浅论企业档案信息化建设

现代人类社会在经历了数字化、网络化后已经进入了信息化时代, 并将在未来进入知识化时代, 因此, 企业档案信息化迫在眉睫。

一、企业档案信息化的作用

(一) 提升企业管理水平, 增强核心竞争力。企业在不同时期, 不同外部环境, 不同内部条件下, 追求的目标也不同, 将人力物力财力投入的部门也不同。企业目标可以分为利润最大化目标和价值最大化目标, 是在企业战略管理中确定下来的。因此, 对内部环境分析是企业战略管理的关键之一。档案部门作为企业的信息部门, 可以为企业战略管理服务。

在信息化建设中, 企业首先要进行开发购销管理、生产管理、库存管理、财务管理等信息系统的需求分析, 其次要开发各种信息系统, 这些都需要大量真实可靠的数据。档案部门利用掌握的大量原始数据和一手资料, 可以协助服务企业进行各种信息系统的开发, 为企业信息化建设提供数据支持。

(二) 提供有偿档案服务, 创造更多的经济效益。与公共档案馆不同的是, 企业档案部门可以合理的方式对外提供有偿服务, 即可以从超过保管期限的科技成果档案中鉴定挑选出企业本身具有处分权的档案, 制成复制品后, 推向市场, 参与技术贸易, 为企业创造更多的经济效益。这是企业档案部门实行有偿服务、搞活工作的另一契机。在提供档案复制品服务的过程中, 应注意保护企业技术秘密。

在市场经济条件下, 企业及其档案部门都面临竞争和压力, 企业档案人应努力改革服务方式。作为企业的一部分, 档案部门应以企业本身为工作中心, 但在为企业做好服务工作的同时, 还可以在不影响企业利益的前提下, 为社会、公众提供有偿服务。档案部门往往拥有一些相当不错的设施和技术, 如扫描, 修裱技术, 图文的绘制, 晒制整理装订等, 都可以为档案部门增加收益。这些档案工作的延伸服务为档案部门的发展开辟了一个良好的新起点。

二、企业档案信息化中存在的问题

(一) 建设成本高, 资金投入不足。例如, 现阶段, 我国厂商主要提供PC机硬盘、显示器、终端等一些附加值较低的产品, 而高性能的服务器、路由器、交换机和软件等高技术含量的产品供给能力明显不足, 是导致企业档案信息化高成本, 建设周期长, 后期维护与协调难的重要原因之一。此外, 信息化人才的培养, 档案信息管理系统的上线, 都需要投入不少资金。

(二) 档案工作方式落后。首先, 植根于计划经济体制下的高成本、低效益企业档案工作微观管理方式依然影响着目前的企业档案工作, 并与现行企业制度的效益原则产生磨擦。其次, 企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有工作思维与方式, 未能跟上企改步伐积极服务于企业信息化, 这些是造成企业档案工作落后现状的原因。

(三) 盲目求新求全。在信息技术、硬件技术发展日新月异的时代, 许多企业过分地追求硬件的先进性和性能的优越性, 导致信息技术装备能力闲置、对信息收集“饥不择食”、信息资源浪费、甚至泛滥。

三、推进企业档案信息化建设的几点建议

(一) 转变思想, 提高认识。信息化不仅仅是技术解决方案, 也不仅仅是技术人员的事。企业档案信息化建设中, 要切实处理好两个问题:一是企业档案信息化实现方式的选择。二是企业档案信息化管理方式的选择。前者是技术性问题, 后者是非技术性问题。此外, 在我国企业档案信息化建设的初期, 企业档案信息化并不能解决企业信息化和企业档案管理中出现的所有问题, 不能期望过高。还有, 企业档案信息化建设是一个逐步完善的过程, 不能指望开发某一应用系统软件就大功告成。

