高职院校人事档案管理模式碎片化存在的问题及对策

2023-02-06

一、引言

随着时代的发展,高职院校人事档案管理模式呈现出碎片化发展的状态。《中华人民共和国档案法》第五条中规定:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”明确了由我国各级各类档案机关以及企事业单位的档案馆(室)在统一的档案管理制度下实行分散管理。中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》以及中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件针对的人群是干部和流动人员,对于公务员、事业编制人员以及国企单位人员并未制定相关管理制度。由于高职院校的规模小,人事档案管理模式采取分散管理,按照员工身份的不同归口各个不同的管理部门,干部档案有的归口组织部门管理,有的归口人事部门管理,有的归口地方人才中心代管;工人档案有的归口人事部门管理,有的归口产业实体部门管理,有的归口地方劳动部门代管;学生档案有的归口教务部门管理,有的归口学生部门管理,有的归口系(院)部门管理。

高职院校人事档案管理模式碎片化表现在人事档案管理机构分散、人事档案管理的业务工作的条块分割。高职院校人事档案管理模式碎片化问题指高职院校未能形成整体性、系统化的人事档案集中管理模式,导致人事档案责任机制薄弱,人事档案服务功能弱化,易造成弃档现象,导致人事档案管理的本位主义、整体效率低下。本文对高职院校人事档案管理模式碎片化存在的问题进行分析,并对其提出对策,有利于高职院校人事档案集中管理模式的建设,有利于高职院校人事档案管理工作和人力资源管理工作的推进[1]。

二、高职院校人事档案管理模式碎片化存在的问题

(一)人事档案责任机制薄弱

高职院校人事档案的形成阶段和归档后的管理阶段是不同的管理部门管理,前者是行政管理部门管理,而后者则是档案管理部门管理,两个阶段在数据交换和业务协调上缺乏协同,前者较少兼顾后者对于文件原始数据的准确性和完整性需求等。高职院校人事档案管理人员有的是行政管理人员,有的是档案管理人员,职员和职能的相互交叉使得职员不能正确定位自己的身份,分不清自己是档案管理人员还是行政管理人员,对于自己的责任范围不能很好的划分,导致人事档案责任机制薄弱[2]。

(二)人事档案服务功能弱化

高职院校人事档案的这种分散管理模式容易导致人事档案管理部门注重人事档案的保管和收集工作,轻视人事档案的开发利用服务工作,会让人事档案管理处于一种封闭的状态,限制公开人事档案的信息内容和提供人事信息服务,难以实现人事档案的网络化,不能提供在线查询人事档案信息以及其它人事档案利用服务,致使人事档案服务功能的弱化。

(三)易造成弃档现象

高职院校人事档案管理模式缺乏统一的人事档案管理制度进行实行,而是按照身份的不同进行人事档案管理,干部身份的人事档案管理按照中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》的实行,流动人员的人事档案管理按照中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》的具体规定实行,其余身份的人员我国并未制订相关法律法规。不统一的人事档案管理制度造成了在人事档案管理过程中对管理对象身份的区别对待,而人事档案的保密性的这一特点又限制了人事档案信息公开和信息服务,未能实现人事档案的公开化和社会化。

高职院校人事档案的分散管理模式不注重人事档案自身价值的挖掘,难以实现人事档案服务功能,使得公民档案意识淡薄,对人事档案的作用不了解,不重视自己的人事档案,造成了弃档现象[3]。

(四)导致人事档案管理的本位主义、整体效率低下

高职院校人事档案管理模式碎片化强调人事档案的归属权属于单位,而不是属于个人,注重人事档案本身的管理,不注重职工个人对于本人人事档案的服务需求,很少对外公开人事档案的信息内容,也不会主动面向个人开展人事档案信息服务,容易导致人事档案的服务功能弱化,造成人事档案管理部门的本位主义、整体效率低下[4]。

三、高职院校人事档案管理模式碎片化对策

(一)建立完整的人事档案管理责任网络

建立完整的人事档案管理责任网络,清晰人事档案管理人员以及行政管理人员的责任,有利于人事档案的集中管理以及人事档案管理模式的整体性。人事档案归档文件在形成阶段的责任承担者不仅仅是人事档案部门,还包括分管人事档案的领导以及文件所属职能部门的业务员,人事档案归档后的责任承担者是人事档案部门以及分管人事档案的领导。清晰人事档案管理责任网络有助于实现两个阶段在数据交换和业务协调上的协同,确保人事档案归档文件的形成阶段兼顾人事档案归档后对于文件原始数据的准确性和完整性需求。

(二)淡化人员的身份,实现整体化和系统化的人事档案集中管理模式

淡化人员的身份,对于干部档案、工人档案等其他档案不区别对待,一视同仁,将原本隶属于人事部、组织部、教务部等部门的教职工档案、学生档案都归入综合档案室管理范围,把人事档案管理纳入学院综合档案管理中,从而实现人事档案实体和人事档案信息的集中管理,确保人事档案集中管理模式的整体化和系统化。

(三)人事档案的适度公开,建立人事档案信息共享机制

人事档案的适度公开,将无需保密的人事档案信息实现共享,不仅有利于人事档案的开发利用,而且还有利于人事档案管理模式的整体性。个人事档案的适度公开是指对人事档案的网络化,将无需保密的人事档案信息对公众开放并提供利用服务,充分利用人事档案的价值,有助于推进人事档案管理模式的整体化和现代化的实现。建立人事档案信息共享机制,利用现代技术使得不同人事档案管理部门能够共享分散的人事档案信息,实现人事档案管理的协同服务,保障人事档案管理模式的整体性。

(四)强化人事档案服务功能,实现社会化、开放化人事档案集中管理模式

在人事档案管理中注重人事档案的开发利用,不断挖掘人事档案的价值,结合个人对于本人档案信息服务的需求,不断强化人事档案服务功能,有利于提高公民的档案意识,有利于人事档案管理模式的整体性。

在人事档案管理中不仅注重纸质档案的管理,而且更要注重数字档案的管理,运用先进的现代技术,对人事档案进行开发利用,实现人事档案的网络化和信息化,能够为公众提供人事档案信息的网上查询等其它信息服务,进一步强化人事档案服务功能,用整体性的人事档案管理模式取代现在的碎片化人事档案管理模式,让人事档案管理向集中管理和社会化、开放化的趋势发展。

摘要：随着时代的发展,高职院校人事档案管理模式呈现出碎片化状态,主要表现在管理机构分散、业务工作的条块分割。本文对高职院校人事档案管理模式碎片化存在的问题进行分析并提出对策,有助于高职院校人事档案管理工作的推进,为高职院校人力资源管理提供有力的保障。

关键词：人事档案管理模式,碎片化,集中管理