文书档案工作探讨论文

摘要：随着信息技术与经济飞速发展，我国各行各业都在逐步实现信息化，办公室文书档案工作作为办公室日常工作的重要组成部分，在现代化发展进程中，也在不断优化收集与管理工作，本文基于当前文书档案收集与整理工作以及存在的不足，探讨了如何优化办公室文书档案工作。今天小编为大家推荐《文书档案工作探讨论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

文书档案工作探讨论文 篇1：

试论基于新形势背景下的文书档案管理方略

摘 要：随着经济社会的飞速发展，文书档案工作面临着机遇与挑战并存的局面。文书档案管理工作关系到企业发展、科研、管理的诸多方面，具有重要的意义。本文针对新形势背景下的文书档案管理 随着经济社会的飞速发展，文书档案工作面临着机遇与挑战并存的局面。在事业单位的发展过程中，文书档案是办公室工作的组成部分。文书档案管理工作关系到企业发展、科研、管理的诸多方面，促进新形势下文书档案管理工作的发展能够提升单位的执行能力和工作效率，逐步推进相关部门的综合效率。

然而，在时间的推移下，文书档案管理工作中的发展问题逐步显现，传统文书档案的空间性、保存性不够深入，电子文书档案工作管理又具有流动性和依赖性，这也使得相关档案工作者要正视其中的发展弊端，科学利用互联网信息技术文化，采取适应的管理措施，不断提高事业单位的文书档案管理水平。

一、新形势背景下的文书档案工作的价值意义

随着事业单位工作进程的脚步，文书档案作为重要的记录载体，体现出了对工作过程、管理性质的真实反映。进入二十一世纪，文书档案工作逐渐规范化，在部门发展中的地位和作用也越来越重要。

首先文书档案中对归档范围、事件详情、保存期限做出了详细的判定。在文书档案工作中，资料的管理是主要的部分，它包括各个部门出具的单位及上级单位下发的“红头文件”、单位签订的人事、财物、行政各项合同，还包括单位签订范围内的各项合同、照片、影像资料等等。通过收集、保存这些资料，能够让单位各部门工作人员积累经验，并将这些工作经验更准确、务实的应用与当前的工作中。

二、新形势背景下的文书档案工作的发展现状

文书档案指的是在相关单位的生产经营活动中形成的特定的信息整理记录。在不同的历史形态中，文书档案管理的流程日趋复杂，呈现出了不同的发展特点，具体分析如下：

（1）文书档案管理人员的综合能力缺乏

当前形势下，森林资源的维护和管理政策逐步推行。相关文书档案管理工作需要在工作质量和管理层次上不断增加。陈旧的文书档案管理已经不能适应事业单位的发展需求。随着工作年龄长，很多文书档案管理人员在思想上较为保守陈旧，不能掌握高效、高质的档案电子信息管理技能，文书档案管理工作面临着机遇与挑战并存的局面。

（2）信息化文书档案管理工作的风险性

应用电子信息的技术的新式档案管理工作在增加工作效率的同时也带来了一定的风险。互联网背景下，文字档案虽然便与存储、查阅，但却具有严格的依赖性和不安全的因素。极易发生操作误删、黑客侵入、程序错误、病毒感染等事件，这些文档一旦产生上述问题，会是整个文字数字系统出现错误，风险性不容小觑。

（3）文书档案管理效益受到局限

对于很多部门负责人人来说，他们对文书档案管理工作存在误解。没有建立科学的规章制度，尚未达到经济效益和社会效益的高度融合。很多单位的馆藏资源不够丰富，在相应的科学研究、专业探讨、资源查询等方面存在管理漏洞，不能达到科研工作的最佳表现。而在大量的专业信息面前，很多文书档案工作没有形成完善的发展效益，在整体服务模式的构建中也处于一个被动化的发展局面，这也使得很多事业单位的的文书工作极度边缘化，整体行为模式较为单一，没有形成文书档案工作的科学性和社会性。

