财务档案管理规范

财务档案管理规范（精选6篇）

篇1：财务档案管理规范

财务档案管理操作规范

总体要求：

一、财务档案的内容及分类

二、会计凭证的管理

三、账册的打印装订及存档

四、档案归档管理

五、电子档案的管理

六、档案室的管理

七、档案的保密制度

八、档案的借阅

九、档案的移交及销毁

档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。

为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。

一、财务档案的内容及分类

1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；

2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。

3、报告类。主要有月度、季度、会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；

4、银行资料；

5、税务资料；

6、各类合同；

7、财务人事档案；

8、公司制度文件；

9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

二、凭证的管理：

1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。

2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。

三、账册的打印装订及存档

1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。

2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。

3、会计账簿必须在终了后2个月内打印装订。

4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号

5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。

6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。

7、分档案类别进行按汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告”。

8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。

四、档案归档管理

1、财务档案归档总体要求

1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准

1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。

1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。

1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。

1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。

2、各类档案的归档要求举例

2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下： 1）封皮；

2）目录（若资料较多）； 3）纳税申报表； 4）各税种税款计算清单（若有）； 5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件； 6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。2.2装订要求

2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。2.2.3分档案类别进行按汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案”。

2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计结束后统一进行装订。2.2.5图片

3、各类档案的存档方式

根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式： 3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。

3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。

3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。

3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。

4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类业务分类 编号合同类型备注收入 01 物业管理合同

02 多种经营合同

03 广告位合同

04 租赁合同支出 05 物管部合同

06 工程部合同

07

企划部合同

08 行政部合同

09 保险合同 资本性支出合同其他 11 其他合同

4.2 合同接收前的审查

1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；

2）审查公司法律顾问出具的书面意见。

3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；

4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕； 5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页； 6）当事人主体名称与印章是否一致； 7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件； 8）合同内容是否完整； 9）附件是否完整； 10）签署时间是否填写等。4.3 合同归档

4.3.1 财务部必须以合同原件归档；

4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；

4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管； 4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。

4.4采购合同的档案要求

4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1）合同审批OA； 2）符合制度的直接委托审批表（原件）； 3）《询价函》（三方比价为所有供方反馈的《询价函》）（原件）； 4）《三方比价会签表》（2万元以上直接委托业务）（原件）； 5）价格及合同谈判会议纪要（原件）； 6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）； 7）外聘律师审核意见。

4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1）不符合制度的直接委托审批表（原件）； 2）市场调研报告（原件）；

3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）； 4）价格及合同谈判会议纪要（原件）； 5）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）； 6）外聘律师审核意见。

4.4.3招投标合同的后附要件： 1）后附合同签订审批OA； 2）合同谈判记要（原件）； 3）合同审批表（原件）； 4）中标单位调整报价（若有）； 5）律师审核意见书（原件）。4.4.4续签合同后附要件： 1）合同续签审批OA； 2）履约评估表（原件）；

3）价格及合同谈判会议纪要。

4.5招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档： 4.5.1招标采购计划

1）审批OA； 2）招标（采购）计划审批表（各公司）（原件）； 3）招标（采购）计划调整表。4.5.2入围单位及招标文件审批资料

4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1）入围单位及招标文件审批OA；

2）招标小组成员审批表（原件）； 3）单项招标计划倒排表；

4）入围单位评定资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审标准，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表，现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评定表，投标承诺函，入围单位评定会签表；

5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于：有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章），组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件； 6）招标文件会签表（原件）； 7）招标文件。

4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1）入围单位及招标文件审批OA； 2）招标小组成员审批表（原件）； 3）邀请投标的合格品牌库名录； 4）邀请单位投标承诺函（原件）； 5）招标文件会签表（原件）； 6）招标文件。4.5.3定标审批资料要求： 1）定标审批OA； 2）定标审批表（原件）； 3）评标报告（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）； 4）各单位投标文件（包括技术标和商务标）（原件）； 5）对招标过程的特别说明（会议签到表、会议纪要等）。

五、电子档案的管理

1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。

2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。

3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》

4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》，该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。

