高职院校教学档案管理思考

2022-09-10

教学档案实际上是对整个教学活动的反映。教学档案中所涉及的载体材料种类多样, 有文字形式、图表形式、数据形式以及声像形式等。这些反映课堂教学过程的才来都是学校教师通过长期积累、反思教学的结果, 因此对于教师日后教学工作的开展具有一定的指导意义, 同时也是学校今后发展的重要依据。因此, 做好教学档案管理工作对于高职院校具有十分重要的意义。

然而如何提高高职院校教学档案的管理水平, 是其管理更加规范、标准、符合现代化发展的要求成为各高职院校值得思考的问题, 为此, 下文主要就高职院校如何做好教学档案管理工作进行了进一步分析。

一、高职院校教学档案管理中存在的问题

因为很多高职院校的前身都是中等院校, 因此, 当前很多高职院校的领导对于教学档案管理工作不够重视, 并且也没有委派专业的教学档案管理者, 很多档案管理者多是兼职人员, 关于档案的相关知识知之甚少, 且不具备较高的管理水平。

在职的档案管理者也常常忽视档案的收集、整理和保存, 一些宝贵的教学档案资料流失情况也偶有发生。

从整体上看, 很多高职院校的教学档案不仅利用率不高, 而且并没有完全实现信息化发展, 管理教学档案的方法依然陈旧。很多高职院校也并没有针对教学档案管理工作制定相应的规章制度, 导致教学档案没有及时收集, 收录的内容也不够全面、完整。

二、高职院校应如何加强教学档案管理

(一) 提高高职院校教学档案管理者素质

首先, 高职院校可以对目前在职的教学档案管理者进行在岗培训。

培训内容要具有计划性和针对性, 确保培训内容能够有效提高管理者的业务素质。在此基础上对教学档案管理者进行政治理论教学, 借此不断提高教师的政治思想素质以及职业道德素质, 从而推动高职院校教学档案管理朝着现代化方向发展。

其次, 高职院校要充分考虑自身的实际情况, 招聘引进真正的高素质、高能力的人才对其教学档案进行高质量的管理[1]。

选择、录用人才时, 可以有限考虑计算机专业或是档案管理专业的人才, 从而从招聘方面直接提高高职院校教学档案管理队伍的素质和质量。

最后, 坚持以人为本。为了确保教学档案管理者的利益不受侵害, 可以建立相应的激励约束机制。

如在申报专业技术职称时, 可以采用恰当的方式对教学档案管理者进行激烈, 从而使其感受到从事这一工作的价值, 并因此不断提高自身的工作责任感。

(二) 借助信息技术实现数字化管理

高职院校要想实现教学档案的数字化管理, 首先要搞好硬件设施建设, 从而为教学档案信息化管理进程提供良好的物质基础与保障。为此, 高职院校需要加大经费支出用于购置先进的硬件设备, 从而使教学档案管理设施更加完备。在硬件设施建设基础上, 高职院校要进一步推动网络平台的建设。

随着信息技术的进一步发展, 网络技术得到更为广泛的应用。利用网络技术可以使信息的传播更加快捷、便利。

因此, 高职院校可以充分利用网络技术的这一特点, 建立教学文件、数据库, 同时构建教学档案信息资源管理网, 充分借助网络平台拓宽服务渠道以及管理空间。

此外, 高职院校还可以引进软件开发的相关技术, 本着实事求是原则, 坚持从实际出发, 引进并开发档案管理相关软件, 不断完善已有的网络检索体系, 同时也要不断完善教学文件数据苦等, 从而达到记住计算机管理系统就可以实现教学档案的有效管理。

除了上述几点内容外, 还可以建立一套与教学档案数字化管理相适应的相对完善的工作体系。

该工作体系中需要包含如何收集数字化教学档案, 及其如何保管、如何利用等内容, 另外还应当设计一个安全保密措施, 用于保障高职院校教学档案信息的安全性, 防止档案资料被盗或窃取等。

(三) 建立完善的规章制度

为了使高职院校教学档案管理更加规范, 可以建立一套健全的规章制度。

首先, 高职院校可以建立起一套符合自身实际的教学档案管理制度, 在此基础上构建相应的教学档案管理网络, 并对所有涉及到档案资料的内容进行统一收集和汇总。

为了使教学档案管理工作更加专业, 防止各种差错的出现, 高职院校可以建立一个教学档案管理部门, 专门用于对教学档案进行管理。

如在收集完教学资料, 并对其进行归档处理之后便可以交由档案室进行统一管理。

在档案管理部门成立之后, 高职院校可以选择专业人员负责教学档案管理部门的相关事务, 从而实现管理的专业化发展。

为了保证教学档案管理的有效推进, 高职院校相关部门可以建立并完善教学档案的实施细则以及各项规章制度等, 明确教学档案应如何搜集、移交, 如何进行编目分类等。

为了方便教学档案的管理, 也可以建立分级管理制或是存储借阅制等制度等。

高职院校为方便对档案管理者的行为进行规范, 可以建立一定的激励约束机制, 明确其职责, 并与奖惩制度挂勾。

这在一定程度上也可以确保档案管理者可以以此对自身行为进行约束, 明确其岗位职责等。

(四) 加强高职院校间的交流

因为当前很多高职院校间的档案管理工作水平并不高, 因此可以定期在高职院校间开展经验交流会等, 以相互借鉴优秀成果, 交流经验等。也可以寻找档案管理工作开展较好的院校相关负责人进行业余讲座, 或是组织开展培训班, 对档案管理者进行培训等, 从而不断提高各高职院校的教学档案管理水平, 同时也能激发档案管理者的责任感和使命感。

三、结束语

综上所述, 完整的教学档案记录了学校的办学宗旨、教学管理以及教学成果等, 这对后期教学工作的正常开展具有一定的指导意义。教学档案的高效运用也能有效提升教育教学管理水平。正因如此, 作为以培养专业性人才为己任的高职院校更应及时发现其在教学档案管理中存在的问题, 并及时采取措施予以解决, 只有这样才能使档案的真正作用充分发挥出来, 进而为学校的教育教学工作服务。

摘要：在高职院校所有档案当中, 教学档案作为其中一个组成部分具有十分重要的作用。就高职院校而言, 其教学工作有别于其他普通院校, 正因如此, 其教学档案管理也具有一定的特殊性, 为此, 高职院校应当结合自身实际情况对教学档案进行有效管理。

关键词：高职院校,教学档案,管理