如何加强档案管理工作

第一篇：如何加强档案管理工作

加强信访档案管理工作充分发挥信访档案作用

加强信访档案管理工作充分发挥

信访档案的作用

信访档案是信访部门处理人民群众来信来访工作中形成的并经过立卷归档保存起来的文件材料和历史资料，是国家重要档案资源的组成部分。加强信访档案的管理工作对维护社会稳定，促进社会和谐，保证上访人员的合法权利，增强信访工作人员的责任心，有效发挥信访档案的作用有着重要的意义。因此，信访部门信访档案的管理工作尤为重要。下面就如何加强信访档案管理工作，充分发挥好信访档案的作用，谈谈我个人的看法：

一、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

首先信访档案具有凭证作用。它是由行业档案的形成规律及其本身的特点所决定的。从内容上说，不是人们事后编造出来的，而是当时案件形成的转化过程，怎么活动就怎样形成的，比较客观地记载着当时的真实情况，是真实的令人信服的依据。信访档案是初信初访演变的历史证据，是保持客观面貌的真实记录，是处理重访和老访户上访案件必备的查考、争辩研究和处理问题的依据。信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，具有原始性，真实性和公正性。通过调阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，便于处理现实问题。

另外信访档案具有参考作用。查考以往情况，掌握历史资料，具有原始性和较大的可靠性。为什么只讲有较大的可靠性?因为本着实事求事的原则，这是当时人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，按着历史特殊的环境和氛围，使有些材料、某些事件和现象不符合客观实际或与党的近期政策相抵触的，这些档案表达了当事人的意图，留下了当事人的痕迹，反映了当时的历史情况，所以说具有参考作用。信访档案能够真实具体地记录着不同问题的解决方法等，这对研究规律、总结经验、改进工作是不可缺少的素材，同时有助于类似信访问题的处理，有效的避免了随意性，杜绝失误现象的发生。

二、做好信访档案的收集和整理工作

要做好信访档案工作，首先是做好材料收集工作。接待人员在接待上访人后，要将来访来信情况详细登记后，同上访材料和转交办手续及时入档，在案件办理过程中要将调查经过的原始材料、相关部门及信访人手里有价值的 材料收集起来入档，案件办理完毕时要将“处理意见” 、“复查意见”、“复核意见”、“息诉罢访”、“结案报告”等相关材料装订并归档。(以往我们将调查经过的原始材料都留存在基层保管，这样作为档案管理就是不完整的，这样弊病很多，因此我们要将基层的相关材料及时收集上来归档。)案件材料及时归档有利于维护案件材料完整，保持历史真实面貌，以便为日后重访闹访时备查。

一个完整的信访档案应有如下材料，一是来信来访登记表或上访信;二是相关部门处理信访事项的处理意见书;三是相关部门上级单位的信访事项的复查意见书;四是有复查单位上级单位的信访事项复核意见书(即“三级终结”);五是有上访人上访诉求问题的查办报告;六是与上访人的调查笔录和送达回执;七是形成处理意见、复查意见、复核意见会议记录、纪要，调查报告和相对应的国家政策及相关文件、佐证材料。对于上级交办案件还要有“交办信访案件的汇报材料”。

三、要做好信访档案工作还要做好整理工作

档案整理是档案管理业务工作中关键性的环节，从档案的整个业务工作的过程看，档案收集工作是起点，档案提供利用是目的，而档案整理工作则是承上启下的关键。要严格遵循档案整理原则，按照档案形成的特点和规律，保护档案文件、材料、结案报告、处理意见之间的完整，对所保存的白头文件材料，要及时鉴定，选择有参考价值的上访材料进行立卷，归档成册。整理信访档案时，不要轻易打乱重整，一般说来，对已经立卷的，有规可循，有据可查，就应力求保持原有整理体系。在整理立卷时尽可能做到按年度分开，按材料性质分开，按保管期限分开。一般情况下，上级下发的文件、材料、按着时间顺序立卷，归属为长期。上访案件如果跨年度的应按结案年度，归属为永久卷，按着长期和永久分开，组卷后编一个流水号，做到当年形成材料次年初及时归档立卷，以便于利用和管理，使信访档案工作尽快实现规范化、制度化。

