高职院校档案管理论文

[摘要]随着信息技术在我国的普及，高职院校档案管理也逐步信息化。在大数据发展迅速的今天，高职院校如何更好地发挥大数据的作用，是每一位高职院校负责人需要面对和解决的难题，而在档案管理中如何合理利用大数据则是每一位档案管理人员要研究的重要内容。下面小编整理了一些《高职院校档案管理论文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

高职院校档案管理论文 篇1：

档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响

[摘要]高职院校的档案不但是高职院校历史的真实记录，还是高职院校进行发展规划的依据，因此，高职院校的档案管理工作是尤为重要的。随着信息数字化技术的发展和应用，高职院校的档案管理工作也逐渐朝着智能化和数字化的方向发展。目前，我国的高职院校已经逐步掌握信息数字化技术的应用方法，并将其应用到了档案管理工作当中，不但提升了档案管理工作的水平，也推动了高职院校管理工作的信息化发展进程。就档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响做相关的阐述。

[关键词]档案;数字化发展;高职院校;档案管理工作;影响

[文献标志码]A

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随着教育领域的不断发展，我国的高职院校也得到了长足的发展。档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，通过档案管理工作的顺利实施，能够为高职院校的发展规划提供有效的依据。当今时代是信息的时代，信息数字化技术逐渐被应用到高职院校的档案管理工作中。就高职院校档案的信息数字化发展而言，既会对高职院校的档案管理工作产生积极的影响，也会对高职院校的档案管理工作产生一些不利影响，因此，针对档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响展开深入的研究和分析，以此来促使积极影响得到最大限度的体现，尽可能地消除不利的影响，进而使高职院校的档案管理工作水平得到进一步的提升。

一、档案数字化发展对高职院校档案管理工作的积极影响近年来，随着我国科学技术水平的不断提高，信息数字技术也逐步渗入社会的各个领域，推动各行各业的信息数字化发展进程。目前，信息数字技术在高职院校档案管理工作中的应用越来越广泛，不断提升高职院校档案管理工作的质量和效率。在高职院校档案进行数字化发展的过程中，对高职院校档案管理工作的积极影响还是比较明显的，主要体现在以下几个方面。

（一）使高职院校的档案管理工作符合时代的发展需求

在当今的时代，市场对实用性人才的需求与日俱增，因此，高职院校也应该针对当今市场的需求，在加强培养实用性人才的同时，不断提升自身档案管理工作的水平，以此来迎合当今市场的发展需求。通过信息数字化技术在高职院校档案管理工作中的应用，不但实现了对海量档案资料的高效管理，还有效降低高职院校档案管理工作的难度，提高高职院校对学生信息的管理水平，进而提升毕业生的就业几率。总而言之，信息数字化技术在高职院校档案管理工作中的应用，使高职院校的档案管理工作符合当今时代的发展需求。

（二）有效提升了高职院校档案管理工作的水平

在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，通过信息数字化档案管理系统的构建，不但提高了高职院校档案管理工作的效率，还有效提升了档案资料的应用价值，进而提升了档案管理工作的整体水平。在高职院校以往开展档案管理工作的过程中，其工作的重心往往放在了档案资料的收集和保存方面，对档案资料的应用方面却存在着一些不足之处，没有对档案资源进行进一步的开发利用，导致档案资源存在浪费的情况，降低了档案资源的利用率。在高职院校的档案资料还是纸质文件的时代，纸质档案资料的实际应用效果并不理想，很容易导致大量的档案资料得不到及时的应用。通过高职院校档案的信息数字化发展，有效改善了这方面的问题，不但提升了档案资料的应用便捷性，还提高了档案资料的利用率。另外，通过高职院校档案的信息数字化发展，还实现了档案资源的共享，使高职院校的档案资源得以在各个部门之间共享，提高了高职院校档案资源的实际应用价值，进而提升了高职院校档案管理工作的水平。总而言之，在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，能够使高职院校更好地进行档案资源的利用，提升对学生的服务质量和水平，为其将来的工作生涯提供强大的助力。