5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。

6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。

7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件。

六、档案室的管理

1、档案室要求 1.1财务部争取设立部门独立的档案室。1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。1.4不得使用木质档案橱柜。1.5环境温度选定范围：14-20℃；相对湿度选定范围：50%-60%。

2、档案管理员的岗位职责

2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。2.2按照本指引要求建立财务档案。

2.3要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。2.6办理领导交办的其他档案业务工作。

3、档案室安全规范

3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。

3.2档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。

3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

3.4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。

3.5档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。

3.6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。

3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

3.8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要特别加强看护、确保安全。

七、档案的保密制度

1、档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守公司各项保密制度。

2、凡未经公布的统计数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得擅自扩散。

3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

4、不得泄露所管理档案内容，不将档案借给无关人员，不准无关人员进入档案室。

5、定期检查不安全因素，发现问题及时补救，保证保密档案的绝对安全。

6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经公司相关领导批准。

7、严格档案借阅审批手续，因工作需要，须复印、摘抄相关保密档案时，必须经相关领导批准。

八、档案的借阅

1、公司内部借阅会计档案，需填写《档案借阅审批表》，经部门负责人签批后报财务负责人审批，审批通过后方可进行借阅；

2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明，填写《档案借阅审批表》，经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后，方可借阅；

3、借阅人员不得将会计档案携带外出，特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还；档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续；

4、应设立《财务档案借阅登记簿》，登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容，借阅人应在登记簿签字。

5、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等，严禁涂改和拆、撕档案。

九、档案的移交及销毁

1、财务档案的移交 1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》，一式两份，双方各留一份，以便备查。

1.2超过两年的会计档案，财务部每年统一移交到行政部公司档案室，移交时须填写好《档案移交清册》，双方应就移交档案进行核对，并在移交目录上签字确认。

1.3部门员工调（离）职时，应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单（含交接清册）》进行移交。

