浅谈财务档案管理中信息失真现象的预防及控制

2022-09-11

1 引言

在一些学校的财务档案管理过程中, 财务档案管理信息失真现象经常出现, 相关的学校财务会计工作者应该采取有效的解决措施, 使学校财务档案管理水平得到提高, 使档案管理中信息失真现象得到有效的预防和控制。

2 学校财务档案管理制度的完善

要预防和控制学校财务档案管理中信息失真现象, 应该对现代企业管理制度进行完善, 并且加强企业内部的管理工作。首先, 应该进行严格的人事管理制度的制定, 对财务工作人员的考勤进行规范, 保证财务会计人员在工作过程中能有一个端正且积极的工作状态。当然, 严格的人事管理制度能将财务管理中被人操控的现象最小化, 使财务信息的真实性得到有效的保证。另外, 还应该建立一个和现代财务管理制度相符合的内部控制制度, 因为内部控制制度能对学校正常运行管理制度加以保证, 其是对学校业财务管理的基本规范。当然, 内部控制制度除了能对学校的财务信息真实合法性有所保证, 也能帮助财务管理工作人员的职责落实, 保证每位财会人员都能对自己的工作直接负责, 实现责任落实到人的目标, 以此保证财务管理工作出现问题的时候, 能以最快的速度找到相关的负责人, 进而对问题进行及时的解决。财务管理工作者, 严格执行内部控制制度, 能保证每位财会人员在相互监督的氛围中工作, 能进一步落实财务信息的真实性。

3 严格执行相关法律政策

法律法规使落实学校财务管理工作的关键。学校应该严格遵守并执行政府制定的与财务档案管理工作相关的法律政策, 这一法律政策在执行的过程中, 要进行不断的完善, 避免出现满足不了相关需求的情况出现, 并且能接受相关的实践检验。我国当前的财务管理工作相关法律政策, 应该按照现代经济社会的实际发展情况进行补充和完善, 保证我国相关法律法规能满足时代的发展步伐。尤其是针对学校财务管理信息失真这一现象, 应该在出现信息失真的时候, 及时进行严格的处理, 并且根据其所引发的结果进行严格处理。在惩处的时候, 还需要对相关负责任进行分类, 按照每位负责任所应该负责的发小来给予不同程度的惩罚, 保证财务工作这能受到法律的严格控制, 在工作的时候也能保证财务信息的真实性。

4 提高学校财务管理工作者的素质

财务会计工作人员责任心的缺失或者工作过程中的疏忽等, 都会引起采取档案信息的失真, 这就需要对会计从业人员的素质进行提升, 从根源上使财务档案信息的真实性得到保证。应该先对学校财务会计人员的用人标准进行不断的规范和完善, 在进行财务会计人员的招录时, 应该适当提升招录条件, 招录具有较高职业素质以及职业操作技能的财务会计人员。另外, 还应该进行学校内部的财务会计人员职业道德以及法律法规的培训, 使财务会计人员的素质得到切实提升。在对财务会计人员进行培训之后, 其培训结果应该通过测试的形式来检查, 保证培训能起到较好的效果。学校领导应该做好有关财务信息对学校发展意义的宣传, 让财务会计人员能深刻地认识到财务信息档案管理工作的重要价值, 保证工作人员在工作过程中能对每一项财务信息都绝对的负责。

5 完善社会监督体系

要全面预防和控制学校财务档案管理中的信息失真现象, 社会各方面应该给予其足够的监督。社会监督不仅具有公正性, 同时也具有广泛性, 能起到较好的作用。首先应该对财务会计制度的执行力度的监督进行加强, 确保财务会计工作能在一个较为合法的范围内开展。相关负责人也应该对自己的工作认真负责, 在保证工作质量的前提下, 使学校财务档案管理信息的真实性以及实效性得到保证。另外, 还应该对财务档案管理进行监督, 学校可以组织监督小组, 对财务档案信息进行实时检查, 对相关问题进行及时的发现, 然后责令相关负责人在规定时间内对问题进行解决, 保证学校财务信息的真实性。同时还应该增强会计从业资格证以及会计师考试的监督, 确保会计从业人员的会计师级别以及从业资格证真实有效。还可以进行以注册会计师成员为主要成员的审计小组的组织, 让其站在一个较为专业的角度, 对学校财务工作进行审计, 使财务信息的真实性得到保证。

6 全面落实财务档案资料的实效性

在进行档案编制工作的过程中, 应该有计划、有目的的操作。其中, 在进行大型财务档案资料编制的时候, 应该抽调固定人员进行专门编制;而进行具有凭证作用或者具有参考价值的档案资料编制时, 应该对档案资料的轻重缓急进行区分, 因为这类档案资料需要进行编目成册的内容较多, 会受到人力和物力等因素的限制, 就需要对工作进行合理计划, 对上级下发的指导性文件, 会持续不断地进行;针对重要活动, 应该在活动开始之前, 就将相关资料编纂好, 满足随时使用的需求, 而且对编制的选材资料应该灵活适度, 对与大政方针相关的资料, 应该保证其全面、简洁且精确。如果是与具体事件有关的资料, 应该做到完整细致、有序准确, 方便使用者使用。

摘要：在当前的学校财务档案管理工作中, 一些学校财务会计人员为了追求学校利益最大化, 对财务档案管理工作没有落到实处, 使得学校财务档案管理出现一系列的失真现象。而财务信息是保证一个学校在进行相关决策以及监督学校工作顺利开展的重要依据, 因此学校应该保证财务信息的真实性以及可靠性。本文就对财务档案管理中的信息失真现象的预防和控制进行探讨分析。

关键词：财务档案,档案管理,信息失真,预防控制