文书档案职业道德论文

摘要：文书档案管理作为企业档案管理不可或缺的组成部分，在一定程度上决定着企业档案管理整体水平。只有牢固树立正确的企业文书档案管理理念，科学、规范地进行文书档案管理，才能将文书档案应用的价值发挥出来。下面小编整理了一些《文书档案职业道德论文(精选3篇)》的相关内容，希望能给你带来帮助!

文书档案职业道德论文 篇1：

信息化条件下机关文书档案管理探究

摘要：在社会发展的新时期，各种新技术不断涌现，机关文书档案管理工作需要面临当前发展挑战实现创新，在发展中工作人员要树立新的管理意识，参照国家档案资料管理要求，落实各项有效措施促进标准化发展，保证机关文书档案的价值。利用新型现代化管理手段减少工作人员的工作强度，提升文书档案的利用效率，为机关单位长远建设发展创造条件。

关键词：信息化条件;机关文书;档案管理;探究

随着信息技术发展速度的逐渐增快，机关文书档案管理工作人员开展实际工作时，若依然沿用传统观念与方式，不对文书档案管理模式进行更新，那么就无法满足信息时代对文书档案管理提出的新要求，妨碍机关持续、稳定的发展。对此，机关文书档案管理工作人员需要意识到传统文书档案管理工作的不足之处，在实际工作中积极运用各种各样的先进信息技术，进而促进文书档案管理质量和水平的提高。

一、文书档案信息化管理的价值

文书档案属于机关单位重要的管理内容，其源自于单位在各类业务活动中所产生的文件资料，其中蕴含着丰富的保管、存储及应用价值，因此也被视为机关单位建设发展的重要资源。在文书档案中完整地反映了机关单位的设立、变更及各项活动，并逐步成为最真实的历史记载，并包含着全面的发展、人员、业务等信息，具有历史资源的原始性和参照性，能够公正、客观、全面地反映单位信息，并成为国家档案的重要补充。

机关开展文书档案管理工作时，通过对信息化管理方法的运用，可以让管理流程更加规范，进而优化资料收集、信息处理、科学存档以及数据保存等相关工作，转化与衔接相应信息，促进党政机关工作效率的提高，并对文书档案进行综合管理。同时，在信息化的推动下，可以让文书档案管理效能得到提升，并让管理难度得到降低，实现全覆盖的管理，优化文书档案管理质量与效率，确保文书档案价值的发挥。另外，通过对各类信息技术的运用，能够增强访问人员、人数、网络的控制，利用密钥确保文书档案安全性，进而实现对文书档案的信息化检索，促进信息查询效率的提高。

二、机关文书档案工作的现状及存在的问题

（1）单位重视程度不够

当前机关单位文书档案管理工作并不能直接给单位带来一定的经济效益，基于此项问题，机关单位中的文书档案管理工作受重视程度逐渐降低。根据实际问题进行原因分析，一方面是由于机关单位上级领导对文书档案管理工作不重视，很多领导人员在发展中没有树立新型发展理念，重视对机关文书档案的管理，认为单位的文书档案只需要按照日常流程进行保存分类就行，未在现有基础上，按照正规单位管理要求制定文书档案管理改进计划。另一方面，机关单位工作人员对文书档案管理不重视，很多文书档案管理人员认为此项工作没有技术含量，日常进行外输档案管理重复复杂，在工作中不能尋找到乐趣，会降低工作人员日常工作效率和质量。

（2）档案管理人员整体能力不足

当前信息化条件下，但综合管理人员需要对各种文书档案进行整理，利用现在信息技术和计算机设备建立电子档案，如果在文书档案管理中管理人员自身不懂得相应的档案管理理论和原则，缺乏专业的文书档案管理技术，在管理中并不能胜任此项工作。而且如果档案综合管理人员非常熟悉电子计算机技术，或者是了解各项通信技术，也不能将此项工作很好的完成，由此可知，文书档案管理人员要掌握基本理论技能，需要基于当前的发展情况，树立远大发展目标，对自身提出更高发展要求。根据实际的文书档案管理工作来看，当前处于的综合管理岗位的人员在进行档案管理时，很多文书档案管理工作人员只是简单的对文书档案进行收发查找，自身缺乏专业的现代管理知识，不能准确操作现代化文书档案管理设备。其次，机关单位没有按照要求配备合适数量的专职机关文书档案管理人员，很多机关单位没有按照要求设定专门人员进行文书档案管理，而且有的机关单位设定的文书档案管理工作人员兼任其他职务，此时导致文书档案管理工作人员不能把全部精力投入到档案管理中，即便是单位引进各种新型设备，也不能充分发挥其价值，单位文书档案实现现在信息化发展比较困难。

