职业院校做好仪器设备档案工作的几点思考

2022-10-17

1 引言

凡作为学校固定资产的仪器、设备, 在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料, 以及随机材料均属仪器设备档案。在我国, 提供职业教育服务的职业院校 (以下简称:学校) , 大都以相关行业为基础, 针对性地培养具有较强动手能力、熟悉实际操作的专门技术性人才, 其教育主要突显了重应用、重实操的特点。为了强化教学与实训质量, 很多学校都配购了大量仪器设备。然而伴随着仪器设备管理工作而诞生的仪器设备档案, 针对它们的工作, 有些学校仅推进到仪器设备的购置与验收这些环节就浅尝辄止了, 而在调试、安装、运行、管理、维修与改造等环节中形成的有价值的档案却没有得到足够的重视, 有的学校甚至还没有对此展开工作。

由于仪器设备档案是学校开展教学科研、维护自身权益、创造智慧成果的宝贵记忆, 具有极高的价值, 所以做好仪器设备档案工作, 对社会和学校来说都是一件大事。学校可以抓住提高人员档案意识, 设立专门机构, 制定专门制度并提供充足的物质保障这几个重要, 运用“多管齐下”和“同时并进”的方法来开展工作。

2 提高档案意识

档案意识是做好仪器设备档案工作的内在动力。只有充分认识到仪器设备档案的价值, 人们才会更加重视它, 投入更多的精力来做好它。

仪器设备是开展职业教育、培养学生职业技能不可或缺的重要资源。为紧跟行业的快速发展, 学校不惜重金购入各种专门的仪器设备用于教学和实训中。通过长期不断的反复利用, 广大教师和学生对这些仪器设备的工作机制、原理、效能等特征越来越熟悉, 从中总结出了大量的经验, 有的绘制出了一定数量的图纸, 还有的甚者发现了某些仪器设备的不足之处, 通过大量的科研和技术攻关, 最终总结并提出了原创性的改进措施与方法, 获得了一些实质性的突破与成就, 而这些成就被记载到某些类型的载体之上, 就形成了极有价值的档案。这些档案可被用于教育教学和相关领域的深入研发、也可用于校企合作和校际合作。那些具有原创性、高价值、并具备深入研发和科技转换价值的档案, 学校还可将其用于相关领域中知识产权的申请与保护, 从中获得丰厚的收益。与此同时, 这些档案对学校在办学能力评估、社会影响力与效能发挥、综合实力得以提升等方面都可以提供具有关键性的支撑。它们是学校和社会的宝贵财富。

当人们认识到仪器设备档案的重要性并提升对它们的重视程度, 从某种程度上来说也就提高了档案意识, 这就为做好仪器设备档案工作提供了驱动力。

3 设立专门机构

设立专门的机构是学校做好仪器设备档案工作的前提。

为跟上行业的不断发展, 学校的教学与实训工作对仪器设备的需求从数量、种类和层次上看, 呈现出持续增长、不断扩大和逐步上升的特点, 并且越来越多的教学院系与专业学科都牵涉到仪器设备工作中来了。由于仪器设备工作的顺利开展, 需要一系列严密有序的工作流程来支撑 (主要包括:购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等工作) , 所以设立专门的机构——仪器设备管理处 (以下简称“设备处”) 来牵头和统协这一系列的工作就很有必要了。设立了设备处, 仪器设备工作特有的繁复工作环节与流程就有了专门与专业的部门来进行全面和统一地负责, 从而保证了工作的统一性与协调性, 促进了工作效率的提升, 更加有利于仪器设备档案齐全完整的收集、科学有效的管理和安全高效地利用。

规模相对较小或专业学科相对较少的学校可以考虑建立校级设备处来统管全校的仪器设备工作, 并在学校档案机构的监督与指导下展开仪器设备档案工作;规模较大、专业学科较多或跨度较大的学校, 则可以针对不同的院系和学科专业建立各自的设备处负责各自部门的设备仪器工作, 同时也要在学校档案机构的监督与指导下展开各自部门的仪器设备档案工作。两种部门设立方案, 不管采用哪种, 设备处都需要在学校档案馆 (室) 的监督和业务指导下展开仪器设备档案工作, 并在规定的时间内将完整的仪器设备档案向学校档案馆 (室) 移交。

当专门的部门——设备处建立后, 学校展开仪器设备工作所需的统一性和协调性就有了专门部门的介入和统协:学校院系或专业学科向设备处发出仪器设备的申购, 设备处将申购报批, 获批后, 设备处牵头整个购置工作, 国资把关采购、申购部门主要对技术指标进行把关。每个环节都有部门介入, 这样就可以将仪器设备的采购、安装、调试与验收等工作都进行一个集成化、流程化地科学设置。在参与部门完成各自工作环节后, 将形成的档案集中向设备处汇总移交, 这样就保证了仪器设备在该工作过程中得以统一、齐全完整地收集、整理与保管。