四、加强信访档案利用工作，

档案管理的目的是为了提供利用，信访档案在实际工作中被查阅的次数较多，因此既要做到保护档案的完整，还要考虑档案的方便利用，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”即一是防盗，要设置专用铁柜进行保管;二是防缺失，在调阅案件时应进行详细的调档登记以防止造成案件材料缺失;三是防破坏，防止人为造成对档案的损坏;四是防火，及时排除一些火灾隐患：五是防水，杜绝淋湿、浸泡现象;六防尘，灰尘和烟尘不宜太浓;七是防潮，标准规定相对湿度在50%一60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖;八是防霉变，因为以前档案中许多使用浆糊，易形成档案蛀虫;九防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案：十是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用：十一防光，强烈的紫外线可使档案退色，纸张也会变黄而脆，严重时达到报废。

因此，我们必须提高对档案作用的认识，加强信访档案的管理工作，为维护社会稳定，促进社会和谐，保证上访人员的合法权利，增强信访工作人员的责任心，发挥其重要的作用。

(张瑞英供稿)

第二篇：关于加强档案管理的通知

关于进一步加强档案工作规范化管理的通知

为了规范档案的管理，建立完善的档案体系，提高档案管理水平，保证档案资料的齐全、完整、准确和及时归档，使之更好地为办事人员服务，现就加强档案管理有关事项通知如下：

一、提高认识，加强管理

公司档案是公司发展的真实记录，公司档案管理状况如何，直接反映一个公司管理水平的高低。为此公司根据现有管理制度，实行统一管理的原则，任何人不得把档案资料据为己有，由资料室统一保管，资料管理者不得泄露档案机密。

二、明确责任，规范管理

根据公司现有管理制度的要求，为了进一步明确责任，公司档案借阅、查阅范围为公司内部各部门。借阅查阅人员需办理相关手续，填写借、查阅申请单，重要档案及机密档案不借、查阅，特殊情况须总经理批准同意方可。

为了保障档案的数量及质量，根据档案管理特殊性，任何档案资料原件不得借出。特殊情况下如需复印的，须经同意登记后，才能复印。

三、严格制度，遵章执行

1、档案管理者根据管理要求，定期对档案进行核查、整理。

2、档案管理员因工作失误丢失档案，视情况承担相关责任。

3、档案管理人员未经公司批准，擅自将档案资料原件借出，如须发现，将根据公司管理制度严格处理。

4、档案管理人员未经公司批准，擅自将档案资料原件借出，造成遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任，情节严重者给予开除处理。

5、本通知自2012年8月开始执行。

办公室

2012年8月12日

第三篇：加强农机安全监理档案管理

农机安全监理档案管理工作是农业机械化管理的基础工作，实现农机监理档案管理的现代化和正规化，对于较全面地反映农业机械发展现状反映农机驾驶操作人员的业务素质，提高工作效率，当好领导参谋，提出科学的农机化发展思路和发展规划，具有重要的意义。

一、沙坡头区农机基本情况：

1、2008沙坡头区拥有大中型拖拉机1126台，小型拖拉机3379台。

2、大中型拖拉机配套农具年末拥有量1391部。

3、小型 拖拉机配套农具年末拥有量为57部。

4、化肥涤施机年末拥有量642台。

5、地膜覆盖机年末拥有量为454台。

6、机动喷雾机年末拥有量为173台。

7、畜牧业机械年末拥有量1160台。

8、农用运输车年末拥有量16803辆。

9、随着设施设施宵业和林果业的发展设施农机机械也逐步增加，今年新增卷帘机304台，微耕机新增351台，实现了设施农机机械化。

二、存在的问题：

从我市目前现状看，经过几次的换牌、换证工作，先后制订实行了配套的人、车档案管理制度使县级档案管理达到了一车一档一卡，一人一档一卡，人与车增减及变动情况也进行了相应的变更程序，从而建立健全了人车档案管理体系，为提高农业机械检审验率和保障农机安全生产发挥了积极作用。与此同时，仍存在着人车档案内容参差不全，档案、台帐、表格项目填写不规范、不完整或未按要求签字进档;库房建设不规范，档案管理意识淡薄，电子档案管理工作滞后等问题。与正规化、规范化管理存在一定的差距，需加完善。

