关于文书档案工作总结

2022-12-07

忙碌的时光虽然匆匆，但不虚度，无论是从事什么样的工作，在工作一段时间后，我们应当对自身的工作进行反思。通过工作总结的方式，详细记录自身的成长，可促使我们认真、全面的了解自身，改进自身的工作方式，提升自我，在往后的工作之路上，不断成长。今天小编为大家精心挑选了关于《关于文书档案工作总结》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

第一篇：关于文书档案工作总结

旬阳县档案史志局全力指导文书档案整理工作

旬阳县档案史志局及早布署归档月工作

柯善生旬阳县档案史志局

归档月来临之际，旬阳县档案史志局认真贯彻落实《档案法》、《陕西省档案条例》，专门下发了《关于认真做好2011文件材料归档工作的通知》，要求各单位严格按照本单位的《文书文件材料归档范围和保管期限表》进行归档，收集完整、门类齐全、分类科学、整理归范、集中统一管理。同时做好本机关的《组织机构沿革》、《领导人名录》、《机关大事记》等编研资料的续编工作。各镇、各主管部门要负责抓好下属单位及辖区内项目建设资料的归档工作，切实抓好涉及民生的生育保险、社保、低保、医保、土地流转、社会主义新农村建设等档案的立档工作。

为全县档案实现规范化管理进一步奠定良好的基础。

第二篇：新时期文书档案管理工作的重要性

一、文书档案管理工作的必要性

文书档案是一个企业或者部门的极为重要的文件，这关系到部门的长远发展和日常经营，因此，我们必须要加强对于文书档案管理工作的管理，并且深化研究和总结，不断完善相关的工作，只有不断创新工作方式，革新工作思路，才能够促使各项文书管理工作科学到位，进而协助和组织好各类其他工作，让公司和企业的发展更加科学和合理，从而提高部门的竞争力，并且有效增强工作人员们的工作效率和办事效率。在当今时代下，文书档案管理工作又有了新的时代内涵，这项工作比以往有了更加重要的意义，但是，目前社会上的许多公司和部门并没有做好相关的文书档案管理工作，许多工作内容都落后于时代的发展，而且工作效率十分低下，因此，我们必须要对文书档案管理模式和管理方法进行探讨，从而让各项工作更好地服务于社会。

二、文书档案管理建设中的问题

(一)管理不规范。在目前社会上的很多机构和组织之中，档案管理工作都是一项极其重要的工作，而且是一项基础性的工作，但是，这些部门并没有做好档案的相关工作，档案管理之中存在着一系列不规范的问题，这也是各大社会组织的通病。一般而言，档号、档案标题存在着填写的问题，目录方面也不科学、不规范，相关的档案管理条例和档案管理规章制度也不健全，这些都是导致文书档案管理效率低下，档案内容问题频发的重要原因。除此之外，有很多的单位在档案管理方面的思想没有跟上时代的发展，他们仍然采用传统的文书档案管理模式，因而也就不能做到管理模式的创新和管理方法的创新，最终导致固步自封，失去了工作上的优势，致使整个组织的工作效率低下。

(二)管理手段比较落后。随着科技的发展，人类社会已经步入了信息时代，计算机技术和信息网络技术已经得到了广泛的应用，深入到了人们的日常生活之中，在文书档案管理工作中，我们也应当利用好现代科学技术这个重要助力，为各项资源建立网络化存储档案，从而让我们更加清晰的存入和取出相关信息，另外，通过计算机网络技术，我们还可以让档案的管理变得更加清晰化和条理化，在我国目前的许多部门和机构当中，工作人员都已经采用了计算机检索模式，这种做法大大提高了工作人员们的工作效率。然而，仍然后很多文书管理部门并没有跟上时代的发展，他们没有在文书档案管理工作中引入计算机技术和信息管理技术，档案的管理仍然是以手工检索为主，这就导致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，长此以往，就会导致组织各项工作的开展与社会脱节，不能够适应当今社会的发展。

(三)管理工作人员的素质比较低下。在文书档案管理工作中，有很多工作人员的工作素质比较低下，他们不但缺乏专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，这对于各项工作的开展是极为不利的。为了保障文书档案工作的顺利开展，各个组织需要一批专业素质过硬，能够熟练掌握现代工作技术和信息技术的专业性人才，并且他们需要具备丰富的工作经验和实践能力。然而，在文书档案的管理中，人才队伍的建设并没有达到要求，许多档案管理部门招聘了一些临时工或者兼职人员，造成了文书档案管理的不规范，从而为以后各项工作的开展造成了一系列的麻烦。