（3）文书档案形成不规范

机关单位日常文书档案管理对各项资料进行归档，在管理中会对规范立卷合规的情况产生一定影响。比如单位文书档案进行归档时，材料原稿出现大量修改或甚至是丢失问题，很多材料在归档时没有及时复印，利用原件归档，其实原件自己模糊不能正常观看使用，文书档案虽然进行了归档整理，但是整体质量下低，其存档的价值已然不存在。有形归档管理的文档，会偶尔利用铅笔进行标注，或者归档文档所用的纸张规格没有按照要求。在文档归档管理中没有按照要求统一文件大小，导致文件装订中出现掉、漏页问题，不仅影响了档案的美观性，而且极易使档案的完整性受到影响。文书档案归档很多文件没有按照要求及时存储，而且也出现了气档问题，在文书档案管理中，很多类似公文和组合的并没有按照一定顺序进行管理。

（4）文书档案归档技术陈旧

现在各种新科技不断涌现，在时代不断进步中，单位的办公设备不断更新，很多单位配备个性自动化设备，整体上提升办公自动化水平，在机关单位文书档案管理中发挥计算机网络技术的价值，可以减轻文书档案管理工作人员的工作强度，极大的提升文件档案管理效率。但是在过去传统文书档案管理中，通过手工进行文件处理，已有多年发展历史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受传统手工纸质版存储影响很多档案没有电子版备份，也有一部分计算机内储存的电子档资料，并没有打印纸质版进行留档保存，受多种因素影响，导致文书档案管理工作中出现档案管理不完整，不规范问题，未能高效发挥文书档案的作用。

三、信息化条件下机关文书档案管理工作有效改进策略

（1）提高文书档案管理意识，争取领导支持

很多机关单位管理层人员对文书档案管理工作重视力度不足，经源分析主要是领导层档案管理意识比较缺乏，对单位文书档案管理科学发展的作用缺乏深刻认识，日常对单位进行管理此方面关注度不够，基于此，机关单位若想实现文档一体化，必须在发展中从领导层进行改变，树立全新的发展管理意识，不断提高对文书档案管理的重视力度，在领导指引下加强员工认识，上下达成共识。因此，在后续发展中通过多种方式强化宣传，通过多种方式让企业所有员工认识到文书档案管理的重要性，改变机关单位工作人员的传统发展观念，日常文书档案管理工作人员需要积极同领导汇报相应工作，让领导不仅了解文书档案管理情况，同时通过自己的行为让领导受到触动，科学管理文书档案，可以更方便的为领导提供各项档案信息，努力做好各项档案服务工作，以此激发领导，让单位领导认识到机关文书档案管理工作的重要性所在。只有在这种情况下，机关文书档案管理才能够在领导支持下实现向信息化发展，如果领导在此方面高度重视，就会加大相应经费投入，配备相应的资源和设备，使文书档案管理逐渐与信息化相适应，配备相应的软硬件设施为文书档案发展创造条件，促进机关单位各项工作有序开展。

（2）积极引进和培养专业性人才，提高文书档案管理工作的质量

根据机关文书档案管理，实际来看此项工作的专业性比较强，作为文书档案管理人员，自身需要掌握基本理论知识，同时有一定的业务能力，工作人员自身的素养与档案管理工作质量密切相关，因此需要机关文书，档案管理工作人员在日常管理中增强责任感，坚持个人职业道德，按照要求落实各项管理工作，在自己的岗位奉献自己的力量，同时还应不断储备各种文书档案管理理论知识，学习各项现代操作技术和相应管理手段，所以在发展中需要引进各种专业人才并且进行人才培养。