仪器设备购置成功后由设备处负责其管理运维工作, 这大致包括仪器设备提供利用、日常管理、维护、维修、报废等工作。针对仪器在这些工作中产生的档案是最易出成果的, 应该引起学校的高度重视。仪器设备在提供利用中产生的档案主要包括利用记录、教学与科研中得出的实验、分析、模拟运算等数据。它们可以反映出仪器设备在教学与实训中的使用频率、广度等指标, 还可以反映出教学与实训的质量。一些价值较高的档案在学校申报科研成果、专利或实用新型等知识产权的时候还可以给予强有力的支撑, 发挥巨大的证据价值。在日常管理、维护、维修、报废工作中产生的档案, 其内容大致包括:安全检查记录、耗材更替记录、维护保养、故障维修、报废登记记录等。人们通过对安全检查记录的查阅来为安保工作、事故调查作参考;通过对耗材更替记录的查阅, 为仪器设备预算编制工作提供数据支撑、也将其作为仪器设备性能评估的重要参考;仪器设备在维护保养、故障维修、技能技改等工作中产生的设备图纸、分析报告、维护与维修报告、技术攻关材料, 不管其载体是纸质的还是电子的, 都具有很高的保存价值, 它们可以为校企合作提供有力的后盾, 可以为实用新型这类专利的申报提供重要的支撑。

仪器设备档案数量多、载体形式丰富, 是经由一系列复杂和繁多的工作流程与工作环节而产生的, 期间如果没有专门的部门进行统协处理, 极易造成分散或遗失。学校设立专门设备处来负责此项工作, 就为更进一步做好仪器设备档案工作提供了重要的前提。

4 健全规章制度

建立完善的仪器设备档案工作规章制度是学校顺利开展仪器设备档案收集、管理与利用工作的重要基础。我们可以从学校和部门两个层面来制定相关制度。

学校层面的制度是从学校总体出发, 为仪器设备档案工作搭建总体框架、规划工作范围与内容, 对相关部门的内部机构设置、人员配备、物资保障等进行指导, 对部门与部门之间的工作流程、相关节点及责任加以梳理、划分与固定, 从而形成学校开展仪器设备档案工作、各部门建立部门仪器设备档案工作规章制度的依据和标准。

部门层面制度要以学校制度为基准、结合自身实情来制定, 且不得与学校层面制度相矛盾或抵触。部门层面的制度主要用于规范部门自身在仪器设备档案工作中的行为, 是仪器设备制度的延伸。各部门在制定本部门层面制度的时候, 需要认识学校仪器设备档案工作是一个系统的有机整体, 自身只是这个系统中的一个环节, 所以制度在制定的时候, 不光要从自身角度出发, 还要考虑到其他部门与本部门发生业务往来时候出现的各种情况。由于仪器设备的管理与使用具有相互交叉与往来的特点, 所以在对待非本部门仪器设备档案工作制度的时候, 我们都应该给予充分的尊重和切实的执行。比如:教师或学生在使用仪器设备后产生的一些具有保存价值的图纸、检修报告等材料, 应尊重制度的规定, 做到完整、及时地移交归档。

所有归档的仪器设备档案, 尤其是涉及技术核心、创新发明的, 工作人员一定要给予高度重视、并进行保密处理。为了做到这一点, 学校需要建立健全严格的档案保密制度和相应的奖惩措施。新的仪器设备档案形成后, 设备处需要及时整理并移交学校档案馆 (室) 保存。如果设备处确有频繁调用的需求, 可以向学校档案馆 (室) 申请复制, 并实行专门人员保管。不管是原件还是复制件, 学校档案馆 (室) 或者设备处在提供利用时, 都必须严格遵守档案保密制度, 对利用过程实行严格的监控, 防止重要档案信息外泄。

只有学校和部门两个层面的制度都得以健全并严格执行, 我们对仪器设备档案的收集、管理和使用才能做到齐全完整、安全可靠、科学高效。

5 提供物质保障

提供充足的物质条件是做好仪器设备档案强有力的保障。

仪器设备档案具有成套性的特点, 其载体形式多样, 读取平台不同, 且调用频繁, 所以对其管理与利用所需的物质条件要给予充分地保障。

仪器设备档案需要更多的存储空间和充足的装具:每套仪器设备, 从其申购工作一开始就建档直至报废处理, 其间会不断产生新的档案并插入卷中, 档案呈现出不断增多的现象。所以在仪器设备档案刚建立的时候就要为它们预留足够的存储空间和装具, 以免后期产生大量的“倒架”工作, 或者装具不足的麻烦。

仪器设备档案形式多样、载体丰富:除了纸质档案外还有电子档案、实物档案等, 其内容形式除了文字外还有图像、声音、视频甚至是程序等, 其载体除了纸质外还有照片、胶片、图纸、光盘、磁带、磁盘等。为了保证这些档案的安全存储与顺利读取, 必须为他们配备相应的读取设备, 比如:电脑设备、光盘、磁盘、磁带读写设备、用于程序运行的软硬件平台与环境等。仪器设备档案的管理同样需要满足档案“八防”的要求, 对于重要的电子档案还需要进行多份备份并实现异地保存。

不同的学校在实际工作中会面临不同的实情, 开展工作和处理问题也都是按照国家相关规定再结合自身实际情况来做的。在面对仪器设备档案工作时, 不同的学校也会有不同的处理方式与方法, 但只要我们抓住提升档案意识、设立专门机构、健全规章制度与保障物质条件这四点, 也就抓住了做好仪器设备档案工作的基本方法。

摘要：仪器设备档案是职业院校在开展教育教学活动、进行科技研发工作中时产生的具有极高价值的产物, 是社会与学校不可多得的珍贵“历史记忆”与财富。它作为学校档案工作中的重要组成部分, 其重要性、专业性与专门化本应受到人们的高度重视, 各项围绕它而展开的工作也应有条不紊地进行。然而从笔者走访的数家学校情况来看, 这些工作做得还不尽如人意。本文就此情况, 从提升档案意识、设立专门机构、健全规章制度和保障物质条件这几个方面来展开论述, 浅议了职业院校做好仪器设备档案工作的一些想法。

关键词：仪器,设备,档案,职业院校