三、强化新形势背景下的文书档案工作的若干策略

当前形势下，针对于事业单位管理中的各项契机，相关工作者要紧紧抓牢文书档案工作中存在的问题，顺应时代的发展趋势，不断满足文书档案工作的各项需求。

（1）建设智能、高效、科学的文书档案管理系统

不管是傳统的文书档案工作还是电子文书档案管理，都少不了相关人员的发展开拓。为了迎合时代的发展需求，更好的满足事业单位的全面发展，建议广大文书档案工作者要建立一套完善的文书档案管理系统。一方面，通过“一体式”“智能化”的发展形势，构建一个和谐的文档资料查阅、借阅环境。在短时间内实现文件的生成、录入、存储、销毁等管理流程。确保文本资料始终保持完整性和真实性。

其次，通过自动化办公行为的切入，发展自动化档案信息系统，从而明确纸质文本档案、电子文件管理的相关制度。在转变文书档案管理的过程中，要始终以先进的信息技术产业来促进工作效率，带动事业单位的思想变革，促进文书档案工作的发展和创新。同时，相关部门要立足于工作实际，牢牢抓住网络背景下的发展机遇，建设智能、高效、科学的文书档案管理系统，从而满足市场、经济、社会等各个环节的发展需求。

（2）建立一支现代化的文书档案管理工作队伍

针对于当前形势下文书档案管理工作的漏洞，相关部门要从管理人员的角度出发，通过建立相应的规章制度，进一步明确档案管理人员的工作职责。同时，制定严谨的文书档案一体化实施办法，通过开展相应的讲座、系列知识培训、课程学习、实践教育等方面。提高工作人员的业务素质和综合能力，确保文书档案工作的稳步发展。要本着“高质量、严要求”的档案管理原则，促进文书档案管理工作队伍的综合水平，让他们不但具有充足的管理经验，还要熟练掌握电子信息化档案管理技术。确保文书档案工作更加现今，及时做好文书档案个人归档、分类、存储等工作，促进相关档案资料的工作效率和工作规范。

（3）在文书档案工作中融入风险管理的意识

从文书档案工作的总体进程中看，风险意识是各企业、事业单位都需要掌控的。为了避免信息化文书档案工作出现不安全的隐患、管理者要通过各项技术措施，强化文书档案管理的安全性和保密性。

例如，在文书档案系统的构建上，建议在单位内部办公自动化网络中设置专业的网络防护，实现双重的技术网络隔离。第一层隔离是采取路由器的技术模式，屏蔽掉一些不安全的IP地址。第二层实现防火墙隔离模式，通过防火墙的隔离模式。实现网络的净化和管理，弱化网络中存在的各项不安全因素。同时相关工作者要考虑到防火墙的信息安全，确保建立一个绿色、安全的网络工作环境，增加对档案信息管理的保密工作，不断强化安全安全制度建设。实现信息资源的优化共享，利用网络登录账号等方式进行平台交流。并根据不同的文书档案信息需求，采取小量闪存U盘、光盘等电子方法进行存储，并存有必要的备份，实现信息存储的安全性和交流性。继而采取身份认证、数字备份、网络驱动等方法，从而建立一个完善、全面的技术管理。

四、总结

综上所述，在文书档案工作中，相关工作者要结合社会发展的各项形式，认真总结和分析其中的社会发展历程。在改革决策、基础建设等多个方面，进行全方位的工作优化。在对信息化文书档案工作进行升级的同时，利用现代科学技术，为文书档案工作的自动化和智能化打下扎实的基础，为我国事业单位文书档案管理工作的发展贡献一份力量。

参考文献：

[1]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘（管理版），2010（2）.

[2]刘延玲，李春竹.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013（01）.

[3]韩晓平.新时期如何做好供水企业文书档案管理工作[J].科技与企业，2013

[4]蒋燕.医院文书档案管理措施探析[J].中国科技博览，2013（6）.

