要职责是协助二级学院领导的各项行政工作。主要分为以下五个方面：

（1） 日常的行政工作：作为行政秘书，其工作的繁杂，涉及学院各种事务，如整个二级学院教职工的考勤；资产的管理、办公室内部的文印事务管理、办公室文具用品的采购和发放等工作；内部信息的管理，公章的管理；学院对内、对外文档的管理工作；学院大型文体活动组织等工作；处理其他一切突发事件和临时性事务，并及时向院领导汇报请示等等。

（2）人事相关工作：协助二级学院领导及学院的人事部门做好本学院教职工的日常考勤、年度考核、工资发放和职称申报等工作。

（3） 财务报账工作：承担二级学院教师的各项办公、教学费用及日常培训、进修、集体活动等支出的报账及日常的财务管理。

（4） 文字工作：负责下达并起草学院通知，并校对学院的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作；协助二级学院领导制定工作规划和制定学院有关的规章制度等。

（5）外联工作：负责慰问生病及生育教师及其家人的相关工作；并负责学生家长、教职工家属及其他外单位人员来学院咨询、访问或调研接待工作。

2.根据以上对行政秘书工作职责的了解可知其有以下三个方面的特点：

（1）烦琐性

高校二级学院的行政秘书工作事务繁杂、范围广泛，小到会议的通知、文件的整理、办公用品的分发等，大到二级学院各项政策的参与制定、年终考核和业务考评等工作；并经常要从与教学秘书、学生辅导员的配合到与本院院长、书记、各位教师以及与校内等职能部门之间的协调联络工作，没有定性。因此行政秘书必须要有高度的责任心，心思细腻，统筹安排，运用科学的工作方法，提高工作效率，保证工作质量。

（2）协调性

高校二级学院的行政秘书工作范围广，涉及部门多，行政关系复杂，不仅要协调二级学院内部之间的工作，还要协调二级学院与学校其他各职能部门的工作。这就需要行政秘书具备较强的沟通和组织协调能力，善于处理上下、各部门之间的关系，确保二级学院工作与内外部门间的良好沟通、及时衔接、合理有序。

（3）服务性

行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策。首先服务于师生，这是行政秘书工作最基本的职能，要为师生营造一个和谐的学习与工作环境，促进师生对学院有家的感觉。其次，服务于教学与科研，教学与科研从根本上说是高校的基本职责，要及时传达学校的教学科研信息，并积极为他们的工作提供方便。因此高校行政秘书要充分认识工作的意义，牢固树立服务意识。

二、高职院校二级学院行政秘书工作存在的问题

首先，由于各个高校对行政秘书工作不够重视，轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面，重视程度远远不够；在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇。目前行政秘书的提升机会少，个人发展空间有限，在职称晋升上困难重重，最终导致缺乏职业认同感，从而造成行政秘书工作积极性不高。

其次，行政秘书工作千头万绪，看似简单，其实非常烦琐，在学院行政管理中起到协助作用，习惯于按领导指示和文件精神处理问题，参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养，出去培训学习及交流进修的机会几乎没有，导致其知识更新严重不足，现代信息意识薄弱，大大制约了行政管理能力。

三、关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议

1.转变观念，明确职责

充分认识行政秘书工作的意义，牢固树立服务意识。从自身改变对行政秘书工作的看法，认识到行政秘书工作虽然辛苦，但也是光荣的。要树立工作自豪感和自信心。如此，行政秘书才能牢固树立服务意识，主动积极地为师生服务，才能提高工作效率。

2. 加强学习管理等科学知识，提高工作效率

行政秘书的管理工作是一门学问，是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍，卓有成效。

3.健康的心理素质

面对工作中错综复杂的人际关系和繁杂琐碎的事务，二级学院行政秘书必须具备以下健康的心理品质：（1）自信乐观：行政秘书应对自己的职业充满兴趣，能较好地适应并改造现实环境，这样才会激励出自身的勇气、毅力和潜能，形成正确的自我意识和价值判断；（2）热情坦率：热情坦率的工作态度能营造和谐的人际关系，能变被动为主动，变消极为积极；（3）开拓进取：行政秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，要能经受得住挫折、不畏挫折、开拓进取。

4. 重视行政秘书队伍整体素质的提高

加强行政秘书的继续教育，在行政秘书培训和知识更新方面，学校要加大投入，并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划，多渠道、多形式加强行政秘书的培养，提高其专业素质和理论水平。

【参考文献】

[1]唐镭.新形势下高校院系办公室工作的思考[J].科技信息，2009（30）.

[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨管理观察[J]. 2008 （18）.

作者：李晓梅