促进机关单位长远发展引入专业型人才，此时需要文书档案管理人员自身有一定的基础知识，能够做好基础的档案管理工作，并且要了解单位要求的相关知识和技能，尽可能的选择适用型高素质人才。如果有些单位设定专门人员进行文书档案管理，此时需要定期对相关人员进行培训，并且后期进行考核来提升文书档案管理人员的素养，使文书档案管理工作人员的工作能力整体提升。同时，必须要求文书档案管理工作人员要严格按照机关单位要求遵守各项规范，进行文书档案管理时，必须严格按照流程，促进文书档案管理作用的最大发挥。

（3）创新方法综合利用現代信息化技术

信息收尾条件下，机关单位文书档案管理工作依靠现代信息技术实现创新发展。根据具体发展来看，在发展中需要利用智能算法技术，在这种技术下进行归纳整理，构建文书档案管理工作的自动化流程，实现文书档案立卷归档一体化发展。第二，需要利用大数据技术，通过此项技术作为各项档案资料进行筛选识别，利用现代化检索工具设置条件，对档案进行深层次搜索，满足使用者的需求，利用大数据技术对档案进行细分构建数据库，实现档案资料的深度加工与使用。第三，可以利用云存储技术，对各种档案进行自动化永久性保存，机关单位文书档案管理形成云端装备进行同步存储，不仅可以有效缩减储存空间，还可以推动此项管理工作持续性发展。

（4）规范档案管理的基础工作，确保档案的美观性和完整性

机关单位发展中需要面对新时期要求对文书档案管理工作进行严格把关，保证档案资料的美观性。按照国家要求的标准，需要工作人员收集各项资料，按照要求进行整理。同时，如果收集的资料在内容和形式等各方面存在一定的相似之处，需要做好有效区分，根据具体档案资料情况进行详细分析，避免文书档案管理中出现重复性资料归档问题，提升工作人员工作效率，同时也利于提升文书档案资料的使用率。

在文书档案归档中，文书档案管理人员需要对各项档案资料进行详细分类，按照管理要求对各项文书档案进行整合，在管理中需要分清重点，按照主次要求，严格把控各个卷宗的关口，在日常文书档案管理中，避免混入不相关资料。同时文书档案管理需要避免归档资料的丢失问题，在归档立卷中需要把同类记有一定的，此时可以保证文书档案管理工作的完整性，后期相关材料放在一起方便查阅，提升档案的使用价值。工作人员还应该就所有卷宗，建立详细的档案目录，在文书档案管理中，按照管理要求，对各种卷宗进行分类整理，做好编目，及时对档案进行有效鉴定，如果需要销毁的需要及时处理。

（5）促进档案信息化建设，提高工作效率

机关单位只知道分类整理工作比较繁琐，按照传统的文书档案管理来看工作人员的工作强度比较大，如果文书档案管理工作通过计算机进行整合，可以有效提升整体效率。信息化发展中面对当前的发展条件，档案管理工作逐渐向数字化过渡，面对当前的发展要求，文书档案管理工作需要适应形势加快发展，实现档案管理工作的自动化发展，在单位发展中需要促进文书档案信息化建设，积极落实各项有效措施，通过现代网络技术的应用，把文书档案管理工作与信息化相互融合，通过现代设备可以实现各种文书档案资料的共享。过去人们查阅档案资料，需要相应的人员到文书档案储藏室进行翻阅，在信息化发展中文书档案管理工作构建现代网络模式，如果单位工作人员需要了解相关档案数据，可以在办公室通过电脑设备进行浏览访问，单位内业部构建完整系统，及时把文件纳入其中，方便工作人员自行查阅所需信息，同时通过系统内部办公人员可以下载档案资料原件，不必到档案室进行翻阅查看，避免翻阅纸质档案浪费时间，可以提升档案检索效率，使档案工作更好服务群众。

总结

综上所述，在现代化管理过程中实现档案管理信息化发展，机关单位文书档案管理工作面对此种现状，存在一定的挑战，也面临发展机遇。机关文书档案管理工作受当前发展环境影响逐渐从传统向信息化过渡，推动机关文书档案工作创新发展，顺应时代发展趋势将成为一种必然。所以在发展中要加大力度为信息化条件下机关文书档案管理工作创造条件，在现有文书档案管理工作基础上进行深化改革。

参考文献：

[1]魏琰. 大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径探析[J]. 各界，2020，000（002）：45，56.