（三）推动了高职院校档案管理工作的创新发展

随着高职院校的不断发展，其内部管理工作的压力也在逐步加大。就高职院校的档案管理工作而言，随着高职院校办学规模的不断扩大，学生的数量也在不断增加，学校档案资料的数量也就随之增多了，因此，高职院校的档案管理工作也需要与时俱进地进行创新性的发展，以此来对档案管理工作中的不足之处进行优化升级。首先，针对学校档案资料不断增多的问题，就需要推动高职院校档案的信息数字化发展来加以解决。通过高职院校档案的信息数字化发展，不但提升了档案归类的科学性和具体性，还提升了档案归类工作的效率，进而提升了学生档案资料建设和管理的专业化水平。其次，高职院校档案的信息数字化发展，有效提升了高职院校的教学评估水平。在此过程中，一方面，通過对学生档案的信息数字化建设，能够有效分析出学生的特点，以此高效地达到教学评估的目的;另一方面，通过对学生档案的信息数字化建设，能够有效实现对学生动态表现的综合评估，以此掌握学生的培养需求，促进其全面发展。总而言之，高职院校档案的信息数字化发展，不但推动了高职院校评价考核体系的创新发展，也推动了高职院校办学能力的提升。

二、档案数字化发展对高职院校档案管理工作的不利影响在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，虽然对高职院校的档案管理工作产生了许多积极影响，但是也产生了一些不利影响。为了促进高职院校档案管理工作的进一步完善，就要对这些不利影响展开深入的研究和分析。

（一）设备和技术的浪费

首先，在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，为了构建现代化的档案信息管理系统，必然需要购置大量的现代化网络设备和软件资源。在此过程中，一方面会对高职院校的技术层面带来一定的压力;另一方面会大幅增加高职院校的运营成本，增加其自身的经济负担。其次，很多高职院校档案管理部门由于刚刚脱离传统的档案管理模式，对现代化的档案信息数字化管理模式还不是很熟悉，还没有充分掌握现代化的网络设备与相关的信息技术的应用要领，同时也缺乏完善的管理制度和管理体系，导致大量的网络设备与相关的应用软件不能够被充分地加以利用，造成设备与技术被浪费和闲置的情况。

（二）档案管理人员难以适应信息数字化的管理模式

在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，必然会对档案管理人员的综合素质水平提出更高的要求。首先，很多高职院校的档案管理人员并没有接受过信息数字化管理方面系统培育和指导，当其直接投入信息数字化档案管理工作的时候，就很难以适应这种创新型的管理模式。在这种情况下，不但会引起档案管理工作上的失误，还会使档案管理工作存在一定的安全隐患，进而对档案管理工作的正常开展产生严重的影响。其次，针对这一问题，很多的高职院校对现有档案管理人员的工作岗位进行了重新布置，这种方式也并不能从根本上解决这一问题，反而会引起更多管理方面的问题。因此，只要对现有的档案管理人员进行相应的培训和选拔才能够切实地解决这一问题。但是，在此过程中又会增加一定的人力成本、物力成本以及时间成本。

（三）信息安全隐患

首先，很多高职院校档案管理工作的信息数字化发展运行模式还不够完善，导致其档案管理工作会存在一定的信息安全隐患，使其档案信息管理系统存在很多的信息安全漏洞。在这种情况下，很容易出现信息泄露的情况。其次，很多高职院校的档案管理部门缺乏相关的信息安全意识，对档案信息的安全控制工作的重视程度不够，没有对学校内部的档案资料实施有效的保护措施，从而对其自身档案管理工作的信息安全水平产生了直接的影响。另外，在某些高职院校中，人为泄露档案信息的情况也是存在的，因此，对高职院校而言，一定要对档案管理工作的信息安全予以高度重视。

三、推动高职院校档案信息数字化管理水平的有效措施

首先，要加强高职院校档案管理部门的信息数字化管理意识，以此来促进高职院校由传统档案管理模式到信息数字化档案管理模式的转型。在此过程中，一方面要向高职院校的档案管理部门普及相关的信息数字化档案管理知识，同时对相关的信息数字化档案管理技术手段进行讲解;另一方面要使相关的档案管理人员能够正确地认识到档案资料管理信息数字化发展的重要性，以此来提升其对档案资料管理信息数字化发展的重视程度。另外，还要建立起相关的管理制度，明确档案管理人员的工作职责，使其能够明确自身的责任，进而推动信息数字化技术在高职院校档案管理工作中的贯彻落实。其次，高职院校在引进相关的设备与技术的过程中，要结合自身档案管理工作的实际发展需求，确保引进的设备与技术能够与自身的发展运行需求相匹配，不要盲目追求过高的设备性能与技术应用效果。再次，加强对现有档案管理人员的培训与指导，以此来确保档案管理人员能够迅速的适应信息数字化的档案管理模式。在此过程中，一方面要对现有的档案管理人员进行信息数字化技术的指导;另一方面要对现有的档案管理人员进行信息数字化管理意识的培养。另外，还可以适时引入具备专业能力的信息数字化管理人才。最后，提升高职院校档案管理部i]的信息安全意识，构建出完善的信息安全防护系统。另外，还要科学合理地设置相关的管理权限，以此来有效杜绝人为泄露信息的情况出现。

综上所述，针对档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响展开的研究和分析是十分有必要的。在此過程中，不但能够为高职院校档案管理工作的进一步完善提供有效的依据，还能够促进高职院校整体管理水平的提升。

参考文献：

[1]司莉萍.论高职院校档案数字化管理[J].中国管理信息化，2017，20（12）：159-160.