2、财务档案的销毁 2.1财务档案一般保管期限为15年，期满后可根据具体情况办理销毁手续。

2.2档案销毁首先须经过鉴定，确认已无查证和保存价值之后，列出清单，登记造册，由存档部门提出申请和分管领导审批同意后，同意销毁。

2.3对批准可销毁的档案，要填写好《档案销毁清册》再销毁。2.4 销毁工作应由鉴定小组监销，并在《档案销毁清册》签字。

2.5档案销毁后，要及时在相应的查询工具中予以注销，并保存好销毁记录。附表2-4 财务档案归档目录

编号

档案名称存档内容存档方式

（一）工商税务资 料

1、工商年检资料；

2、验资报告（原件）；

3、税务登记证；

4、税务登记及变更文件；

5、发票领购薄；

6、税收优惠批复文件；

7、审计报告 盒装

（二）税务申报资料

1、地税税务申报资料；

2、国税税务申报资料；月度盒装年末装订成册

（三）银行相关资料

1、开户许可证；

2、申请开立、变更账户资料；

3、银行印鉴卡、贷款卡；

4、现金/转账支票领用登记薄；

5、支票领购登记薄（指对银行）；

6、银行余额调节表、对帐单

7、现金盘点表

盒装/保险柜

（四）制度法规文 件

1、集团财务部下发相关制度及通知

2、万达商管财务部下发相关制度及通知

3、上报集团相关申请的批复文件 月度盒装年末装订成册

（五）预算考核文 件

1、月度预算执行分析资料

2、资金类报表

3、租金类报表

4、筹备期专项资金使用情况资料

5、上级考核报告及整改报告 月度盒装 年末装订成册

（六）财务人员档案

1、财务人员入职、转正、晋级、调

薪等审批手续；

2、财务人员考核资料

3、财务人员交接资料月度盒装年末装订成册

（七）核算附件档案

1、每月工资报表；

2、月度工资发放表；

3、人员调薪相关文件

4、业务招待费申请单月度盒装年末装订成册

（八）日常经营合同

1、各业主物业管理合同

2、广告合同；

3、停车场管理合同；

4、工程合同（包括已交易公司资本 性支出类合同）；

5、保洁外包合同

6、多种经营合同 按合同类别/具 体情况归档

7、保险合同

8、租赁合同

9、其他类

（九）台账档案

1、停车场收费台帐；

2、物业管理费台帐；

3、多种经营收费台帐。

4、纳税统计台帐

5、租金台帐

6、固定资产台帐

7、专项资金使用台帐（开办费、招商费、庆典费、宣传推广费等）

8、其他类 月度盒装年末装订成册

（十）公司会计报告

1、月度会计报表；

2、季度会计报表、附注及审计明细表；

3、会计决算报表

4、清产核资报告

5、审计报告 月度盒装年末装订成册

（十一）公司会计账 薄

1、现金、银行日记账；

2、科目余额表；

3、总分类账、明细分类账；

4、其他与会计凭证、会计账薄相关的档案资料 月度盒装年末装订成册

（十二）培训资料文

件

1、万达商管培训资料；

2、各地方公司培训资料；月度盒装年末装订成册

（十三）其他类资料

1、其他财务应存档的资料月度盒装年末装订成册

（十四）内部管理文

档

1、管理建议书（内部稽核报告）

2、停车场稽查报告

3、资金安全专项稽查报告

4、资产盘点报告及盘点表

5、多种经营巡场报告及巡场表

6、收据发票稽核报告

7、库存材料盘点表 月度盒装年末装订成册

附表2-5 财务档案保管期限 序号档案名称保管期限 备注 一会计凭证类

原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年二会计账簿类

总账 15年明细账 15年 日记账 15年现金和银行存款日记账保管25年 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年 5 辅助账簿 15年

三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 1 月、季度财务报告 3年包括文字分析 2 财务报告永久包括文字分析四其他类

会计移交清册 15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表 5年银行对账单 5年计算机备份软盘及磁带 25年 计算机运行日志 5年

篇2：财务档案管理规范

为加强财务管理水平，规范财务档案管理工作，提高财务部工作效率，配合公司整体经营运作，特制定本制度。

2. 适用范围本制度适用于公司总部。

3. 术语和定义

3.1财务档案：财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。

3.2原始凭证：原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。

3.3记账凭证;记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。

3.4会计账簿：是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。

3.5财务报告：指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件。

4. 职责 无

5. 工作要求

5.1财务档案的分类。分为会计核算档案、财务管理档案及其他档案资料。

5.1.1会计核算档案

5.1.1.1会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

5.1.1.2会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。

5.1.1.3财务报告：包括会计报表、附表以及财务情况说明书等，会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。

5.1.1.4会计电算化资料：包括历年财务帐簿的刻录光盘和磁带等。 5.1.2财务管理档案

5.1.2.1预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。

5.1.2.2财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。

5.1.2.3投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。

5.1.2.4财务制度文本：包括由公司财务部制订并经由公司董事会或行政办公会议通过的各类财务制度文本以及由下属公司根据公司财务部指导要求制订并经由下属公司董事会通过的各类财务制度文本。

5.1.2.5会议纪要：包括经由相关领导审阅并签字认定的财务例会会议纪要、税收筹划小组会议纪要以及其他各类专题会议纪要。

5.1.3其他档案资料

5.1.3.1合同文件：包括银行贷款合同及相关董事会决议、财产保险合同及其他与财务相关的各类经济合同。

5.1.3.2下属公司上报的报告：包括资金申请报告、调整预算报告等各类相关报告。

5.1.3.3其他： 包括查帐报告、验资报告、利润分配方案、董事会决议、章程、公司基础资料、财务部发文等与公司财务活动有关的各类档案资料。 5.2档案管理工作 5.2.1档案的收集、归档

5.2.1.1财务档案要分类进行收集、归档，并对归档档案进行编号，填制“财务档案保管清册”，由财务档案经管人负责登记。

5.2.1.2会计核算档案严格按照《会计档案管理办法》所规定的定期收集、整理归档，做到资料完整、安全保密、入档及时、存入有序。

5.2.1.3部门及各下属公司编制和上报的预算资料、财务分析报告以及各下属公

司提交财务部的各类请示报告应在确认加盖相关公司公章及相关领导签字后进行归档。

5.2.1.4投资分析报告、会议纪要等由财务人员编制的文件须在相关领导审阅并签字后进行归档。

5.2.1.5银行借款合同、财产保险合同等与财务活动相关的经济合同须确认合同双方法人代表在合同上签字并加盖公章，并贴加足额印花税后进行归档，须董事会通过的重大合同还需附加相关董事会决议。