[2]孙梅霞. 文书档案管理及其信息化应用[J]. 速读（下旬），2019，000（010）：245.

[3]王洋. 基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J]. 现代商贸工业，2019（19）：60-60.

作者：刘丹婷

文书档案职业道德论文 篇2：

企业文书档案管理存在的问题及对策研究

摘 要：文书档案管理作为企业档案管理不可或缺的组成部分，在一定程度上决定着企业档案管理整体水平。只有牢固树立正确的企业文书档案管理理念，科学、规范地进行文书档案管理，才能将文书档案应用的价值发挥出来。但实践中，企业文书档案管理仍存在着各种亟待解决的问题和不足，本文通过对企业文书档案管理工作中问题和不足的深入分析，针对性地提出了有效解决对策，旨在为切实提高企业文书档案管理水平提供有益参考借鉴。

关键词：企业 文书档案 管理 问题 对策

一、引言

文书档案是企业管理层进行决策的重要依据，加强企业文书档案管理，对于提高企业管理层的信息决策质量，更好地发挥文书档案应有的价值具有十分重要的作用。随着各单位文书档案管理水平的不断提高，新时期对文书档案的管理也提出了更高要求。一些企业在文书档案管理工作中仍存在着方方面面的问题，这与当前形势严重不符，在一定程度上也影响了企业档案管理整体水平的提升。

二、新阶段企业文书档案管理存在的主要问题

众所周知，各个企业的工作记录都是通过文书档案的形式体现出来的，文书档案范围比较广泛，包括行政管理、会计、载体、科技等各方面的内容，具有鲜明的多样化特点。文书档案管理一般是对事件发生的过程、书报和文件的收集和保存，具体是利用纸张将其记录下来，并以分类的形式存放于特定的档案室中。[1] 在企业文书档案管理实践中，受各种因素的影響，存在着各种问题和不足，集中体现在以下几个方面：

一是缺乏对文书档案管理应有的重视。大多数企业虽然有专门从事企业文书档案整理的专员，但是由于对文书档案管理的认识不足，并未从管理的角度对岗位工作人员提出具体的管理要求，文书档案整理后未进行有效提取、归档和建库，不能对文书档案进行系统的应用。这充分说明大多数企业对文书档案管理的重视度不足，没能给负责文书档案管理的部门应有的地位。

二是企业文书档案管理人员综合素质有待于进一步提高。大多数企业认为文书档案管理工作无足轻重，往往安排业务水平较低、年龄较高的人员从事这项工作，或由办公室文员兼职管理。这些人员本身缺乏文书档案管理的专业知识，责任心不强、工作积极性不高，且有的是兼职管理，根本没把工作重点放在这里。且由于从事档案管理在企业的地位较低，因而企业他们对这项工作的要求也不高，很多文书档案管理人员都存在敷衍了事的想法，在工作中缺乏应有的认真和努力，综合素质远远达不到档案管理的要求。

三是文书工作和文书档案管理工作缺乏有效衔接。由于企业内部文书工作和文书档案管理工作是分块负责的，时常出现二者脱钩的现象。有的企业文书人员缺乏应有的档案管理意识，在进行文书收集时，不能明确地确定收集的范围、收集不及时、收集后整理不规范，文件不齐全，装订不符合要求、编号不规范等各种问题频发，直接影响到文书档案的归档，且对文书档案价值的发挥产生十分不良影响。

四是不能有效地将文书档案应有的价值发挥出来。在办公自动化背景下，一些企业认识不到通过办公自动化软件进行文书档案管理的优势，不能利用软件对文书档案进行网络化的管理，这一方面降低了文书档案查阅、浏览的效率，另一方面也给文书档案管理人员带来了很大的工作量，难以将文书档案应有的鉴定价值和参考价值充分发挥出来。

