会计电算化财务档案管理论文

摘要：在“互联网+”背景下，公司财务档案管理的方式方法也需要顺应时代形势不断创新，财务档案管理信息化成为一种必然趋势。虽然许多公司已经从思想层面上认识到了信息化管理的重要作用，但是还存在投入不足、人才匮乏、制度不完善等一系列问题，不利于财务档案的完整性、可用性。今天小编为大家推荐《会计电算化财务档案管理论文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

会计电算化财务档案管理论文 篇1：

浅析高校会计电算化后财务档案管理工作

【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了变化，使得会计档案的管理工作也发生了变化，手工会计所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，必须加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化提出的要求，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率，更好的服务于高等学校发展建设。

【关键词】财务档案；电算化；档案管理；信息化

所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使其更好地参与高校的发展决策，加强财务管理。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下，科目汇总表、资产负债表等财务报表分析均需要人工汇总计算。会计电算化后，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表，这大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化 手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性大，而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行防火、防盗等工作。会计电算化后，数据保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中的重复记录。磁性介质的保存除了需要纸介质保存工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

高校实行会计电算化后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，会计档案赋予了许多新的特点。第一、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。第二、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。 第三、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。第四、电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。达到了档案信息资源共享，节约了办公成本，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率。 第五、电子财务档案易于修正、拷贝和重臵，便于纠错、携带和传递。如上所述，财务档案信息化有很多优点，但也有不足。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、如何做好电算化会计档案工作

加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。

1、加强高校财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

2、做好电算化会计档案的收集

电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应进行数据备份，以防止意外情况引起的会计电算化系统的毁灭。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本校、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为高校或部门的决策者提供可靠的依据。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。财务部门要补充具有计算机学历背景的技术人员，满足信息化建设工作的需要。

四、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后，存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。

备份次数每月不得少于一次；用做备份的软盘必须妥善保管；备份軟盘应装在保护封条和包装盒内，并定期进行转贮；两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患。

会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。一旦硬件系统出现故障或其他非人为原因，将导致会计工作不能进行。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质出现损坏，保存的会计数据将会丢失。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作。

3、电算会计档案要有专人管理。

会计电算化系统的实施主体是“人”，无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，恶意地修改软件程序、数据库中的数据，都是不行的。因此，高校管理者应当增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系；采用数据加密等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

作者：徐伟

会计电算化财务档案管理论文 篇2：

试论会计电算化背景下财务档案管理的信息化建设

摘 要：在“互联网+”背景下，公司财务档案管理的方式方法也需要顺应时代形势不断创新，财务档案管理信息化成为一种必然趋势。虽然许多公司已经从思想层面上认识到了信息化管理的重要作用，但是还存在投入不足、人才匮乏、制度不完善等一系列问题，不利于财务档案的完整性、可用性。本文从实际出发，分别从建立长效投入机制、培养复合型管理人才、重视数字档案安全管理等方面，就如何推进财务档案管理信息化建设提出了几点建议。

关键词：会计电算化;财务档案;信息共享;网络安全

公司财务档案作为一种重要的数据资源，除了具有留存价值外，还可以借助于大数据等信息技术手段，挖掘其潜在的价值，为会计工作的持续改进、财务风险的有效防范等提供必要的借鉴，使其在促进公司健康运营和持续发展等方面发挥应有的价值。探究财务档案管理信息化建设的策略，成为当前一项重要课题。

一、财务档案管理信息化建设的必要性

1.会计电算化背景下的客观要求

会计电算化是信息时代的产物，并且随着信息技术的成熟，逐渐从简单的代替人工完成数据核算，发展到现在进行财务分析、辅助财务决策。虽然会计电算化在运算速度、计算精度等方面表现出了强大优势，但是都是建立在财务数据真实、完整的基础之上。财务档案管理信息化建设的目的之一，就是将海量的财务数据、会计报表、账单凭证等，以电子形式存储到计算机数据库中，满足了会计电算化的使用需求。此外，近年来随着公司业务范围的拓展，产生的财务数据逐年递增，加上越来越多的项目审计、审价、验收等工作的急剧增加而产生的财务数据使用率也越来越高，在利用时耗时耗力，反复的使用也使财务档案破损严重，这对财务档案的收集、管理也造成更大的压力。通过推行财务档案管理信息化，可以为归档、整理、查询、利用等工作的开展提供便利。

2.实现精细化财务管理的必要条件

精细化财务管理是现代企业制度下财务工作发展的方向之一。从应用效果来看，精细化财务管理不仅对财务核算精度有更严格的标准，而且对财务风险的防控、财务数据的利用均提出了新的要求。在推行精细化财务管理的过程中，传统的“手工记账”模式显然无法满足上述要求，必须要借助計算机、互联网以及专业的财务软件等，就成为实现财务管理精细化的必要工具。建设财务档案信息管理系统，以现有的财务档案为依托，分析公司各部门财务资金利用情况，及时发现存在的资金风险、财务漏洞，为实现精细化财务管理提供技术支持。

