高校资产精细化管理研究

随着我国高等教育的快速发展, 高校资产总量不断扩大, 其中尤以固定资产总量增长为最。我国高校虽然仍有投入不足的缺憾, 但是粗放管理, 使用低效的问题更日益突出, 令人无法接受。当然, 这种状况既非一日所成, 也非一因而致, 需要全方位、系统化、全过程地有效提升, 才能达到期望的目的。

一、高校资产精细化管理中存在的问题

(一) 管理机构职责模糊, 缺乏有效的管理体系。

1. 机构名称不同, 职责差异也很大。

高校国有资产管理的机构名称五花八门。如有的叫国有资产管理处、有的叫资产管理处、有的叫国有资产与实验室管理处、有的叫实验室与设备管理处、有的叫资产与设备管理处、有的叫后勤与设备管理处、有的叫后勤与资产处等。而名称不同, 又决定了他们的职能差异也很大。

2. 没有形成完整的国有资产管理体系。

目前, 高校的国有资产大都按类别进行分头管理, 由于缺乏有效统一管理机构, 又缺乏部门之间的沟通与协调, 加之相关部门的职责与衔接难以清楚界定, 势必出现职责不清, 相互推诿的现象, 从而造成国有资产管理出现混乱状况。

3. 国有资产配置缺乏科学论证。

如教学仪器设备或实验室管理部门与设备管理部门“两张皮”的现象十分突出。教学仪器设备或实验室使用者是院系, 职能部门是教务处, 教学仪器设备或实验室设备管理的职能部门是设备管理处, 加之教务管理与设备管理不隶属于一个校领导分管, 致使院系教学仪器设备或实验室设备经过分管教务的校领导同意后才能转至设备管理系统。既缺乏院系与设备管理部门、教务部门与设备管理部门之间的沟通, 也缺乏两个分管校领导之间的沟通, 使管理脱节。

4. 国有资产管理部门没有明确全程管理的职责。

国有资产管理部门理应履行全程管理的职责, 仍以教学仪器设备或实验室为例, 应参与教学仪器设备或实验室建设论证、负责选择合法方式进行采购、牵头组织设备到场验收、加强使用过程监管、牵头进行使用绩效评价、负责设备大修、批准报废处置等全程管理活动。但实际上是没有参与教学仪器设备或实验室建设论证、缺乏对设备使用过程的监管、没有牵头对使用绩效进行评价、甚至完全下放设备维修权限并不加监督等。

5. 缺乏共享协调机制。

由于高校资产管理一直处于“谁申请, 谁拥有, 谁使用”的独占独用且无偿的运行模式下, 所以, 导致绝大多数使用部门非常重视追求固定资产的齐全、新颖和先进, 并不太关注固定资产使用率的高低问题。

(二) 管理制度不科学, 没有凭借依据。

1. 资产管理制度不健全。

尽管各级教育行政主管部门已经充分认识到高校资产管理的重要性并相继出台了一些法规制度, 并召集专家、学者交流国有资产管理经验, 加大对高校资产管理的宣传、培训、学习等力度, 但各高校的资产管理制度依然不健全、不完善。

2. 内控制度不科学。

尽管有些高校也制定了资产管理制度, 但处在应付上级检查的目的上或者仅停留在制定了一系列管理办法, 并没有将这些办法真正落到实处。如在资产配置上没有进行可行性论证或论证不足;在资产购置上没有规范的购置程序和购置方式等, 造成制度应有的作用没有得到充分发挥。

(三) 资产管理与预算管理关联度低。

1. 结合还处于初级阶段。

受传统资产管理理念、传统预算管理模式等影响, 资产管理仍停留在实物管理层面。根据李滟披露, 在11所高校中资产管理与预算管理结合的仅有2所, 占18.18%。可见, 资产管理和预算管理结合还处于初级阶段。

2. 结合的制度尚未建立。

由于高校资产管理不规范、家底不清、存量不实, 加之没有建立起相结合的管理制度, 致使资产管理与预算管理相结合仍停留在理念与政策上, 资产管理和财务管理的结合更像是两个部门的对账。

3. 资产配置标准尚未建立。

一是有些资产根本没有配置标准。二是虽然已建立了资产配置标准, 但是不够完善。三是资产标准没有与时俱进。四是资产标准要素不齐, 操作起来难度较大。

4. 预算编制注重增量, 轻视存量。

我国高校预算管理属于单纯的收支管理。在预算编制中普遍存在重资产预算、轻资产管理, 不注重发挥资产的使用效益。

5. 缺乏预算资金使用效率评价体系。

由于高校许多活动的效益需要较长的时期才能显现, 使其绩效评价非常困难, 导致预算执行的约束力度不够, 随意性较大。

(四) 资产管理手段欠缺, 作用发挥欠佳。

1. 传统落后的管理方式。

个别高校仍采用传统的资产设备卡片或者纸制条码标签并通过手工将设备信息分类编辑及查询方式, 而一旦标签丢失, 就会无据可查。同时, 由于无法准确判断资产的使用效率, 不知道设备现状, 导致固定资产配置不合理, 给高校国有资产经费造成浪费。