5.2.1.6财务制度文本、公司章程文本以及财务部下发各类文件应该在加盖公司公章或财务部门印章后归档，并附加相关文件流转单及领导审批意见和相关董事会决议。

5.2.1.7其他档案的归档参照《档案管理办法》，达到归档条件后归档。 5.2.1.8应移交档案室归档的档案文件在留存副本或复印件归档后移交档案室。 5.2.2财务档案的保管

5.2.2.1加强对财务档案的保管，建立财务(会计)档案柜，档案柜必须经久耐用，牢固安全。

5.2.2.2财务档案应设立专门地点保管，并按其种类、归档时间、编号等要素分柜存放。

5.2.2.3对财务档案的保管实施统一管理，财务部设置兼职档案管理员岗位，负责已立卷登记的财务档案的保管工作。

5.2.2.4档案存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀。

5.2.2.5会计核算档案严格按照《会计档案管理办法》所规定的期限保存，其他财务档案都为永久性保存档案。

5.2.2.6会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。 5.2.3财务档案的调阅

5.2.3.1财务人员因工作需要调阅财务档案时，必须按顺序及时归还原处。 5.2.3.2本公司其他人员调阅财务档案，要经财务部总经理同意;外单位人员调阅财务档案要有加盖单位公章的申请书，经财务部总经理审核后报公司总裁批准。

5.2.3.3会计档案原件原则上不得外借，若有特殊情况需要外借，则外借最长期限不得超过三天。

5.2.3.4调阅财务档案须填写“财务档案调阅登记簿”，需要复印的要经财务部总经理同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。

5.2.3.4调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。

5.2.4财务档案的销毁

5.2.4.1对保管期满的财务档案，应由财务部门提出销毁意见会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册一式二份，分别由档案、财会部门保留。

5.3附则

5.3.1下属公司可根据本制度和其他有关规定，结合各自具体情况，制定相应财务档案管理制度;

5.3.2本制度由财务部制定并负责解释;

5.3.3本制度经行政办公会审议通过后实施。

6.支持性文件

6.1《会计档案管理办法》

篇3：财务档案管理规范

一、财务档案管理的工作内容概述

(一) 财务档案基本内容

财务档案的基本内容包括: (1) 资金流通中的各种凭证, 如记账凭证、会计汇总凭证等; (2) 企事业单位财务报告, 如年度财务报告、季度财务报告、会计报表等; (3) 企事业单位的会计账目, 如资金的流通状况、内部固定资产账目等; (4) 企事业单位的银行存款对账单、会计档案保管和销毁清册等; (5) 企事业单位电算化档案, 如移动硬盘、U盘等; (6) 财务数据库升级的存档和备份; (7) 财务数据库维护的记录情况本; (8) 财务管理设备的相应软硬件设施 (如不同版本的财务管理系统、数据库、软件、网络等) ; (9) 经过审核的会计资料; (10) 与企事业单位相关的财务管理资料和数据。

(二) 财务档案工作的意义

1.财务档案工作的落实能够有效地提高企事业单位对其内部经济业务的掌握力度, 在完善的财务档案管理团队的共同作用下, 企事业单位的各项经济业务都能够确保其数据统计的准确性和财务信息的完整性, 加强了企事业单位经济活动记录的科学性。

2.企事业单位内部财务档案管理工作的落实能够为其经济纠纷的解决提供资料依据。财务档案内包括有企事业单位与其他企业之间各项经济往来的账目情况, 完整的数据和报表能够为企事业单位解决经济纠纷提供良好的支持, 降低因资料不完善带来的纠纷解决困难, 提高其工作的效率。

3.财务档案管理工作的落实能够规范企事业单位的经济发展。当企事业单位的总账、会计报表具备了较高的准确度和较好的科学性后, 企事业单位的各项经济活动开展也有了具体的资金投入比值分配, 同时, 各社会组织对企事业单位资金支出和使用的关注度和监督力度也在一定程度上对企事业单位的资金使用起到约束作用。

