对企业文书档案工作的思考

结合目前企业文书档案管理工作中的不规范现象, 以及文档管理人员自身素质方面存在的问题, 并综合自己多年的工作经验, 谈几点思考意见:

一、重视文书档案的规范和标准

档案是由公文演变转化而来的, 最初的公文即是档案的前身。而公文制发的水平既反映了公文自身的质量, 也是档案综合质量的基础和保证。企事业单位在公文制发时要重视标准化和规范化, 为长期建立档案工作的高效、标准管理打好坚实的基础, 为此要注意以下几点:首先要做到公文格式规范统一, 熟悉相关标准。其次要重视公文制发过程中的签批手续, 审核公文标题的准确性以及落款与公文的一致性, 有无日期的错误和缺失等。然后是公文纸面的文字字迹要清晰, 公文中所有报表、记录、批注和签字等必须使用合格笔墨, 严禁用铅笔、圆珠笔以及红色墨水笔等书写、批阅和修改材料文件。要确保字迹清晰可见, 有利于公文的长期保存和使用。最后是公文的格式必须规范, 文种采用要合理, 在行文过程中不得随意使用简称, 禁止使用不规范的文字。文件在阅批处理过程中要做到及时、准确;做到收发文件登记及时, 领导参加的会议记录和讲话要及时整理并按程序规范处理妥当。日常工作中要重视各部门之间的协作与配合, 档案工作人员更是要积极主动了解其他业务部门当前以及后续的工作动向, 加强与各部门的联络, 以便及时获取准确的档案信息;档案管理人员还要结合单位的工作特点, 考虑档案工作如何围绕单位的中心工作进行, 以及怎样做好档案资料的收集和整理工作。在档案资料收集过程中, 要保障档案资料收集的渠道顺畅, 重点收集能充分体现所在单位发展过程和当前企业的生产经营状态, 同时还要收集对单位今后发展有推动促进作用的资料, 积极为企业发展提供信息服务。

二、加强文书档案管理人员素质建设

单位档案专业人员培训是日常管理培训工作的一部分, 是培养专业档案人员的重要手段, 很多未经培训的企业文书档案管理人员只是在工作移交过程中简单地了解后就进入岗位工作, 对档案的专业技术业务知之甚少, 专业水平远不能与现代化信息化的文书档案工作标准要求相适应。文书档案管理人员要热爱本职工作, 注重完善自我, 发挥主观能动性, 通过各种形式学习、宣传国家有关档案工作制度、规定, 努力提高知识水平和管理能力。往往基础的材料收集决定和影响了整个卷宗档案的价值, 因此组卷、立卷的方法, 案卷的装订质量都会影响到档案管理工作的标准化和规范化。在制度约束中把文书档案材料的累积、分类、归纳、整理、汇交、统计、审定以及最终的有效使用都制定出明确的标准和程序, 并将其列入档案人员的岗位责任制中, 同时构建完整的领导组织系统, 重点是进行督查和落实, 用强有力的制度来推动文档管理工作不断进步。

现代企业在经营管理过程中文件和档案正逐步向多样化方向发展, 企业管理的手段也在日益更新, 因此要求文书档案业务人员必须具备相应的专业知识, 以适应企业在生产相关技术和管理操作技能等方面不断提高和创新的需要。固守传统老旧的业务知识和工作方法, 将被日新月异的新形势所淘汰。因此不断加强文书档案人员的业务培训教育, 使文书档案人员的知识面不断拓展, 业务水平不断提高, 才能适应当前文档管理工作的新要求。

三、加快推进文书档案管理的信息化和现代化

档案工作是一项看似简单其实专业性很强的基础管理工作, 许多档案管理人员对本职工作的认识深度都不够, 思想观念跟不上现代化档案管理的标准要求, 使得单位档案管理水平不能适应发展的需要。在档案文件的数量逐渐加大的形势下, 文档的保存及使用也显得越来越被动, 这都是自身素质不够、工作方法落后和管理手段简单所造成的结果。作为综合了各门类知识的档案管理人员更应该不断更新专业知识, 注重培训和素质培养, 让自己成为专业技术创新的先行者。

(一) 加强人员素质培养, 提升专业管理技能。

当前档案信息技术已在档案管理领域得到有效应用, 信息化和数字化已经成为当今信息社会环境下的必然趋势, 文档管理人员必须结合本单位和行业的特性要求, 让自己成为全面的文档管理综合性人才。文件形成的全过程已能同档案管理信息化系统相关联, 可以综合完成文档形成的全部工作, 新技术的推广应用促使文档管理人员要不断地学习和掌握信息化的文档处理系统, 为推动企业快速发展发挥自己应有的作用。

(二) 运用信息技术手段, 提高文档管理效率。

传统的档案管理需要大量繁琐、细致、认真的人工操作, 工作量大, 需要耗费很多精力去做。而信息化的管理处理方法可以把诸多同类简单而繁琐的工作用计算机来完成, 在提高工作效率方面作用明显。传统的文档归档工作中, 文档人员按照自己的主观判断来对文件分类, 即便有标准可以参照, 但由于人为的主观性存在, 还是会难免出现分类不合理, 标准尺度把握不准确等问题, 为标准化的文档管理工作带来先天缺陷。

四、总结

企业文书档案工作是档案管理工作的重要内容, 是现代企业管理制度不可或缺的组成部分, 能从某种程度上反映企业规范管理和运营的水平。抓好文书档案管理工作, 需要长期认真细致的基础工作的积累, 而规范、标准的文书档案管理也必将为企业树立良好形象起到重要作用。

摘要：企业文书档案工作是企业行政管理工作的重要内容, 是企业下达指令、通知和公布重要事项的权威方式。文书档案在规范企业现代化管理方面起着重要作用, 因此加强文书档案管理工作意义重大。本文对企业文书档案日常工作中的一些普遍问题进行剖析, 就企业如何做好文书档案工作提出自己的见解和思路, 供档案管理工作者借鉴。

关键词：企业,文书档案,思考