2. 资产管理软件功能发挥欠佳。

尽管绝大多数高校已在采用资产管理软件进行管理, 但仍停留在起步阶段, 其作用仅限于基本录入和简单汇总, 无法实现自动对账、自动生成表格及网上办公等自动化、信息化等功能;更未达到在部门之间统筹使用, 资源共享, 提高使用率等目标的实现。

3. 管理软件自成体系, 部门之间不连接。

目前, 大多数高校在资产管理上都在使用软件, 但没有考虑相关管理业务的流程控制和操作的便利性、协同性, 而是自成体系, 不与财务部门和使用部门连接, 不能全面覆盖仪器、家具、建筑物、图书等资产, 无法通过统一系统反映高校固定资产的全部内容。

(五) 管理和技术队伍薄弱。

首先是服务意识不强。由于地位不高, 收入微薄, 前途不明, 加之责任心不强, 缺乏爱护公物的意识及操作不规范, 维护不及时, 导致一些设备管理和技术人员对工作漠不关心, 拖拖拉拉, “混日子”心理突出。其次是管理和技术人员力量不足。如以本校设备管理部门为例, 在7人中, 按专业来看, 具有理工专业背景的只有2人, 法律专业的1人, 经济专业的4人;按职称来看, 具有高级和中级职称的各2人, 初级职称31人;按学历来看, 具有研究生学历和本科学历的各2人, 其余3人则只有专科学历。最后是仪器设备维修力量薄弱。一方面, 由于缺乏设备专业维修和保养的技术人员, 只能完全依赖原有厂家维修, 使得维修费用较高;另一方面, 由于工作人员的变动, 很多设备使用和维护“后继无人”。

二、高校资产精细化管理的对策

(一) 完善管理制度。

制度是实施管理的保证。只有建立健全管理制度, 才能保证高校资产管理的科学性与有效性, 这就要求必须制定出全新的、先进的资产管理规章制度。

1. 科学设计资产管理制度。

首先是制度内在逻辑指针。要求将资产管理制度设计过程分为发现问题阶段、分析原因阶段、拟定备选方案阶段、确定选取方案阶段和问题解决阶段等。也就是说, 设计资产管理制度的前提是首先要确立资产管理目标, 通过目标与现状的差距来确认存在哪些方面的问题, 进而制定出更加切合实际的资产管理制度。其次是制度内容要合法合理科学。再次是责权利要明确。最后要注重管理程序设计。要求做到:第一是严谨制定程序。如制定制度前的调研、必要和诚恳的沟通、专业及行政审查等。第二是执行程序要科学。尽可能地把制度执行机制技术化、逻辑化, 减少人为因素的影响。

2. 健全资产管理法规体系。

健全资产管理法规体系是实现高校资产管理的制度保障。第一是政府要制定高校资产管理法规, 以形成科学完善的高校资产管理法规体系。第二是高校要制定出包括全程性活动的资产管理制度体系。第三是不断完善资产核查制度。包括定期核查制度、重点抽查制度、完善领导干部离任核查制度等。第四是完善无形资产管理制度。第五是完善非经营性资产转经营性资产的管理制度。第六是建立资产有偿占有制度。第七实行资产管理责任制。对认真管理、物尽其用的给予奖励;对管理不当造成损坏或使用达不到绩效的要给予行政和经济惩罚和责任追究。

(二) 构建集专结合的有效体制。

目前, 高校资产管理有专门管理、分散管理、集中管理3种模式。专门管理模式即由一个部门负责全校的实验仪器设备管理工作, 比较注重实验室和设备管理工作。但对非实验设备资产管理工作重视不够。分散管理模式即没有设置专门的资产管理机构, 而是将资产管理的职能分散到教务处 (实验中心) 、后勤等部门。由教务处 (实验中心) 负责实验室和仪器设备的管理;后勤部门负责校舍管理。但这种模式下易造成资产管理职能缺位等问题。集中管理模式即只设置一个资产管理部门, 由其全面负责全校的资产管理工作。这种模式全局性的统领了高校的资产管理工作, 有利于协调现有资产的使用。虽然每种管理模式都有其产生的背景及适用条件, 但也有一定的规律可以遵循。笔者认为, 应借鉴专门管理模式和集中管理模式各自的优势, 构建使集中管理与专门管理相结合的高校资产管理模式。即同时设置设备管理和资产管理部门, 前者管理实验设备, 负责制定教学实验室建设规划和经费预算方案及组织实施。后者仅管理非实验设备资产, 但却是学校国有资产监督管理的归口管理部门, 对学校国有资产实施统一管理。

(三) 财物高效衔接。

1. 制定资产配置标准。

资产配置标准资产管理和预算管理相结合的前提和依据。目前, 尽管国家没有明确高校的资产配置标准, 但可参照的标准很多, 对此高校应参照执行。同时, 对仪器设备则应根据教育部对评估等的要求, 并开展广泛调研, 制定出配置标准, 以便科学操作。