三、加强农机安全监理档案管理的措施与建议

1、提高认识，选配好合格的档案管理人员。要加强对农机安全监理档案管理工作的领导，选配那些工作责任心强、业务素质高的同志担任此项工作，通过定期举办档案管理人员专业培训学习班，使他们树立正确的世界观、人生观和价值观从而掌握、弄懂档案管理的意义、作用、职业道德工作责任心、管理办法、制度、表格填写及归档应注意事项等。还可根据实际需要，定期开避孕药档案检查和总结评比活动，调动档案管理人员的积极性以达到从根本上提高档案管理质量的目的。

2、规范档案管理工作程序，使之走向法制化管理轨道。档案工作必须以《档案法》为准绳，树立依法治档的观念，增强档案意识。建档就是执法，这是赋予档案管理人员的主要岗位职责，也是考核他们工作责任心、成绩及效率的重要内容。农机安全监理机关根据有关规定，结合本地的实际情况，不断完善人、车档案管理制度、监督制约机制和异动统计报表制度是其主要工作职责。按照车、人归档的基本内容，认真填写好每张主要表格，并保证表格内容及项目清楚规范完善，这些是建档的基本要求，必须始终如一地坚持，以保持资格的完整、可靠，为搞好农机安全监理工作打下良好的基础。同时，为使农机安全监理部门在实施档案管理过程中做到有法可依，又便于操作，根据目前档案管理弊端，建议上级有关部门制订拖拉机、农用运输车和其他农业机械报废规定，及其驾驶操作人员档案管理办法等具有法律效力的配套文件，使档案工作有章可循，确保专业档案的原始性和完善性，从而纳入规范化、科学化管理的轨道。

3、发送档案管理手段，充分发挥档案作用。使用人工操作的台账管理人、车档案费时、费人也不方便，而且很难管理。随着人、车数量的递增，监督管理范围的拓宽和财力情况的好转，农机安全监理部门应把普及微机等先进科学的管理设备列入装备计划，以便为实现农机机械化提供各种可靠及时的信息资料，通过计算机管理加强信息资源的有效利用，实现信息共享，资源共用，使农机档案管理适应于农业现代化发展的需要。

4、增加设施投入，规范库房管理。发行目前的库房结构和设备，必须考虑密闭、通风、防火、防盗、防热、防潮、防虫、防鼠、防尘、防有害气体等措施。除库存房自身条件外，应酌情配备灭火器和自动报警器，做好防火、防盗、空调等设备的安装，使库房更趋完善，基本上满足档案保护的要求。同时根据《档案法》等规定要求，建立各项规章制度，规范库房管理，使档案管理、档案保护、档案利用逐步实现标准化、规范化，为农业与农村现代化作出更大的贡献。

中卫市农业机械管理局 万红

第四篇：关于加强公司档案管理工作的通知

关于加强红淖三铁路有限公司档案

管理工作的通知

公司各部室：

为了加强并规范公司档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规范》、《铁路建设项目资料管理规程》(TB10443-2010)、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档[2002]8号)等规定，结合目前公司档案工作管理现状，现就加强公司档案管理工作提出如下要求。

一、成立公司档案管理领导小组

根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》和广汇能源股份有限公司要求成立档案管理领导小组的要求，公司决定成立档案管理领导小组。

