档案管理的信息化建设

2023-01-30

一、引言

档案管理的信息化建设是部门单位进行信息化建设的关键要素, 是档案管理工作顺应时代浪潮、适应部门发展的必然选择, 同时也是进行档案管理现代化建设的必备条件, 也是更好的开展档案管理服务工作的必备环节。[1]本文以连云港市赣榆区检察院为例, 以其紧扣信息化管理发展脉搏的档案管理信息化建设工作来对此项工作进行详细的论述。

二、档案管理信息化建设的问题及对策

档案管理信息化建设即将原始纸质版的档案馆建设成为数字版的档案馆, 相较于纸质版的档案馆, 数字版的档案馆具有存储量大、查阅速度快、传输速度快及信息共享便捷的优点。[2]但是其仍存在一些不容忽视的不足, 必须对此进行处理否则将会导致档案管理工作出现纰漏。

(一) 完善档案管理信息化建设的规范体系

目前随着国内外档案管理信息化建设的逐步推行, 已经形成了一系列与此相关的制度规范。[3]各部门单位应加快速度进行档案管理信息化建设, 并且在进行建设工作时应当首先基于国际化标准结合相关的地方及行业标准, 从而建设单位内部档案管理信息化建设的规范体系。同时由于在进行信息化的档案管理工作时管理的种类及范围处于不断变动的状态, 因此应在最初制定规范体系时考虑建设尽可能广泛的标准。

(二) 建设高质量的档案信息数据库

纸质版的档案转为数字版的档案后会集合成为数据库, 其具体内容的构成形式较转变前会有传统的按顺序、线性的形式转变为现代的直接、网状的形式。[4]因此, 只有构建一个高质量的档案信息数据库才可以维持所涉及的数据内容的完整性。在进行数据库的构建工作时应将数据的准确性作为整个工作阶段的准则, 因为数据库的构建过程往往较为复杂繁琐, 需档案管理部门首先进行充分详尽的调研, 进而在现存档案的基础上进行科学的规划, 对建立哪些数据库、建立哪些文件目录库、建立哪些全文数据库进行详细的划分, 对工作步骤进行详细的安排, 分清轻重缓急, 减少工作中的无谓劳动, 并在工作过程中严格控制录入数据的质量及准确度, 通过确定相应的衡量指标, 将错误率尽可能地减少, 维持数据库的规范性。

(三) 建设合适的档案管理信息化系统

一个合格的档案管理信息化系统应具备以下特点: (1) 能够通过前端控制实现对档案的一体化管理, 在同一个系统中实现档案文件的传输及档案文件的需求工作, 并且系统可以记录电子档案文件的归档及使用的整个流程。[5] (2) 档案信息数据库可以根据实际需求进行扩展。现阶段部门单位的内部系统并非独立存在的, 之间存在着相互交错的特点, 因此需要档案信息数据库可以根据工作中的实际需求进行拓展, 充分对档案数据背后的信息进行挖掘, 满足部门单位对档案数据的使用需求, 最大化的调动档案数据的作用。[6] (3) 能够对档案全文进行存储与检索。信息化系统需具备在局域网终端查询档案信息的功能, 这句需要系统能够对具有价值的文件进行集中存储, 并在需求时进行扫描获取需求部分, 使得档案利用者在确认身份权权限后可以从终端进行检索而无需前往档案管理部门。[7] (4) 档案数据管理通过自动化进行。在日常事务工作进行时系统能够通过自动化的运转将档案管理人员从重复性较强的诸如数据统计、打印、借阅登记等工作中剔除出去, 在减少管理人员工作量的基础上加快部门系统的工作速度。

(四) 档案数据化处理按需进行

在进行档案数据化工作时要根据单位的实际需求进行, 因为若选择将单位全部的馆藏档案进行数据化处理, 这个过程将耗费大量的人力物力, 同时大大提高数据库的构建难度并会在数据库中增加许多无实用价值的数据。因此, 在进行数据化工作时应有重点的进行, 针对一些使用范围广、使用价值高、使用次数多的档案首先进行数据化处理, 分步骤按程序的开展档案数字化工作。

(五) 建设安全的档案管理信息系统

在进行档案管理信息系统建设时安全成本不容忽视, 因为现阶段计算机网络病毒是难以完全应付的, 同时又因为部分档案数据是需要进行控制使用的, 应通过一系列制度管理及网络信息安全的措施来保证档案数据信息的安全完整。