[2]徐懿.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].安徽警官职业学院学报，2017，16（2）：104-106，128.

[3]郭林峰.高职院校档案收集工作的现状与对策研究[J]办公室业务，2016（9）：61-62.

[4]汤巍高职院校教学管理队伍建设的问题与策略研究[J].湖北科技学院学报，2013，33（3）：172-173.

[5]周虹.有关高职院校档案数字化建设若干问题的思考[J].办公室业务，2012（5）：74-75.

作者：李伟春

高职院校档案管理论文 篇2：

大数据背景下高职院校档案管理中的问题与对策

[摘  要]随着信息技术在我国的普及，高职院校档案管理也逐步信息化。在大数据发展迅速的今天，高职院校如何更好地发挥大数据的作用，是每一位高职院校负责人需要面对和解决的难题，而在档案管理中如何合理利用大数据则是每一位档案管理人员要研究的重要内容。文章通过对大部分高职院校仍沿用原有档案管理体系、信息化手段运用不到位、无法充分发挥大数据作用而导致的档案管理难以适应高职院校发展要求等问题的深入剖析，旨在结合大数据平台寻找解决这些问题的对策，以期为高职院校提升档案管理效率提供一定的参考。

[关键词]大数据  高职院校  档案管理

基金项目：杨凌职业技术学院人文社科基金项目“高职学生学籍档案信息化管理的研究”（项目编号：GJ19075）。

引  言

信息技术如今已经深入到人们生产和生活的方方面面，对人们的生产和生活产生了巨大的影响，它不仅改变了人们的生产和生活方式，还改变了人们的生产和生活理念。高职院校档案管理是保证高职院校顺利开展各项工作的基础，大数据背景下高职院校档案管理也迎来了新的发展机遇，各高职院校积极响应国家的扩招政策，但随着学生人数的增多，学校档案的数量也急剧增加，这需要档案管理人员在有限的时间内将各类档案进行科学分类和管理，繁重的工作使得部分档案管理人员对自己的工作产生了厌烦情绪，而这非常不利于档案管理人员工作效率的进一步提升，加之档案内容是需要进行严格保密的，这就更进一步加大了档案管理工作的难度，而要改变这一状况，就离不开科学技术的发展和大数据的支持。

高职院校档案管理中的问题

现在国内大部分的高职院校不是很重视档案管理，这导致档案管理过程中存在很多问题，这些问题的存在非常不利于档案管理的顺利开展，而且会对高职院校的竞争力产生一些不良的影响，高职院校档案管理中存在的问题如下。

1.档案管理模式简单，存在片面性

高职院校开展档案管理的时间比较短，因而其管理模式也就相对比较简单，大部分工作都由人工完成，档案也主要是以纸质版为主。高职院校由于资金不是很充足，因而其档案管理流程一般都是先采集信息，然后整理后再密封，大部分信息采集都是由管理人员通过电话等方式完成的，这种工作方式不仅增加了档案管理人员的工作量，还不能确保信息的完整性和准确性，中间需要多次核对才能完成档案所需要的内容。高职院校的档案主要分为两种：一种是学籍档案与教职工档案，另一种是学术档案。由于这些档案隶属于多个部门，档案管理人员在采集信息时就会有诸多的不便，有时可能会忘记某一部分档案的归类和检索，这种单一的档案管理模式也受时间和空间限制，非常不利于档案管理效率的提升。

2.缺乏专业的信息人才，发挥不出大数据的作用

高职院校档案管理需要具备一定专业知识的信息人才，只有这样才能做好学校的档案管理，但由于高职院校大部分管理者并没有意识到科技创新给学校档案管理带来的机遇，这造成高职院校档案管理缺乏专业的信息人才。而现有的档案管理人员大部分是年长的退休教师，他们对大数据缺乏一定的了解，无法有效操作学校引进的一些设备，而且他们学习档案管理知识的欲望也不够强烈。

