高校重大活动档案管理研究

2022-09-11

一、高校重大活动档案的科学认识

2005年之前, 对于重大活动档案, 档案学界已经逐渐达成一种共识:具有重要的保存利用价值, 收集和管理必须引起相关部门的高度重视, 出台法规性文件予以规范极为迫切。2005年2月浙江省人民政府公布实施《浙江省重大活动档案管理办法》, 首次以政府规章的形式将重大活动档案纳入法制化管理, 此后, 很多省市陆续出台重大活动档案管理的相关办法和措施, 重大活动档案的管理得以进一步制度化、科学化、规范化。

从高校方面来讲, 《高等学校档案管理办法》 (以下简称27号令) 中没有明确重大活动档案管理的具体范围和管理方式, 也没有在归档范围中把重大活动档案单独设类。目前, 形成制定重大活动档案管理实施办法或细则的高校并不多。随着教育改革的不断深入, 高校在自身发展的过程中, 重大活动也越来越多, 由此形成的档案材料从内容和载体形式来看也越来越丰富, 这些档案材料是极其珍贵的信息资源, 是高校发展脉络的真实记录和反映, 有的还具有里程碑式的意义, 因此具有非常重要的研究和利用价值。高校档案部门能否对重大活动档案材料进行科学规范的收集和管理将直接影响高校档案资源体系的建设, 影响今后的查考利用工作, 甚至可能对高校本身的发展产生不利影响。

那到底哪些档案材料才可以纳入高校重大活动档案呢?以多个省市出台的重大活动档案管理办法为基础, 以高校自身发展特点为依据认为:高校重大活动档案是指高校在重大活动过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录, 主要包括党和国家领导人、知名人士到校视察调研, 学校领导出访考察、著名教授学者及代表团来访, 举办重大庆典和纪念活动、召开各类重要会议, 申报重大建设项目, 接受重大考核、评估、验收, 处置重大突发事件和解决重大纠纷等各项重要活动中形成的文件材料。

二、高校重大活动档案的管理现状

(一) 制度缺失, 导致收集归档工作不能有效开展。

目前很多省市虽然出台了重大活动档案管理办法, 部分高校也制定了重大活动档案管理办法或者“三重活动” (重大活动、重大事件、重要会议) 档案管理办法, 从归档范围、保管期限、归档时限、基本原则、各方职责等方面对重大活动档案材料收集、整理和开发利用工作进行规范, 但此举并不具有普遍性。在实际工作中, 还有相当一部分高校根本没有认识到重大活动档案材料蕴含的宝贵价值, 认为没有必要建立专门的管理制度, 或者虽意识到重大活动档案应引起高度重视、区别于普通档案进行管理, 但由于多种原因仍未建立重大活动档案管理的规章制度, 没有明确界定重大活动的范围及重大活动档案材料的收集、整理、归档要求, 仍是遵照27号令采用年度归档办法将重大活动档案等同普通档案进行收集、管理, 这样既不能凸显重大活动的重要影响和重要意义, 也不利于从整体上研究和利用重大活动档案材料。 (1)

(二) 职责不明, 重大活动档案材料分散无序。

由于高校重大活动通常规模较大, 参与部门较多, 有时还会从多个职能部门抽调人员成立临时机构负责活动的筹备和实施, 因此具有临时性和阶段性特点, 人员组成也极不稳定。实际工作中, 由于一些高校对档案工作的重视程度不够, 档案部门很少能够直接参与重大活动, 重大活动档案材料的收集整理和归档要求在筹备之初也没有纳入总体计划, 没有明确承办部门、协办部门和档案部门在其中各自的职责和任务, 也没有设立专人负责、建立相应的考核制度, 因此在重大活动结束、临时机构撤销、组成人员各归各位时, 档案材料就处于分散无序的状态, 得不到及时、完整、安全的收集整理。事后档案部门再去开展这项工作时, 由于时过境迁, 就很容易出现不愿归档进行推诿扯皮、档案材料散存于职能部门个人手中、甚至出现损毁丢失等情况 (2) , 很难确保重大活动档案归档工作能有序、有效、科学地进行。

(三) 管理方式不一, 单独建档缺乏相关依据。

27号令将高校应归档的档案材料归纳为11类, 没有针对重大活动档案单独设类。在实际工作中, 高校重大活动档案采用的管理方式主要有两种:一种是遵循27号令, 按照谁形成谁归档的部门立卷原则, 在次年六月底之前按照档案所属类别分别收集、整理、保管。另外一种是单独设置重大活动档案类别, 将高校重大活动档案材料全部实行集中管理 (专题管理) 。 (3) 采用第一种管理方式的结果是, 高校重大活动档案材料分散保管于多个档案类别中, 在查阅利用时, 虽然借助现代档案管理软件和技术还是能够成功检索出来, 但调阅档案原件时要从多个门类当中进行, 极为不便, 同时也割裂了文件案卷之间的有机联系, 不利于从全局和整体上了解活动的概况和历程, 不利于这部分档案材料的进一步研究和利用。第二种管理方式在文件利用方面即具备了“一次文献”编研的效果, 实现了重大活动档案材料的集中排架, 方便档案借查阅利用, 同时使得档案馆藏资源显得更丰富饱满、富有特色。

