对高校新校区建设的基建档案管理研究

2022-09-12

一、高校新校区建设基建档案管理的特点及重要性

第一, 与其他建设项目不同的是, 高校新校区建设工程, 参与项目承建单位相对较多, 档案资料类型和数目相应的也比较多, 管理方面容易出现混乱, 会增加之后工作的难度, 比如工程付款、审核定案、基建决算审计等。

第二, 高校新校区建成后, 完整的档案和记录有利于档案资料的使用, 使二次资金及项目投入的规划更具合理性和科学性。

第三, 高校新校区基建档案进行管理, 有助于财政拨款、竣工决算审计等工作的进行。工程结束后, 档案资料是最好的记录和凭证, 不仅易于之后日常维护和管理以及上级单位审计, 而且可以为项目改建和扩建提供数据信息的支撑。因此, 规范基建档案管理制度, 做好档案资料管理, 对学校建设和发展意义重大。

二、高校新校区建设基建档案管理中存在的问题

(一) 经费投入少

高校用于新校区基建档案管理的费用较少, 经费的投入不足直接影响管理工作的展开。档案管理经费的不足, 造成档案管理设施的缺乏和用于基建档案管理工作人员培训学习的费用较少。经费不足是影响档案管理工作最直接的因素, 比如造成管理工作难以稳定持续, 专业水平不高, 缺乏科学性等。

(二) 缺乏有效的管理机制

高校新校区建设刚投入使用, 档案管理机制和管理制度有待确立和发展。档案资料的收集范围不明确, 对档质量要求不严格, 基建档案经费来源不稳定, 归档验收的手续和时间不明确, 对以上出现的问题, 缺乏系统的管理和制度的约束。没有规范的制度和有效的管理机制, 影响管理工作的效率和质量。

(三) 归档内容质量不高

基建档案管理中, 归档内容质量不高。档案管理部门在档案收集中, 由于认识不足, 随意性居多, 常常忽略质量问题, 并且对收集到的材料没有进行系统整理和科学分类, 造成资料管理的混乱现象。同时, 归档工作中存在归档资料质量不高问题。原始工程资料文件缺乏合理保存, 常常出现污染磨损情况;部分材料由于使用不当, 出现多次涂改涂画, 而无法辨识;绘制的设计图纸和竣工图纸不整洁, 品相不佳;项目概算书图章不全, 内容不清晰, 格式和内容不协调等, 这都直接影响归档质量。

三、高校新校区建设基建档案管理工作的有效途径

(一) 完善基建档案硬件设施

增加基建档案管理的经费, 设置专门的管理场所。对室内的基础设施进行完善, 配备防盗装置、消防装置、防水设备、防虫设备等基础设备。不仅如此, 要增加现代化设备, 利用数字化、网络化的设备, 建立电子档案的多媒体数据库, 实现资料的智能化管理, 增加资料的使用年限。将纸制文件扫描入电脑, 甚至可以进行矢量化处理, 既方便材料保存, 又使材料使用更加方便快捷, 增加了材料的使用率。

(二) 提高档案管理人员的素质

注重基建档案管理人员的专业技能的培训, 增加档案管理人员的培训经费, 为档案管理人员提供培训和外出学习交流的机会, 综合提高业务管理水平。通过交流学习, 借鉴其他高校先进的经验, 达到自我提高的目的。重视人才培训, 提高档案管理人员能力, 进而提高档案管理的有效性。

(三) 完善基建档案管理制度

完善基建档案管理制度, 将管理工作中的责任义务进行制度化。对基建档案管理工作中的归档时间、要求、归档的程序和归档内容进行明确规定, 以及对归档后资料管理转借与翻阅等加以制度化规范。由于高校基建档案资料类型较多、工作繁杂, 有效性的制度约束可以提高其工作的效率。因此, 要重视基建档案工作中的制度化管理, 促使基建档案管理制度的系统化、规范化、科学化。

(四) 强化档案验收管理工作

高校基建档案管理人员应该参与到新区建设单体项目竣工的验收工作中, 以便指导验收。基建档案管理人员在参与验收时, 一是要了解归档资料内容;二是要核查项目设计费用、日常施工及竣工验收等的资料是否完整;三是对档案资料进一步核对, 保证工程检查中文件的原件保存和准确性, 保证日常施工中资料按照分类管理以及设计图纸和竣工图纸整洁规范, 还要核查竣工项目是否符合最初设计, 有无出入;四是管理人员在验收过程中发现的问题要及时处理。

四、小结

基建档案管理可以为高校新校区建设提供历史凭证, 是高校建设的基础性环节。加大对基建档案管理的经费投入力度, 进而为现代化硬件设施的配备和人员培训提供资金支持, 同时, 要确立系统合理的基建档案管理制度, 强化档案验收管理工作, 有效解决档案管理中出现的问题, 以促进高校基建档案管理工作科学有效地展开。

摘要：大量的经验和事实表明基建档案管理对于高校新校区建设有着十分重要的意义。本文从高校新校区建设特点入手, 引出了基建档案管理在高校新校区建设中的重要性, 并详细分析了现阶段我国高校新校区档案管理中存在的主要问题, 提出了提高新校区基建档案管理工作的有效途径。

关键词：高校新校区,基建档案,管理,问题,对策