组长：任齐民。

副组长：肜森、齐永祥、蔡端沅、曾明、周效勤。

组员：黄秉俊、史春雷、张锦辉。

领导小组的主要职责：

1、负责对公司档案工作的领导，使档案工作适应公司快速发展的需要。

2、把档案工作列入公司发展规划，列入领导议事日程和目标职责制。

3、听取档案部门工作汇报，讨论审核公司档案工作年 - 1 -

度计划、经费预算、帮助解决档案管理工作中需要解决的重大问题。

4、组织公司员工学习、宣传、贯彻国家、行业、广汇能源开发公司有关档案工作的法规、办法等，不断强化公司员工的档案法制意识。

5、适时对公司各部室档案归档情况进行检查、指导、考核，并提出奖惩意见。

二、 组建综合档案室，实行集中统一管理

1、组建公司档案室，暂设2人，负责公司档案管理工作，隶属综合部管理。

主要职责：

㈠负责制定公司档案工作中、长期发展规划、档案工作要点，各项管理规章等。

㈡负责对各参建单位及公司各部室收集保管的建设项目竣工文件编制、收集、归档工作进行检查、指导，适时开展业务培训。

㈢负责接收公司各部室形成、积累、并已整理好的应归档文件，入库上架，进行科学保管，并做好档案的提供利用工作。

㈣实施档案信息化管理，运用档案管理信息系统软件，对各门类档案进行计算机管理。

㈤协助、指导各部室搞好当年形成文件的平时立卷工

作，为下一年归档工作奠定基础。

㈥参与公司建设项目档案静态验收工作。

三、加强档案管理工作的几项任务与措施

㈠红淖三铁路建设项目档案管理工作

1、为规范公司铁路建设项目档案管理工作，确保建设项目档案的完整性、真实性、客观性和系统性，公司档案室抓紧制定《红淖三铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法(暂行)》，明确竣工文件的归档范围及内容、编制责任、提供套数、质量要求和时限。

2、建设项目竣工文件实行谁形成、谁收集整理的原则，各部室应积极做好对项目文件的形成、积累、收集、整理、归档工作，须指定一名同志作为兼职档案员负责本部门项目文件的收集、整理和归档移交工作。档案室对各部门移交的项目文件，按照组卷要求进行整理、组卷、归档。要求各部室于8月8日前将兼职档案员人员名单、联系电话报综合部档案主管汇总。

3、自8月15日起，公司档案室将与各部门兼职档案员进行对接，根据公司各部室管理职责，按照建设项目资料编号及归档内容，逐一核查各部室项目文件的收集、整理情况。对工程中实际发生，且已列入归档范围而缺失的项目文件抓紧催要，力争做到项目文件的形成、收集和整理工作与工程进度同步，确保应归档的竣工文件齐全完整。

㈡其它档案门类的管理。

1、除了建设项目档案外，公司各部室还形成了许多应归档的文书、科技、会计、声像、实物档案，这是公司档案工作的重要组成部分，缺一不可。档案室应尽快制定各门类档案的管理办法，明确归档范围、内容和保管期限，使公司档案工作逐步实现标准、规范化管理。

2、目前，考虑到公司档案库房面积小，档案装具容量小，暂时不具备集中统一管理公司全部档案门类的基本条件。现阶段除文书、科技(建设项目)档案交由档案室集中统一管理外，其它档案门类由各部室指定专人按照档案管理要求暂时代为保管，待公司档案室具备接收条件时，再统一移交，实行集中统一管理。

3、为了科学、有序管理档案，档案室近期将在各部室安装档案管理信息系统软件，凡代为保管档案的部门，要求兼职档案员按照管理要求录入相关信息，打印归档目录，文件装入档案盒保管。查(借)阅档案须严格审批手续，建立登记制度，防止文件丢失。

㈢对散失在部门、个人手中的重要文件进行抢救式收集、归档

新疆红淖三铁路有限公司成立于2011年11月21日，先期控制性工程也于2012年3月底开工建设，但从目前归档情况看，许多应归档文件资料，尤其是反映各职能部门工

作内容的归档资料(包括铁路公司公务活动、铁路工程建设、反映企业文化等方面的照片、视频文件以及动力机械、办公设备档案资料等)非常少，有些甚至是空白，如不抓紧收集、整理、及时归档，一旦遗失，将会对公司造成无法弥补的损失。

《中华人民共和国档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。当前，亟需开展以下收集工作：

1、各部室抓紧清理个人手中留存的，自2012年12月31日以前围绕公司主要职能、公务活动及工程建设重点工作形成的，具有保存利用价值和凭证作用的各种载体的档案资料。指定专人收集，登记造册，于2013年9月1日起开始向档案室办理移交归档。收集归档情况纳入部室工作考核。

2、公司人员花名册、党员花名册、聘用人员花名册(含专家)、上级领导来公司辖区视察照片、公司领导班子成员合影照片、公司荣获的各种荣誉证书、锦旗、奖状、奖牌、奖杯等实物，也属此次收集范围。

