浅论建设项目档案管理体系的构建

2022-09-10

一、引言

建设项目档案, 真实地记录了整个项目建设过程, 也反映了整个项目建设成果。建设项目档案是项目建设及竣工投产、交付使用的必备条件, 既为项目的建设、投产后运行、维修、管理、改扩建等服务, 又为国家长远的经济建设服务。随着国家加大对固定资产投资项目的投资力度, 对项目档案工作质量也提出了更高的要求, 固定资产投资项目档案工作的作用也越来越凸显;国家档案局等文件明确规定未通过项目档案验收的项目不得进行项目竣工验收, 以此进一步规范项目档案各项工作, 这也给建设项目档案控制工作带来了巨大的机遇和挑战。

二、项目档案特点

1.项目档案是项目建设的知识成果, 其形成过程准确反映了项目建设的发展规律, 是必不可少的了解和掌握项目建设活动规律的钥匙。

2.项目的专业种类多、管理周期性长的特征使得形成的项目档案种类多、数量大、载体复杂, 增大了对档案管理工作的控制难度。

3.项目档案是项目建设、竣工审计、招投标专项检查、现场竣工验收、生产运行、日常管理、维修改造以及后评价的依据, 对项目档案工作提出了更高的要求。

4.项目档案工作不是一个孤立的管理系统, 涉及到许多相关方并受到各种条件的制约, 需要以共同协作的理念构建一个全员参与的项目档案管理体系, 并成为所有参与人员自觉配合的自主行为。

三、项目档案管理现状分析

鉴于建设项目档案如此重要, 建设项目档案工作一直备受档案界的关注;但建设项目规模大、门类多、工期紧、难度高的特点也给项目档案工作带来了许多问题, 如档案收集范围不够齐全, 无法保证建设项目档案的完整、准确、系统;档案的分类不够合理, 资料之间的互相验证性、检索的方便性等方面存在不足, 给项目投产后运行、维修、管理、改扩建及后评估等后续工作带来很多不便等。虽然近几年, 虽然国家不断出台新的政策要求进一步规范建设项目档案各项工作, 但仍然不断出现项目质量问题, 这也间接反映了档案管理的诸多问题。尽管从国家立法到地方法规、规章在规范项目管理各项工作时, 也相应地对建设项目档案各项工作提出了明确的要求, 但由于档案动态控制体系不健全, 缺乏操作性强的管理手段, 未能将国家相关要求进一步落到实处。项目档案无法体现建设项目的实际情况, 未能很好的反映建设项目的全过程, 不能充分发挥建设项目档案记录历史、支撑管理、维护项目权益、创新阶梯等的作用。因此, 亟需建立一套完整的项目档案管理控制体系, 完善项目档案各项标准规范, 确保建设项目档案工作的顺利开展, 实现建设项目档案管理各项工作规范化, 进一步提高建设项目档案管理水平。

四、建设项目档案管理体系的构建

为了解决目前项目档案管理过程中存在的问题, 实现建设项目档案最优化管理——即收集完备, 整理有序, 控制有力, 保管妥善, 利用有效, 必须根据建设项目档案工作特点, 优化各业务部门及项目工作管理流程, 明确各部门工作职责及相关人员岗位要求, 各单位精诚协作, 实现建设项目档案程序化管理, 并提供标准规范及质量评定标准作为控制建设项目档案质量的重要手段, 最终形成一个“以项目为中心, 以需求为导向”的建设项目档案管理新范式。

(一) 构建建设项目档案管理网络

由于建设项目涉及不同的业务领域, 由不同的管理部门及参建单位共同完成。为了做好本单位建设项目档案工作, 采取“集中统一”的管理模式, 在分管领导的统一领导下, 确定项目主管部门为项目归口管理部门, 负责组织协调所有建设项目相关问题;档案部门为档案业务归口管理部门, 负责建立建设项目档案工作各项标准, 监督、检查、指导建设项目档案各项工作;各参建部门及参建单位负责业务过程中形成文件的收集、整理及移交归档工作, 在项目建设过程中共同实施项目档案的管理, 各负其责、各司其职, 以确保项目档案各项工作的顺利进行。

(二) 建设项目档案管理程序化

建设项目档案管理程序化是以合同管理为监控依据, 以建设单位为核心单位, 辅以监理控制作为重要管控手段, 并实施建设项目档案管理“三纳入”的原则, 把建设项目档案工作纳入工程建设计划, 纳入项目管理各个环节中, 纳入各级主管领导和有关人员的岗位责任制, 以期在项目建设、设计、施工、监理单位及档案行政管理部门、专业主管部门全方位参与下, 与项目建设实行同步管理, 实行事前介入、事中控制、事后核查, 最后在验收前进行单位自检把关的全过程控制, 确保监管控制项目建设过程中形成的每一份文件, 真正实现项目档案从文件形成之初到最终提供利用的全过程管理, 最终确保项目档案高质量的利用效果。

1. 项目立项、设计与项目登记同步。

项目自从建议书立项审批开始, 档案工作便是项目建设的重要组成部分, 建设单位应将其列入项目重要议事日程, 各部门各司其职, 负责做好项目文件的收集、整理和归档工作。为使档案管理部门及时掌握和了解项目管理最新动态, 以跟踪检查项目档案归档情况, 及时对项目档案工作进行业务监督、检查、指导, 项目主管立项之初应填写《建设项目情况动态登记表》, 并适时更新项目信息反馈给档案管理部门, 档案主管根据项目动态制定档案月度工作计划, 以便对建设项目档案工作进行同步管理, 实现项目管理与项目档案工作的“无缝衔接”。