三、建立高校重大活动档案管理机制

(一) 提高认识, 增强意识, 重视重大活动档案材料的归档工作。

高校重大活动档案材料是高校十分珍贵且不可再生的资源财富, 它真实客观地记载、展现了高校的发展历程和脉络, 反映了高校的办学成就和特色, 在高校发展的历史长河中具有举足轻重的意义, 对于后续发展也有很强的借鉴和参考作用。但很多时候, 高校在开展重大活动的过程中只注重活动本身, 而对作为活动真实历史记录的档案材料没有引起足够的重视, 很多省市重大活动档案管理办法的出台, 在一定程度上推动了高校对重大活动档案管理的重新认识和持续关注, 要避免出现活动结束片纸记录的尴尬局面, 就要充分认识重大活动档案的价值和作用, 在实际工作中增强档案意识和责任意识, 站在为今人服务、为后人负责的高度, 从思想上真正重视这项工作的开展, 纳入重大活动议事日程和总体预案。

(二) 建章立制, 明确职责, 确保重大活动档案收集归档“有法可依”。

高校应以各省市出台的重大活动档案管理办法为依据, 结合自身发展实际, 制定高校重大活动档案管理的相关规章制度, 从重大活动界定、归档材料范围、归档时间、整理原则、各方职责等方面加以规范。明确高校重大活动范围, 一方面有利于科学建档, 另一方面可提高针对性、可操作性, 对后续研究和利用活动也有重要指导作用。高校重大活动是指涉及学校重要工作、关系学校发展及具有重大影响力的活动, 不能单纯以规模大小来界定, 如高校大学生文化艺术节、校运会等, 虽然参与人数多, 具有一定影响力, 但属于常规性工作, 不必作为重大活动来对待;明确归档材料范围, 规定纸质文件与电子、实物、声像档案等其他载体形式记录要同步归档, 确保归档材料的齐全完整, 同时建立完善的档案移交接收手续, 避免出现不必要的纠纷;重大活动档案材料归档时间一般应在活动结束之后的三个月以内, 不能按照年度归档法来收集归档, 避免档案材料长期散存在承办部门或个人手中造成损毁丢失;以现有规范为基础, 遵循谁形成谁整理的部门立卷原则, 承办部门指定专人负责, 档案部门全程参与其中, 主要负组织协调、教育培训、业务指导和监督检查等职责, 各方职责明确, 奖惩分明, 有利于重大活动档案工作的有序开展。

(三) 提前介入, 增强监督, 使制度得到真正贯彻落实。

现实中, 由于文书与档案工作环节的相互独立, 高校发生的很多事件和开展的很多活动在筹备之初档案部门并不了解, 提前介入文件材料的收集整理就显得力不从心, 所谓前端控制并不是一件容易的事。针对重大活动档案工作, 除了要从制度上赋予档案部门相应的职责和权利外, 更应该在实际操作过程中, 加强档案部门的监督职能, 使制度得到真正的贯彻落实。从重大活动筹备阶段开始, 将建档工作作为重要的基础性工作进行统筹安排, 纳入总体计划, 明确档案部门或者档案人员为小组成员之一, 负责各阶段档案工作计划的制定和具体实施, 全程跟踪、监督指导档案材料的收集、整理和流向, 还可定期或不定期召开档案工作通报通气会, 协调处理好各部门关系, 及时发现问题, 解决问题, 确保档案材料完整、安全。 (4)

(四) 单独设类, 科学管理, 为档案利用提供便捷。

由于受诸多因素影响, 高校重大活动档案管理方式不尽相同, 主要有上述文字中提到的两种。虽然目前档案管理现代化水平日益提升、信息检索技术不断发展, 档案查全率和查准率得以大大提升, 但将重大活动档案材料单独设类进行整理和保管, 这样既遵循了档案管理的相关标准和原则, 维护了文件材料之间的有机联系, 同时对于档案部门提供借查阅服务来讲十分便捷, 而且集中保管也能够凸显重大活动档案的重要价值, 从不同记录形式中真实、完整、生动反映活动本身的全貌和概况, 体现其珍贵性和完整性。这种管理方式对档案部门的综合协调能力要求较高, 在文件收集整理方面档案部门要统筹安排, 根据重大活动的不同阶段、按照一定的逻辑顺序协调各职能部门先后整理归档, 确保归档工作有条不紊地进行。

摘要：随着教育改革的不断深入, 高校重大活动越来越多, 由此产生的档案材料在内容和载体形式上呈现愈来愈珍贵和丰富的特点, 它们是高校档案信息资源的重要组成部分, 能够真实、客观地反映高校发展的重要历程和办学特色, 具有重要的研究利用价值, 因此, 如何科学有效地管理高校重大活动档案, 为其开发利用奠定良好基础, 是高校和高校档案部门应该引起重视和思考的问题。本文首先提出要科学认识高校重大活动档案材料的价值, 然后分析总结其管理现状, 最后探究建立其长效管理机制的对策和措施, 目的是希望能为高校同仁提供借鉴和帮助。

关键词：高校,重大活动,档案