三、解决企业文书档案管理问题的对策分析

针对企业文书管理存在的上述问题和不足，笔者结合本企业文书档案管理实际和自己从事文书档案管理工作的认识，提出了如下解决对策：

一是提高企业管理层对文书档案管理工作的重视度。企业管理层重视文书档案管理工作，将文书档案管理部门和管理人员的地位突显出来，明确各部门搞好沟通和配合，在企业内部形成自上而下的重视文书档案管理的良好氛围，文书档案管理岗位配备业务精干的业务员骨干，不断为其创造培训和学习的机会，最大限度地提高企业文书档案管理工作人员的职业道德素质和业务水平，才能使本企业文书档案管理工作迈上一个新台阶。

二是进一步厘清文书工作和文书档案管理工作关系。文书工作和文书档案管理工作是相互依存、密不可分的，前者是基础，后者是归宿，前者在一定程度上影响和决定着后者。这就要求企业文书人员不断树立档案管理意识，在文书档案管理人员的监督和指导下认真制定完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。[2] 企业文书档案管理部门也要切实承担起文书档案管理的职能，按照档案管理的工作要求，认真审核接受的文书档案，对于某些达不到档案管理要求、不符合规定的文件资料，返回相关文书部门并要求重新整理完善，只有文书档案管理部门切实履行审核把关职能，严把文书档案质量关，才能保证归档保存的文书完整、规范，满足日后使用要求，发挥应有的价值。

三是利用现代化技术手段将对文书档案进行电子管理。现阶段，大多数企业使用办公自动化系统进行文书档案管理，利用计算机技术进行文书档案资料的收集、整理和归档，这不仅能够提高工作效率，减轻文书档案管理人员的工作量，还能提高管理文书档案水平和管理效果，方便文书档案查阅、浏览，更好地发挥文书档案的价值。

四、结语

总之，企业必须高度重视文书档案管理工作，理性分析和看待目前文书档案管理中存在的问题和不足，妥善采取有效措施积极应对、有效解决，才能实现本企业文书档案管理工作质的飞跃。

参考文献：

[1]陈振环.试论新时期文书档案管理中存在的问题及对策.经营管理者.2014年1月.下期：299.

[2]李春竹.浅谈企业文书档案管理中存在的问题及对策. 黑龙江科技信息 2009 （21） ：218-218.

作者简介：邱慧（1981.12—）女。河北省唐山人。大学本科。唐山中润煤化工有限公司经济师。研究方向：企业管理和公文管理。

作者：邱慧

文书档案职业道德论文 篇3：

办公自动化背景下事业单位文书档案管理的对策研究

摘要：文书档案管理是事业单位的基础工作之一，也是必不可少的一项工作。将办公自动化与文书档案管理相结合，能够提高档案管理的效率，实现当然的高效利用。在办公自动化背景下，传统的档案管理工作中的弊端显露出来，各类问题影响了档案管理效率的提升。因此事业单位需要注重办公自动化的应用，加强信息化建设，将自动化智能化的理念渗透到日常的工作中，实现档案管理的创新。基于此开展本文的研究工作，分析传统档案管理工作中的弊端以及办公自动化与档案管理工作融合的重要性，提出几点有效的管理措施，提高档案管理的效率。

关键词：办公自动化;事业单位;文书档案管理

办公自动化的建设对传统的文书档案管理带来了一定的冲击，信息化管理认识不足，管理方法不科学等等，都会影响到档案管理的效率和后续的应用。因此事业单位需要转变传统观念，加强信息化的建设，进一步完善档案管理的规章制度，并培养专业人才。充分发挥办公自动化的优势，提高档案管理的水平，实现资源共享，减轻工作人员的负担，也能满足事业单位各项工作的需求，提高事业单位内部管理的效率。

1 办公自动化背景下加强事业单位文书档案管理的重要性

1.1 有利于提高管理水平和档案利用率

在以往的管理工作中，档案以纸质形式借阅，很难实现实时跟踪借阅的时间和归还期限，难以把握一些，档案归还后会出现破损丢失等情况，会影响到后续的借阅。事业单位实现档案管理的办公自动化，加强信息技术的应用，由传统的纸质档案管理转为信息化档案管理，能够有效解决以往档案管理工作中存在的弊端。例如纸质档案不易保存和查询，容易丢失破损，而且占地面积大，档案管理成本高。而且通过数字化的管理，能够规范档案资料的借阅使用，确保资料的完整性，提高管理效率。通过应用信息化档案能够构建一个信息系统，做好电子档案的存储和管理，人们在查询时，只需要在检索栏输入相关的关键词便可查找相应的档案，十分便利，提高了档案的利用率。而且也有利于档案人员做好储存管理工作，提高管理水平。