三、文书档案管理工作质量的提升策略

文书档案工作对于企业和组织的长远发展具有着极其关键的作用，我们必须要深入研究档案管理工作的质量提升方法，并且多加实践，进行相关的总结，必须要科学合理开展各项工作，让文书档案能够真正发挥其应有的价值，而不仅仅是把他们进行简单收集和堆叠。

(一)健全体制，促进档案管理的有效性。长久以来，文书档案的管理工作一直没有得到有效提高，导致组织的管理出现一系列的差错和混乱，这其中最为主要的原因就是没有健全相关的文书档案管理体制，这就导致各项管理工作变得混乱不堪。因此，我们必须要立足于时代的发展，同时充分考虑企业和组织的内部发展情况，建立起有效的档案管理体制，帮助文书档案管理工作走向正规，例如，我们可以设置出档案责任管理制度、电子档案存储制度和档案定期检查制度等等，与此同时，必须要深化各项制度的落实工作，不能够让制度仅仅沦为一纸空文。

(二)技术创新，促进档案管理的信息化。在传统的档案管理工作中，所涉及到的事情是很复杂的，而且手续繁多，工作人员的工作量十分巨大，这已经不能够适应当今时代快速发展的步伐，因此，我们必须要把档案管理工作与计算机网络技术等现代科学技术进行有机结合，让文书档案的管理工作变的更加具有效率，我们必须要把传统的档案变得更加信息化和电子化，能够录入网络的档案和文书需要尽力落实到网络之中，不但能够实现永久的保存，而且不用担心存取不方便的问题，通过这一系列工作，整个社会组织能够达到高效管理和高效运转。

(三)大力宣传相关的法律法规，从而增强员工们的职业素养。为了提高文书档案管理工作的有效性，我们必须要进行法律法规的宣传工作，从而帮助员工们建立起相关的法律素养，例如，我们可以组织他们学习《中华人民共和国档案法》，从而了解档案法中有关文书档案管理的相关规定，加强他们的法律意识，让他们在日常的工作之中提高自觉性和警惕性。

(四)努力提高档案管理工作人员的业务水平。我们必须要定期对员工们进行培训，提升他们的业务水平和专业能力，而且应当定期组织文书档案管理交流会，让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验，进而发现自身的不足，改进工作方法，提高工作效率。

总而言之，文书档案管理工作是一项十分重要的环节，各组织和部门应当加强对于文书档案管理工作的重视程度，并且需要加强对于这方面的实践和探索，从而充分发挥单位文书档案的重要作用，实现单位和组织的现代化发展。

第三篇：文书档案

一、文书档案 1)上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

(2)本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

(3)下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

(4)平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

(5)关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

(1)重份文件;(2)无查考利用价值的事务件、临时性文件;(3)未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(定稿除外)，铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外);(4)无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信;(5)单位内部互相抄送的文件材料;

(6)本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料;(7)为参考目的从各方面搜集的文件材料;(8)参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:(9)下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料;(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料;(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料;

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第四篇：文书档案的收集

文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法

作者：档案管理网来源：本站整理发布时间：2008-10-5 21:57:45| 收藏

文书档案管理--(档案管理培训第三章)

一,文书档案收集工作的内容,重要性

二,文书档案收集工作的要求

三,文书档案收集的方法

第一节文书档案的收集工作

一,文书档案收集工作的内容,重要性

(一) 内容广义讲,包括三方面内容:一是对本机关需要归档档案的接收工作;二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作;三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.

具体到一个立档单位,保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度,包括归档范围,归档时间和归档要求.

1,归档范围

(1)确定归档范围需考虑三个因素

a本机关的职能活动 b公文办理完毕

c具有查考利用价值

(2)内容

a上级针对本机关的指导性公文

b本级机关主要职能活动中形成的公文材料

c下级机关呈送的报请类公文

d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

(3)注意问题:a 联合办理的公文;

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时

C 本机关内部的公文如计划,总结,会议记录

2,归档时间一般在第二年6月底之前

3,归档要求

a 种类,份数以及每份文件的页数

b 案卷封面填写,卷内文件排列,编页,目录及备考;

C 案卷要系统排列,交接时履行手续;

D 字迹材料要符合耐久性要求;

E 公文必须是正式的生效的公文

(二)收集工作的重要性

1,收集工作是文书档案管理工作的前提和基础

2,收集质量决定文书档案管理的质量

3,充分发挥档案作用的保证

二,文书档案收集工作的要求

(一)归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保管的质量要求

1,齐全完整是指归档文件材料在种类,份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整

2,质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观,真实,而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存.

