如何加强城建档案的管理

2022-09-11

对城市建设来说, 城建档案管理是一个基础性工作, 主要是用于服务。它出现在城市的设计与建设中, 之后又为未来的城市建设提供帮助。因此, 城建档案的管理一定要和城市建设发展改革, 这样才能让城建档案的功能更好的发挥出来, 给城市与人们的生活、建设提供更加有效的服务。

1. 城建档案管理的必要性

档案管理也被叫做档案工作。它所管理的物品就是档案, 是档案中心直接对档案文件夹进行管理, 以及提供各种服务工作的总称, 也是档案工作里最基础的部分。

城建档案的管理在现代的经济建设上以及社会事业上的作用越来越重, 也受到了人们的广泛关注。城市档案在为社会生活, 供应着公共服务、保障着城市建设发展, 维护城市的安全, 也对城市的突发的问题解决上有着不可或缺的能力。

对城建档案来科学规范的管理是城乡建设管理的一个基础部分, 也是建设行政主管部门依法进行行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据。

城建档案产生在城市规划建设中, 要负责着城市的管理, 不仅仅是一个城市建设的凭据, 也是城市科学研究的工作的重要资源。合理利用城建档案资源, 为城市的建设服务, 是城建档案存在的最基础的原因。提升城建档案的管理水平, 也是也现在城建档案发展所需求的。

2. 完善城建档案管理的方式

目前的档案管理工作已经变成了信息化管理时期, 也出现了很多新的档案管理方法:伴着信息技术在城市建设和管理活动上的使用, 城建文件已经从原有的纸张资料变成了信息化文件, 档案管理的事物也从老旧的纸张档案。实体档案变成了数字的档案, 在档案管理的方法上也不仅仅是单纯的收集、归档、保管了。变成了利用信息资源的管理来分析得到的资源原始的数据, 网络化的出现也取代了之前的面对面的服务。所以我们能够得知, 用老旧的记载方式的管理档案的方法已经不可以满足现代城建档案工作的发展和城建的发展需求, 一定要快速促进档案管理方式从旧有的方式向科技型的变化。我们一定要加强自身的科技观点, 重视档案的信息化管理, 着重使用现代信息化技术, 改变老旧的工作方式与载体方式, 整体提升档案管理的技术能力。

3 强化城建档案管理的思路

3.1 完善现有的规章制度, 加强管理力度

城建档案政策制度从没有到有, 从一点点制度发展到系统化的发展历程。城建档案法律制度规定还是按照《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《中华人民共和国城乡规划法》等。在按照法律法规管理档案的情况下, 我们还要加强相关法律的完善与健全, 让档案问题能有法可依, 在之后的城建档案管理时和城建档案问题处理是, 执法力度也会很大程度的影响到执法结果。

3.2 增加档案馆内收藏, 强化信息化档案建设

城建档案馆内现有的大部分都是新的工程档案, 这些文档里面房地产的和事业单位用方, 城市建设的快速发展造成了城建档案快速增多, 它所具有的信息资源也月累越多, 计算机技术、信息化技术给城建档案的载体供应了更加方便的形式, 现在基本上的工厂数字化建设已经完毕, 只需要我们的强化档案馆内的数字化资料, 把历史的档案转换成数字文档存放。

3.3 强化声像档案的收集

声像档案现在已经被大量的使用在国家建设的各个行业。也是和纸张档案并存的一个特殊形式文档, 它有着非常宝贵的历史证明和研究价值, 工程声像档案现在已是城建档案中非常重要的一部分, 工程在建设中要使用声像档案的提点, 更加直观形象的展示出工程建设的过程, 还要当做纸张档案的添加, 更加周全的展示出工程建设的情况。

3.4 严格把握档案分类

建设工程档案是及社会工程在建设施工时最基础的记录, 也是建设工程质量的真实反映, 有着非常重要的凭据作用。建设工程档案一定要做到真实、准确、完整。另外给新建的工程档案分类管理, 分成AB两种工程管理, A类工程收集纸张文件、电子文件和声像文件;B类不收集纸类文件, 让建设企业保存, 只收集电子文件, 使用分等级的保存方法, 保障信息资源的完整与规范。

3.5 清晰各个参于建单位职责

工程在开始建设的时候, 需要让建设单位一起组织建立一个有建设、勘察、设计、施工、监理等各个部门单位的会议, 主要进行职责分工, 一定要让各个部门单位青出于自己参建的职责, 强化工程档案收集、整理和移交, 另外要开展工程建设文档资料的收集整理, 对工程涉及到的各个环节、各个部门进行声像档案等各种档案资料的收集, 特别是要让他们清楚设计、施工、监理单位工程技术人员结合档案管理人员进行档案工作。和工程建设一起把建设工程文件、资料的收集、整理做好, 依照规定向建设单位档案管理部门移交归档, 城建档案馆要负责对工程档案的指导、培训、接收、验收、整理和移交等环节。

3.6 严格把握质量验收

城建档案馆是保证工程档案质量的最后一个环节, 关键是要做好检查文件的签名、盖章手续是不是都符合要求, 审查归档文件是不是完整、内容是不是全面:审查文件里面的数据资料有没有出现修改问题, 检查文件里面是不是存有不能久存的字迹现象, 检查竣工图的编制是不是符合规定。审查文件整理有没有符合对应的规定要求, 审查电子文件、声像文件有没有合格, 能不能使用, 还有一些别的形式档案资料合不合格。针对不合格的档案, 一定要让参建企业严格修改, 一直到符合要求才可以接收归档。

摘要：城建档案就是城市在规划设计、建设和管理中对国家社会人民有价值的文件资料, 随着城建事业的快速发展, 城建档案管理也遇到了很多的问题和新的挑战。

关键词：城建档案管理重要性管理意识管理能力