的特点、问题、策略进行探究，力求结合实际，建立较为完善的管理体系。

作者：罗萍

文书档案工作探讨论文 篇2：

办公室文书档案收集与管理途径探讨

摘 要：随着信息技术与经济飞速发展，我国各行各业都在逐步实现信息化，办公室文书档案工作作为办公室日常工作的重要组成部分，在现代化发展进程中，也在不断优化收集与管理工作，本文基于当前文书档案收集与整理工作以及存在的不足，探讨了如何优化办公室文书档案工作。

关键词：办公室;文书档案;收集;管理

办公室文书档案工作包含了资料收集、保存、管理等多个方面，涉及到单位的各个部门，除了办公室文书工作人员，还需要其他各个部门成员相互沟通、及时处理以及协调合作，只有通过各方协调努力，才能确保文书档案工作有效落实，确保办公室工作稳定发展。

一、辦公室文书档案工作内容与特点

1办公室文书档案工作内容

办公室文书档案收集与管理工作内容包含了行政及党务涉及到的各类档案，如会议纪要、计划、决定、通知、信函、布告等，办公室文书档案工作包含了纸质形式与电子化文件形式，需要定期收集、整理、统计、利用、保存，确保文书档案工作及时、有效完成。

2办公室文书档案工作特点

办公室文书档案工作特点主要包含两个方面。其一，整体性，文书档案工作需要涉及到各个部门、各个方面，需要确保文书档案整体性记录，确保文书档案记录真实、有效、准确，合理分类归档;其二，保密性，文书档案涉及到各个部门的所有日常工作，包含一些机密文件，因此在管理过程中应该时刻牢记做好保密工作，杜绝文书档案泄露。

二、办公室文书档案收集与管理工作积极作用

办公室文书档案是单位、企业日常工作的一部分，尽管比较繁琐，涉及部门较多，但文书档案工作确是必不可少的办公室工作，对企事业单位发展有着积极促进作用。

确保各部门工作有效落实，因为文书档案工作的整体性，会对企事业单位各个部门、各个岗位工作进行日常文件收集与归档，过程中会了解到各个岗位以及部门工作的有效性以及协调性;真实记载企业事业单位发展历程，通过相关数据记录可以回顾企业发展历史，从中总结过去发展经验与不足，为企业下阶段规划提供借鉴。有利于领导层及时掌握企事业单位工作动态，通过相关文书档案可以了解各部门、各环节工作进展，了解动态发展下的实时数据，从而可以及时发现问题，强化管理监督，提高工作效率与质量，实现科学管理。

三、办公室文书档案收集与管理现状

1缺乏重视程度

很多企事业单位对于文书档案管理工作并不重视，把其当作可有可无的工作，投入的资源较少，缺乏专业的人才，导致文书档案管理工作缺乏专业性、系统性，办公效率低下，收集与管理不及时，缺乏资金投入，信息化发展较慢，且存在文件遗漏等情况。加之各个部门缺乏重视程度，交流与沟通不积极，文书档案不及时提供给办公室，存在大量的文书档案收集不齐全、时间顺序混乱、存档不完善等情况。

2缺乏完善的文书档案管理制度

文书档案收集与管理工作较为琐碎，如果缺乏完善的管理制度会存在不及时完成、不能够完整搜集、不合理归档等情况，办公室人员缺乏制度指引，工作效率较低，工作模式、习惯不同，往往存在归档等不同，导致文书档案查找困难。

3缺乏整体规划

文书档案收集与归档是将企事业单位各个文件收集与归档的过程，如果缺乏整体规划，会出现部分部门或者岗位文件遗漏，导致整体工作失去意义。会因为工作人员不同等原因，造成资料收集不全面的情况。文件归档零散，缺乏文件借鉴作用。