(二)归档的文件材料应当精练准确,并反映单位的主要职能

(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导

三,文书档案收集工作的方法

(一)严格按归档制度规定进行接收.

(二)建立相关制度加强零散文件的收集

1,将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.

2,建立外出开会人员带回材料归档制度.

3,保证工作变动人员手中材料归档制度

(三)明确具体人员职责,保证归档文件齐全完整

1,通过公文处理程序运转的文件,应明确由文书人员负责收集.

2,对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交. 3,本单位的综合性文件,如规章制度,计划,总结,报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.

4,对于各部门形成的文件,应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.

第二节文书档案的整理工作

一,文书档案整理工作的内容和原则

二,文书档案整理工作的方法和步骤

思考你单位适合哪种分类方法, 为什么

一,文书档案整理工作的内容和原则

(一)整理工作的内容

通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类,案卷的排列和档号的编制;基本编目指编制案卷目录

(二)整理工作的原则

1,充分利用原有的整理基础.

2,保持文件之间的历史联系.

3,便于保管和利用.

二,文书档案整理工作的方法和步骤

文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.

(一)组卷整理法.

1,鉴定此时的鉴定工作包括两方面的内容.

一是是否留存,也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内,从而剔出没有保存价值的文件. 鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种:永久,长期,短期,学校有永久,50年,30年,15年,5年5种期限,社区有永久,30年,15年,5年4种期限

2,分类

(1)分类的要求

首先,要结合本单位实际,采用适当的分类方法,一经确定,不能随意变动

其次,文书档案的分类应采用统一的原则,一个单位内部不能采取两种以上的分类方法. 最后,文书的分类应遵循一定的逻辑原则,类目之间不得交叉

(2)分类方法

文书档案常用的分类方法有三种:年度分类法,组织机构分类法和问题分类法.

A,年度分类法

B,组织机构分类法

C,问题分类法

(3)文书档案的复式结构分类法

A,年度——组织机构分类法即将全宗内的档案按不同年度分开,在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位,并且是内部组织机构变化不大的单位. B,年度——问题分类法即将文书档案先按年度分开,在每个年度内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类,行政管理类,业务工作类;企业单位只有这一种分类方法,通常分为党群工作类,行政管理类,经营管理类,生产技术管理类.

C,年度——机构——保管期限分类法这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位. D,保管期限——年度——组织机构分类法这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.

以上类别(文件所属的机构和问题),归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时,一定要报区档案局审批备案

3,组卷

(1)方法

公文的主要特征:问题 ,时间, 责任者,

名称

公文类型:会议,案件,信访,简报

我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷,通常一个问题组成一卷,但不同保管期限的文件不能组在一起.

4,卷内文件排列

通常采用时间排列法.一些特殊的文件排列:正文在前,底稿在后,结论在前,依据在后,批复在前,申请在后,原文在前,复制件在后.

5,卷内文件编号

对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页,每卷编一个流水号,有字的页就编,正面在右上角或右下角,反面在左上角或左下角.

6,抄写卷内目录

按卷内文件排列的顺序抄写,卷内目录应放在文件最前边,用钢笔填写.说明:正文与底稿算一份,转发文整体算一份,批复与请示算作两份文件,会议要抄到议题.

7,填写卷内备考表

8,填写案卷封面

9,案卷装订三孔一线法

10,案卷排列及编号

(1)案卷排列方法

A,按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限——年度——问题排列法.

B,按照文件的作者,收发文机关及文件内容所涉及的地区排列,即保管期限——年度——组织机构排列法.

C,按照案卷所属的时间顺序排列.

(2)案卷编号

按排列好的顺序每个保管期限大流水编号,到1000卷左右断号,注意不能有重号.

11,装入档案盒

12,编制档案检索工具

(1)案卷目录著录案卷内容及成份的一览表,常采用保管期限——年度的编制方法,案卷号一般不突破四位数.

