文书档案管理工作的创新途径分析

2022-12-08

文书档案不仅是每个单位、地区的活动发展的文字记录, 同时也是其生产、发展中创新的一个重要来源。做好文书档案管理工作不仅是提高单位基础管理水平的需要, 而且还是单位开展现代化建设过程中的一项基础工作。随着单位档案制度的不断改革和完善, 传统的文书档案管理制度已经无法满足目前单位的发展需求。因此, 实现单位档案规范化、制度化, 对单位档案管理工作不断进行创新已经成为了各单位档案管理的一个主要发展方向。

一、文书档案管理的特征

(一) 文书档案管理的目标是记录“历史”。

文书档案管理主要是对发生的事件, 包括相应的文件、文书等进行记录并整理归档。其中文书档案管理主要涉及到文本资料的收集、整理、编号、保存、借阅等过程, 这就要求文书档案具有一定的安全性和完整性。文书档案管理最终的目的是记录历史, 以便于后人对历史真相的了解和借鉴, 发挥档案的应有作用。

(二) 文书档案管理的核心是文书工作。

文书档案产生的基础是文书工作。文书工作主要包括对文件的收集、整理、分类、归档以及过程中涉及的登记、转运、催办等事务。档案工作在文书工作的基础上对档案进行统计、检索、保管等工作, 其主要来源于文书。

(三) 文书档案内容的丰富性。

文书档案是一个群体中真实事件的记录与反映, 内容丰富多样, 可以是行政管理、党群管理、科技管理、会计管理等产生的文书文件, 也可以是照片、录音、影像等电子档案。

二、文书档案管理存在的问题

(一) 文书档案检索效率低。

我国各地的档案检索分为人工检索和计算机检索两种方式, 虽然我国经济水平的提升带动了计算机-互联网的普及, 但是就目前来看, 人工检索仍然是我国大部分地区文书档案管理采用的主要检索手段。尤其是在农村地区经济水平低, 信息化档案管理普及率低, 文书档案检索主要靠人工检索。

人工检索不仅花费的时间多, 检索效率也不高。尽管很多地方引入了更多的检索方式和检索手段, 但是人工检索的效率依然停滞不前, 这其中最主要的原因是文书档案管理中管理人员只注重检索数量和检索工具的结合, 却忽略了检索整个过程中质量的控制, 也直接导致文书档案管理的检索效率难以提高。

(二) 文书档案管理人员的专业素质偏低。

文书档案管理一直不受重视, 很多单位只安排较少人员管理档案工作, 甚至根本没有专门的文书档案管理人员, 多是办公室文职人员兼职档案管理员的角色, 办公室其他工作如信息宣传、收发文、文字综合等使得难以投入更多精力到文书档案管理中去。另外, 薪酬水平低也是导致文书档案管理人员流失的重要原因。文书档案管理人员素质偏低是我国文书档案管理中存在的普遍问题, 也是亟待解决的一个重要问题。

(三) 文书档案管理不够规范。

我国文书档案管理另一个普遍存在的问题是文书档案混乱, 不够规范。如很多单位文书档案没有统一的文书档案管理制度, 文书档案编号混乱, 案卷目录缺失或者随意添加, 案卷标题不清等等。主要原因在于各单位领导对文书档案管理的重要性认知不足, 没有形成统一的文书档案管理制度, 缺乏专业的文书档案管理员, 导致文书档案管理混乱。

(四) 文书档案管理信息化落后。

21世纪初, 经济的快速发展促进了我国互联网迅速发展, 同时也使得计算机技术在我国广泛传播, 信息化技术应用到各个领域中。在文书档案管理领域, 信息化也得到了发展, 文书档案管理系统的开发极大促进了文书档案管理水平的提高。然而, 这并没有明显改变我国文书档案管理水平低下的现状, 主要原因是我国各单位、各地区对于文书档案管理没有引起足够的重视, 文书档案管理人员管理水平和业务素质的偏低, 这些都阻碍了信息化管理在文书档案管理领域中的推广和普及, 导致文书档案管理仍然处在较低级的水平。