1.2 有利于实现资源共享

事业单位将文书档案进行电子档案归档处理，加强办公自动化的建设，能够利用办公自动化实现各部门的沟通联系。可通过这一系统便能完成信息共享，不需要各部门进行文书档案的发放与讲解，减少了工作人员的压力，也创新了工作模式。数字化的建设使得档案借阅更加便捷高效，资源实现共享整合，满足事业单位各部门的需求。例如可以利用远程检索联机检索的功能查询相关资料。这一操作十分便捷，耗费时间短，而且还可查询与这资料相关的其他资料，满足工作需求。

2 办公自动化背景下事业单位文书档案管理中存在的问题

2.1 文书档案管理的重视程度不足

目前一些事业单位并没有认识到文书档案管理对自身发展的重要性，因此在日常的管理工作中，对文书档案管理重视不足。这就导致文书档案管理工作一直采取传统的工作模式，各项功能无法得到全面发挥。事业单位的领导层缺乏长远的目光，对文书档案管理的认识不足，过于注重事业单位的经济收入，对沒有直接收入的文书档案工作没有给予过多的重视。并没有将文书档案管理工作与事业单位发展相联系，这就导致该部门建设不足，岗位设计不合理，人力资源管理效率不高，员工比较少，各方面的建设不足，岗位人员流动性大，存在的诸多问题得不到有效解决，影响了文书档案管理的工作效率。而且导致档案工作被边缘化，一些纸质档案借出后归还时间无法掌控，有的甚至不会归还。也缺乏人员专门收回，导致档案流失率十分严重。

2.2 对信息化管理认识不足

文书档案管理是事业单位档案管理中的重要组成部分，借助信息技术来管理文书档案，能够创新原有的工作形式，符合新时期的发展要求。但是目前很多事业单位对信息化管理的认识不足。他们认为无需在文书档案管理工作中投入过多资金来建设信息化系统，实现办公自动化。很多管理者也并未正确分析传统文书档案管理工作中的各类弊端。信息化建设程度不足，人员综合素质不高，这就导致在日常的工作中依旧采取传统的管理方式。一些事业单位虽然注重信息技术的引进，但是在文书档案管理工作中投入的资金不足，引进的软件技术等相对滞后，功能不完善，也存在一定的安全隐患。还有一些事业单位为了节约成本，选择的是价格低廉的软件供应商，无法确保这些软件的安全性，导致文书档案资料存在一定的泄露风险。受到这些因素的影响，档案管理的规范化程度不足，信息技术的应用率不高，无法满足信息时代的发展要求，导致实际的工作中存在各种问题，增加了工作人员的负担。

2.3 管理队伍素质参差不齐

一些事业单位注重办公自动化与文书档案管理的结合，引进了各种信息技术和软件，但是并未对文书档案管理人员开展系统化的培养，这就导致他们的信息素养不高，在实际的工作中无法高效运用一些先进的技术和软件开展档案管理工作，因此只能使用传统的方式，这就导致信息化利用率不高，难以实现文书档案管理工作的创新。还有一部分管理人员并非专业人员，他们只是进行简单的岗前培训，之后便上岗就业，缺乏专业知识和工作经验，在实际的工作中经常会出现各种失误，带来了一定风险，也影响了其他管理人员的工作效率。还有一部分文书档案管理人员缺乏责任心，他们工作积极性不高，在管理工作中往往敷衍了事。在开展档案保管费工作时，漫不经心导致各种失误的发生。总的来说，文书档案管理，队伍素质参差不齐，严重影响了管理效率，以及办公自动化在档案管理中的落实。