在传统企业档案管理体制中, 企业档案不进行商业运作。但在企业档案信息化建设中, 企业档案人要借业务改革之风, 对企业档案重新认识, 分析比较出企业档案与政府和事业单位中档案的不同和优势:政府和事业单位中档案不具有商品的交换属性, 不是商品;但是某些所有权归企业的档案却具有交换价值, 在档案信息化建设中, 企业档案管理者不仅要从超过保密期限和保管期限的档案中鉴定挑选出商品, 更要把这些商品进行商业化运作, 获取更大利润, 为企业服务。

(二) 总体规划, 分步实施, 分期实施。企业档案工作存在与发展的原动力是稳定的用户需求和档案工作可以为满足用户需求服务。企业档案工作有特定的服务对象群体, 因此企业档案用户需求有很强的针对性, 在企业信息化建设中, 要充分利用企业的技术资源, 通过电子问卷调查, 用户跟踪自动化, 用户反馈电子表单等形式, 更方便快捷准确地收集需求分析数据, 在有针对性地改革企业档案管理体制和组织形式以及资源配置, 以更高效地做好企业档案工作。

企业信息化涉及面极广, 不仅要投入大量人力物力财力进行技术改造, 还涉及企业机构、管理机制、工作方法等一系列重大问题。其重点在于业务流程的重组或资源的重新整合, 必将引起管理制度、企业机构、运行机制的深层次变革, 引发企业全面创新, 导致既得利益重新分配。这将影响部门和人员之间的工作关系、权利关系, 引起部门之间、人员之间的利益冲突, 即既得利益的重新分配。这些问题的解决, 没有企业决策层的决心、参与和支持, 仅靠技术人员的努力是不够的。例如, 档案部门在企业信息化建设的过程中, 发挥的作用越来越大, 但是如果企业采用了图情档合一的信息管理体制后, 档案的开发利用工作可能转交给信息中心, 档案部门的地位因此相对弱化, 诸如此类都需要企业设立专门组织进行管理。

传统手工操作的档案管理模式正在被信息时代一体化思想与协同合作思想指导下的双套式、文档一体化式、电子信息资源综合管理模式所替代。但是, 不同的企业历史长短、规模大小、经营目标与任务、对信息的需求、组织结构形式、文档管理者素质都不尽相同, 不可能有统一的模式供企业参考。因此, 企业要根据自身管理、技术开发及生产活动实践的需要, 以传统企业档案管理理论、文件连续体理论、信息资源管理理论为指导, 把双套式、文档一体化式、电子信息资源综合管理模式在一定程度上糅合起来, 采用或创造出合乎自身实际的, 适应企业管理的文档管理模式。

档案部门为战略管理作了大量前期准备工作, 因此, 企业档案信息化对企业有基础性作用和战略意义, 但企业档案信息化建设的时机一定要选准。实施过早, 企业在不恰当的时机对档案部门做出巨大的人力物力财力投资, 就势必会增加产品的成本, 甚至有可能减缓其它业务部门信息化的进程, 增加企业信息化建设的风险性, 甚至有拖垮整个企业信息化战略、导致满盘皆输的风险。风险越大、资金成本 (利息率) 越高, 企业价值就越小, 这就要求决策者在收益和风险之间, 做出权衡, 进行合理的总体规划, 分步实施, 分期实施。

(三) 加强档案业务规程变革。即加强档案收集鉴定、整理、著录、保管、统计、利用、编目和编研以及保密工作的业务规程变革。例如, 档案收集工作的变革如下:在进行档案收集工作之前要进行需求分析, 明确收集目标。它是整个档案收集工作的出发点, 也是整个档案管理工作效率高低和成败的关键。做好需求分析就是要:一是有针对性、预见性地系统分析企业内部的档案需求内容、需求量、满足这些需求的成本、收益和威胁的大小。二是合理选择需求分析方法如:问卷调查法、专家调查法、统计分析法等。三是兼顾重点原则和全面原则, 合理确定收集内容。四是确定档案收集的范围和量。明确档案收集范围, 收集工作才能有的放矢;确定收集量, 才能合理地分配收集工作所需的人员、时间和费用。