自动化文书档案管理论文

摘要：自动化办公室动作环境中的文书档案管理工作，需要利用现代化计算机网络信息技术和通信技术，实现自动化、高效化、合理化的文书档案管理工作。随着我国现代化信息技术的发展和普及，能够有效提升档案管理工作的效率和质量。本文通过分析目前自动化环境下文书档案管理工作的现存问题，探讨了针对自动化环境中的文书档案高效管理的优化策略。下面是小编精心推荐的《自动化文书档案管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

自动化文书档案管理论文 篇1：

办公自动化背景下事业单位文书档案管理的优化和改进

摘要：现阶段，随着我国社会不断快速发展，使事业单位也在积极的进行改革，特别是在办公自动化背景下，虽然为事业单位的改革提供一定的机遇，但是使事业单位在开展工作时，需要面临一定的挑战。文书档案管理作为事业单位发展与改革过程中比较重要的内容，在办公自动化背景下，事业单位必须极其重视文书档案管理的优化与改进。事业单位通过优化与改进文书档案管理工作，不仅能够使文书档案管理的效率与质量得到提升，也能够更加科学合理的利用文书档案资源，为其他各项工作的开展提供参考。基于此，本文主要根据办公自动化背景下，事业单位文书档案管理所存在的问题，阐述一些优化与改进文书档案管理工作的策略。

关键词：优化;改进;事业单位;办公自动化;文书档案管理

当前随着我国逐渐进入信息化时代，使社会中的各行各业都开始积极的运用自动化技术，并向自动化方向进行发展。在此背景下，事业单位也在向自动化方向进行发展，文书档案管理作为事业单位中比较重要的工作环节，需要紧紧跟住事业单位的发展步伐，逐渐将自动化技术融入到管理中，强化自身的自动化，从而为事业单位的各项工作开展提供更好的支持。因此，在办公自动化背景下，事业单位的首要任务就是，优化与改进文书档案管理，促使文书档案资料的价值与作用得到充分发挥，使事业单位可以以此为基础顺利的对其他各项工作进行开展，不断提升事业单位整体工作的质量与效率，进而實现事业单位稳定的可持续性发展。

一、办公自动化背景下事业单位文书档案管理存在的问题

（一）对于文书档案管理信息化建设不够重视

通过分析事业单位办公自动化发展情况，能够看出事业单位领导仍然存在落后的思想观念，在开展文书档案管理时，还是会对传统的纸质档案与人工管理模式进行利用。虽然一部分事业单位也将一些信息技术手段应用到文书档案管理工作中，但是并没有建设文书档案管理信息化，只是为遵循时代的发展，没有在实处落实文书档案管理办公自动化，从而会对文书档案管理工作的开展才极其严重的影响[1]。如果在自动化办公背景下，事业单位不重视文书档案管理得到信息化建设，不仅无法达到办公自动化的目的，也会制约事业单位的发展。

（二）文书档案管理人员信息化方面的能力较弱

随着事业单位逐渐向自动化办公方向进行发展，使事业单位对文书档案管理工作人员提出更高的要求，导致管理人员不仅需要具有良好的档案管理方面的理论知识，也需要对信息技术与网络技术进行掌握，才能够确保所开展的文书档案管理工作具有较高的自动化水平[2]。然而，在自动化办公背景下，事业单位严重缺少档案管理方面复合型人才，现有的档案管理人员不仅专业能力较差，综合素质也较低，甚至还有一部分工作人员并非专业人员，导致档案管理工作人员都是机械性的充分工作，不仅无法达到优化与改进文书档案管理的目的，也会影响文书档案资料的使用。

二、办公自动化背景下优化与改进事业单位文书档案管理的策略

（一）对文书档案管理理念进行创新

在办公自动化背景下，为确保达到优化与改进 文书档案管理的目的，首要任务就是对传统的思想观念进行改版，并意识到建设文书档案管理信息化的重要性，将建设文书档案信息化纳入事业单位的年度计划中，促使工作人员越来越重视文书档案信息化的建设[3]。因此，事业单位需要在文书档案信息化建设方面，加大投资力度，为其配备更加完善的软硬件设施，积极对先进的档案管理系统进行引进，不断开发文书档案资料数据库，使文书档案管理与自动化办公理念相符的同时，大幅提升文书档案管理工作的质量与效率，促使文书档案管理工作可以更好地为事业单位提供服务。