2.4 管理制度不健全

由于一些事业单位的领导层并没有对文书档案管理给予足够的重视，因此在制度制定方面也不够用心，直接照搬以往的管理制度，并未结合新时代的特点和事业单位的发展情况进行改革创新。也忽略了新时期对文书档案管理工作的要求，管理制度不完善，难以对相关人员形成一定的约束。尤其是办公自动化的落实，导致各种新问题的出现。例如工作人员过多依赖于办公自动化系统，在工作中并不认真，导致文书档案管理质量无法满足要求。这些新问题的出现会影响到办公自动化的应用效率以及文书档案管理的创新，为事业单位内部管理埋下一定的隐患。文书档案管理涉及到两方面内容文书与档案。在规章制度中，并未对两者的衔接性进行明确规定，影响管理工作形成一个完整整体，加大了文书管理与档案管理之间的距离，使两者配合出现了一定偏差。

2.5 数字化文书档案存在一定的安全风险

办公自动化背景下，一些事业单位将纸质化的文书档案转为数字化文书档案，进行储存管理。但是电子文书档案的保密工作存在一定风险，很容易遭受黑客病毒等的攻击，导致文书档案的损失或泄露，不能保证档案的安全性和完整性。

3 办公自动化背景下事业单位文书档案管理策略

3.1 转变传统观念，重视文书档案管理

办公自动化的发展和应用实现了传统文书档案管理技术的创新，为其提供了技术支持，充分发挥文书档案管理的各项功能和优势，促进事业单位的进一步发展。因此在办公自动化背景下，事业单位的领导层需要转变传统的观念，充分认识办公自动化以及文书档案管理工作。提高对魏书档案管理的重视程度，加强各方面的建设。只有领导重视起来，才能切实落实档案管理工作，进一步加强人力财力物力等各方面的扶持力度，形成有效保障。然后确保各部门认识办公自动化和文书档案管理工作，强化事业单位内部员工的认知，增强每个人的责任意识，从而确保文书档案管理工作的顺利开展。还需要积极引进一些先进的管理理念和管理方法，完善文书档案管理的建设，逐步提高档案管理效率。

3.2 加强信息化建设

事业单位转变传统观念，重视文书档案管理工作的建设，还需要注重信息技术的引进，提高档案系统的整体水平，根据新时期的要求，将办公自动化应用于文书档案管理工作中，构建一个完善的信息系统，能够加强各部门的沟通联系，在组成系统节点方面，横向和纵向都需要满足相应要求，能够提高整个档案系统的综合优势。在此基础上还需要加大软件和硬件基础设施的建设力度。其建设质量关系到档案管理自动化建设的质量和效率。在硬件方面，每个部门都需要确保硬件设施的匹配性和兼容性。在软件方面，大部分的事业单位都会选择外包的方式。做好市场调查工作，选择资质高的供应商引进一些软件来完善办公自动化系统。这些软件具有良好的兼容性和匹配性，能够进一步完善档案管理网络，确保这一网络能够快速形成链接，构建一个网点多覆盖面广的网络，实现信息的共享。在信息技术和软件的支持下，构建一个专门的数据库，用于文书档案的储存备份和管理。在日常工作中，各部门积极配合文书档案管理部门传输相应的资料满足文书档案的各项要求，整合各项资料完善数据库。通过加强信息化建设能够创新传统的档案管理模式，转变工作人员的思想观念，满足办公自动化背景下对事业单位的各项要求。

办公自动化应用于档案管理工作中完善档案管理系统，实现电子档案的全生命周期管理，需要完善归档功能模块，包括数据接收、审核检查、查看全文、信息补充和完成归档5个功能。档案管理系统，在接收到电子档案的数据信息后，根据接收到的信息内容能够自动生成分类号和归单号，然后再接收电子文档的全文。自动识别档案的页数，对全部的数据信息进行审核检查。档案管理系统还具有数据接收功能，能够实时的监听系统是否有发送过来的数据，接收到数据信息后，对其自动解析，将解析后的数据信息保存在数据库中。审核检查设计能够做好对电子文档信息的审核检查工作补充相应信息。档案管理人员看到传输过来的电子文档信息，可以点击审核检查按钮对其进行检查，审核检查通过后，然后归档处理。

