浅谈档案信息化建设

2022-09-11

当今社会, 在现代档案管理科学和信息科学的互相渗透下, 以档案信息变革为标志, 我国档案管理工作步入了一个新的时代。档案信息化, 一方面极大地方便了资料收集、数据统计、公文传递等工作的开展;另一个方面档案管理模式也由纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。因此, 档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。

一、档案信息化建设的意义

档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源。档案信息化是指档案部门改革传统管理方法, 运用现代信息技术, 加强档案信息资源的收集、管理、开发和利用的过程。它以档案资源建设为核心, 以档案网络建设为平台, 以扩大档案资源信息开发为目的, 对于加快推进档案资源数字化、信息化、管理标准化、信息服务网络化的进程, 促进档案事业持续快速健康发展起到了十分重要的作用。

(一) 提高档案管理工作的质量和效率

通过档案电子化管理, 可以减少对纸质档案的磨损, 实现对纸质档案的保护, 提高了档案管理工作质量。同时, 实现了档案从收集到管理的自动化, 提高了档案管理工作效率。

(二) 为部门或个人提供便利的利用服务

利用基于互联网的公共档案信息服务平台, 发布档案信息、提供档案利用查询服务、咨询档案政策法规, 可以在较短时间内提供全方位的档案信息, 方便部门或个人查阅, 扩大了档案利用的范围, 提高了档案利用率。

二、档案信息化建设主要内容

档案信息化建设主要包括:标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、档案信息资源建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

(一) 标准规范建设

标准规范是档案信息化建设的重要基础之一, 它是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。它主要包括对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范, 并指导实施的过程。对于确保电子档案信息和档案网络运行的安全、畅通, 具有十分重大的意义。

(二) 基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件, 是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。主要是指档案信息网络系统和档案数字化设备。

(三) 应用系统建设

应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障, 主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面, 它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

(四) 档案信息化资源建设

档案信息的开发和利用是档案信息化的核心任务, 是档案信息化建设取得实效的关键, 也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化建设, 必须要从资源建设抓起, 资源建设是档案信息化建设的基础和核心。

(五) 人才队伍建设

人才队伍建设是档案信息化成功之本, 对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。档案信息化建设, 不仅需要档案专业人才, 计算机专业人才, 更需要既懂档案业务, 又熟悉信息技术的复合型人才。因此要坚持以人为本, 始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位。

三、档案信息化建设中存在的问题

(一) 缺乏统一的标准和规范

许多部门在建设档案信息过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统, 忽视了档案信息资源标准的规范化建设, 结果投入了巨额资金建成的档案信息系统无法实现信息联网、资源共享、反而造成巨大的资源浪费。

(二) 档案人员素质无法完全适应信息化技术的发展

目前, 一些老的档案管理人员对纸质档案的管理知识、方法和技术已是“轻车熟路”, 但对电子档案的形成、存储、传输、检索、利用等技术却知之甚少;而一些年轻的档案管理人员仅仅懂得基本的计算机技术, 对档案管理基础知识、管理原则和管理环节懂得不多, 只是凭借着几年的微机操作经验管理系统网络, 出现问题时, 只能坐等专业技术人员解决。这些问题的存在, 已经严重制约了整个档案行业的创新发展。