大数据背景下企业档案信息化建设

2022-09-12

伴随着大数据时代的进展, 企业信息化建设也在持续发展和进步, 建筑企业档案的工作布局和管理方式与大数据背景下“做新、做多、做好、做快”的整体信息数据解决优势相比较, 是传统与新型技术的碰撞和结合。因此, 需要全方位推动大数据背景下的信息技术和建筑企业档案结合的过程, 全力打造新型企业档案信息服务系统, 将更加全面、快捷以及安全的档案服务提供给企业, 促进档案管理的高效性和准确性。

一、企业档案管理中大数据技术的重要性

(一) 鉴定和索引档案的便捷性

企业档案管理工作在大数据背景下遇到了很多困难。其根本原因就是因为随着不断对大数据概念进行传播, 需要管理的档案数量在持续增长, 导致负责管理企业档案的工作人员, 无法全面阅读所有文件。但是, 通过大数据技术的运用, 可以利用信息化处理的高效性和准确性等特点, 提高企业档案管理的便捷性。例如:使用大数据技术的建筑企业, 通过大数据采集技术对数据进行更加高效的收集, 从而组成完整的系统数据。并且, 收集到的数据可以通过大数据技术来搭建索引, 对数据展开系统化分类, 管理工作人员在计算机可视化设备中进行查阅, 有效减少工作人员的工作量。

(二) 对非结构性数据进行处理

数据包括半结构化数据、非结构化数据以及结构化数据三种类别。非结构化数据类型是最普遍的一种数据类型, 其中, 非结构化数据占有的比例最多, 例如:电子图像、扫描件、PPT文档和视频语言等文档资料。该部分文档数量大、种类多, 将是建筑企业档案管理工作的难题之一。因此, 运用大数据技术可对非结构化数据进行集中管控, 将数字资源进行规则命名和存储, 便于工作后期的检索和备份存档。

二、企业档案管理现状及问题

(一) 法律问题

容易改变是企业档案管理特点之一, 打破了传统“原件”概念, 导致对原始档案的记录判断起来非常困难, 对其凭证价值和法律效应判断起来并非易事。因此, 部分企业缺乏完善的档案管理体系, 也缺乏合理的政策法规, 在保护整合数据方面不具备健全的制度, 企业内部之间也缺少统一标准和制度, 造成企业档案管理手段有所差异、内容格式特别混乱、水平各异, 对档案的统一高效管理造成了负面影响。

(二) 管理人员问题

部分企业档案管理的信息化水平较低, 管理工具和方法也较为落后, 甚至部分企业无专门的档案管理人员, 采用行政人员兼任管理, 无法对档案信息服务工作进行有效了解, 将档案信息服务进行有效利用。此外, 由于部分企业对档案管理工作岗位的不重视, 导致档案专职岗位无法吸引优秀人员, 缺少专业人员对档案信息服务工作进行优化和升级, 从而限制了企业档案信息化建设的发展进程。

(三) 安全技术问题

(1) 物理安全。物理安全主要包含两个方面:第一是环境安全。也就是生产档案的设备和存储物件要放置在安全环境中;第二是设备安全。就是物理设备的选择类型、装配和相关工业标准相符合。 (2) 载体安全。档案载体具备不稳定性能, 这就导致其非常容易受到外部环境的影响。在不适合的环境下保管对对档案质量产生影响, 会缩短信息载体的使用寿命、造成载体材料发生变形、断裂、伸缩、折痕以及消磁和磁粉掉落等情况, 对文件信息的安全造成影响。

三、大数据背景下档案信息化建设思路

(一) 建立完善的档案电子文件管理的法律法规

企业管理人员要根据自身特征和需求, 创建完善的管理机制和法律法规, 希望可以通过国家法律法规对企业档案电子文件的相关活动进行规范, 避免对电子文件内容和载体造成有意或无意的损伤;使电子文件凭证价值具备法律效益;此外, 对于恶意损坏、偷盗电子文件信息的不法分子形成威慑力, 从而保障企业档案信息化的健康发展。

(二) 培养综合性档案管理人才

根据企业档案所具备的特点, 企业档案管理工作一定要由专业、高素质人员进行管理, 档案管理工作人员必须要具备安全意识, 较强的计算机基础和大数据分析能力。此外, 企业可定期开展档案管理技术的培训, 对信息化管理模式进行宣传, 使工作人员充分了解大数据技术和信息化管理模式的优点, 将传统档案管理模式与信息化模式相结合, 从而全面提升自身综合素养和业务能力。

(三) 保障档案电子文件信息和载体的安全性

企业档案的电子文件, 需要使用光笔签名或者是数字签名, 将电子文件上的签名当作验证其真实性、完整性以及安全性的主要依据。档案管理人员可以将企业档案电子文件设置成“只读”模式。用户可以查阅相关信息, 但是不能进行任何修改。此外, 还可采用权限管理机制, 为各部门、各职务的员工设定固定权限或交叉权限, 用户进行查阅浏览时只可阅览本科室相关档案资料, 从而保障了电子文件信息的隐私性和安全性。

四、结论

综上所述, 企业电子文件大量产生, 对企业档案管理工作是一种机遇也是挑战, 因此, 建筑企业在实行档案管理工作期间, 必须合理利用大数据技术优势, 挑选适合自身企业发展的管理手段, 用安全可靠的方式保护档案资源, 从而有效实现档案资源信息共享, 促使档案管理工作的科学化、制度化和规范化得到全面实现。

摘要：在互联网大数据背景下, 要想把企业档案工作处理好, 就需要全面了解和掌握大数据的使用特征和实际优势, 也要全方位掌控大数据发展脉搏, 只有这样才能推动企业发展。因此, 本文将现阶段下企业档案管理现状作为重点, 深入探索企业档案管理工作受到大数据背景的实际影响。对创建档案信息服务体系提出合理化建议, 试图为之提供行之有效的可行性建议。

关键词：大数据,档案管理,信息化,策略