2. 全面清查资产。

这一方面是落实政策规定每年一次全面的清查, 便于真实、完整、准确地反映学校资产的实际状况。另一方面, 也是为高校建立动态资产管理系统提供基础数据, 为编制部门预算、配置资产提供可靠的依据。

3. 存量审核与增量预算相结合。

通过全面清查资产, 充分掌握存量资产信息, 以便资产管理部门和财务管理部门乃至使用部门在编制增量预算时能够准确、完整地明了各项资产数据, 增强资产管理部门和财务管理部门在增量资产决策上的主动性, 实现以存量制约增量, 以增量激活存量, 从而保证增量资产预算编制的科学性和有效性。

4. 科学精细管理。

要做到科学精细管理, 一方面要抓好管理基础工作。一是各种基本数据。如国家及省市规定标准、全国及本地同行水平、本校历史数据等为资产、预算管理提供数据资料。二是基础管理制度。如必须完善资产购置预算管理制度和资产收入管理制度, 以夯实管理基础。另一方面要抓好系统建设工作。一是要加强职能部门与二级院系的预算领导。这是做好高校资产管理的组织保障。二是要加强资产管理队伍建设。

(四) 构建信息平台。

要做好高校资产管理工作, 必须按照《事业单位国有资产管理暂行办法》的规定, 即“建立和完善事业单位国有资产管理信息系统, 对事业单位国有资产实行动态管理。”充分发挥互联网的功能, 开发建设上下对接、左右协同、扩展性好、兼容性强的资产管理信息化平台, 努力实现资产管理的信息化、规范化、现代化和效益最大化。

1. 建立资产动态管理信息系统。

该系统要能反映资产名称、使用年限、维修保养状况、历年增减变动情况、资产分配状况等信息, 并实时更新, 从而形成产权登记、资产配置、使用、处置、收益管理的系统化运行体系, 努力提高资产信息化质量。

2. 信息化平台模块。

一是资产采购模块。该模块包括采购申请、采购管理、设备验收、入账管理4个子模块。二是仪器设备管理使用模块。该模块包括管理人员 (学校与院系) 、使用评价、维护 (修) 管理、收益管理、报废处置管理、资产清查6个子模块。三是大型仪器设备使用效益评价模块。该模块包含仪器设备机时利用、人才培养、科研成果、服务收入、功能利用与开发等方面。四是房产管理模块。该模块包含房产基本信息、房产使用、房产统计3个子模块。五是实验室管理模块。该模块包括实验室设备管理与使用、实验室开设课程、实验室工作人员、实验室环境4个子模块。六是资产共享模块。该模块包括机时利用标准、利用计划等信息。

3. 利用数据挖掘技术。

数据挖掘的主要方法有关联分析、聚类分析、分类、预测、时序模式和偏差分析等, 为资产管理决策支持系统服务。数据挖掘主要包含管理定义、数据准备和转换、建立分析模型、结果分析、知识运用等过程, 可以应用到设备采购、资产配置、维修管理、报废更新等方面, 为高校资产管理者提供科学的决策依据。

4. RFLD技术动态管理。

一是生成标志码。购置货验收后, 资产管理人员将所有信息录入管理系统, 生成唯一的标志码并粘贴在每台仪器设备上。当资产信息发生改变时, 管理部门通过应用系统即可对电子标签芯片中的内容进行更新, 实现对资产的全程管理。二是实时统计查询。管理部门通过对资产进行实时查询, 避免重复购置。三是提高清查效率。通过手持机把采集到的数据传输到终端应用系统, 经分析与处理后形成资产清查数据统计, 形成资产盘赢、盘亏明细表, 提高了资产清查的准确性和完整性。

(五) 构建评价体系。

1. 定性指标体系。

主要包括资产管理机构设置及队伍优化、政策制度科学、资产投入依据、资产管理系统化程度、资产奖惩制度等。

2. 定性指标体系。

主要包括:固定资产率、固定资产增长率、固定资产构成率、可用固定资产率、固定资产年更新率、固定资产共享率、仪器设备利用率、仪器设备完好率等方面。

(六) 提升管理团队整体水平。

第一, 形成宏观、中观与微观相结合及互相促进的管理队伍体系。即建立分管副校长领导下的资产管理专门机构及各部门指定专人负责的资产运作体系。第二, 加强高校资产管理岗位专业性建设。只有重视专职资产管理人员的不断学习, 并进行目标化培训, 组织专业技术讲座、学术交流等活动, 才能使管理人员掌握和运用理论原理和操练方法解决实际问题。第三, 加大对资产管理人员的管理力度。既要对工作踏实、成绩突出的人员从职务及职称评定上予以优先晋升的机会, 并在福利待遇上做出奖励, 也要对不热爱工作、得过且过的人员予以通报批评乃至更大更重的处罚。