3.档案管理手段比较传统，未紧跟大数据发展步伐

信息化技术的引入使高职院校实现了档案管理电子化，大部分紙质版档案可以输入云端保存。但高职院校并没有配备相对比较完善的数据系统，采集的信息大多都是由单机完成的，这就导致其他信息化设备的闲置，并且大多数高职院校对大数据的利用还仅仅停留在表面，没有挖掘大数据的隐藏价值，这非常不利于其档案管理的深入开展。

利用大数据创新高职院校档案管理

传统档案分为书本、音像带、相片等，但科学利用信息化技术可以将传统的实体资料转化为电子版保存在云端，这样做不仅能更好地确保档案的安全，而且使得保存方式也变得更加方便快捷。高职院校档案管理对本校的科研工作、教育教学任务及教职工、学生信息的安全保护有着重要的价值。新课改的推行和扩招政策的实施使高职院校档案管理愈发复杂，传统的人工管理已不能满足当下高职院校档案管理的要求了，而大数据独特的优势可以帮助高职院校将档案管理工作做得更好。

1.数据处理系统快速，节省时间

高职院校可以利用大数据对大量的档案进行快速处理与分类。管理人员利用数据处理系统建立实时查阅程序，这对档案的归类和有效利用都是一件好事，使用者通过app还可以不限时间、地点、方式翻查档案，学校工作人员通过手机、电脑就可以借阅档案，数据处理系统还可以有效保证学校档案管理和后台系统的运作，其分辨快速且系统稳定。

2.云计算维护系统安全，提升保密性

大数据中的云计算可以利用终端设备对上传的档案加密，这对系统安全有辅助作用，而且高职院校各类档案保密性高不仅对学生和教职工的个人信息保护有益，同时还不会泄露学校的科研成果和学术研究等信息，在终端处理数据和信息，云技术可以有效地提高系统的稳定性，并且学校还可以单独使用一份数据系统，能更有效地保证档案的严密性，这对提高高职院校竞争力也有着重要的作用。

3.有效的数据处理方式，利于档案管理人员掌握档案管理结构与规律

大数据内拥有大量的数据信息，其中一部分对健全学校档案管理有极高的使用价值。在处理大量信息时，大数据会对不同产品和信息实施定位，然后建立数据模型，档案管理也不例外。在使用时学校的档案管理人员可以根据已建构的数据模型分类不同的档案，等再维护和查找档案时就会方便很多，同时还有助于档案管理人员形成自己的档案管理模式，进而掌握档案管理结构与规律，提升自己的档案管理能力。

大数据背景下高职院校档案管理中的优势

1.更新档案管理人员观念，完善档案管理体制

高职院校档案管理引入信息技术，需要档案管理人员具有一定的信息化档案管理理念及能力，档案管理的核心是对档案信息的有效检索和归纳，所以档案管理人员应改变传统的管理观念，革新自己的档案管理模式，科学地利用信息技术提升自己的档案管理效率。档案管理人员还应结合不同的档案内容建立信息化模块，然后通过放置不同的内容重新组合档案结构，提升档案归类的合理性，有效利用云端数据对现有信息进行加工，提高数据的利用率和信息的有效性。

做好档案管理还应建立完善的管理与监督机制，实现档案管理的现代化发展。首先，高职院校要建立一支信息化档案管理队伍，对不同级别的档案进行合理的分配与监督，同时要求各级部门的档案管理规范化，要求其设置严格的检索和借阅流程。例如在借阅时需要对借阅档案的名称、时间等进行登记，健全审查手续，避免检索时出现文件损坏或遗失的情况，定期检查档案信息，利用大数据资源完善档案管理。例如可以定时更新学校的发展情况、科学研究成果等信息，为学生今后的学习提供多而准确的资料。

2.丰富档案管理人员的信息知识，促使其创新档案管理模式

由于高职院校档案管理人员信息知识比较薄弱，因而高职院校要多对档案管理人员进行相关培训，使其能够掌握和大数据相关的操作方式，使档案管理人员能及时创新工作模式，还可以引进信息技术人才充实档案管理队伍，为档案管理队伍注入活力。为顺应大数据的发展趋势，高职院校也要尽力为档案管理人员提供相应的信息技术培训，可以聘请数据专家来校授课或开讲座，通过这一系列的措施提升本校档案管理人员的信息技术水平和其对数字的敏感度。学校还可以多培训本校相关专业的学生，在他们学习了专业知识之后，安排他们在校内档案管理部门实习，进一步提升他们的档案管理专业技能。定期举办讲座、论坛等，使相关专业的学生与档案管理人员有更多的专业交流机会，保证档案管理工作的信息化手段能紧跟技术的发展趋势。