（二）对信息技术进行积极的运用

事业单位在开展文书档案管理工作时，为确保达到自动化办公的目的，需要积极的在文书档案管理过程中，对信息化技术进行应用，确保通过优化文书档案管理的模式，将其由传统的纸质档案，以及人工管理模式转变为自动化管理模式。将信息技术运用到文书档案管理过程中，除了能够达到自动化办公的目的，也在以下两个方面具有明显的优势[4]。第一，能够对 文书档案的安全性与完整性进行保护。自动化管理模式与传统管理模式相比较，其可以统一的记录与管理文书档案，并利用相关的软件记录与保存所有的操作记录，促使文书档案原始资料的完整性与安全性得到有效的保障。第二，能够大幅提升文书档案管理的效率。虽然在事业单位中文书档案管理属于比较简单的工作内容，但是却具有较多的档案资源与较大的信息量，如果利用人工的模式对其进行管理，会浪费大量时间，且极其容易发生失误。在信息化办公的背景下，使文书档案资料越来越复杂，仅仅只是利用人工的话，根本无法对文书档案具有价值的信息进行识别，而通过对信息技术进行应用，不仅能够减轻档案管理工作人员的工作压力，使档案管理工作的效率得到提升，也能够达到高效利用档案信息的目的，还能够有效避免因人为而造成的失误情况。从而奠定事业单位其他各项工作的开展基础。

结束语

总而言之，文书档案管理工作作为事业单位中比较重要的环节，其不仅仅只是简单的管理工作，而是与事业单位其他各项工作的开展具有紧密联系，事业单位必须极其重视文书档案管理工作的开展。特别是在办公自动化背景下，事业单位需要积极的优化与改进文书档案管理，不断提升文书档案管理的质量与效率，才能够确保充分发挥文书档案资料的作用。因此，为确保文书档案管理与办公自动化理念相符，事业单位在对文书档案管理进行优化与改进时，不仅需要对文书档案管理理念进行创新，也需要对信息技术进行积极的运用，不断强化文书档案管理的自动化水平，进而充分满足事业单位自动化办公发展的需求。

参考文献

[1]姜萍，办公自动化背景下事业单位文书档案管理的优化和改进[J].2021.

[2]孟爽，信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究[J].数字通信世界，2021（8）：2.

[3]凌小英，信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施[J].办公室业务，2020（11）：2.

[4]许玮玮，依托信息化背景优化事业单位文书档案管理[J].办公室业务，2020（11）：2.

作者：张涛

自动化文书档案管理论文 篇2：

办公自动化下的文书档案管理分析

摘要：自动化办公室动作环境中的文书档案管理工作，需要利用现代化计算机网络信息技术和通信技术，实现自动化、高效化、合理化的文书档案管理工作。随着我国现代化信息技术的发展和普及，能够有效提升档案管理工作的效率和质量。本文通过分析目前自动化环境下文书档案管理工作的现存问题，探讨了针对自动化环境中的文书档案高效管理的优化策略。

关键词：办公环境；自动化；文书档案管理

把文书档案管理工作进行自动化管理之后，能够在新技术和新设备的支持下，提升办公效率，创造了档案管理工作的便利，同时也是传统文书档案管理工作的创新改革变化。处于自动化办公条件下，文书档案管理工作的信息资源被充分地利用，但是目前企业中的文书档案管理工作还存在一定的问题，需要结合科学的管理方法和技术措施，积极探索出一系列有效的管理措施，确保文书档案的准确完整，提升文书档案管理工作的整体工作质量。

一、办公自动化文书档案管理的现存问题

（一）受到传统观念的影响

现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重視，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。

（二）自动化信息技术掌握不全面

自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。

二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略

（一）提升文书档案管理工作人员工作观念

社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。

（二）制定文书档案管理工作标准

自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要針对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。

（三）完善文书档案管理工作基础设施建设

想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。

（四）确定好管理工作重点

自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。

（五）管理工作规范化

首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。

三、结语

现代化信息技术的发展为企业的办公提供了自动化的全新发展条件，因此企事业单位都必须要合理的利用好信息化技术，积极引进现代化办公系统，提升工作效率，把企事业单位的工作变得更加的自动化、信息化、规范化。文书档案管理工作中使用自动化管理系统，需要提升档案管理工作人员的工作能力和工作水平，建立完善的工作流程管理制度，保障文书档案管理工作朝着更加自动化、智能化的方向发展。

参考文献：

[1]宋李娜. 浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J]. 档案，2010，02：59-60.

[2]杜建民. 浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J]. 水利规划与设计，2014，09：64-65+72.

[3]邱迎莹. 基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J]. 中外企业家，2016，11：203+209.

