文书档案管理论文

想必大家在写论文的时候都会遇到烦恼，小编特意整理了一些《文书档案管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！【摘要】医院的文书档案管理是医院提供良好医疗服务的前提，因此，加强医院文书档案的管理对于医院的发展十分重要。本文试从医院文书档案的性质及特点分析，并指出当前医院在文书档案管理方面所存在的问题，并结合笔者的工作经验，提出了具体的改进措施，希望能给文书档案管理人员提供有益的借鉴。

第一篇：文书档案管理论文

如何做好文书档案工作

摘 要： 文章探讨了文书档案工作的现状与不足，文书档案的收集整理，文书档案的现代化，以及文书档案的保密和利用，对如何做好文书档案工作提出了自己的见解。

关键词： 文书档案 规范化管理 现代档案管理技术

文书档案工作是档案管理工作中一项十分重要的、不可缺少的工作，业务性很强，又很细致，是单位正常管理工作的重要组成部分。它真实地记录了单位发展、正常运作的全过程，有重要的查考使用价值。我们可以借助文书档案更好地了解过去，把握现在，预见未来。因此，把文书档案工作做好，是十分重要的。

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，直接关系和影响档案资料的质量与完整性。实现文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供可靠的信息依据。

一、什么是文书档案

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定，目前我们使用和形成的文件主要有：报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外，文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据，如果有档案可查，许多问题就可以迎刃而解，工作也可以顺利进行。事实证明，随着时间的推移，文书档案的作用越来越大，档案保存的时间越久，作用也就越大。此外，它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。

二、文书档案的收集整理

在文书档案资料的收集整理过程中，一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动，具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如：上级行政部门及主管单位的来文;反映本单位各项工作活动，具有参考利用价值的文件材料，等等，这些都属于文书档案资料的收集范围。

做好文书档案的收集整理工作是十分重要的，它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中，一定要认真、仔细、不怕麻烦，力求做到不遗漏任何一点有用信息，只有这样才能完整地收集文件、材料，使文书档案具有完整性、规范性。

在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心，认真办事的工作态度，具备一定的档案专业知识，同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作，使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视，是做好文书档案管理的关键。因此，在平日工作中勤请示、勤汇报，争取领导的关注与支持;勤动手，经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料，向领导汇报。

三、文书档案的现代化

现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识，应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展，文书档案管理也面临许多问题，例如文件和档案数量越来越多，管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要，只有实现文档管理现代化，才能有效地解决管理中的一些难题。

1.掌握现代化技术，利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主，而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术，迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识，又掌握新技术的人才，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，注重对计算机知识、信息技术的学习掌握，努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。

2.利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐，效率不高，而且费时费力，只有引进现代化技术，才能使文书档案的整理工作上一个新台阶，这是历史的趋势。

文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：(1)用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等;(2)利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件;(3)利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。因此，为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究，进行文书档案管理的综合化、现代化管理。

四、文书档案的保密与利用

长期以来由于各级档案人员的重视，文书档案的保密工作做得较好，但在利用方面效果不太理想。如：部分档案得不到充分的利用，造成了档案资源的浪费;领导对档案收藏情况不了解，不能及时有效地利用档案，导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来，等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好，是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。把死档变成活档，把文书档案真正利用起来，发挥它应有的作用。

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，文书档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的;但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限制地扩大开放利用范围，则也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。首先，要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提，是开放文书档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次，要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用档案。

五、文书档案存在的问题与对策

一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍，有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓，导致很多文书档案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合规定，造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门，由于不重视文书档案工作，所以，文书档案的管理人员大多没有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训，也是形式单一，次数有限，内容陈旧，并不能及时更新档案管理理念，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效地提高档案管理的水平。随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加标准化和规范化。三是文书工作和档案工作的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作既存在直接联系又有区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识不强，档案管理人员通常也很少考虑文秘工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多脱节的环节，存在很多不规范、不标准的现象。

以上种种，需要广大的档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习，摸索出一套切实可行的工作方法。只有这样，才能把文书档案工作做得更好。

参考文献：

[1]谢俊霞等.新时期加强档案工作的几点体会.档案天地，2010.08.

[2]高原.档案整理这些事儿.档案管理，2011.05.

[3]牟丹宇，等.略谈信息时代的文书档案工作.陕西档案，2010.06.