信息处理方式的变化使档案管理人员的工作方式也跟着发生变化，大数据背景下档案管理人员不需要实地调查和搜集档案，只需要督促相关人员把信息上传至档案系统即可。采用这种方式可以使上传的档案内容更加齐全，且其可以与原始档案合并形成详细的档案系统，这样既能避免档案管理人员需要将零散材料整理合并的麻烦，又能很好地提高档案管理的效率。档案管理人员只需要熟练掌握操作管理系统就可以把档案进行归类，再进行检索时就能缩短检索的时间。这不仅减轻了档案管理人员的工作压力，还能使档案管理人员快速分辨海量的档案信息，通过对档案中不同信息的处理，达到快速查漏补缺的目的，并确保每一个档案的完整性。

3.配齐档案室所需设施，加强信息技术建设

高职院校要想更好地发挥大数据的优势和价值，就需要更新现有的档案配套设施，特别是规模较小的高职院校负责人一定要高度重视本校档案管理，加大对档案管理系统的投入，逐步形成完善的大数据档案管理体系。高职院校可以提前做好档案管理预算方案，在学校能够承受的范围引进相关技术和设施，包括云技术平台、数据处理系统等，以保证档案在云端的安全，避免因相关资料的泄露而造成的数据损失。同时要做到定期对引进的数据设备进行维护和检查，保证其運转正常。

将信息技术融入档案管理各环节，从对档案的搜集、管理、使用到建立档案网络数据库，对档案的去向和所在位置实行动态管理。利用网络数据完善档案库时，需要对不同级别的档案实行分层管理与考核，对处理信息、建档方式及其他微小细节进行考核。例如对系级档案与校级档案的归类质量进行考核，保证不同需求的人在提档时可以有效使用档案。档案管理的信息化可以有效地促进档案管理的全面性，运用信息技术管理档案，可以更好地提升档案管理效率和使用率。

结  语

高职院校运用大数据进行档案管理是大势所趋，也是顺应高职院校现代化发展的必然。科学地利用网络和大数据平台，改变传统的档案管理观念，合理利用信息技术健全档案管理体系，为“百万扩招”及其他政策在高职院校的有效推行提供档案基础。使用大数据还能改变档案管理人员的工作方式和档案管理观念，使其抛弃传统的手动管理，向信息化、科学化的档案管理迈进。而且打造高职院校档案管理现代化体系，可以更有效地提升高职院校的运转效率。

参考文献：

[1]郭婷.大数据时代高校档案管理理念的转变[J].文学教育（上），2018（7）：166-167.

[2]李丹.大数据时代高校图书档案管理人员应具备的素质探究[J].轻松学电脑，2019（2）：1.

[3]唐诗佳.大数据时代高校人事档案管理的价值与优化对策[J].城建档案，2018（11）：63-64.

[4]杨雯，刘婉欣，张北建.大数据条件下高校档案工作探讨[J].机电兵船档案，2019（1）：1-63.

[5]王红.基于大数据的高校档案管理信息化建设路径分析[J].办公室业务，2019（13）：55.

[6]段建敏.大数据时代高校学生档案管理存在的问题及对策[J].卷宗，2019，9（6）：84.

[7]邓婷.基于大数据的高校学生档案管理模式研究[J].兰台内外，2019，247（10）：24+29-30.

[8]仝英.大数据时代高校学生档案管理与利用探讨[J].兰台内外，2019，242（5）：36-37.

作者单位：杨凌职业技术学院药物与化工分院  陕西杨凌

作者：王娜

高职院校档案管理论文 篇3：

智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设的策略探究

摘要：随着科学技术的不断进步，智慧校园渗透到高职院校教育、生活、科研等众多活动当中。对于高职院校档案管理人员来说，必须要抓住智慧校园建设的机遇，不断推进高职院校档案信息化管理工作，这样才能最大限度的提高档案管理的整体质量和效率。基于此，本文将档案信息化建设作为支撑点，重点解释了智慧校园含义，了解了高职院校档案信息化管理的重要性，并说明我国高职院校档案信息管理现状，在此基础上，提出了建设性策略，旨在为智慧校园建设提供有力保障。

关键词：高职院校;档案信息化管理;有效策略

引言：

在智慧城市概念的影响下，高职院校纷纷把智慧校园建设放在首位，在教育教学上通过信息化建设为师生提供便利条件，从而获得巨大的教育效益。在实际智慧校园建设中，高职院校在学校范围内覆盖网络，通过资源整合形成完善的服务体系，从而形成信息化数据共享。通过智慧校园建设，学校各部门之间拥有联系媒介，使得高职院校教育管理活动得以有序发展。而作为高职院校管理体系的重要组成部分，档案管理活动自然也需要顺应智慧校园建设的发展趋势，这样才能促进档案管理的创新发展。