四、如何优化办公室文书档案收集与管理工作

1强化办公室文书档案管理工作意识

办公室文书档案管理工作不仅是对过去涉及到的所有文件、档案的收集与整理过程，还是对过去发展历史的总结与问题发现过程，通过这样的过程可以总结教训，寻求未来更好的发展。因此，企事业单位应该强化办公室文书档案管理工作意识，要求各个部门将使用到的文书档案必须及时、有效传达给办公室人员，办公室人员应该重视日常每份文件收集与归档工作，全面提升工作效率。

2加大办公室文书档案收集与管理工作投入

在确定了文书档案重要性基础上，企事业单位应该加大相关方面投入。从人员方面来说，需要提升人员综合素质，提高文书档案工作人员准入门槛，要求具备扎实的基础知识与工作经验，需要定期组织培训与学习，从而确保相关人员综合素质持续提升;从资源方面来说，结合现代化文书档案收集与管理工作实际，加大信息化投入，选用合理的电子设备与软件，提高文书档案管理信息化，从而提升工作效率，减少纸质文档灭失的风险。

3完善文书档案管理制度

管理制度可以确保文书档案工作有序落实，在过去很多企事业单位的文书档案工作收集与归档不及时，归档不合理等，这些都导致文书档案工作得不到全面落实。现下，针对文书档案管理工作应该明确管理制度，包含岗位工作人员职责，如各部门需要规定时间内提交文书档案，办公室人员需要在规定时间内按照归档要求入档，所有过程必须寻求最高效的传递渠道，减少时间浪费等。将职责落实到岗位、到个人，规范归档要求，确保岗位的工作步调、效率、展现一致，减少差异性。

4创新办公室文书档案收集与管理模式

随着信息化发展脚步加快，企事业单位应该加强自身文书档案信息化发展，一方面通过引进先进的信息化文书管理软件，定期提示收集、定期完成电子备份等工作，在规定时间内完成文书档案传递，信息化工作可以提升工作效率，减少人员投入成本以及人为错误。另一方面，信息化的文书档案工作可以将数据实时展现给相关领导层，为决策与新规划提供借鉴作用。

五、结束语

办公室文书档案收集与管理工作一直是企事业单位发展过程中的重要环节，面对当前工作中存在的不足，企事业单位工作人员应该积极反思不足，并探讨新时期办公室文书档案管理工作新思路，提升工作质量与效率。

参考文献：

[1]张新杰.事业单位文书档案规范化管理实施策略[J].黑龙江档案. 2020，（05）：80-81.

[2]陈思宇.文书档案鉴定工作若干问题分析[J].兰台内外. 2020，（36）：7-8+60.

作者：司凤梅

文书档案工作探讨论文 篇3：

关于中职学校文书档案管理工作的现状分析及对策

摘要文书档案工作是整个学校各个职能科室工作的一个重要组成部分，文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。探讨中职学校文书档案管理现状及其解决办法，从而推进中职学校文书档案管理的工作。

关键词中职学校；文书档案工作；文档一体化

文书档案工作是整个学校各个职能科室工作的一个重要组成部分，文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。目前，中职学校发展面临着重大的机遇和挑战，如何提高文书档案管理工作水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势。

中职学校文书档案管理工作的现状分析

对文书档案管理工作的重要性的认识不够

文书档案工作不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显的成绩。长期以来不少人对学校的文书档案管理的认识不够充分，甚至存在着一些误区，认为文书档案管理就是简单的抄抄写写、保管和整理材料，与学校发展没有直接联系，也没有利害关系，只要档案信息不外泄、不遗失，能应付查档即可。这些观念导致学校的文书档案管理工作不被重视，管理不够规范。

文书档案式样繁杂，不利于保存和整理

学校现有的文件档案内容繁琐、形式多样，如果按照传统的整理方法进行分类保管，程序繁琐，效果不佳，而且档案专职人员需要付出大量的时间进行整理，案卷质量也难以保证。传统的文书档案的保管上也有很大的缺陷，往往由于数量大而造成占地面积大的问题，倘若加上保存的环境不够通风干燥，还有可能出现文件受损的情况。