4.财务档案管理工作的落实能够有效地推动国家相关经济政策的制定, 为经济政策的制定和落实提供基础数据参考。各企事业单位的内部财务档案都是反映企事业单位的发展历程和基本经济情况, 国家能够在其财务档案中了解到企事业单位的发展趋势, 并在此基础上制定出符合大多数企事业单位发展的经济政策, 推动规范性市场的建立。

5.规范性的财务档案管理工作对于企事业单位应对不断变化的市场有着较为积极的作用。财务档案可以为企事业单位提供较好的经验指导, 同时, 其较为完善的经济活动和业务往来的记录为企事业单位的社会关系建立提供了保障。在目前不断变动的市场形势下, 企事业单位需要有较为规范化的财务档案, 尽可能地降低其经济活动的市场风险, 以确保企事业单位经济活动的有序开展并实现社会经济效益。

二、财务档案工作中的常见问题

(一) 企事业单位对财务档案管理工作的重要性认识不足

(1) 企事业单位在落实财务档案管理时, 大多处于对财务档案的基础认识上, 并没有针对财务档案的具体作用和对单位发展的意义来解决相应的档案管理问题。 (2) 受重要性认识不够的影响, 部分重要的财务档案被无意中损毁, 造成了企事业单位较大的资源损失。

(二) 财务档案管理工作人员的专业能力较低

企事业单位的财务档案管理工作大多由会计人员兼任, 对档案管理缺乏系统性认识, 仅仅针对财务档案做最基本的整理工作, 并没有对不同类型的档案分门别类地进行收集、整理、归档、保存等, 导致企事业单位的财务档案大多没有形成有序的管理, 员工要查阅档案往往需要找很久, 这就带来了档案利用率低的问题。同时, 财务档案管理部门的人员安排存在一些问题, 没有形成相互分离、相互联系的岗位制, 档案管理人员的知识结构和年龄结构存在不合理的地方, 档案管理效果差。

(三) 财务档案管理工作的机构设置不完善

企事业单位的财务档案管理工作还存在较大的问题。 (1) 企事业单位领导不重视档案管理工作, 进而导致档案管理人员的整体工作热情不高, 而对档案再利用认识的缺失, 造成档案管理部门开展工作并没有科学化的程序规范, 工作落实存在较大滞后性的问题。 (2) 企事业单位的档案管理机构设置并未能结合企事业单位的具体情况做好规划, 档案管理的工作制度、考核制度、出入库制度等都存在一些问题, 管理人员的工作任务量大, 工作内容较为枯燥, 影响到企事业单位整体工作效率的提高。

(四) 财务档案管理工作的规范性不够

财务档案管理工作在企事业单位中虽然得到了相应的人员安排和部门设置, 但长期以来重视力度的不够导致其工作的规范性缺失。财务档案管理部门在进行人员工作内容安排时, 并没有考虑到不同财务档案所需要的规划标准和整理标准, 工作人员缺乏科学性制度的约束, 其工作落实与预期存在较大偏差。

三、规范财务档案管理和提高财务管理水平的举措

(一) 确保企事业单位形成对财务档案管理工作的正确认识

1.企事业单位需要组织单位领导针对财务档案的价值展开探讨, 在探讨中确立档案的再利用和其利用方向, 让领导认识到财务档案对单位发展所能起到的重要作用。领导层也需要对财务档案部门进行专门的价值认识教育, 从部门领导者出发, 加强其对财务档案的重视。

2.企事业单位需要对会计部门和财务管理部门的工作给与大力支持, 让其他各部门配合开展财务管理工作, 加强部门之间的合作和联系, 提高财务管理工作的科学性, 提高其工作效率。

(二) 提高财务档案管理工作团队的业务水平

企事业单位需要综合财务档案管理部门工作人员的工作能力和基本素质, 开展相适应的工作培训, 辅助以完善的工作监督团队。在工作培训过程中, 企事业单位需要对能力较强的员工进行奖励, 激发整个团队的学习热情。而相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性, 尽量减少疏忽, 提高财务档案管理水平, 提高档案的可利用价值。