2. 项目建设阶段实行实时监控。

项目建设阶段主要由基建工程实施、设备仪表采购及安装两部分组成。在项目建设过程中, 建设单位应对项目档案工作实行同步管理, 将档案工作贯穿项目建设管理全过程。对于设备仪表, 按照设备采购阶段、开箱阶段、安装验收阶段同步检查设备仪器文件的归档情况, 确保文件齐全、完整、准确。对于基建工程, 工程开工时, 建设单位需建立覆盖整个工程的档案管理网络, 各施工、监理等参建单位需明确档案人员, 不得随意更换。建设单位及时将有关标准制度下发到各参建单位, 从一开始就明确各项档案管理要求, 规定各施工、监理单位的档案工作职责。同时, 通过召开档案专题会议、举办档案业务培训等方式, 统一档案工作的标准规范, 提高各参建单位对档案工作的认识, 为工程建设阶段大量文件材料的收集、整理、归档等各项打下坚实的基础。在工程建设过程中, 建设单位在检查工程质量、进度的同时, 应根据档案标准规范规定的文件收集范围同步检查档案资料的收集、整理情况, 确保与工程同步。

3. 加强监控, 实行项目档案管理合同化。

在市场经济时代, 合同作为约束甲乙双方的法律依据, 是有效管理与控制项目建设过程的重要手段。《合同法》第十六章“建设工程合同”一款中明确提出了乙方提交资料归档的职责。我们应实行源头介入, 从一开始就增强对项目文件质量的重视, 将文件形成、积累职责写入招标公告和合同。建设单位在签订各项项目建设合同时, 负责设立专门条款, 明确需要提交的项目文件归档范围、归档份数, 整理等要求以及归档责任, 作为制约参建单位档案收集、整理、归档的有效手段, 确保项目档案质量。

4. 项目竣工验收与档案自检同步。

加强源头介入, 确保项目档案管理质量的又一重要环节是实行项目档案自检与竣工验收同步。建设单位在完成项目建设后, 在申请进行项目档案专项验收之前, 根据建设项目的实际情况, 组织基建部门、设计、施工、监理、资产采购、资产管理部门、档案部门及有关单位的项目负责人、工程技术负责人、监理人员、资产管理负责人等共同完成, 以提高项目档案质量, 同时为档案专项验收及后续利用提供坚实的保障。

5. 项目后期维修改造与档案资料管理同步。

加强对后期项目维修改造过程产生资料的管理, 使其与项目维修改造同步, 以确保档案资料完整、准确、系统。

(三) 规范管理, 实现项目档案管理制度化

标准制度是规范、控制建设项目档案质量的重要手段, 是开展各项建设项目档案管理工作的参考依据, 使各项档案工作有法可依, 有章可循, 为规范建设项目档案管理和长久保存利用提供了有力的保障。因此, 需要按照全面质量管理的要求建立健全建设项目档案标准制度, 使其渗透到建设项目的每一个环节, 促进和完善岗位责任制, 通过标准规范的建设来不断优化建设项目档案管理工作的业务流程, 形成有效的建设项目档案监管机制, 使各单位在进行项目档案管理工作时有章可循, 确保档案管理与项目建设进程同步, 使收集、整理、归档等各项工作制度化, 为促进建设项目档案质量的提高提供可靠的保证。

(四) 建立项目文件质量评定标准

为了规范建设项目档案管理, 提高项目档案质量, 确保建设项目档案的完整、准确、系统, 应遵循全面质量管理的理念及过程控制和档案系统工程的思想, 从文件的收集、整理、归档、验收4个方面考虑, 制定建设项目文件验收评分标准, 统一建设项目文件的质量评定, 为档案质量的评估提供切实可行的依据。

(五) 加强业务培训, 提高人员素质

由于项目管理工作的专业性强, 对档案人员的项目专业知识有比较高的要求, 档案人员只有了解土建、设备、工艺、监理等相关专业知识特点, 熟悉项目管理流程, 才能改变以往被动接收档案的格局, 才能更好地对项目档案的完整性、准确性、系统性进行严格把关, 确保项目档案的完整、准确、系统。因此需要对各参建单位及部门档案员加强业务知识培训, 提高人员专业技能, 以满足项目档案管理的需要。

五、结束语

作为建设项目管理工作的重要组成部分, 项目档案管理是是建设项目管理的重要内容。建立与项目建设相适应的建设项目档案标准规范体系对于间接规范、提升项目管理水平, 确保建设项目档案的完整、准确、系统至关重要, 同时也是能否充分发挥项目档案自身价值的关键。通过建立项目信息的交流平台和项目管理的基础平台, 构建“以项目为中心, 以需求为导向”的建设项目档案管理体系新范式, 实现项目档案的程序化管理、规范化管理、集中管理和安全管理, 将项目档案工作贯穿于项目建设全过程, 充分服务项目建设。通过进一步规范各项建设项目档案工作, 充分发挥项目档案的依据与资源作用, 更好地为各单位项目的建设与经济发展服务。

摘要：建设项目档案工作是建设项目管理不可缺少的一个重要环节, 管好、用活项目档案, 对规范建设项目管理, 促进企业可持续发展具有十分重要的意义。本文主要分析了当前形势下项目档案管理环节中存在的问题, 并探讨了如何通过构建项目档案管理体系以规范项目档案工作, 提升项目档案管理水平, 充分发挥项目档案“锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理”的作用。

关键词：项目档案,管理体系,构建