高校科研经费管理机制研究

高校科研经费以服务高校科学研究顺利进行为宗旨, 不以盈利为目的, 不得为任何个人牟取私利。广义上讲, 高校科研经费的投入量及成果产出, 已经成为高校生源、师资力量等评价高校的软件配置之外的一项重要评价指标;狭义上讲, 科研经费管理的最终目的是使科研项目出资方、科研项目承担人及承担人所在单位三方利益最大化。对其进行规范化管理, 能够对科研活动起到调控作用, 保证科研活动的高效开展, 提高科研工作的投入产出率, 从而提升高校、出资方、承担人的知名度和科研地位。当前, 高校科研经费的管理机制却面临着诸多问题。全面加强科研经费管理, 维护科研秩序, 是一项紧迫的任务。本文分析了高校科研经费管理存在的问题, 提出了相应的解决措施, 并探讨科研经费管理的新办法和新途径, 完善高校科研经费管理机制, 提高高校科研经费的使用效益, 使相关各方利益最大化。

一、高校科研经费管理概述

高校科研是由一系列的科研活动组成的, 包括资料、数据的筛选整合, 实验研究, 建模及分析等等。高校科研作为一系列活动的整体, 就需要有效的管理, 这样才能确保科研工作有序、高效地进行。在科研项目研究过程中, 高校需要对项目的资源进行计划、组织、协调、控制、指挥和评价, 其中资源包括人员、资金、技术、设备等。高校科研项目管理一般包括3个方面:时间、经费和成果。可以看出, 科研经费管理在整个高校科研项目管理中一直扮演着重要角色。

高校科研经费可以看作是对科研项目研究耗费的人、财、物的货币补偿, 高校科研经费管理就是管好、用好科研经费, 使有限的经费得到有效的利用, 为高校科研事业的发展服务。科研经费来源的多渠道化造成了项目管理和经费管理的非统一性。高校科研经费的来源渠道主要有4方面:一是本级财政拨付的专项经费, 实行预算管理, 需要有预算申报、批准立项、实施执行到结题验收的全过程, 本级财政和本级教育主管部门为此制订了详细的管理办法和报销细则。二是由国家或地方有关部门拨付的科研经费, 用于承担国务院各部委及各级地方政府计划安排的科研项目, 实行预算管理, 执行国家相关经费管理办法。三是高校与其他企事业单位进行科研协作、科技咨询、科研成果转让及其他涉及技术服务所获得的横向科研经费, 实行合同管理, 按照项目合同书中约定的经费使用用途、范围和开支标准, 执行国家和校方相关办法, 合理规范使用科研经费, 但整体管理机制比前两种宽松。四是高校自筹的科研经费 (含各配套科研经费) , 执行各高校内部管理办法。由于科研经费来源渠道多元化, 而科研经费的供给方对经费的使用要求尚未统一, 使各类科研经费在使用过程中要符合不同的要求, 这就加大了科研经费管理及核算的特殊性和复杂性, 科研经费管理必须按其来源及要求区别对待, 分项管理, 从而加大了科研经费管理及监督的难度。完善高校科研经费管理机制, 使项目出资方、项目承担人及承担人所在单位三方利益最大化。

二、高校科研经费管理存在的问题

(一) 高校科研项目立项预算编制缺乏专业性。高校科研项目来源多元化, 且研究专业性较强, 财务部门往往不参与科研项目预算的编制, 一般由科研项目组成员编制预算, 由于缺乏预算编制等财务知识, 使得项目的预算编制不够合理。特别如纵向科研项目是在补助金额的范围内编制预算, 预算的主要目的就是如何将经费花完, 从而预算比较缺乏合理性。另外, 由于科研项目的创新性和不确定性, 不可能进行准确预算, 科研人员一般会尽量夸大预算, 降低自己的垫支风险。

(二) 高校科研项目管理与科研经费管理缺乏有机统一。高校科研项目管理主要由校内科研管理部门组织实施及统筹管理, 学校内部各部门予以协助, 各项目组成员对所承担的项目具体负责。在大多数高校中, 科研管理部门负责科研项目管理, 主要对项目立项、申报、精度控制、结题、成果等进行管理。财务部门则负责经费管理, 主要核算项目收支情况, 对经费报销的合规性进行管理。由于两个部门管理的侧重点不同, 部门之间信息完全不对称, 造成科研部门在监管项目进度的过程中, 财务部门不能跟踪经费的使用情况, 科研人员可以根据自己的意愿随意进行经费报销。导致科研项目的管理和科研经费的管理严重脱节, 不能通过科研经费的管理来控制科研项目的研究进程, 降低了科研经费的使用效率。可见, 科研管理部门和财务部门之间如果不能形成有机的统一的话, 很容易造成管理上的漏洞, 不利于科研经费发挥出最大的经济效益。