3.挖掘财务档案利用价值的有效手段

推进财务档案的信息化是实现财务档案信息共享的重要渠道。财务档案管理系统开发时，充分了解各部门的信息需求情况，各职能部门与财务部门、档案管理部门密切协作，积极探索一条“运转协调、管理科学、服务高效”的档案管理模式。在了解需求的基础上，设计远程登录访问系统，提供信息检索、资料下载等服务。各部门都可以查阅和使用财务档案，为部门预算的编制、财务资金的利用、财务风险的防控等提供必要的支持，让财务档案的价值能够得到充分的挖掘。

二、财务档案管理信息化建设面临的困境

1.档案管理部门的信息基础设施不完善

财务档案信息化的基础是各种信息基础设施，包括服务器、存储器、操作系统、路由器、交换机等。这些硬件、软件系统的建设，都需要公司提供资金支持。除了前期投入外，后期还需要不断投入资金支持，以确保财务档案信息管理系统能够得到持续的更新和维护。但是目前许多公司在财务档案管理信息化建设方面的投入不足，以至于很多信息基础设施不够完善，成为制约信息化建设的重要因素。

2.复合型的财务档案管理人才比较匮乏

在推进财务档案管理信息化建设的过程中，对档案管理人员的综合素养提出了更为严格的要求，除了要掌握档案收集、管理等相关的专业知识外，还要对会计财务、计算机与网络等相关专业有所了解。但是目前公司在职的档案管理人员，虽然有着较为丰富的工作经验，可是个人的知识复合能力，特别是对于大数据分析、财务档案信息管理平台的维护等方面，仍然存在着诸多的不足。

3.信息化环境下财务档案存在诸多安全隐患

信息技术的运用，在给财务档案管理提供诸多便利的同时，本身也存在着一定的风险隐患。例如，很多财务档案涉及到公司的商业机密，容易成为一些黑客窃取和破坏的目标。公司在建设财务档案信息管理系统时，虽然也采取了安全防护措施，但是防护手段比较低级，不能很好的抵御各类安全隐患。除此之外，也有部分财务档案管理人员，没有养成规范化的工作习惯，也会在一定程度上造成重要财务档案资料的泄露或丢失。

三、会计电算化背景下加快财务档案管理信息化建设的路径

1.建立长效投入机制，夯实财务档案管理信息化的基石

档案管理信息化是不可逆的趋势，无论是财务档案还是人事档案，都需要加快建设信息管理系统，为档案的收集、管理和利用提供技术上的支持。公司通过建立长效投入机制，一方面结合财务档案管理工作的开展需求，提前做好组织筹划，制定信息管理系统建设方案，提供专项经费支持，尽快建立起完善的信息管理系统;另一方面还要重点关注后续的经费投入。每6个月左右，需要进行一次系统升级，将财务档案管理软件更新至最新版本;每1～2年需要检查并更换部分硬件设备。只有资金保障充足，才能始终让财务档案信息管理系统发挥出最大化的价值。

2.培养复合型人才，为财务档案管理信息化建设提供动力

财务档案管理模式的变化、岗位胜任要求的提升，迫切需要档案管理人员经常性的给自己“充电”，让自己具备满足财务档案管理信息化趋势的复合能力。公司可以采取以下措施，组建一支复合型的财务档案管理队伍：

一是定期组织开展部门职工交流会。让档案管理人员与财会人员、信息技术人员等，就财务档案管理信息化建设的相关问题进行深入讨论，通过这种方式增强其复合能力和胜任能力。二是完善人才培训机制。公司每个季度都会为各部门的职工提供至少一次的培训机会，以满足其自我成长需要。通过调整人力资源培训重点的方式，增加关于财务档案管理信息技能的培训内容。三是鼓励财务档案管理人员自学，为了激发积极性，可以考虑引进激励机制。将个人的信息技能水平与年终奖金挂钩，既可以促进员工个人的成长，又能够给公司创造更多的价值。

3.加强网络安全管理，营造财务档案管理信息化的安全环境

网络安全问题是财务档案管理信息化建设中不可回避和必须解决的问题，它不仅关系到财务档案管理水平，也直接影响着公司的财务安全。事实上，随着近年来越来越多的公司开始使用档案信息管理系统，因为安全防护措施不到位而引发的财务数据、商业机密泄露问题并不少見。为此，公司需要尝试多种措施、多管齐下，营造安全的网络环境，为财务档案管理信息化建设保驾护航。首先，做好物理防护，主要是从管理层面上入手，杜绝因为不规范操作、安全意识淡薄导致的安全隐患。例如，要求在财务档案管理部门做到“专人专机”，财务档案管理人员不得随意到其他工位上登录他人的计算机。每台计算机均应设置登录密码，这样既可以杜绝越权操作，又可以在出现安全问题后，及时查找原因和追究责任。其次，做好软件防护，安装常规的杀毒软件，搭配使用多种安全软件。可以及时发现安全漏洞和定向清理病毒、木马。在财务档案的传输中，使用加解密技术，避免在传输过程中被拦截或窃取等。最后，做好财务档案的数据备份工作，以往电子档案主要在数据库内存储，近年来云存储技术逐渐成熟，可以尝试将备份文件放置在云服务器中，更加安全，而且存储容量也不受限制。

