优化高校毕业生档案管理之对策研究

2022-12-16

学生档案管理是高校管理中不可缺少的工作, 而一份完整的毕业生档案是学生在校期间各方面表现的真实记录, 为了将工作做得更加到位, 可以更好地了解、考察和培养学生并为学生毕业后用人单位的录用起到积极作用, 体现其重要价值, 高校更应该为大学生就业提供便利。随着毕业人数的增加, 档案工作也迎来了新的挑战。我们将如何优化高校毕业生档案的管理, 推动档案在实际工作中发挥应有作用, 是学生档案管理工作中要思考的问题。

一、高校毕业生档案的重要价值

(一) 毕业生档案是对学生在校期间现实表现的最原始记录

毕业生档案包括了高中转来的档案材料、录取通知书、党团材料、学位通知书、毕业生登记表、成绩册、报到证存根以及参加实践活动的材料, 这些材料都能真实地记录毕业生学习、生活、实践活动的情况。如实反映出毕业生的学习质量、综合能力, 其原始性、真实性和重要性是不可取代的。

(二) 毕业生档案是学生走向社会的最佳通行证

毕业生档案的作用就是用人单位对档案进行查证, 选人、用人的决策依据。在毕业生的求职中, 有许多事项都会用到档案, 比如考取公务员的政审、考研升学、出国留学都与档案息息相关。一份全面反映学生综合素质的档案, 对其踏入社会意义重大。用人单位在接受毕业生之前往往要从档案中全面了解所需人才的综合素质能力, 判断是否符合单位所需的最佳人才。

(三) 毕业生档案管理水平是学校教书育人成效的生动体现

教书育人是高校的重要职责、神圣使命, 毕业生档案工作水平的高低也从一个侧面反映了学校教育水平的高低, 没有一份高水平的毕业生档案, 就无法反映一个高素质学生的真面目, 也就难以体现学校教育书人的高水平。所以要加强对毕业生档案的规范化管理, 制定出符合学校实际的档案管理办法, 保证每一卷档案的准确和精练, 高效优质的做好毕业生档案工作。

(四) 优化毕业生档案管理, 是切实提高毕业生就业率的有效途径

就广东为例, 许多用人单位通过见面会双向选择招募人才, 而毕业生档案在就业形式中又占主导作用, 一份高质量的档案, 对用人单位具有强烈吸引力, 同时为毕业生提供客观反映各方面情况的综合推荐材料, 这样才有利于学生在新的就业形势下公平竞争, 自立择业。所以就业率的高低, 是检验一所大学教学质量的标准, 毕业生档案水平的高低, 在一定程度上也影响了就业率。

二、当前存在的突出问题

(一) 对毕业生档案重要性认识不足

目前高校对毕业生档案工作的重视不够, 毕业生档案人员多为兼职人员, 而兼职档案员很难有足够的时间和精力投入到毕业生档案工作上, 一般都是粗线条管理;此外, 设备更新、场地保养都相对落后, 没有专门的档案整理工作间, 甚至连档案柜数量也不足, 直接把档案堆放在库房。还有学生本身对档案也不重视, 管它档案在哪, 都持无所谓的态度, 这种状况严重影响着档案工作的发展, 对毕业生的就业造成一定的影响。

(二) 制度欠完善, 把关不够严

毕业生档案最终的材料涉及学校多个部门, 由于档案制度不完善, 档案在收集过程中往往显得力度不够, 各部门在送交材料上出现拖延滞后、材料缺漏等问题, 最终形成了毕业生档案的不规范。还有些学校查阅档案程序不齐全, 也会导致学生或用人单位有查询需求时, 要大费周章跑几个部门方可批准查阅, 这种不便减低了档案利用的效率。此外, 毕业生档案转递工作的不规范, 也会导致出现死档、弃档、改写档案等问题, 严重影响毕业生就业、单位招录以及学校的档案管理工作。

(三) 管理职责不明确, 导致工作效率低下

据调查, 广东部分高校毕业生档案管理职责不明确, 没有专人负责毕业生档案工作, 等学生离校时才由各学院临时整理送交档案室, 短时间内完成档案的整理、分类工作, 这样就出现了归档质量不高, 不规范, 档案标准不统一。近年来, 用人单位招募人才也通过查看毕业生档案, 了解学生的学业、思想情况来确定录用人选。但由于没有档案专职人员, 造成档案整理不及时, 材料不齐全, 导致工作效率不高, 从而影响了毕业生的就业。

(四) 人员及经费不足, 严重制约档案管理水平提高

随着毕业生人数的增加, 毕业生档案管理水平的要求也随之提高。不少高校在专职人员配置和指导上不到位, 人员和经费方面的投入都显得难以应付, 档案的硬件设备、场地、库房都达不到档案管理条例的相关标准。另外部分档案人员特别是兼职档案员的档案意识比较淡薄, 专业知识比较欠缺, 档案存放无序, 整理不规范, 转递不严格, 导致管理出现混乱等问题, 这不仅制约着档案的管理水平, 也难以适应新时期对毕业生档案管理的要求。