(三) 高校科研经费使用效益低下。大多数高校科研经费开支审批是实行项目组负责制, 由项目组审批各项目的开支计划, 造成科研经费随意使用, 缺乏管理。各项目组添置设备大都由项目组经费支出, 各项目组购置的设备成为专用设备, 不同项目组重复购置相同的或相似的设备仪器, 设备和资源的公用化程度低。同时, 许多项目在购买设备时, 只考虑预算的吻合性, 片面追求高价格和名品牌的设备, 在科研项目结项后闲置浪费, 从而造成设备的使用率低下和科研经费的极大浪费。

(四) 高校科研经费监管机制缺失。目前, 我国高校科研经费报销中, 违规现象较为严重, 因科研管理部门与经费管理部门的分离, 使得在报销过程中报销明细与研究进度严重不符。财务部门只负责经费的合规核算, 并不能监督其投入、运用耗费和补偿的全过程。而科研管理部门只注重争取项目和收取管理费, 不注重经费的使用情况。同时, 对科研项目经费的使用, 高校内审部门也极少进行事前和事中审计, 因此造成科研经费预算的编制和科研项目进行过程中经费的使用都缺乏监管。

三、解决高校科研经费管理问题的措施

(一) 实施项目负责人、科研管理部门与财务部门协同管理机制, 规范科研经费预算申报。强化科研经费的预算管理, 既有利于保证科研活动按计划有序开展, 也有利于严格控制科研经费的开支范围和标准, 加强财务预算的约束力度。高校应按科研经费的资金来源进行分类, 根据相关的科研经费管理办法和预算编制办法规范编制行为, 不同类型的经费所允许的用途和使用的范围是不同的。比如说, 在做预算时, 由财务部门把经费分为直接费用和间接费用, 并对它们的适用范围作详细说明, 像是间接费用的比例, 国家应该对各大学规定统一的计提比例, 科研项目负责人也只能根据自己项目的类型、研究方法等具体选择申报经费的种类, 并由科研管理部门对项目组申报的预算内容与预计成果相匹配, 审核其合理性。这样就能保证各类科研经费得到有效利用。

(二) 实施科研管理部门与财务部门联动管理机制, 规范科研经费报销。目前, 大多数高校内部科研管理部门与财务部门信息不对称现象严重, 项目进行与经费报销脱节现象屡见不鲜, 应该建立两部门之间的信息联动管理机制。高校可建立科研项目经费管理平台, 由科研管理部门将各项目的申报信息、项目进度动态化管理;由财务部门在管理平台上公示科研经费使用情况;使科研部门与财务部门数据匹配、直观反映科研项目的发展情况。在经费报销时, 严格按照管理平台上的更新信息以及与业务匹配的发票等凭证进行处理。这样既完善了两部门之间的信息共享, 又使科研经费的合同管理和过程管理的要求成为现实。

(三) 实施科研管理部门与资产管理部门信息共享管理机制, 实现资产整合节约。因专业壁垒等原因, 高校科研经费管理部门忽视科研项目立项中资产购置申报的审核及事中资产购置的报销制度, 导致资产重复购置现象严重。应该建立科研管理部门与资产管理部门信息共享管理平台。主要针对科研项目资产管理, 应该设立专门的控制措施, 对科研项目资产进行实时动态查询、统计、规划, 在科研项目组前期申报阶段, 对所需设备进行筛选审核, 对校内可共享或可调度的已有资产, 不予申报预算。项目组在进行资产的购买、使用等, 都要在平台上进行申报, 及时反馈科研项目资产的利用情况, 实现对科研项目资产管理的全程控制, 由被动式管理变为主动式管理。从源头上管控资源和资金的浪费。

(四) 实施科研管理部门与内控部门双控管理机制, 有效提高国有资产的利用率。高校目前普遍设有内部审计部门, 作为高校管理体系的有机组成部分, 在科研经费管理中应该发挥其重要作用。应当在科研经费管理过程中进行事前、事中、事后审查。监督对象不仅针对科研管理部门负责的科研项目研究成果, 还应包括科研管理部门的进程管理情况, 财务部门的经费管理情况, 资产管理部门的资产利用情况。内部审计部门应全面约束这几方面的人员, 从整体上提高经费管理意识。

总之, 高校科研经费的管理是提升高校科研实力、综合实力的重要环节。高校应充分调动校内各相关部门优势, 建立相关联动机制, 完善高校科研经费管理机制, 提高科研经费的使用效益, 杜绝浪费, 提高投入产出率, 促进高校科研事业的快速发展, 继续为建设创新型国家作出贡献。