(三) 完善财务档案管理的机构设置

企事业单位需要针对其单位内部的情况完善财务管理机构, 当档案管理工作的任务量较大时, 合理分配档案整理人员和财务管理人员, 确保员工的每日工作量, 增强其工作的科学性和有效性。机构设置需要做到具体, 尽可能地照顾到财务档案的工作内容和单位的具体属性, 增强财务档案管理的总体质量。

(四) 加强信息化管理

随着科学技术应用的大众化, 企事业单位也需要加强新技术在财务档案管理中的应用, 完善会计电算化系统, 加强对财务管理工作的数据库系统构建, 定期进行系统升级和技术更新, 以科学技术为依托, 提高其财务管理工作的效率。加强库房建设也是确保财务档案管理的有效性的关键, 企事业单位需要考虑到财务档案存档所需要的基本条件, 建设其能够支持不同类型档案存储的库房, 纸质财务档案需要管理人员加强对库房干燥度和通风工作的重视, 而移动硬盘等技术型数据存储设备要求企事业单位加强对其的技术管理。

在知识经济快速发展的今天, 各企事业单位只有不断推动自身业务的发展, 挖掘并加快其资源利用的最大化, 才能够有效地降低成本, 提高经济效益, 因此, 做好财务档案管理工作, 提高财务管理水平十分重要。

参考文献

[1]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察, 2010, (18) .

[2]容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务, 2012, (3) .

[3]盛慧.医院档案管理达标晋级工作中存在的问题及对策[J].华章, 2013, (11) .

[4]王晓梅.加强会计档案管理工作的措施探讨[J].甘肃科技纵横, 2012, (4) .

篇4：财务档案管理规范

摘要：企事业单位用来记录或是反映具体经济业务极为重要的证据、史料就是我们所说的会计档案。就目前情况下，在企事业单位的财务档案方面的管理工作方面，依然还存在着诸多问题，这些存在的问题极大程度的影响了财务档案管理工作的实际效果以及整体质量。规范财务档案管理，能有效提升财务管理水平，实现企事业单位的管理效能，实现经济效益提升。

关键词：财务档案；管理工作；管理水平

一.规范财务管理的意义

在企事业单位管理过程中，财务管理是最直接、最有效的影响企事业单位获得经济效益的管理环节。从国内外经济发展史可以看出，自从有了一定规模的企事业单位便出现了财务管理，而且随着企事业单位规模的扩大和现代化，财务管理也相应地得到了提高和加强。许多企事业单位的兴衰史充分说明，重视并加强财务管理，才能充分获益，迅速发展。财务管理的好坏，直接影响到企事业单位的兴衰与全面协调可持续发展。这就要求企事业单位各级领导层牢固树立财务管理是企事业单位管理的核心这一基本理念，并将这种理念贯穿于企事业单位的各项日常工作中，建立完善的财务管理体系，并不断创新，逐步提高企事业单位的财务管理水平。

二、财务档案管理方存在各方面的问题

1、财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2、会计档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

3、档案室的设施不完善

有的企事业单位没有设专门的档案室，有的企事业单位将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企事业单位档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

4.企事业单位财务管理方式不完善

由于企事业单位资金的限制以及信息化设备不完善的影响，大多数的企事业单位还未能实现财务的信息化管理。一方面企事业单位财务管理的信息化水平不高。由于企事业单位管理中对信息化管理的认识并不十分完善，财务管理工作中并没有完全实现信息化管理，财务数据的信息化分析做得不够，数据没有被更有效的运用到管理中，严重影响了企事业单位财务管理工作水平。另一方面企事业单位财务管理人员的信息化专业知识不完善。

5.企事业单位财务管理监督工作不到位

大多数企事业单位的财务管理监督工作未能落实到位。一方面财务管理中缺少健全的财务监督制度。另一方面企事业单位财务管理中的审计工作未能落实到位。审计工作对于加强财务信息的监督工作有着十分重要的作用，但是由于企事业单位未能充分重视审计工作的重要性，导致企事业单位中的审计工作仅仅是流于形式，未能充分发挥其作用。