(2)全引目录又称案卷文件目录,是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具.

(3)专题目录是以专门问题为线索而编制的检索工具,与全引目录编制方法类似.

(二)归档文件整理法

1,鉴定同组卷整理法.

2,分类年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种.

3,装订装订前要先检查文件的齐全完整,对不符合长期保管要求的要采取补救措施,如裱糊,复制等.

4,文件排列采用保管期限——年度——问题(机构)法排列.具体要求同组卷整理法. 5,加盖归档文件章并填写档号章内容一般在文件首页上边的空白处,使用红印油.

6,文件编号包括件号和页号,件号按保管期限——年度——类别的顺序大流水编号,填在归档文件章内.

7,填写归档文件目录按编好的文件顺序抄写,具体要求同卷内目录填写,时间项采用8位数字.

8,文件装盒按文件顺序装入,装满为止.

9,填盒内备考表

(三)档号的编制原则与方法

1,档号的编制方法

档号通常包括全宗号,案卷目录号(文件目录号),案卷号(年度),件号(页号)

(1)全宗号每个立档单位全部档案的代号

(2)案卷目录号(文件目录号) 每本目录的排列顺序号,通常按目录产生的时间顺序排列.

(3)案卷号(年度) 组卷法每本目录内案卷的排列顺序号,每本目录均从"1"开始,并做到不重,不空,不漏.归档文件整理法因不用组卷,此项添文件所属年度.

(4)件号(页号) 件号是针对不装订的案卷,一份文件编一个号,页号是针对装订的案卷,一本案卷编一个流水号.

2,档号的编制原则

(1)唯一性原则即四不重原则

(2)合理性原则即与文书档案的分类体系相适应

(3)稳定性原则

(4)简明性原则易记,易写,易识

第三节文书档案的鉴定和统计工作

一,文书档案的鉴定工作

二,档案统计工作

一,文书档案的鉴定工作

(一)文书档案鉴定工作的内容和标准

1,文书档案鉴定工作的内容

包括真伪和价值的鉴定,基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定.

2,文书档案鉴定工作的原则从社会的总体需求出发,用全面的,历史的,发展的观点判定档案的价值.

(二)文书档案的价值鉴定

1,文书档案价值鉴定的标准

主要有档案来源标准,内容标准,形式特征标准,相对价值标准,效益标准.

2,文书档案保管期限的确定

档案的重要程度越高,发挥的作用越大,它的保管期限越长.根据国家档案局的规定,文书档案的保管期限分为永久和定期.有关永久和定期档案的保管范围

(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤

1,文书档案鉴定工作的方法就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身,从文书档案的内容,作者,名称,可靠程度等方面审查.

2,文书档案鉴定工作的步骤文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤:第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由文书处理部门或业务部门一,二年后销毁;

第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定归档文件的"生存期",这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施;

第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式,即移交复审和到期复审.

3,到期档案的复审工作

(1)档案鉴定销毁原则

贯彻"审查从细,留存从宽"的原则.

(2)档案鉴定销毁工作组织形式

档案鉴定销毁工作,由鉴定小组成员共同进行,小组成员由主管档案工作的领导,档案员和相关职能部门的兼职档案员组成.

(3)档案的鉴定方法

采取直接鉴定法,以案卷(件)为单位,根据文件内容逐卷,逐件,逐页的进行审查鉴定.

(4)档案鉴定的标准,依据

文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行;

(5)档案销毁工作

a,档案销毁手续:对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案,应登记造册,编制销毁清册,经主管领导审查签字批准后再销毁.

b,档案销毁方法:销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后,到指定地点,二人以上监督核销,监销人在销毁清册审批表上签字.

(6)文书档案鉴定销毁程序

a,组成鉴定小组对档案进行价值鉴定.

b,对确无保存价值的档案编制销毁清册,填写档案销毁清册审批表.

c,鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见.

d,将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁,并指定两名同志负责监销.

e,监销人员在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案;销毁后,应当在档案销毁清册审批表上签名盖章,并将监销情况报告本单位主管领导.

f,将销毁清册归档保存.

