关于如何加强公路工程档案管理的探讨

2022-09-10

由于公路工程建设具有规模宠大、建设周期长、公路工程结构与工艺复杂、受环境影响变化大及相关参与单位众多等特殊性建设项目的施工是在动态的条件下实施的因此公路工程档案管理对于公路工程施工建设的起到了不可估量的重要作用。

1 当前公路工程档案管理中的现状

1.1 档案的系统性、完整性得不到保证

对于公路工程建设而言, 本身就是一个“硬件”, 大家的目光都聚集到那里, 不仅工程参建各方一致努力, 而且领导也在关心;而档案管理恰恰只是其中的一个“软件”, 所以很容易就被忽视。在建设过程中更多的都投入到了前者上, 抓进度, 抓质量, 抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了, 才开始想到资料的问题, 于是开始抽调人员, 加班加点进行突击。临时报佛脚的结果必然是难以弥补到满意的效果。

1.2 日常的资料管理不规范

在工程实施过程中, 从建设单位到施工单位、设计单位、监理单位, 平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力, 做了一定的工作。但主要是围绕工程的实施侧重于满足日常工作的需要, 并未将其与最后的整编归档有机结合起来, 造成在资料的管理上深度不够, 规范程度较低。

1.3 相关人员的档案意识不强

在公路工程建设过程中实施档案管理, 不仅是建设项目的真实记载, 更是公路建成后运行、养护、管理和改造的重要历史依据, 具有重要的凭证作用及法律价值。但在实践中, 公路工程建设人员重建设、轻档案的思想普通存在, 影响了工程前期文件收集整理工作的正常开展, 建设项目档案资料收集工作不能和项目建设进程同步进行。由于档案工作发挥效益的滞后性, 档案收集在项目建设前期得不到应有的重视工程项目业主往往把精力放在跑项目、跑资金上;而工程技术人员则更注重工程的进度与质量。建设单位对工程档案总负责的意识不强, 常常习惯于把档案收集工作推给施工方, 监督工作有名无实, 从而导致前期文件的散失, 等到需要档案发挥作用时为时已晚。

1.4 对公路建设项目监督指导力度不够

有关部门对公路建设项目实施过程监督指导力度不够, 严重影响了工程档案的质量。对项目负有管理职责的相关部门没有拧成一股绳, 对项目档案工作大多是停留在层面, 未能施以有效的监管。档案部门无法预先了解建设项目安排情况, 因而无法从根源上对项目档案工作加以控制, 往往是半途介入, 甚至是事后介入, 使工程档案没有及时得到档案部门的指导, 因此档案的质量更是难以得到保证的。

2 当前该如何加强公路档案管理工作

为切实做好公路工程档案管理工作交通部也正式下发了有关公路工程竣工验收前必须验收竣工工程档案必须经上级有关档案部门验收, 达到合格的出具有关证明;对存在有问题的要抓紧整改, 直至合格, 否则, 工程不予验收。因此, 工程竣工档案工作必须引起各单位的高度重视。现结合工作的实际, 对有关工程档案整理归档工作谈点粗浅认识。

2.1 建立工程档案管理体制

建立、健全项目档案管理制度, 明确项目档案的分管领导及各部门职责分工, 将项目文件资料的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围工作标准或岗位责任制, 严密工程建设各阶段档案的职责义务。项目建设单位和监理单位, 在工程项目开工前应结合实际情况, 制定和颁发规范标准的一整套原始单元工程凭证文件 (不是开工后) 。只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理, 才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范, 才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备, 原材料质量保证资料真实可靠, 竣工图与实物相符。确保做好项目文件资料的形成、收集、积累、平时归档整理和归档质量。

2.2 提高公路建设档案人员的素质

面对时代的发展, 科技的进步, 档案人员的素质必须提高, 以业务素质提高为重点, 对档案专业知识进行学习, 对现有的档案人员, 可以通过进修、培训, 不断拓宽知识面, 加强与公路建设相关学科的学习, 掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能及一定外语水平, 使档案工作者能更好地为重点公路建设项目服务。

2.3 严把验收关, 使档案发挥凭证作用

工程建设、监理单位及档案管理部门要严格把好审查验收关, 在档案的归档整理阶段, 应加强规范化管理, 重视并协调档案整理与公路档案规定标准的衔接问题, 解决文件资料的积累管理程序与工程档案管理规定的要求一致性问题, 同时针对平时档案整理的归档不到位、文件资料形成的质量差等问题进行全面补充、完善, 使形成的档案资料规范、统一、有序。在项目验收阶段, 应加强工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关, 按要求对移交来的各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查, 着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况, 认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确, 签证是否完备, 组卷排列是否合理等等, 并指导资料编制人员正确整改, 确保竣工档案的真实性和准确性, 使其竣工档案资料在工程项目合同决算时, 真正发挥凭证作用, 达到收集整理档案的目的。

2.4 运用现代化手段, 提高档案管理水平

随着公路事业的不断发展, 现代化管理手段已被广泛应用到公路建设的各项工作中, 但目前还没有一套统一的、系统的公路工程档案管理系统, 这与公路管理信息化建设是不相适应的。要提高公路工程档案管理水平, 就必须充分运用现代化管理手段, 积极开发公路工程专项档案信息化管理系统, 信息档案库。充分利用数字摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备, 对公路建设和养护期间所保存的档案资源进行信息化, 系统化的存储、整理、编目、检索, 并建立一系列的数学模型。通过对公路工程档案的存储数据, 对工程实现动态监控管理, 对公路的运营能力和病害的发展趋势作出科学的预测, 从而既节省时间, 也节省人力、物力和财力, 提高工作效率, 降低工程成本。并通过计算机网络实现档案管理与办公自动化的有效联接, 以达到有效资源的合理利用与共享。

3 结语

从以上论述中可以看出, 要进一步提高公路工程档案管理工作, 必须提高认识, 真正重视加强工程项目档案的集中管理;坚持建路与建档的结合与同步发展;强化档案业务技术, 深入开展工程建设项目档案人员岗位培训和继续教育, 全面提高档案人员整体素质;着力研究档案信息化管理;重视档案的开发利用, 使得科技专业资料来源于实践, 又应用于实践, 为公路建设项目投产后运营、管理及今后的养护、维修提供可靠的依据, 更好地为大众服务。

摘要：随着公路工程技术日新月异的发展, 公路档案管理已成为公路工程建设的重要内容, 在当前公路工程建设中档案与公路工程建设联系日益紧密, 成为公路工程建设中的核心支柱。笔者根据自己多年的实践经验, 就如何加强公路工程档案管理进行论述, 希望对档案管理工作带来些许益处。

关键词：公路工程档案,作用,管理措施