三、优化管理之对策

(一) 切实提高思想认识, 增强毕业生档案管理工作的使命感和责任感

毕业生档案工作是专业性、服务性较强的工作, 需要耐心仔细, 所以工作人员必须有很强的责任感和事业心, 树立正确的档案观念。加强业务素质和责任心的提升, 逐步扩充档案人员业务培训, 把培训与自学相结合, 理论与实操相结合, 确保档案质量标准, 增强档案服务意识, 减少因工作失误造成不必要的损失。每一位工作者应本着为学生服务的宗旨, 充分发挥毕业生档案在学生管理中的作用, 不断提高整体水平, 高质高效地完成毕业生档案的各环节工作。

(二) 完善管理制度, 从严把好毕业生档案管理“三大关”

结合学校实际情况, 制定和完善相应的学生档案管理制度, 为档案的监管提供法律依据。档案人员应当以对学生高度负责的态度, 在全校实行统一的归档标准, 达到档案内容完整、规格统一、装袋整齐。还要把好档案的审核关, 审查档案是否完整齐全, 卷数是否与在册人数相符, 以保证每卷毕业生档案内容完整, 手续齐全, 严把毕业生档案的“入口关”;为了提高毕业生档案的利用率, 做好查阅、政审等服务环节工作, 严格制定查阅、政审档案规定, 任何人需要查阅档案时, 都必须依据档案规定, 不得私自复印、拍照, 不得涂改、抽取、私自摘抄档案内容, 以保证档案材料的完好, 严把毕业生档案“利用关”;为了安全高效做好毕业生档案的转递工作, 档案人员必须树立正确的档案观, 一切为了学生、为了学生的一切的工作理念, 实现以生为本, 立档为学生服务的宗旨, 做到档案整理、分类、转递工作的快、准、齐。每年毕业生档案的收集整理和转递工作, 往往时间紧、内容杂、数量大、参与人员多, 因此学校要规范档案的整理流程、复核细节、转递环节, 做到每卷档案万无一失。首先要根据毕业名册对档案的收集、整理, 逐个逐项反复核对, 杜绝差错发生;其次是根据档案去向, 现场指导装档步骤、捆扎等工作, 确保毕业生档案封装工作的顺利完成;最后根据档案的去向清单, 核对档案数量、人员信息等确认无误后, 限时将毕业生档案进行转递、寄送, 严把毕业生档案的“出口关”。

(三) 理顺管理体制, 统一管理标准

根据高校档案管理规定, 毕业生档案不能游离于档案馆之外, 归口学校档案部门统一管理, 这是理顺高校毕业生档案管理体制的最佳选择。毕业生档案具有较强的专业性和时效性, 建立健全档案管理体制, 尽快出台档案管理工作细则、管理办法等此类法规, 明确档案工作职责范围, 确保毕业生档案工作规范、有法可依, 有理可据。每年毕业生离校时, 在校四年形成的全部材料并不仅仅是依靠档案馆一个部门来实现的, 还涉及学校多个部门和各个学院的密切配合, 只有配备专职人员才能全力以赴的做好档案材料及时准确归档、系统整理、妥善转递等工作, 切实解决毕业生档案流量大, 时间紧, 涉及人员广的问题, 避免档案材料的丢失、错装、漏装、错邮、漏邮等情况的发生, 所以理顺毕业生档案的管理体制, 统一标准, 以保证每卷毕业生档案的齐全完整, 提高档案规范化法制化水平, 充分发挥毕业生档案在学生管理中的作用, 使档案工作规范化、制度化和标准化。

(四) 加强队伍建设, 提升工作绩效

毕业生档案人员的业务技能决定了学校档案工作水平的高低和质量的好坏。加强队伍建设是优化毕业生档案管理, 完善档案材料的重要基础。一方面学校应挑选一些政治和业务素质高、电脑操作熟练人员作为毕业生档案专职工作人员, 让他们真正树立起“业务娴熟, 兢兢业业, 服务学校, 服务师生, 服务社会”的理念, 努力提高档案的专业化水平, 认真做好毕业生档案工作的各个环节, 及时、耐心、快速地解决毕业生遇到的问题, 为档案的查询利用及为用人单位提供安全、便捷、全面的档案信息, 切实服务于广大学生的成长成才需要, 不断提高工作效率, 使毕业生档案真正发挥应有的作用。

总之, 毕业生档案与个人的利益息息相关, 只有采取各种途径不断优化毕业生档案管理工作之对策, 与时俱进, 规范管理, 才能把工作开展更加扎实, 更有成效, 更好地发挥档案服务学生、服务用人单位、服务社会的作用。

摘要：近年来, 随着高校毕业生人数剧增, 毕业生档案工作也迎来了新的挑战。毕业生档案是学生在校期间各方面表现的真实记录, 为了将工作做得更加到位, 可以更好地了解、考察和培养学生并为其毕业后用人单位的录用起到积极的作用, 本文主要探讨毕业生档案的重要价值、当前存在的问题及其优化管理之对策, 推动毕业生档案在实际工作中发挥应有的作用。

关键词：高校,毕业生档案,优化管理,对策论级