三、提高财务档案管理水平的措施

1、实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升

企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。

2、加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企事业单位规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

3、完善企事业单位财务管理制度

完善的企事业单位财务管理制度为企事业单位的财务管理工作提供良好的规范，保障财务管理工作的科学化和规范化。为顺应企事业单位的发展需求，需要不断的调整和修正企事业单位的财务管理制度，以保证企事业单位的财务管理制度和企事业单位的战略目标相吻合。落实企事业单位财务管理责任制度，对财务管理工作进行合理的分工，明确每个财务人员的岗位流程和工作职责，对财务管理中出现的问题追究相关责任人的责任，提高企事业单位财务管理人员的责任意识和工作积极性，促进企事业单位财务管理工作水平的提高。

4、实现企事业单位财务的信息化管理

随着信息化技术的发展，实现企事业单位财务的信息化管理是企事业单位发展的需要。一方面企事业单位需要进一步建立健全企事业单位信息化系统，将财务信息进行统一的信息化管理，信息化系统将财务数据层层分解落实到每个业务单元，可有效降低企事业单位的产品成本和费用，为股东增加财富。另外需要进一步提高财务管理工作人员的信息化水平，加强对财务工作人员信息化技术的培训工作，促进财务信息化管理工作的开展。企事业单位财务管理信息化建设还需要不断完善企事业单位的信息化设备，为实现企事业单位信息化管理提供良好的条件，促进企事业单位财务管理工作水平和工作效率的提高。

5、加强企事业单位财务管理监督工作

企事业单位需要进一步健全财务管理监督制度，每一个财务岗位的设置都要体现相互牵制的作用。落实财务管理监督措施，提高企事業单位财务管理工作水平。在今后的企事业单位的财务管理工作中还需要加强和落实审计工作，充分发挥审计工作对于企事业单位财务管理的监督作用，减少企事业单位财务管理工作中存在的问题。此外还需要加强企事业单位内部控制工作对财务管理的监督作用，建立健全企事业单位的内部控制制度，充分发挥内部控制工作对财务管理工作的检查作用，及时发现财务信息不真实现象以及财务管理工作中出现的问题，采取有效的措施减少企事业单位财务管理中出现的一系列问题，促进财务管理工作水平的提高。

四、结语

随着现代企事业单位制度的建立，加强企事业单位财务管理工作日趋重要。财务管理担负着为企事业单位稳健理财，促进生产发展和提高经济效益的重任。因此，财务管理人员必须更新观念，将原来守财、保值、记账型的财务管理转变为生财、增值、决策型的管理，不断提高企事业单位财务管理的水平，真正肩负起财务管理和会计核算的责任。

参考文献：

[1]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010（18）：89-90

篇5：财务档案管理制度

财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度用于财务部档案的管理。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

五、会计档案范围

包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

六、会计档案的装订和保管

会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

（一）会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

（二）会计凭证装订时的要求：

(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

(3)装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项：

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。(四)会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

阅，并防止潮湿；

（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（五）档案保管期限

（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年（4）明细账、总账、辅助账 15年

（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年（6）主要财务指标报表（包括文字分析）3年（7）月、季度会计报表（包括文字分析）5年（8）会计报表（包括文字分析）永久（9）会计档案保管清册及销毁清册永久（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久

七、财务信息化档案

（1）财务信息化会计档案的涵义：财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来的书面等形式的 会计数据；会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；

（2）财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本单位财务负责人的批准，重要数据必须经总经理批准。重要数据是指对公司具有重大影响的数据。（3）对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

（4）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

八、会计档案的借阅

(一)财务人员因工作需要查阅财务档案，须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

（二）公司所属集团及下属各单位若因公需要查阅财务档案，须经本单位领导批准，经计划财务部负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。

（三）外单位人员因公需要查阅财务档案时，应持有单位介绍信，经计划财务部负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅财务档案人的工作单位、查阅日期、财务档案名称及查阅理由。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件），并限期归还。

（五）由于会计人员的变动或会计机构的改变等原因，财务档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

九、会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；由财务部和行政部共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

十、附则

篇6：财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。