3.3 建设专业化的文书档案管理队伍

办公自动化女文书档案管理的结合应用，也离不开人才的支持。企业单位在完善文书档案管理建设时，还需要注重专业队伍的建设。做好人才的引进工作，严格规范选拔制度把控招聘环节，引进优秀的复合型人才，满足工作需求。还需要建立完善的培训机制，做好对管理人员的岗前和在岗培训。渗透专业知识和技能，培训信息技术和软件的具体操作，提高他们的综合素养。也可以为档案管理人员提供外出学习的机会，组织他们去一些优秀的单位观摩学习，了解优秀单位的管理模式和工作理念取长补短，逐步提高自身的工作技能，借鉴优秀单位的一些操作，积累更多的工作经验。还需要提高文书档案管理人员的服务意识，促使他们主动熟悉和接触先进的档案管理设备了解档案管理的各项功能主动挖掘档案信息，为有利用档案需求的员工提供服务。此外还需要注重培训他们的职业道德素养端正，他们的工作态度严格遵守各项规章制度，在日常的工作中能够严格约束自己，恪守职业道德，确保文书档案的隐私性和安全性。通过这一培训能够减少人为因素导致的失误，提高文书档案管理的效率。

3.4 建立现代化的文书档案管理制度

事业单位还需要注重完善文书档案管理制度，根据办公自动化的要求，细化各项规章制度，进行有效创新，弥补以往工作的弊端消除成就，机械僵化的管理模式。首先要以办公自动化的应用为基础，分析办公自动化和文书档案管理结合的优势，寻找以往档案，收集存储等工作中的弊端，细化规定，修改档案管理程序的漏洞，提高档案管理的水平。其次可以借鉴一些优秀单位的档案管理制度结合自身的实际情况来进一步完善，确保档案管理的规范化和标准化。一般在日常工作中也需要做好经验的总结，分析现行制度中的漏洞，提出一定的建议和意见。事业单位积极采纳彌补现行制度中的漏洞，制定一套完善的文书档案管理体系。目前我国许多单位的文件管理与档案管理采取分开管理的形式，设立了两个管理部门，这种模式会影响档案管理部门对各类文件的控制。在办公自动化的支持下，实现档案管理的有效整合，强化体系的标准化建设。当然在这一规章制度中还需要明确规定技术操作。要考虑档案管理系统的兼容性，高效性和实用性，明确各项技术的标准。要求工作人员严格遵守这些标准，规范自身的行为，从而提高技术的应用率，减少失误的发生。此外还需要完善绩效奖惩机制，做好对管理人员的考核工作，将考核结果与绩效奖惩机制相结合。给予表现优异者一定的物质和精神奖励，出现问题及时追责，给予相应惩罚。通过这一机制能够激励员工的热情和积极性，督促他们严格落实各项规章制度，加强管理规范自身的各项行为，提高管理效率。

3.5 做好电子档案的安全保密管理工作

事业单位档案管理部门会对文件资料等进行鉴别甄选，确定其具有一定的价值，然后进行归档处理做好电子文件档案管理和备份工作。但是电子档案案很容易受到黑客病毒等的攻击，因此的事业单位还需要提高对安全保密管理的重视程度。部分档案信息需要进行公开透明化，但大部分的档案都是需要进行严密的封存管理。因此根据档案的特点设置不同类别等级，为内部人员设置权限，在利用档案前，需要通过权限认证，才可查询相应档案。当然在选择软件供应商时还需要咨询他们的安全系统服务，确保他们能够提供一定的安全服务。以及安全技术，加强对电子档案的安全保护工作。同时还需要做好对各部门各人员的宣传科普，要求他们严格遵守档案查询使用的规章制度，做好保密工作。

4 结束语

综上所述，在办公自动化背景下，越来越多的事业单位更加注重办公自动化的建设，改变传统的工作形式。在办公自动化的应用冲击下，传统的文书档案管理工作弊端也显现出来。事业单位的领导层需要转变传统观念，提高重视程度，注重信息化的建设。完善信息系统，实现资源共享，加强各部门的沟通联系。做好对管理人员的培训工作提高他们的综合素质。还需要健全各项管理制度，符合现代化要求。注重引进安全技术，选择资质高的软件供应商提高电子档案安全保密管理的效率。在各项举措的支持下，能够更好的促进办公室的话在文书档案管理中的落实，提高信息技术的利用率，创新管理模式，减少工作风险满足事业单位对档案利用的需求。

参考文献

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作者简介：王伟，（1987.3-），男，陕西汉中人，汉族，大专学历，初级馆员，主要从事档案管理工作。

作者：王伟