鉴定销毁指导手册

鉴定销毁表格

第五篇：文书档案实务操作

一、档案工作

基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。

1、档案的收集：是文件从分散到集中的过程。各个单位在各项活动中办理完毕的文件，往往是分散的，为了方便今后的利用，需要对文件进行一定的挑选和集中，从而形成了档案的收集工作。它是整个档案工作的起点。

2、档案的整理：是指档案从零乱到系统的过程，是档案工作中最重要而且基础的工作。收集起来的档案还是相对零乱的，对今后有效利用是需要相对系统化的，因而，必须对数量众多、成分复杂的档案材料分门别类，解决档案零乱状态与保管、利用档案要求系统的化的矛盾，从而形成了档案的整理工作。

3、档案的鉴定：是为了解决档案量大质杂、保管、利用档案要求优质化的矛盾。随着时间的推移，库存档案的数量会越来越多，其保存的价值也会发生变化，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对档案区分不同的保存价值，从而形成了档案的鉴定工作。

4、档案的保管：由于自然界的各种原因，档案总是处于渐进的自毁状态过程，甚至可能遭到突变性的破坏，因为有利用的需要，则档案要求长久地保证档案的完整与安全，为了解决档案的易损性与保管的长远和利用档案的矛盾，从而形成了档案的保管工作。

5、档案的统计：为了全面及时了解档案盒档案工作发展的情况及其规律，需要对档案及档案管理的状况进行数量的统计、整理和分析，从而形成了档案统计工作。

6、档案的检索：为了解决档案数量庞大、形式多样、内容复杂和利用者特定需

1 求之间的矛盾，档案部门按照档案的自然形成规律和存放规律，编制的一些查找工具，提供快速查找档案材料的手段，从而形成了档案的检索工作。

7、档案的利用：为了充分发挥档案信息资源的作用，满足利用者的需求，形成档案的利用工作。

8、档案的编研：档案是原始的记录，大多为孤本，价值珍贵，一般只允许在馆内查阅。为了更加广泛而主动地为更多的利用者提供最有价值的档案，通过对档案史料进行研究，汇编、公布并出版，在更大范围内发挥档案的作用，从而形成了档案的编研工作。

档案工作的各个环节不是孤立的，每个环节有自己特定的工作对象和专门的任务，各个环节之间既有区别又是相互联系的。比如：档案的价值鉴定是与档案的收集、整理工作结合进行的;对文件的分类又是结合档案价值的初步鉴定。档案得而检索工具必须是在整理工作结束后才能进行的。

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节都是为利用、编研创造条件的。

二、档案的收集

1、档案收集档案收集工作为档案工作开展提供了实际的物质对象，档案工作的对象是档案，而档案是通过收集工作逐步积累起来的，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以，档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节。

做好收集工作：

把好四个关、应用好三种方法

四个关：收文关、发文关、会议材料关、内部文件材料关

三种方法：平时收集、主动收集、重点收集

① 对零散文件的收集是对收集工作的补充措施，是对单位内部散存文件的随时收集;

② 对“账外”文件的收集，未经文书部门收发登记入账的文件或资料。如会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办公会议)等;

各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);

年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);

各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。

③专门文件的收集，专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体得而文件材料。一般重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽略了音、影像资料等其他载体文件的收集，进而直接影响到档案收藏结构。

③及时了解，掌握本单位工作动向，及时收集重要活动文件。对本单位召开的大型会议，档案管理部门要主动联系承办部门，请他们协助做好会议资料的收集，特别是领导讲话材料，以及会议有关的各种材料;对外出开会的同志要及时提醒并督促他们将带回的资料及时交到档案管理部门保存。甚至单位可以规定：只有将带回的文件向档案部门移交后，才可到财务部门办理报销手续;离职人员只有将手中保管的文件材料办理完移交手续后方可办理离职手续。等等。

归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

2、归档制度

1)确定本单位的归档范围

各立档单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(2006年12月18日国家档案局8号令)及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围、归档内容和保管期限

第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第三条机关文件材料归档范围是：

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

4 第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2013年2月22日公布的《档案管理违法违纪行为处分规定》

第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分;情节较重的，给予记过或者记大过处分;情节严重的，给予降级或者撤职处分。

2)编制本单位归档文件的保管期限

①条款设置与排列。在条款设置上，根据自己单位的工作和文件的实际情况出发，例如：一般单位不可能召开人民代表大会，政治协商会议，因而不可能有此类文件，在本单位的归档范围和保管期限表中不必设置这些条款。

