高职院校档案工作规范化管理建设探析——以重庆科创职业学院档案馆为例

2022-09-11

档案信息是一种无形资产, 也是学校的宝贵财富。为避免档案信息资源流失, 必须健全档案管理制度, 因为只要有了规章制度的规范和约束, 才能保证档案工作合理化实施, 这也是档案管理工作顺利进行的保证。本文结合重庆科创职业学院档案馆的管理工作实践, 对高职院校档案工作的规范化管理建设进行探析, 意在提高高职院校档案管理水平与质量。

一、开展规范化管理建设实践工作

规范化管理建设是指为使我校档案馆对档案资源、工作流程、管理方法开展管理与服务的各项工作范围内获得最佳秩序, 取得最佳效果, 实现最佳目的, 对实际的或潜在的问题指定共同的和重复使用的系列规则而开展的系列科学有效的管理建设活动。

(一) 构建科学的管理体系。我馆根据学校的实际情况, 按照学校领导的指示精神, 针对读者的需求和我校的教学运行特点、人才培养模式以及学校发展规划, 在业务管理工作实践中形成了纸质档案管理、电子档案管理等工作模式。

1.档案收集: (1) 收集的材料包括:收集本校党政管理、教学、等形成的具有保存价值的文件、声像材料以及上级机关公文, 会议交流材料等。 (2) 内容要求:要求归档的文件材料齐全完整;载体和书写材料等符合标准。

2.档案整理:纸质档案材料整理分类→排列→编号→编制卷内目录→装订→填写软卷皮封面→卷内备考表→负责人签字、整理立卷人签字与立卷时间→分类入柜排序的整理工作流程。

3.档案保管安全管理要求:档案库房是存放学院档案的重地, 我馆严格按照库房“八防”——防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光和防霉要求加强库房管理。

(二) 实施规范化的管理工作。为提高接收、整理、加工、保管、借阅等各项管理工作的效率与质量, 有效地规范各项管理工作行为与操作方法, 我馆在学校主管领导的支持下, 制定了《档案规范化管理条列》等实施系列管理标准, 特别是《技术管理规定》, 以通俗易懂的文字、图、表的形式对档案的装订材质、尺寸、规格、字体、组装形式、组卷内容、立卷方法等都作了认真与详细的规范化规定, 具有很强的实用性和可操作性, 为提升我馆的档案工作规范化管理建设提供了技术保障, 使我馆的档案管理工作有章可循。

(三) 完善规范化的管理制度。科学有效的管理制度是开展各项管理工作的前提与保障。我馆针对档案管理工作的各个管理环节与管理模式, 围绕规范档案管理工作, 从实际出发, 结合学校规范化管理建设的总体要求, 先后制定了信工学院档案管理规定, 学院档案实体分类方案等为主的管理运行制度, 以确保各项管理环节的畅通、有序、到位;使我馆档案管理工作进入制度化管理进程, 做到了有规可依, 有章可循。

二、开展规范化管理建设实践的思考

通过开展档案工作的规范化管理建设, 我们虽然收到了一定的成效, 但要清楚地认识到我馆目前仍存在一些不足, 还有待于进一步的找出差距, 总结经验教训, 寻求科学的解决路径, 提炼出有效的解决方法, 形成科学的规范化管理建设思路。

(一) 要重视档案管理工作。学校各级领导要高度重视档案管理工作, 自觉提高档案管理意识, 将档案管理与各部门的工作管理结合起来, 将档案管理作为部门管理考核的一项重要内容。众所周知, 档案资源是为学校各项管理工作服务的, 所以, 学校各部门在强调教学工作的重要性时, 也不要忽略了档案管理工作的重要性。在思想上要树立档案资源保护意识, 在实际行动上要对档案管理工作抓严、管紧, 对档案资料要严格整理和保护, 坚决杜绝档案信息资源的流失现象。要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题, 加强档案工作的规范化管理建设, 提高档案工作管理质量与水平, 让档案资源更好地为学校发展服务。

(二) 加强档案人员培训。从总体来讲, 我校档案管理人员专业素质不高, 要适应学校的发展与变革中的档案工作管理, 还需要加强对档案人员的培训教育, 在实际工作中要做好以下方面的工作:

首先, 要加强档案人员的专业培训。档案人员必须具备最基本的档案管理的专业知识, 对档案工作内容、工作流程、服务方法有细致的了解, 对档案工作事务有清楚的认识。因此, 应不定期地对档案的分类、整理、立卷等一整套档案工作的规程进行培训, 让档案人员熟悉业务技能, 增加专业知识。。

其次, 要保持档案人员的稳定。由于档案工作相当繁琐、细致, 既有大量机械重复性的简单劳动, 还有精深细密的脑力劳动, 另外还存在繁重的体力劳动, 面对像收集、立卷、组卷等机械、单调、缺乏技术性与创造性的工作, 档案人员容易产生枯燥乏味的情绪;面对技术含量高的工作又表现出恐惧、厌烦情绪;而面对大量繁重的体力, 又会体力透支, 容易产生失落、悲伤的情绪, 所以, 档案工作的职业特性容易造成档案人员的不稳定性。

摘要：本文从建立科学的管理流程、构建科学的管理体系、实施规范化的管理工作、推广规范化管理指导、完善规范化的管理制度等方面对档案管理规范化建设进行了论述, 指出了要用有效的措施与科学的手段来避免、克服、防范档案工作出现的诸多不规范现象。

关键词：档案工作,规范化管理,管理建设