㈣扎实做好文书、财务、人事档案基础工作，迎接股份公司对我单位档案分级检查考核

接股份公司通知，今年九月末十月初，公司将对我单位进行档案分级检查考核，综合部、财务部、人力资源部依据

《股份公司档案分级管理考核制度》所附考核标准，逐一对照，整改存在的问题，做好基础台账，力争取得较好成绩。

新疆红淖三铁路有限公司

二○一三年七月三十日

第五篇：加强社区档案管理,夯实社区基础工作

加强社区档案管理，夯实社区工作基础————建国门社区居委会：余漫

接触档案工作是2002年到社区工作之后，我负责文书工作兼档案管理。一开始，由于刚到社区对工作不熟悉，加之社区工作的多样性和特殊性，面对纷繁复杂的文件资料，真感到无从下手。在200

2、2003年两次参加了由区档案局组织的社区档案人员业务培训之后，我认识到城市社区档案工作是新形势下坚持党的群众路线，做好群众工作和加强基层政权建设必不可少的一项基础性工作，是一项“功在当今、利在长远”的事业。通过这两次系统学习再加上平时的认真揣摩和总结，使得我在整理本社区的档案时掌握了一定的方法。在2004年由区档案局和区民政局联合对涪城社区档案工作的检查验收中，我社区荣获“档案工作先进社区”称号，本人也获得区政府颁发的“档案工作先进个人”荣誉证书。下面，我将自己这3年来在社区档案工作中的一点心得总结如下。

一、提高认识，加强学习

这里所说的提高认识不仅仅是提高档案管理人员的认识，而是要提高社区全体人员的认识。让大家都知道社区档案工作是社区建设的工作之一，也是整个档案事业的重要组成部分，抓好社区档案业务建设，逐步实现档案管理工作标准化、规范化、制度化，社区档案工作才能更好地为社区各项工作服务。因为社区逐渐成为城市管理的重要基础，是许多工作的依托和落脚点，而社区档案能生动、真实地反应社会生活的变

迁过程，所以收集文件资料的及时、准确、完整对于归档工作显得尤为重要，需要社区其他同事的支持和配合，才能及时的取得归档所需的文件资料，确保档案的完整充分。

档案工作是一项专业性很强的管理工作，档案管理员素质的高低、对业务的熟悉及掌握程度直接影响到档案工作的质量。我们作为档案管理员平时要加强学习，熟悉业务，广泛的汲取各方面的知识，不断提高自身素质，适应新时期条件下对社区档案工作管理者的要求。

二、制度严密，管理有序

社区要建立健全档案工作领导组织机构，并制定专项的管理制度。根据实际情况，成立社区档案管理工作领导小组并明确分工，将档案工作纳入目标管理考核检查的范围，制定社区档案管理工作计划和档案管理专项制度，如《文件材料归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位责任制》等;坚持资料集中整理、统一保管，根据《城市社区档案分类方案、基本范围和保管期限》表，将社区的资料按工作性质及重要程度进行合理的划分，确保档案资料的原始、完整、连贯。同时既要加强资料的收集和归档，又要方便平时工作的查阅，这就需要档案管理员花点心思、下点工夫，比如：当年还未归档的文件资料平时即可用文件夹或旧档案盒分类装，将常用的资料放在上面或单独装，这样既可将资料收集完整，又方便同事查阅，还为年底资料归档工作打下了基础，而且费时不多，效果较好。已归档的资料按归档文件目录查阅非常方便，但应严格按照档案利用制度进行登

记，防止资料的丢失。

三、夯实基础，服务社区

我们始终坚持社区档案工作为党委和政府的中心工作服务，为社区建设服务、为社区居民服务的宗旨，本着档案工作一切从实际出发，以服务为主题、以创新为动力，推动档案工作贴近实际、贴近生活、服务大局、服务社会、服务社区各项建设、服务群众需求、维护人民利益，使档案管理规范化。建立了社区党建、群团、青少年、管理、经济、民政、社会保障、计生、综治、创建、文化体育等各项工作的档案，并逐步建立起下岗和失业人员档案，城市贫困人口、弱势群体档案，社区文化科普档案等专门档案，夯实社区档案工作的基础，充分发挥了社区档案工作的服务功能，使之能更好地为社区建设和社区发展服务。

当然，现目前社区作为基层单位，办公条件还十分有限，档案工作中还存在着一些不尽人意的地方，但我们会坚持“高标准、严要求、规范化、使用方便”的原则，确保社区档案工作与社区建设同步前进，协调发展，使社区档案工作向着更高更好的方向发展。

2005年6月8日