作者：魏晓萍

第二篇：医院文书档案管理工作

【摘要】医院的文书档案管理是医院提供良好医疗服务的前提，因此，加强医院文书档案的管理对于医院的发展十分重要。本文试从医院文书档案的性质及特点分析，并指出当前医院在文书档案管理方面所存在的问题，并结合笔者的工作经验，提出了具体的改进措施，希望能给文书档案管理人员提供有益的借鉴。

【关键词】文书档案;管理;水平

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056

医院的文书档案是宝贵的财富，它包括在工作以及活动中形成的各类文件、录像、图表等，是多种档案载体的集成。科学有效的医院文书档案管理不仅能够促进医院的健康发展，也有利于患者查询相关信息，更能促进有关健康及医生科学的进步。

1医院文书档案分析

医院文书档案收集是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料[1]。它是一个医院历史的见证和最有效的凭据，具有严格的规范性、标准性、保密性及服务性等特点。

1.1规范性医院文书档案的规范性主要是指公文的管理，它是整个文书档案的核心，也是搞好文书档案管理的最基本保障。它的规范性主要表现在公文的用纸、检查、字迹、文种、传递严格五个方面。

1.2标准性文书档案管理工作要求技术含量高、操作性强。对于文书档案的收集、管理、鉴定、保管及利用都要按照立卷原则、工作流程和操作技术的统一。整个过程相互联系，层层相扣，具有严格的标准。

1.3保密性现在医院的文书档案包括纸质文书档案和电子文书档案两种，虽然这有利于信息的保存，但也给保密工作带来了一定的难度。纸质的文书档案一旦形成，它的内容及形式一般不会发生大的变化，对于是否是原始资料比较容易辨认。但是，电子档案不具备这些特点，对于电子档案文件的保密一定要进行加密，并且不定期的改变加密码或者电子锁。最为重要的是，应该加强工作人员的保密意识，使他们认识到自己工作的重要性以及因为失密造成的严重后果。

1.4服务性文书档案的服务性主要是为领导进行决策或者智能部门提供资料参考，它表现在利用、编研和统计等工作。搞好服务，首先必须做好医院文书档案的整理工作，使之在使用之时能够按照要求提供必要的服务，这在文明医院、等级医院评比的过程中尤其重要。其次是能够为医院各级领导干部的任免升迁、职工的晋职晋升等提供准确详细的个人资料和依据，能够大大提高工作的效率，保证工作的如期完成。再次就是在医院大规模的改革时提供医院的基本信息和工作人员的基本情况，以便在领导进行决策的时候能够掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高数字化的进程，对于已经公开的资料或信息要及时上传到网上，为患者提供更便利的咨询。

2目前医院在文书档案的管理方面存在的问题分析

2.1文书档案意识薄弱，对其利用未能发挥最大作用文书档案资料如果能够得到充分的利用，可以创造出不菲的经济和社会效益，促进医院管理的规范化。但是，因为对于文书档案的重要性宣传不到位，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。

2.2管理文书档案的机构不完善、职责不明医院文书档案的管理一般都存放在行政办公室的综合档案室。但是因为历史遗留的问题以及医院在管理上存在的不足，所以综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案则由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不仅不利于综合的开发利用，也造成使用效率的低下，并且这种不科学、混乱的管理模式会造成大量的档案无法进行存储，甚至可能导致丢失。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。

2.3文书档案管理人员专业素养有待提高目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面鱼龙混杂，参差不齐，远远不能满足时代发展的需要[2]。这主要表现在专业知识的不足、知识结构的老化或不合理、文化水平低、新知识的储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了我国档案管理水平的落后。

2.4对于档案管理的硬件投入过低因为医疗用房的紧张，导致存放档案的地方十分有限，这完全不符合档案管理的标准。还有管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的到来，计算机技师在医院文书档案管理的过程中逐步得到推广，促使其管理水平不断进步。但是，这远远不能满足快速发展的需要，人工收集、检索信息不仅效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。

3提高医院文书档案管理水平的方法

3.1加强有关档案法规的学习，强化档案管理意识医院要加强对于档案法规学习和宣传的力度，提高管理人员对于档案管理重要作用的认识，尤其是医院领导对于档案管理的认识。只有领导对档案管理注重，才有可能把档案管理工作纳入重要的工作议程，使其能与医院业务的拓展保持同步。对于档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合档案管理工作。医疗服务是医院最根本任务，而只有搞好档案管理才能促使医疗服务的提高，所以一定要为档案管人员提供必要的设施、充足的经费，切实提高医院的档案管理工作。

3.2强化服务意识，提高档案的开发利用效率档案管理的最终目的就是为利用提供方便，因此，要强化档案管理人员的服务意识，既搞好档案的收集、管理，又努力搞好资料的编研、整理工作，对信息进行有效开发，使档案为临床医疗、教学、科研服务，为人民群众的医疗保健服务，充分发挥其社会效益。