在条款设置上，原则上应做到能涵盖本单位所有归档文件，使单位的归档文件的保管期限简洁明了，便于比照执行。条款的排列应体系完整，合乎逻辑，便于查找。

例如，第一层次中，可以上级文件、本单位制发文件、平行单位与下级单位来文排列;第二层次中，在本单位制发的文件之下，可按本单位的会议文件、外发文件(包括本单位制发的以及与其他有关单位联合制发的文件)、内部文件排列;在第三层次中，例如在外发文件之下又可按方针政策、法规性文件、重要业务问题的文件、一般业务问题的文件、事务性有参考价值的文件、本单位的请示(应与上级单位的批复文件一起保存)、与本单位的批复文件(应与下级单位的请示文件一起保存)，等等。

②保管期限的设定。保管期限的划定应本着文件本身的价值及其在本单位职能活动中的作用。考虑文件在本单位职能活动中的作用时，要注意文件的查证作用和史存作用。即根据文件的价值大小来确定，文件价值越大，保管期限越长;反之，则相应较短。

3、归档时间

⑴ 管理性文件一般应在办理完毕后的第二年上半年归档; ⑵ 外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档;

⑶ 磁带、照片及底片、胶片等介质形式的以及实物等文件材料应在工作结束后及时归档。

4、归档手续

移交清单，履行签字手续，各留一份以备查考。

三、档案的整理

1、整理：就是建立有保存价值的文件材料进行有序化、条理化、系统化的过程。将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目、以及纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;

2、整理原则

应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。应区分不同价值，便于保管和利用。

符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

3 组件 1)件的构成

文件是在实践工作中一份一份形成的，每份文件又是独立的，它有自己特定的使命和作用，在同一项工作、同一个问题的处理过程中，形成的许多文件，它们之间又有密切联系的。如：围绕一项建设工程，会形成许多文件;召开一次会议所形成的一系列文件等，都是各自紧密相连的。

归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改

6 稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2)件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;转发文在前，被转发文在后;原件在前，复制件在后;不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。

4、分类

1)单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2)文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

A)按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。

如2015年形成的《2014年单位工作总结》应归入2015年; 2013年形成的《2013-2015年工作规划》应归入2013年;

跨年度的文件放入办结的年度。如某单位2012年立案、2013年结案的某信访案件，其文件材料统一归档在结案的2013年。

几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。 7 具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

因文件没有标注日期，形成年度无法考证时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类，并在附注项加以说明。

B)按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

C)按保管期限分类

文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的确定：《8号令》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组(党委)、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料;本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料; 8 人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《8号令》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主(即以我为主)，在操作时，实现对每级文件(上级、本级、同级、下级)文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件;上级机关对本机关或人员的表彰文件;上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存;一般的保存30年或10年;

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

3)规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

年度----机构分类法的优点： 1) 符合档案形成的特点。立档单位在一个年度内形成的文件之间有着密切的联系，通过年度分类，将全宗内的档案按期形成的自然年度区分，使每一年都的档案相对集中，可以反映出一个单位每年的工作特点和逐年发展变化的情况; 2) 与现行单位文书处理制度相吻合。文书处理制度要求以年度为单位对文件进行整理，从而使文件一年一归档，一年一个类，类目设置标准清楚、明确; 3) 便于按时间查找利用档案。

9 4) 便于库房排架，每年形成的文件按机构排序依次上架，不必预留空位，也避免了倒架，库房管理非常方便。

5、排列

1)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 2)同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 3)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

在同一保管期限内，把同一机构(或问题、文号)有内在联系(如同一次活动、同一项工作，同一个会议)的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

6、编号

文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。

编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。

10 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章中：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。年度：为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

机构(问题)代码：机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的，应省略机构(问题)代码。

保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

页数：用阿拉伯数字标识

7、编目

1)归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2)归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来 11 文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a)序号：填写归档文件顺序号。

b)档号：档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 c)文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 e)题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 h)页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 i)备注：注释文件需说明的情况。

3)归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

4)归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面(见附录B 图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

8、纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架 8.1修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。 (上海市档案局沪档(2014)48号)

归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的，应予复制。

归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8.2 装订

归档文件以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，文件装订时应以左、上侧对齐，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订;

文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

8.3 编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。一份为一个编号;

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。单面 13 印刷的为一页，双面印刷的为2页;不重号、漏页编号。

文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

8.4装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒档案盒应采用无酸纸制作。

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D 图D1)。