1.智慧校园概述

智慧校园是对数字校园扩展和提升，是通过各种先进技术构建新型教学环境把师生学习、工作情景等特征，努力展示先进技术优势，为师生提供以人为本、智能开放的个性化创新服务。智慧校园本质上是智慧城市的一部分，运用信息化技术更好服务师生生活，使得信息化时代进入现代教学当中。

智慧校园特点主要体现在以下几个方面：第一是网络覆盖区域大。智慧校园建设把校园内网络环境彻底覆盖，不管是休闲娱乐场所，还是办公区域，都实现信息化交流，校园内布满有线、无线和移动网络，方便校园内师生信息化共享，真正造成互联网式交流。第二是服务体系全面结合。智慧校园打造数据一体化概念，针对学生身份验证、教学管理平台、校园卡服务平台、公共服务平台以及数据统一平台和校园安全平台相结合，建立多方向涵盖信息化云服务系统。服务体系不是单一存在，应该是多个平台互相融合。第三是海量数据的互通与共享。一方面是利用先进的设备获取资源，拓展资源全面性，另一方面是挖掘数据内在价值，让数据得到合理利用，实现数据共享。^[1]

2.高职院校建设档案信息化管理必要性

现在大多数高职院校档案记载的是学校的历史和办学历程，是学校文化传播的重要媒介，也是高职院校开展智慧校园首要考虑载体。很多高职院校对于档案储存采用纸质档案居多，其缺点明显可见，纸质储存占地面积大、利用起来相当困难，使得多数档案查找困难，使用不便，对于整个时代发展没有任何优点。因此，档案工作者本着创新思维把档案信息化建设成为智慧校园建设的组成部分，这有利于提高档案利用率，改善档案管理工作，加快档案资源共享。

2.1档案信息化是构建智慧校园的基础

智慧校园建设和档案信息化管理密不可分。高职院校在自身发展过程中，主要肩负起文化和技能传授职能，对于文化传承有深刻意义。目前高职院校历史悠久，在文化数据传承上有自己优势，推动档案信息化成为必然。但随着社会经济进步，高职院校内部革新进入新征程，对外数据交流繁多，因此档案信息化管理工作也需要与时俱进，在手段和形式上有了改变。数字化技术逐渐完善，档案管理也由以前文化管理变成图画视频保存。信息化建设发展迅速，高职院校对自身档案信息化管理水平相当重视，对建设智慧校园有实质性推动作用。

2.2提高档案信息储存量

近年来，高职院校教学规模扩大，与之而来档案信息从数量上和类型上快速增加，传统纸质档案信息管理占用空间大，存储时间久的资料就会失去实效性，就算销毁处理也会造成一部分档案流失。档案信息化管理就会有效避免那方面问题，利用信息化技术，对各种档案分类归纳，存储类型也可采用多种方式，可以使用文字、图像、动态视频等多样储存，一定程度上减少占用空间，档案保持时间也会持久。^[2]

2.3提高档案利用率

高职院校信息管理中对待纸质档案保护有欠缺，时间过长就会有磨损。长此以来，高职院校接触东西增多，对于档案利用频率增加，纸质档案磨损程度也会严重。因此信息化管理档案在对数据处理时会整理资料，在使用过程中只需要通过计算机查找就会得到自己想要数据。使用档案信息化管理在一定程度上提高档案利用率，帮助使用者在档案信息使用时便捷，再者高职院校纸质档案储存时间变长，对纸质档案保护有作用。

3.智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设所存在的问题

通过分析智慧校园对高职院校档案存储便利，可以了解加强高职院校档案信息化管理重要性，不仅是提高高职院校档案管理水平的必然趋势，也是智慧校园建设的重要前提。高职院校档案信息化管理发现隐患时，需要结合实际给出对应答案，但信息化管理在高职院校中使用仍存在很多问题需要解决，档案信息化管理者需要解决高职院校以下问题，才能为档案信息化管理建设扫清障碍。