3.3加强专业培训，提高档案管理人员的素质建立科学合理的档案管理体系，建立健全档案管理的规章制度，这是搞好档案管理工作的关键。随着时代的进步，医院的文书档案管理也必须建立一套与之相应的科学合理的体系，切实解决好档案管理混乱问题。档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一，因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等手段提高其管理水平，推动档案管理水平的提升。

3.4实现档案管理的现代化随着科技的不断发展，传统的档案管理方式已无法适应现代人们的需求，无纸化办公及电子技术的普及对档案管理自动化提出了更高的要求，文书档案的管理必须由传统的管理方式向现代信息化的管理方式转变。用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率[3]。因此，医院应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。

4结论

医院的文书档案管理具有自己的特点，结合医院的实际加强对其管理，显然有利于医院服务水平的提高。目前，我国的医院在档案管理工作中还存在管理意识薄弱、认识不到位、管理体系不科学、从业人员素质参差不齐等问题，医院必须从提高认识、加强管理和培训、实现管理的现代化等方面入手，促使我国医院文书档案管理水平的不断提高。

参考文献

[1] 范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用[J].医学信息，2009，1(12)：22.

[2] 刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考[J].科技创新导报，2011，4(10)：43.

[3] 高雪莉.浅谈医院文书档案的管理和利用[J].档案天地，2011，1(7)：12.

(收稿日期：2012-02-15)(本文编辑：李静)

作者：陈家义

第三篇：如何做好文书档案管理工作

[摘 要] 本文阐述了文书档案工作的重要性,从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、注重学习交流、重视平时积累和做好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨。

[关键词] 文书档案;档案管理;档案工作

[收稿日期] 2010-06-25

[作者简介] 梁军萍(1966-),女,十堰职业技术学院汽车工程系党总支副书记,馆员。

文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一。文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据,也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现,是一项繁琐、严密的工作,档案材料为今后开展工作奠定了坚实的基础,是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下,如何做好文书档案的管理工作,使之规范化、程序化、数字化、网络化,不断适应办公室工作变化的需要,也是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。总结以往的工作实践,笔者就如何进一步做好文书档案管理工作,谈几点粗浅的认识和体会。

一、领导重视是做好文书档案管理工作的前提

文书档案管理工作可以分为两个类别:一类是上级组织产生的文档管理;另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一,这就要求各级领导要充分重视此项工作。在加强文档管理工作方面,应做到以下两点:一是从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件,从上至下形成重视档案管理的风气;二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节,对档案管理工作中存在的问题及时提出改进的意见。把加强和规范文书管理工作列入全年的工作计划中,并认真落实负责人,以上能对加强文书档案的管理和改进工作起到积极的促进作用。领导对文书档案管理工作的高度重视和支持,使文书档案等在实际工作中发挥其应有作用。

二、文书规范管理是做好档案管理工作的基本条件

文书规范管理是做好档案管理工作的基础,公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理,尤其在办公自动化迅速发展的今天,这种关系显得更为密切。许多文件归档工作,需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接,做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等,在文件形成之初就已经确定并做登记,且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节,避免了重复劳动,降低了差错,同时也保证了文书和档案的统一及协调,提高了办公效率。

三、制度完善是做好文书档案管理工作的保证

制度是规范人们行为的准则,在进行文书档案管理工作的过程中,应始终坚持用制度规范人,约束人,以制度实施文档管理。认真学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”,根据部门公文管理工作的实际,制订相应的“公文处理实施办法”,将以往文档方面的多个规定予以综合,集档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁为一体,提出规范化的要求,建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程。将“公文处理实施办法”列入部门“规章制度手册”的首位,并组织部门人员学习,进一步提高部门同志对档案管理工作的认识,对其中所应执行的程序进行统一,提高各部门在文书办理之初的质量和效率,减少了办公室的复核工作量。“公文处理实施办法”的实施使文书档案管理工作有章可循,有据可依,有了这一制度,档案管理水平才能得以提高。

四、强化管理,提高人员素质是做好文书档案管理工作的关键

队伍素质和程序制度是强化文书档案管理工作的两大方面。档案管理人员的素质直接影响着一个单位档案事业的发展。档案管理离不开档案管理人员这个基础,基础好,自然管理水平就高。从档案管理工作的经验看,首先档案管理员要具备较高的政治素质和思想觉悟,要有很强的责任心;其次,档案管理员要有敬业精神。档案的收集、整理、装订工作是非常繁琐和枯燥无味的,这就要求档案管理人员必须具有很高的思想境界,有奉献精神,要学会以苦为乐;另外,档案管理人员要加强学习,积极参加各种培训,特别是要在电子档案管理方面,不断增加和丰富自己的知识,学习新技术,学习档案管理的新方法,更新观念,这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。