(六) 档案管理信息化服务应以人为本

档案管理的信息化建设最终的目的是为用户提供更好的服务, 因此应在服务过程中坚持以人为本, 立足于为决策层提供决策参考的位置, 并积极为部门各项业务提供相应的。档案管理信息化建设突破了原有的纸质版档案的局限, 将档案的储存、传输、检索方式进行了变革, 多媒体及互联网技术的出现为档案数据的传输提供了新的渠道, 不再受地理位置的局限性的影响。因此, 在对档案管理信息化服务工作进行评价时, 应将使用是否便利作为衡量的一个重点。在档案管理信息化服务工作实际进行时, 应紧紧围绕本单位的工作重点, 充分了解部门内部人员对档案信息需求的变动情况, 统筹安排, 在大方向上与单位部门保持一致, 使得所提供的服务适宜于单位部门的需求, 更好的为单位部门工作的开展提供相应的服务。

三、检察院进行档案管理信息化建设的具体工作流程

进行档案管理的信息化建设的组织应通过对组织内部的详细调研, 结合各部门需求, 制定“整体规划、全面服务”的工作方案, 并以此为基础通过对组织过去业务工作流程进行细致的梳理与重组, 通过这项工作实现了单位档案管理水平的提升, 完成了档案管理工作的一系列转变:在档案接收时间方面由原来传统的定时接收转变为实时接受、在档案保管方面由原来传统的纸质保管转变为纸质与电子版同时保管、在档案管理方式方面由原来传统的手工管理转变为自动化管理、在档案查阅方式方面由原来传统的进馆查阅转变为互联网查阅。这将对组织进行档案集中管理、对档案信息资源进行整合以及共享档案数据等方面工作的进行奠定了基础。一个合格的档案管理信息化系统应取得如下成效:

(一) 建立高度统一的档案管理网络

在档案管理信息化系统的建设过程, 单位组织严格按照“统一规划、统一管理”的要求, 在单位组织范围内建立起了一套统一的档案管理系统, 实现了档案管理架构、流程及标准的一致性, 并且在单位组织全范围内建立了统一的档案管理系统, 构建起包括直属单位、层级单位的档案管理信息网络, 实现了档案馆室之间的无缝连接。

(二) 建立全面严谨的档案采集系统

单位组织应通过制定档案信息采集制度的详细规范, 对相关部门的档案采集范围、档案采集时间及档案采集内容做出具体的要求。并在技术方面建立档案管理系统与单位组织内部其它信息系统的同一数据接口, 以全面完整的对档案数据进行采集处理。同时, 在进行档案采集工作时, 采取多层次的审批体系, 以保证档案采集工作所采集的数据具备完整性与可靠性。

(三) 建立高效先进的档案管理模式

应通过档案管理信息化系统的建立减少传统档案管理工作费时费力且效率较低的问题, 在进行档案管理工作时对以往分类组卷、整理目录及数据统计的工作模式进行变革, 减少了对归档文件进行综合分析所需的人力物力的小号, 提高了单位内部的档案管理水平。

(四) 建立数字化网络化的档案信息服务体系

应在档案管理信息化系统的建立的过程中注重所构建的服务体系的实用性与高效率性, 以实现档案资源在存储过程中以数字化为主、在管理过程中以自动化为主、在使用过程中以网络化为主的服务模式, 促进档案信息资源在全单位范围内共建共享, 为单位的快速发展提供高效的档案信息服务, 使得档案管理工作与单位的正常运营紧密结合。

四、结束语

“雄关漫道真如铁, 而今迈步从头越”, 档案管理的信息化建设是一项复杂且繁琐的工作, 再进行过程中不仅涉及人力、技术等基础性问题, 还涉及到组织内的体制机制建设, 在推动档案管理信息化系统建设时应当坚持以人为本, 对整体工作进行科学规划, 逐步推进系统建设, 做到档案资源的合理配置, 提高档案资源的利用率, 实现信息共享, 走可持续发展的道路。

摘要：档案管理的信息化建设是推进部门单位信息化建设的关键要素。档案管理的信息化建设需要通过正确的定位, 以实现可持续发展为目标, 从全方位对档案信息进行科学规划, 通过信息化的建设来提高对信息资源的利用率, 从而可以在部门单位内实现信息资源的真正的共享, 从而可以为部门单位的发展提供推动力。

关键词：档案管理,信息化建设,资源共享