3.1高职院校对于档案管理信息化的认识不够

现如今高职院校档案管理工作，面临巨大转型。一方面主要任务是把纸质档案变成数据整理档案纸质档案中涉及数据录入、整合、归档等一系列问题。另一方面，在实现档案信息化管理过程中，要求网络数据和档案信息化管理结合，把传統档案信息化管理工作从封闭管理到开放式转变，从而实现档案信息共享。档案管理工作人员对于信息化管理认识不到位，会引起很多不必要麻烦，对待工作不重视，可能造成智慧校园建设处在漏洞。就目前高职院校档案管理部门实际来说，学校根本不重视这方面投入，档案管理部门人员、投入、规模等各方面短缺，和巨大工作内容相比，高职院校档案信息化管理转型工作无从下手。除此以外，档案信息化管理人员缺乏对档案管理工作认识，错认为档案管理工作就是把纸质档案信息录入计算机变为电子版档案，过度追求数字化录入工作，单纯提高完成量和速度，但对于档案整体收集和管理没有作用，档案信息化管理工作效果不明显。甚至有些档案管理工作人员对管理档案工作没有理解到位，把档案整理工作当做自己本部门工作，而没有注意到与其他部分之间沟通交流。由于高职院校档案信息不集中，管理人员档案、教学档案、和科学成果档案等保存仅限于部门保存，这种管理方式对于整体开发利用没有起到作用，还会导致部门和高职院校内其他部分信息不对等，从而影响高职院校档案管理信息化进程。^[3]

3.2档案信息化建设质量不高

高职院校对于档案信息化管理建设存在异议，对信息化建设管理定位不准确，科技水平明显不足，造成信息化管理工作难以实现，高职院校档案管理建设出现弊端明显，具有片面化、区域化和表面化特征。档案信息化管理工作需要全面开展，要是管理没有尽到职责，会造成不可估量问题。针对高职院校对档案信息化管理建设认识出现问题，一直都把工作重心放在教学上，对待档案管理工作认为可有可无，造成这方面人员缺失，科研投入过低。信息化管理难以维持。就目前高职院校档案信息化管理建设来说，科研人才多方面欠缺情况，档案管理标准化无法得到保证，致使高职院校档案信息化管理服务体系不健全，档案管理安全性能差异明显。

3.3高职院校专业管理档案人员缺失

对于大多高职院校来说，要是想要实现档案信息化管理就需要学校拥有档案管理方面人才，目前为止，现在很多学校专职档案管理人员都是非相关专业，对于档案信息化建设不能适应当前局势，有的是缺少专业知识，有的是不能熟练操作计算机，给档案信息化管理带来很多不便。再者，很多档案管理人员在高职院校中职位众多，工作繁忙，根本無法把精力用到档案信息化管理工作中，还有一部分档案管理人员技能训练不达标，造成档案管理部分结构不合理，根本无法胜任档案管理工作，对于档案管理服务不佳，还有很多高职院校档案管理人员工作环境过于稳定，他们思维僵硬，早就和先进思维脱轨，造成高职院校档案管理性质单调、资源利用率降低。

4.针对高职院校档案信息化管理对策

高职院校档案管理工作重要性可想而知，实现档案信息化管理，加强高职院校档案建设水平，不仅是社会发展需要，也是高职院校提高档案管理的基本途径。目前在高职院校实行智慧校园建设过程中，档案信息化管理建设势在必行。

4.1改变传统观念，创新档案管理方式

现代社会智慧校园概念深入人心，高职院校要是想与时俱尽进入智慧校园行列就必须改变传统观念，以往档案管理过程中只是注重藏，而不是把档案资料有效利用，这种传统保存档案方式可以充分保证档案安全，但纸质的档案在存储过程中弊端逐渐暴露，除了经常使用会导致载体损坏，缩短档案保存寿命，但要是档案管理信息化之后就会避免这种情况，对纸质档案保存也是有好处的。再者是档案管理人员考虑信息化资料泄露，为杜绝这种情况，可以在设计档案管理过程中加强技术保障，比如电子数据异地保存、安装防火设备、设置防盗程序等方法就能有效解决资料丢失泄露问题。与此同时，档案管理部门工作内容应作出改变，不能单纯妥善保存资料，而是注重档案开发利用，挖掘档案内部精华。在信息化保存资料的同时增加档案资源有效利用，尽量把档案作用发挥淋漓尽致，帮助学校更好建设。如今档案信息化管理建设相对成熟，设置好统一体制，提高档案资源利用，使得档案专业程度提高，确保高职院校档案信息化管理建设蓬勃发展。

4.2培养高水平档案专业复合型人才

档案信息化管理建设效果与管理人员素质水平有着密切的联系，人才是一切工作进行前提，管理人员的自身条件影响档案信息化建设的标准化。因此，要是想要建立档案信息化管理就要寻找专业素质人才，首先应该采取激励方法鼓励在职人员做好本职工作，积极参加技能培训，及时更新知识体系，提高计算机应用水平，满足信息化建设需求，再者通过招聘向全社会招收有能力人员，引进计算机人才，扩大档案管理人员队伍，提高档案信息化管理质量，给智慧校园提供建设保证。向其他平台引进先进人才是档案信息化工作的重要任务，只要人才储备力量充足，才能把档案信息化管理工作做好。^[4]