档案资源开发利用工作尚待加强

有很多单位未能最大限度地发挥档案应有的作用，只注重档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不缺少、不破损就尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。

部门间对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高

单位的归档工作需要从各个科室收集重要的文件资料，而一些科室为了自己的便利，不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案员统一保管。一些责任心较强的档案员由于得不到有关职能部门的配合支持，在做好档案工作时常感到心有余而力不足，一些重要的文件资料不能及时归档，时间长了，也就容易散失，要追究责任也为时已晚。

加强中职学校文书档案管理工作的对策

提高对文书档案管理的认识

认识的转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高教职员工尤其是学校领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识。一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高学校文书档案管理工作的地位与影响。

积极创新管理体制

在中职学校文书档案管理中，很少去探讨如何对此项工作进行改革，更好地适应学校深化改革的需要。改革创新，突出表现为文书档案管理的体制创新，要创出工作新思路，更好地为学校工作内部改革服务。作为文书档案管理，必须把“创新”放在工作之首。以往的文书档案工作存在管理的简单化、刻板化，不曾考虑过如何发挥文书档案管理的潜能。面对这种情况，需要建立健全完善的运行机制和一整套必要的规章制度来进行管理和约束，并认真落实、切实执行、抓出成果，以提高管理质量。

加强部门间的沟通，提升档案工作效率

紧紧围绕着服务大局开展档案工作，才能让档案工作更加有活力和生机。档案工作不是靠自己一味地埋头苦干就可以做得好的一项工作，如果关起门来自己做自己的事，只会让档案工作开展得不顺畅。档案员要跟部门同事之间及时沟通。文书档案资料收集齐全与否最终还是需要各个部门的密切配合，由于大部分工作人员对档案工作知之甚少，一开始他们都不太愿意配合，觉得是增加了他们的工作量， 因此，在沟通时既要对各部门提出明确收集的范围和要求，又要从尽量减轻他们的工作量出发，尽可能做到“双赢”。只有加强沟通协调，才能得到他们对档案工作的理解和支持，进一步增强他们的档案意识，才能减少工作中的摩擦，提升档案工作效率。

改进整理方法，提高工作效率

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。

档案管理应走“文档一体化”道路

所谓文档一体化，就是把文书工作和档案工作整合成一个系统，进行统一的管理。电子计算机在文书与档案工作中的运用，电子文件的产生与使用，为文档一体化管理创造了方便条件。如果从文件一开始就形成利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果，使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件；另一方面，查阅不用的原件，利用不进库房已成为现实。在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。

注重档案人员的业务素质和综合素质培养，要有爱岗敬业和勇于探索精神

档案工作是一项既重要又寂寞的工作，需要档案工作者具有强烈的敬业精神。只有对档案事业热爱，才能促使其积极思考问题，勇于提出改进工作意见，从而不断进行档案工作的探索和创新。因此，要加强档案人员档案专业知识和现代化管理技术的学习，采取相应措施做好文书档案人员定期的业务培训和学习，如参加档案局、学校举办的业务培训班，或参加网络自学等，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

总之，学校档案管理部门要加强宣传，不断提高学校领导和广大教师对本校文档的认识，建立健全档案管理制度，对文书档案进行规范管理，实现文档一体化管理，保证档案的开发利用和安全，使文书档案的价值得到最大的发挥，提高学校的工作效率，为学校的发展注入生机与活力。

参考文献

[1]王冬英.浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技,2009(19):47-48.

[2]卢思宇.做好高校文书档案工作之我见[J].林区教学,2011(1):121-122.

[3]李萍,浅议高校文书档案工作的规范化管理[J].情报杂志,2009,28(B06):267-268.

（作者单位：福建省泉州市农业学校）

作者：施莉莉