作者：张玉鵾

自动化文书档案管理论文 篇3：

办公自动化在文书档案管理的应用研究

摘 要：随着科学技术的快速发展，文书档案管理也逐渐进入了办公自动化的阶段。办公自动化在文书档案管理中的应用不仅使档案管理的工作效率得到了极大的提升，还实现了档案文件和文字信息的交流与共享，使文件传递的安全性和速度也大幅提高。但文书档案管理的办公自动化也削弱文件的保密性，并提高了对档案管理人员综合素质的要求。因此，在文书档案管理办公自动化的新时代，要积极采取有效的措施来解决文书档案管理中存在的问题，以促使文书档案管理水平的不断提升。

关键词：办公自动化 文书档案管理 应用 优点 问题 措施

文书档案作为档案管理工作的主要组成部分之一，其主要是对领导决策、基本建设、研究开发以及问题处理等各个方面进行的客观性反映。随着我国改革开放的深入和市场经济的不断发展，文书档案的管理工作也逐渐进入了一个新的发展阶段。文书档案管理的办公自动化主要是通过电子计算机等现代办公设备和技术来准确、迅速地对文书档案信息进行处理，进而提高工作效率。办公自动化在文书档案管理中的应用有着巨大的优势作用，但同时也存在着一些弊端，这就需要档案馆在新时期的发展中要加快管理设备的硬件建设，并通过有效的措施来增强文书档案的保密性，从而保障文书档案管理工作的健康高效开展。

1 文书档案管理办公自动化存在的问题

1.1 电子文件的保密性受到削弱

与纸质文件相比，电子文件没有固定的形式且易于变化，这就使得其文件内容容易被他人修改，且改动后不留下痕迹。此外，电子文件还没有特定的字迹，并且其字号、字体等的修改都较为容易，同时，电子文件还不能同纸质文件一样进行签名或盖章。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件，这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对网络电子文件自身的保密性造成了严峻的考验，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 对档案管理人员自身的综合素质要求提高

电子文件和电子档案的归档与管理是一项技术性和专业性结合较强的工作，这就决定了其对档案管理人员自身的综合素质有着更高的要求。具体来说，档案管理人员不仅要具有较高层次的知识素养，还要熟练掌握数据通讯技术或计算机技术的应用，并且熟悉传统档案管理的原则、理论、技术和方法，从而以高水平的业务素质和专业技能来切实提高文书档案工作的管理水平。

2 提高文书档案管理办公自动化的有效措施

办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势，也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时，文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题，针对这些问题，该文提出了以下几个方面的解决措施。

2.1 积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善

文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建设，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管理水平的提高。

2.2 加强对系统自动化外网和内网的合理布局

办公自动化内外网的有效隔离是保证网络安全的最有效和最主要措施之一。具体来说，第一层主要是利用路由器来过滤掉被屏蔽的服务和IP地址，然后在选择一些可以放行的地址来进入文档办公自动化的网络。第二层是利用防火墙来进行有效地隔离防护。一般来说，网络中的防火墙大都具有认证机制，且从整体来看，防火墙具有的基本功能主要有以下几种：对网络攻击的相关检测和告警；对经过防火墙的活动和信息内容进行记录；封堵一些被禁止的业务；对进、出网络的某些访问行为进行管理。通过这样的方法不仅能够对文档信息起到保密作用，还可以提高档案管理的时效性。

2.3 促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合

档案管理人员的现代化是促使档案管理办公自动化实现的重要保证。传统文档管理模式的长期沿用使得当前的档案管理存在着工作人员的现代技术水平较低或者是技术文盲的现象，这就使得进行档案管理的一些现代化设备并不能得到良好的应用，文档信息管理的办公自动化也就无从谈起。因此，在科学技术快速发展的新形势下，档案管理人员必须要增强忧患意识和时代精神，认清时代发展的形式，通过培训或学习来积极掌握传统档案管理的原则、理论，技术和方法等专业技能，同时还要不断提高对数据通讯技术和计算机技术等的掌握能力，以实现自身现代化和专业化的有机结合。

2.4 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性

电子档案保密性和安全性的提高可以从以下几个方面来进行：（1）采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件，以防止文件信息被篡改，从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外，通过这种方式还可以减少文档的储存空间，并且有利于实现文档的长期保存；（2）运用专用软件来加强对电子文档的保密处理；（3）通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失，同时还要把一些需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件；（4）利用防火墙和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离，以增强文档的保密性。

加强文书档案管理的高效化是时代发展的必然趋势，其管理水平的高低直接关系着文档资料能否得以完整的保存，同时，文书档案能否得到全面科学化的管理是新时期衡量企事业单位档案管理水平的重要标准。因此，在信息网络技术快速发展的新形势下，相关部门必须要加强对文档管理工作的重视，注意培养和提高档案管理人员自身的综合素质，强化各部门之间的合作与交流，从而促使文档管理标准化、规范化和安全化的实现。

此外，档案管理部门还要积极进行硬件建设，加强对系统内外网的合理布局，并通过硬件环境的改善和档案管理安全性的提高来强化我国文档管理的水平，确保文档管理工作的健康化、正规化发展，并为实现良好的社会效益与经济效益提供保障。

参考文献

[1] 褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013（8）.

[2] 张亚平.浅谈办公自动化在文书档案管理的应用[J].山西档案，2013（7）.

[3] 胡艳玲.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].江西电力，2013（10）.

[4] 张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（2）.

[5] 路艳.浅谈应用办公自动化进行文书档案管理[J].新经济，2013（12）.

作者：王宇飞　徐秀英　高志国