4.3提高基础设施建设，加大资金投入

拥有好的基础设备时把档案信息化管理建设完善的保障。因此，高职院校要是想建设好档案信息化管理体系就应该配备相关基础设施，主要从硬件和软件同时投入，硬件方面需要有电脑、打印设备、存储设备等基础设施;软件方面拥有数据处理和信息处理以及档案管理系统等系统设备，一个好的档案信息化管理系统需要有软件硬件双管齐下才能有序进行。高职院校在实现档案信息化管理过程中，应该适当投入资金，不然很多后续工作无法进行。同时高职院校能采用新鲜元素加入、微博百度等新力量开展网络联系来提高档案利用率，从而提升档案知名度。高职院校档案利用率提升对自身建设有重大意义，可以让全社会有关人员关注到学校自身发展，吸引更多人加入。

4.4与智慧校园系统相结合

等到高职院校完成档案信息化管理建设，可以和学校智慧校园相结合为资源整合提供保障，加强学校信息资源整合发展。但高职院校在实行档案信息化管理时服务框架不完善，造成很多服务流程不能顺利进行。智慧校园系统完善服务于整个校园，不仅可以很好展示资源，还可以把档案内容升华，更有力的支持教学、生活、科研等工作。智慧校园的进步有目共睹，把档案信息化管理和智慧校园系统结合起来共同发展，对高职院校影响巨大。电子档案保证安全前提下，智慧校园才可与档案信息化管理紧密连接。想要建设档案信息化管理，能在线发布档案内容、制定规定还可以在线审批、分级审核、库存等功能，实现对档案信息化管理的衍生。^[5]智慧校园现阶段取得重大成效，引领档案信息化管理建设，只有两者共同进步，才能提高高职院校全方位发展。

4.5整合信息资源，实现档案信息资源库共享

为了尽可能完成档案信息资源共享，高职院校既要保证智慧校园体系的信息安全，又要加强各部门之间的合作，建立可以通过账号密码获得权限获得信息的资源库。和传统档案室相比，信息化管理档案室资源信息来源广，传播途径多样，信息化管理档案对于高职院校本质发展有深刻意义。因此高职院校应该从自身实际条件出发，对各个终端数据进行智能分析和统一，从中提取有用信息，并放入信息资源库中，给教学、科研、管理多方面提供技术支持，为学校未来可持续发展提供保证。同时，各部门之间应该建立档案资源共享渠道，这样才可以提高资源有效利用，提高高效档案管理水平。部门之间联系密切，把档案信息化管理工作做到位，可以保障资源共享，提高档案信息资源利用。

4.6给档案信息化管理提供安全保障

档案信息化管理有一个弊端就是资料容易泄露，为了防止资源被非法分子窃取，应该做好信息保障工作。高职院校在注重档案信息化建设同时，应该把档案信息安全问题重点考虑，时刻谨记信息安全性问题，构建相对安全服务体系，尽可能保证资料安全。也就是说，在做好管理工作同时，需要制定各种方案保证体系安全，把档案管理做到安全可靠，通过落实责任制来减少安全风险，进一步提高檔案信息化管理的整体质量和效率。

5.结语

在当今时代背景大前提下，高职院校想更好的建设自己的智慧校园，应该主动提升档案信息化管理策略。但因为自身认识档案信息化管理存在问题，档案信息化管理利用率明显不高，因此档案信息化管理质量需要逐步提高。要是想让档案信息化管理工作有序进行，高职院校应该把档案基础设施和资金投入以及人才引进作为基础。基础设施工作是开展其他工作的前提，只有保证基础设施没有缺失，才可以开始后续工作。同时档案信息安全性也应该得到重视，档案信息化质量也应该得到提升，引进和培训人才队伍，这些有效措施都是把高职院校档案信息化管理建设提高的表现。档案信息化管理得到大幅度保证实施，对于先进校园有实质性影响。目前局势明显，信息化时代已经到来，需要把档案信息化落实发展，这样学校进步才和当代教育事业相辅相成。

参考文献：

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基金项目：2021年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“智慧校园背景下的高职院校学籍档案管理优化的研究与应用”（课题编号：2021KY1425）

作者简介：向银环（1979-）女，汉族，广西凤上人，本科，讲师，研究方向：学生管理、档案管理。

作者：向银环