三、文书档案管理创新途径

(一) 加强制度建设, 保障执行力度。

我国文书档案管理水平低下的主要原因是对档案管理缺乏一个合理的制度, 导致各单位、各地区领导对文书档案管理缺乏一个正常的认识, 使得文书档案管理一直没能健康发展。因此, 文书档案管理创新应该首先从制度上进行创新, 在原有制度的基础之上, 结合我国的具体国情合理地进行制度创新。具体来说, 各单位在不违反相关规定的情况下, 建立一套与公司自身制度相结合的文书档案管理制度, 对文书档案管理的要求、结构、形式、内容等做出统一的规定, 并且建立一套完整的领导体制, 明确文书档案管理的责任划分。在建立好完善的制度体系以后, 建立一套相应的监督体系, 确保执行力度, 以保证文书档案管理制度的正常运行。如可以对公司制度定期进行评审, 对于执行过程中出现的问题组织管理力量对文书档案管理进行修订, 促进制度的完善实施, 确保文书档案管理制度发挥应有的效果。

(二) 优化队伍结构, 提高队伍质量。

人才是各公司、各单位甚至是国家质检竞争的核心, 其在文书档案管理中发挥着很重要的作用。在具有完善的文书档案制度的基础上, 各单位还应该加强人才队伍的建设, 提高文书档案管理的水平。首先, 在文书档案管理的用人把关上, 应当招聘具有专业知识的人才。其次, 定期对文书档案管理人员进行一定程度的专业培训, 开展有层次的再教育, 以提高管理人员的专业素质和职业道德, 从而提高文书档案管理水平。最后, 对于文书档案管理人员应当实施一套用人机制, 除了薪金待遇、职称评定之外, 对于不符合文书档案管理的人员也要及时清除, 以保证文书档案管理人员的素质和水平。

(三) 积极构建文书档案管理信息系统。

我国文书档案管理信息化水平不高, 除了领导不重视以外, 文书档案管理信息系统也跟不上当前文书档案管理系统的需求。目前, 文书档案管理系统仅仅实现了部分档案的目录级管理, 更方便、快捷、准确的全文检索还没有及时跟上, 工作效率低, 并且缺乏与OA的接口, 数字安全存在一定的风险。因此, 提高文书档案管理水平, 积极构建一套完善的文书档案管理信息系统是符合历史发展趋势的。

(四) 文书档案实现办公自动化。

信息化时代的到来, 促进了电子文档、现代化办公技术的普及。档案管理工作更加需要信息化、现代化。加强信息化在文书档案管理中的应用, 是档案管理领域顺应时代发展的必然选择。在文书档案信息系统构建的基础上, 还应该积极推进信息化管理应用到文书档案管理中, 实现文书档案办公自动化。首先, 应该规范文书档案管理的信息录入, 统一专业用语, 统一技术标准, 实施科学管理。其次, 建立档案数据库, 规范数据转入、转出, 接口标准化。再次, 保证档案信息的安全性, 对于文书档案电子信息进行监管, 必要时实施内外网的隔离, 确保文档信息的安全。最后, 建立完善的管理体系, 推动文书档案的办公自动化。

四、结语

文书档案管理工作是各单位管理的一个重要部分, 同时也是衡量其管理水平的一个重要因素。文书档案管理工作对于单位正常运转有着重要的作用。文书档案管理出现的问题多是人们缺乏对文书档案管理的认识, 忽略其重要意义。加强文书档案管理的创新是文书档案管理的基本要求, 也是时代发展的要求。信息化建设是文书档案管理创新的一个重要方面, 符合历史发展趋势。

摘要：文书档案管理是单位管理工作中的重要内容。我国现阶段的发展要求对文书档案管理进行创新, 然而我国文书档案管理中存在的如检索效率低、管理人员素质不高、信息化程度低等问题却严重阻碍了文书档案管理的创新发展。本文针对这些问题进行了分析, 并且提出了创新文书档案管理工作的几点建议, 以期能够提高文书档案管理的水平。

关键词：文书档案,管理,创新,途径