城建文书档案管理探讨

2022-09-11

文书档案管理作为档案管理工作的必要组成部分, 随着社会经济的发展, 也面临着许多的新情况与新问题, 城建文书档案管理也不例外。从提高城建文书档案管理水平, 能够及时、准确、系统以及完整地提供城建档案信息的层面出发, 本文对城建文书档案管理进行深入的分析。

一、城建档案的特殊性

伴随着我国社会经济的不断发展, 在全国城乡统筹发展以及建设新农村等工作的推动下, 我国的城建工作得到了极大的发展。在这种社会背景下, 对城建文书档案管理提出了更高的要求。城建文书档案是建设部门进行行政管理以及执法的工作必不可少的重要依据, 对优化我国的城建工作有着不可取代的作用。从我国现有的城建档案情况来看, 其特殊性主要体现在档案数量多, 载体多元化, 涵盖内容较广, 来源复杂化, 形成周期长以及涉及的学科领域较广等等。城建档案其本身是由建设单位、设计单位、施工单位以及监理单位共同完成, 这就决定了在城建档案管理过程中只要任一环节存在问题, 就会影响整体城建档案工作的管理水平。通常情况下, 城建项目的周期都比较长, 尤其是重点的城建项目周期会更长, 这就导致城建过程中所积累的档案会很多, 这就给城建文书档案的管理工作带来了一定的困难。除此以外, 城建档案的特殊性还体现在所涉及的门类较多, 其涉及的专业包括勘测、地质、水文、测绘以及施工等等诸多专业, 这些不同专业之间的跨度很多。综上所述, 城建文书档案管理能否顺利的实施, 需要在弄清楚城建档案所具有特殊性的基础上, 结合城建文书档案管理的实际情况, 确定合理的城建文书档案管理策略, 才能发挥出城建文书档案管理在城建档案管理中所具有的优势作用。

二、城建文书档案管理现状分析

伴随着城市建设的发展, 我国的城建文书档案管理也得到了进一步的发展。从我国现有的城建文书档案管理的实际情况来看, 由于受城市与城市之间差距较大的影响, 导致不同的城市在城建文书档案管理方面的实际情况存在一定的差距。如城建文书员工队伍与所采用的城建文书档案管理模式存在一定的区别。规模相同的城市或者地区也会受到城建档案发展不同时期的限制因而在城建文书档案管理方面存在一定的区别, 这就导致城建文书档案管理在内容与机制方面存在着一定的区别。从现有的城建文书档案管理现状来看, 常见的问题主要表现在城建文书档案管理意识较弱、城建文书档案管理人员水平较低、文书档案日常管理存在弊端以及应用新技术方面还存在一定问题等等。从我国各地城建文书档案工作的情况来看, 一些单位对城建文书档案的编制、管理以及使用等缺乏必要的关注, 表现为文书档案管理工作管理制度不健全, 存在着管理难以及档案完整性方面的问题。我国现有的城建文书档案管理中, 还存在着没有经过城建文书档案管理训练或者培训的工作人员, 这些工作人员在文书档案管理的实际工作中, 由于缺乏相关的知识技能与专业技术经验, 导致城建文书档案管理水平无法快速提高。城建文书档案人员管理水平不高还导致一些城建文书档案在收集、整理以及日常管理等方面存在问题, 如一些工程项目施工期间的文书档案资料由于没有得到足够的重视, 加之文书档案人员水平高低, 就容易导致该项目的城建文书档案的整体性等方面存在问题, 给以后此类文书档案的利用带来一定的不便。现有的城建文书档案在管理中还存在着新技术应用方面的问题, 一些城建文书档案管理部门虽然使用了电脑, 也通过电子文件对文书档案进行了管理, 但是只是孤立的文档信息管理, 无法实现这些城建文书档案信息的资源共享, 也无法真正的发挥这些新技术在应用中应有的效果。总之, 城建文书档案管理水平的高低是受多方面因素影响的, 各地城建档案管理部门应结合自身的实际情况, 确定灵活的城建文书档案管理策略。

三、城建文书档案管理策略

(一) 重视城建文书档案管理

城建档案管理部门应结合自身工作的实际情况, 提高对城建文书档案管理的宣传力度, 提高管理者对城建文书档案管理的重视力度。通过提高城建档案管理者和从业人员对城建文书档案的管理意识, 进而实现将管理意识贯彻到城建文书档案管理的方方面面。如可以通过加强城建文书档案管理工作制度的方式, 通过日常工作的实施来有效的提高管理者和从业人员对城建文书档案管理的重视程度。重视城建文书档案管理工作还要求在城建档案管理工作中应树立大局意识, 做好文书档案的服务工作。城建文书档案管理的从业人员要树立大局意识以及服务意识, 紧紧围绕城建档案中心工作, 以文书档案管理为基础做好城建档案的服务工作, 只有及时、准确的满足相关部门和人员对城建文书档案信息需求, 才能有效的提高城建文书档案管理的工作水平。

