推进档案信息化建设的探讨

2022-09-10

计算机和网络技术的应用, 给人们带来了全新的生活和工作方式, 它以独特的方式和丰富的内容, 也同样给新时代的档案工作带来了全新的内容和方式, 其中最有特点的就是档案的数字化、应用的网络化和管理的信息化。档案信息化建设就是指不改变档案的本质, 使其结构与存在形式与当前信息原则相一致, 主要就是为了紧跟当代信息化发展, 与社会信息化潮流相符, 使档案工作更好地为社会服务, 主要任务就是全面整合档案资源实现档案资源共享。随着信息技术的快速发展, 给档案工作带来了新的机会, 同时也遇到了许多问题。所以, 要想促进档案信息化建设, 研究档案信息化建设出现的问题具有非常重要的现实意义。

一、网络时代档案工作的新特点

(一) 档案数字化。档案数字化实质是档案信息的数字化, 它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化是网络时代档案工作最重要的基本建设, 也是档案应用网络化、管理信息化的前提和基础。

(二) 应用网络化。档案网络化是指充分利用现代网络技术, 将各种数字化档案信息融为一体, 进行管理、传输、检索和利用, 真正实现档案信息资源的共享。档案网络化的主要内容包括:档案信息上网、档案网站的建立以及数字档案馆工程的建设等。

(三) 管理信息化。档案管理信息化是指在档案工作中充分利用计算机技术、网络技术、信息技术, 对档案资源进行处理、管理、开发和利用, 达到为社会发展提供服务的目的。使档案资料的收集、整理和保存更加安全方便, 资料信息流通利用更加顺畅, 信息资源实现高度共享。

二、网络时代档案工作面临的新挑战

面对网络时代档案资料面广、量大的特点, 档案管理工作更加纷繁、复杂。档案的信息化管理在方便档案资料收集、整理、保存和利用的同时, 对档案的安全、滥用、侵权等问题也更为突出。特别是在电子档案的建档及其应用、网络技术环境和信息管理安全等方面都面临着一系列新的挑战。

(一) 电子档案的建档及其应用。电子档案的建档或档案的电子化是网络时代档案工作最重要、最基础的工作。由于档案电子化使原来的档案信息资源呈现出多元化的趋势, 档案已不再是以前单一的纸质文件, 磁盘、光盘、缩微品等新型载体已成为电子档案的主角;档案的来源也不仅仅局限于办理完毕的文件, 在办公自动化系统中流转下来的电子文件、实物档案等都成为重要的档案资料, 如何收集、整理这些新的档案资料和载体, 对档案工作者来说是一个全新的领域。

(二) 网络技术的环境制约。基于网络化发展, 导致信息资源的开发、利用出现了新的形式, 不受时间与地域条件的限制, 充实了信息资源共享内容。但在网络环境下的档案利用也存在着安全隐患。如网络系统硬件和软件的安全问题。因为网络具有与众不同的特点, 如多样性、开放性与互连性等, 因此常常受到一些病毒的攻击, 导致很多档案信息泄露, 被不法分子改动等, 有时还会危及到整个网络安全。

三、网络时代努力提升档案管理信息化

加强档案管理信息化建设, 通过网络收集、整理、保存和利用数字档案, 实现信息档案资源的安全共享, 是网络时代档案工作的重点。实现档案管理的信息化, 关键是要实现电子文件与电子档案的一体化管理, 不断提高信息档案网络化的应用水平, 加强档案信息的安全管理, 提高档案工作者的业务素质和技能, 积极应对网络时代档案管理工作面临的新问题和新挑战。

(一) 实行电子文件与电子档案的一体化管理。电子文件的完整性是电子档案完整性的前提和基础。要做好电子文件的确认与收集工作。要求文件具备必要的内容、结构、背景信息和元数据等相关信息。在电子文件管理系统设计时应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起, 组成一体化管理的信息库;要做好电子文件的鉴定与归档工作。包括电子文件的鉴别、电子文件的内容鉴定和技术鉴定等。

(二) 提高档案网络化的应用水平。随着网络技术的发展, 档案网络化的应用水平也要不断提高, 使网络技术为档案信息化助力。要加快立法, 使网络档案工作有法可依、有章可循;要加强“防火墙”的研制, 用技术手段防止国内外黑客的入侵和秘密资料的泄露;要加强电子档案的网络使用管理, 建立相对应的网络档案使用措施、办法、程序和规范;要加强对网络档案使用权限的审核, 注意档案资料拷贝的提供与回收。

(三) 档案工作者要积极主动参与技能培训。还需重视培养专业技术型人才, 不断改善档案工作人员队伍结构, 认识到档案工作人员提高职业道德与专业技术的重要性, 同时还需重视引入高质量人才, 给档案干部队伍注入新的血液, 建立一支技术过硬、道德高尚的技术队伍, 才能顺应当前档案工作现代化发展。

总之, 随着社会信息化的快速发展, 在档案信息化管理中应用现代信息技术, 使档案工作更好地服务于社会, 满足人们对档案资源的需要, 不但是档案工作人员做好本职工作的要求, 而且也是实现档案工作可持续发展的有效手段。

摘要：随着计算机和网络技术的应用和发展, 传统档案工作正经历着时代性的变革。如何在网络时代, 全面推进档案工作的创新, 实现档案管理的信息化, 构建一个安全、便捷、高效的档案工作环境, 这是档案工作者目前面临的一个新课题。

关键词：互联网,档案工作,信息化