规范文书档案的管理工作就是要将发文和收文中的各项工作环节和程序予以规定,并严格按此办理。如收文中从签收、拆封、登记、拟办、批办、分发到回收、销毁等,发文中从审核、签发、打印、用印、分发等,每道环节都须按规定程序落到实处,任何一个环节出现问题都会影响到整个档案管理的质量。档案材料的缺失,使一些文件材料不能最终归档,档案的完整率会大打折扣,致使现存档案无法反映一个单位工作活动的全貌。

五、学习交流是做好文书档案工作的保证

实践是检验真理的唯一标准。在实践中总结的经验尤为可贵,只有同行之间不断沟通,加强交流,取长补短,才能共同提高和进步。同样,档案工作也不是封闭的,需要彼此的交流和相互学习。这就要求档案管理人员需从以下三个方面做起:一是要求档案管理人员自我学习提高,规定一些学习内容,提出要求,到时检查考核;二是尽可能参加档案管理方面的培训班进行学习和交流;三是对口交流,相互激励。通过学习交流,使档案管理人员相互学习,爱岗敬业,从而提高自身的档案管理水平。学习交流、相互促进就成为档案工作的催化剂。

六、平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径

档案材料的收集是档案管理工作中最重要的一个环节,也是整个文档整理的第一步,收集要及时、全面,并注意做到以下三点:一是健全规章制度;二是加强催收,对领导忙于其他事务而容易忘记返还的文件进行催收,必要时给领导提个醒;三是年终归档,根据文档登记表,检查是否有缺漏文件,如有缺漏务必想法补齐。所以,平时就注意收集,并根据预立卷制度将档案资料整理齐全,按时间顺序或文件内容归档,这样对归档工作具有事半功倍的作用。

七、做好细节工作是档案管理工作的基础

只有从各个方面把好细节关,才能将档案管理好,做好档案管理细节工作主要应从以下几方面入手:订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅。

(一)定制度

除依据“国家行政机关公文处理办法”制度规定外,还要结合实际工作,制定本单位的公文处理办法、文书档案管理办法、声像档案管理办法、用印管理等规章。

(二)选好人

机要文件,一般是指含有国家或企业机密的文件,因此,机要管理人员应是一位具备高度的责任心、强烈的保密意识和较高素养的人,还应具备较高的政治条件,否则极易给单位造成不必要的损失。

(三)详记录

按收发文的不同种类分别进行登记,收发文记录各一,按程序进行,环环相接,可避免因记忆问题而产生的漏记、漏发。以收文为例:

(1)收文登记需单独使用一个记录本,不得与其他记录本混用;(2)列明收文日期、收文号、机密等级(一般可省略)、来问单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量。一般来文为红头文件,如果是传真,应在备注栏注明何时收到,如果有专人送交,应注明由何单位、何人与何时送交;(3)记录好的文件按文件内容、紧急情况分别交各主管领导阅示,如需在单位内进行宣传、办理,应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录,以便全程跟踪、催办、督办。

(四)分好类

按机构大体分为四类:(1)政府类(如省政府、市政府、办公厅);(2)上级类(如国家教育部、教育局);(3)本单位文件(包括各个部门);(4)其他单位(如:公安局、街道办、卫生防疫机构、医疗保障中心等)

(五)备好案

依据工作需要,每季度或半年做一次备案表,可根据记录内容进行打印,避免因笔体不同,造成难以辨认。年终时,将做好的备案表装订成册,即形成一本很好的档案明细。

(六)存好档

根据平时所做的记录和分类情况,将文件分别装入档案盒或装订成册,按时间顺序放入档案柜备查。

(七)易查阅

此项工作难易程度取决上述各项工作做得好坏,这要靠平时的细心和工作的积累。查询时,只要翻看档案明细,查出卷目名称,即可随意抽取,做到准确、快捷、有效。发文工作与此相类似,这里不再赘述。

文书档案管理在大多数单位都受到较高的重视,却往往忽视了声像档案的管理,它是一个单位在各种活动中形成的具有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录。保管时一定要按年代、事件、时间顺序进行分类,以简洁、顺畅的文字说明事由、时间、地点、人物、背景、摄制者等,做到定期检查,防磁、防潮、防霉、防火、防盗,妥善、长期保管,在单位做宣传时,可根据需要充分利用。

文书档案管理工作是各方面管理的重要组成部分,是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作,在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用,只有充分重视此项工作,采用科学管理的工作方法,才能顺应新时期文书档案管理发展的需要,继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值,指导和服务于管理工作,实现其工作的特有职能。

on Text File Management

LIANG Jun-ping

(Dept. of Automotive Eng., Shiyan Technical Institute, Shiyan 442000, China)

Key words:instrument files; file management; archives

作者：梁军萍