(二) 提高城建文书档案从业人员素质

城建档案管理的特殊性, 对城建文书档案从业人员的素质提出了更高的要求。城建文书档案管理工作, 由于受城建档案管理所具有的特殊性的影响, 决定了从业人员不仅要具有专业档案方面的管理知识, 同时还应具有相应的城建专业知识。正如上文所述, 城建文书档案管理应从自身的实际情况出发, 提高城建文书档案从业人员的整体素质。从业人员素质的提高需要城建档案管理部门与从业人员两方面的努力, 可以通过岗前培训的方式提高新录入的城建文书档案管理人员的水平, 也可以从各大专业院校吸收一批档案管理专业的学生, 在对这些学生进行城建知识的培训后进行录入, 通过学校、单位双管齐下的方式培养适合部门的专业型人才。对于在职的城建文书档案管理的从业人员, 则可以通过单位与个人两者共同努力的方式, 来提高现有的城建文书档案从业人员的素质。单位可以通过在职培训的方式来提高从业人员素质;而现有的城建文书档案管理人员应在不断的认识自身在工作中的不足, 不断的寻求改进城建文书档案管理的工作能力, 促使自身素质的不断提高。

(三) 优化城建文书档案日常管理制度

城建文书档案管理水平的提高与日常城建文书档案管理制度有着密切的联系。正是从这个层面出发, 城建档案管理部门应从自身的实际情况出发, 不断的优化城建文书档案的日常管理制度。在城建文书档案的日常管理中应将比较分散且独立的城建文书管理和档案管理两者融合成一个整体, 通过这种融合实现了文档一体化, 避免由于城建文书管理与城建档案管理分离而出现的失误以及工作低效率的情况。在城建文书档案管理制度的优化中, 应关注到城建文书档案管理的空间是否优化, 管理是否实现了有序, 除此以外, 优化城建文书档案日常管理制度时, 首要关注对档案文书的处理, 也就是说城建文件的处理质量对城建文书档案工作的有效性以及准确性有着重要的作用。城建文书档案管理的日常管理应强调的是对日常城建文书的规范化处理, 其强调的是在城建文书档案处理的初期就应该通过日常的规范化管理来提高工作水平, 关注对城建文书的提前控制, 通过日常细节的规范化来提高城建文书档案管理的水平, 进而通过系统化的规范化的日常管理制度的制定与实施, 来优化城建文书档案的管理效果。

(四) 加强先进技术的应用效果

伴随着计算机技术与网络技术的不断发展和应用, 给城建文书档案管理也带来了不可低估的影响。使得城建文书档案管理模式从手工操作演变为计算机操作, 同时导致城建文书档案的存储方式也因此发生了一定的变化。从纸质的形式演变为电子文件的形式, 因而使得城建文书档案归档等操作过程都需要通过计算机进行处理。基于计算机的城建文书档案管理减轻了城建档案从业人员的劳动量, 提高了城建文书档案管理的工作效率, 通过计算机技术与网络技术应用, 使得城建文书档案资源随时能够检索和信息共享。简而言之, 城建档案管理部门应结合自身城建文书档案管理的实际情况, 制定灵活的技术应用制度, 通过这些制度的实施提高新技术给城建文书档案管理带来的积极作用。

(五) 提高业务指导的水平

城建文书档案管理工作水平的高低还与城建部门的业务指导水平有着密切的联系。城建部门尤其要加强本区域内重点工程和城市基础设施建设项目的业务指导。城市建设主管部门在及时掌握重点工程和城市基础设施建设项目的信息与动态的基础上, 有计划、有步骤的进行业务指导。在第一时间召开档案业务工作现场会, 对参建方档案从业人员宣传城建档案的政策、法规以及城建档案的重要性, 同时提出城建文书档案的归档要求, 在施工过程中深入现场, 对工程建设各个环节所形成的文件材料是否与工程建设同步等进行检查督促, 保证竣工档案的编制质量, 确保重点工程和城市基础设施建设项目竣工档案完整、准确、系统, 做到工程建设与工程档案同步, 从根本上确保建设工程文书档案归档的质量和时间。