“档案强国”战略下高校档案资源建设研究

2022-09-11

随着“档案强国”战略目标的提出, 构建科学合理的高校档案资源体系, 实现高校档案资源的优化整合, 最大限度挖掘并发挥高校档案的教育、科研、学术和社会价值, 成为高校档案工作者乃至档案界研究探索的重要方向。

一、高校档案资源建设的内容

为规范高等学校档案工作, 提高档案管理水平, 有效保护和利用档案, 教育部、国家档案局在2008年以“令”的形式颁布实施了《高等学校档案工作办法》, 在原有分类的基础上增加了“学生类”档案, 将高等学校档案分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会类十一个大类, 并明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”, 突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱, 形成了高校档案资源建设的基本框架。

二、高校档案资源建设难题

在实际工作中, 由于对高校档案分类缺乏足够认识和理解, 高校档案工作体制和服务机制不完善, 高校档案资源体系建设同管理和利用需求矛盾较为突出, 具体表现在:

(一) 高校档案类目设置混乱

档案分类是档案资源建设的核心问题, 是揭示档案历史联系, 进行科学管理的基本途径。在实际工作中, 高校部门的领域和职能往往具有多样性, 特别是随着高校的发展, 众多高校升格为大学, “校院”两级的管理体制建立, 学院职能趋向独立性和多样性。由于缺乏实施细则的指导, 再加上传统档案管理的惯性使然, 高校档案工作者在面临这种情况时不能够与时俱进的对档案进行科学分类, 类目设置混乱, 特别是对二级类目和类目下归档范围不够明确。

(二) 档案资源建设缺乏有效的制度保障

高校档案资源作为国家档案资源体系上的重要一环, 承担着为教育教学服务、为科学研究服务、为传播知识服务、为社会服务的重要使命。然而, “高校档案机构在实际上是处于边缘化的地位”, 受高校体制所限, 高校档案机构行政管理职能被忽视或被弱化, 相应的功能也就难以发挥, 对学校各部门、院系的立卷归档失去有效控制。由于缺乏对档案和档案工作的认识和理解, 档案资源观念不强, 各部门、学院疏于对归档文件材料的收集和保管, 归档热情不高。缺乏有效的制度保障直接阻碍着高校档案资源的内容建设。

(三) 高校资源多主体管理难

《办法》规定的高校十一类档案每一类都有其对口的业务部门, 学生档案由学生处和各院系管理、教学类档案由教务处管理、科研档案由科研部门管理等等, 而综合档案室主要管理党群类和行政类。“虽然大多高校档案室建成了档案馆, 但原来综合档案室的管理体制、服务理念仍有影响” (1) 。

三、“档案强国”战略下高校档案资源建设的途径与对策

随着“档案强国”战略目标的提出与实施, 由于制度、管理等方面的原因, 高校档案资源建设相对滞后于“档案强国”战略目标的实现。如何破解高校档案资源建设的难题成为高校档案工作者乃至档案界亟待研究的问题。

(一) 树立高校档案资源观念, 创新工作思路

档案本身就是一种信息资源, 相较于其他类型信息而言, 档案具有原始性、真实性和更为可靠的历史联系性, 这决定了档案无可替代的资源价值性。特别是档案注重信息的逻辑整理和历史联系特征的理论与实践, 成为“大数据”时代稀缺的理论指导和经验总结。因此, 在新的时代背景下高校档案资源建设必须树立档案资源观念, 创新工作思路。

(二) 合理利用相关政策与条件, 加强制度建设, 弥补行政管理职能缺失

高校档案机构可以充分发挥《档案法》《档案法实施办法》《高校档案管理办法》及具有行政职能的档案局的作用, 积极推进高校档案资源建设。高校档案机构在基于相关法律、法规制定本学校内的管理办法时, 应加强同纪检、监察、审计等有监督、检查职能部门的沟通与协调, 通过以上部门的工作, 落实档案管理责任制, 规范管理条文, 将档案管理责任嵌入到学校的行政体系中。同时, 应积极配合档案局的执法、监督、检查工作, 促进学校档案资源建设。

(三) 集中统一管理高校档案, 实现高校内部档案资源整合

“高校档案部门要树立‘大档案’意识, 主动探索适合当今时代和学校发展要求的档案资源建设模式 (2) ”, 有益借鉴, 整合档案资源、机构、制度与功能, 构建符合时代要求的档案资源建设体系。当前形势下, 实现高校档案资源整合的首要问题是解决档案多头管理难题, 实现档案的集中统一管理。从组织和职能上, 整合档案机构, 分离各类档案形成部门档案管理的职能, 形成集中统一管理全校各类档案的综合档案机构;在制度与规范建设上, 按照教学、科研、行政等活动的特点, 结合各类档案原有管理模式, 再造管理流程, 规范管理方法, 推动高校档案管理办法实施细则和工作标准的制定与实施;自上而下制定档案资源建设目标与方案, 避免跃进式发展, 根据自身发展要求, 兼顾历史档案的收集整理, 循序渐进有针对性的开展数字化工作和编研工作。在档案资源整合的基础上实现高校档案机构功能的整合, 不断推动其向教育、科研、社会服务、知识传播的纵深拓展, 推动档案机构做大、做强、做活。

在信息社会, 高校档案工作者更应树立档案资源观念, 在“档案强国”战略目标的引导下, 按照《办法》提出的使命与要求, 立足现在, 面向未来, 整合高校档案资源, 完善档案资源体系, 服务于高校人才培养、科学研究、知识传播和社会服务工作的开展。

摘要：本文针对高校档案资源建设的现实难题进行分析, 并从资源观念、组织制度、资源整合等方面阐述加强高校档案资源建设途径与策略。

关键词：高校档案,档案资源,“档案强国”