四、结语

财务档案管理信息化是互联网时代和会计电算化背景下的一种必然发展趋势，同时也给公司财务工作开展、财务风险防控、财务资金配置等方面产生了积极影响。需要认识到，财务档案管理信息化建设是一个动态的、持续性过程，伴随着大数据、5G等技术的发展，信息化建设也要持续的开展，只有这样才能始终为公司财务工作、档案管理提供技术上的支持。针对当前财务档案管理信息化建设中存在的一系列问题，重点从网络安全管理、人才队伍建设、资金长效投入等方面共同发力，才能更好的支持公司财务档案管理工作的发展。

参考文献：

[1]罗 慧.试论高校会计档案信息化管理工作的评价体系——基于社会网络视角[J].当代会计，2019

[2]魏景海.加强国有林场财务档案管理信息化，确保会计信息的真实性和准确性[J].统计与管理，2012

[3]孙 超.信息化环境下会计档案管理的新特点及改进策略[C]//决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会，2016

（作者单位：中国船舶重工集团公司第七一三研究所）

作者：孙思远

会计电算化财务档案管理论文 篇3：

论集团企业会计电算化下的档案管理

【摘 要】集团企业会计电算化下的档案管理是档案管理发展到一定阶段的产物，为开展高效快捷的档案管理提供了巨大的技术支持。本文正是基于对会计电算化档案管理的认识，分析了面临的形势和特点，探讨了档案管理中的注意事项。

【关键词】集团企业；会计电算化；档案管理；会计数据

会计档案已经成为分析企业经营状况和发展特点的决策依据和珍贵历史资料，具有较强的经济价值，关系到企业的发展方向和经营战略转变。同时，会计档案也是企业档案体系中的重要组成部分，能够有效评价企业经营收益。近些年来，会计电算化在档案管理领域不断渗透和发展，已经成为企业档案管理中的得力工具，会计电算化档案管理在确保档案信息真实性和权威性的同时，也推动着档案管理模式和方式的不断转变。与些同时，会计电算化档案管理在取得显著成绩的同时，我们也看到受到经营规模、技术水平、管理经验等方面因素的影响，会计电算化档案管理在现实中存在着不少困难和问题，如何加强企业档案管理，适应会计电算化发展的需要，对于企业业务拓展和经营思路的转变来说，具有重要的意义，也是档案管理发展到一定阶段面临的形势与问题。

一、集团企业会计电算化方式下档案管理面临的形势与特点

目前，很多企业为了充分适应日趋激烈的市场竞争，满足会计电算化下的档案管理需要，对集团企业的档案管理进行了创新发展，如会计电算化档案管理就是其中的典型做法。然而由于大多数企业缺乏对会计电算化下的档案管理的全面系统了解和认识，缺乏会计电算化档案管理的先进经验和做法，在会计电算化档案管理中被动地开展档案管理工作，在现实实践中将打印出来的会计档案移交给档案部门，忽视具有较高参考价值的关联材料，容易造成会计数据的失真。同时有些企业为了适应会计软件升级改造，及时采取了升级措施，而忽视会计数据的管理，一些会计数据没有及时进行归整，造成会计档案数据在整合、调用过程中出现不少的问题，降低了会计数据的完整性和安全性。

同时，由于会计电算化档案管理在现实实践中与传统的管理模式不同，会计电算化档案管理对专业性、完整性、安全性等方面有着较高的要求，而事实是会计电算化档案管理人员参与度不够。虽然记账凭证上打印着制单人、填表人、核对人和主管领导，但实际上，主管领导很少涉及对报表的审核和校对，从中不难看出会计凭证的不完整性和责任分工不明确性。由于会计电算化下的档案管理在我国还没有形成成熟完整的管理体系，会计电算化档案管理制度不完善。既有的制度关联性不足，制度的覆盖面狭窄，偏向于对会计电算化档案管理的技术限制，如要求管理人员在操作过程中对技术操作如何管理，而没有将技术与业务充分结合，从战略或者是全局的角度去管理档案。会计电算化档案管理要求相关的管理人员既具备会计业务知识，又要具备档案业务知识和计算机基本技能，但由于档案管理工作的特殊性，会计电算化下档案管理人员老化现象严重，他们在会计和业务知识的掌握方面具备优势，但在技术管理方面缺乏足够经验等。

二、集团企业会计电算化档案管理应注意的问题

1、加大会计电算化档案管理基础设施投入力度

开展会计电算化档案管理需要大量配套的基础设施和设备资源，如计算机、网络设备等硬件资源，管理软件、应用系统等软件资源。这些是会计电算化档案管理的基础和前提，同时在基础设施投入过程中需要财务部门、档案管理部门、信息技术部门等相关部门的协作和配合。财务部门和档案管理部门应做好业务的协作和配合体系建设，从财务和档案管理的角度，提出设计的思路和方法，考虑各方面的因素和条件，做好规划设计和前期准备工作，加大部门间信息资源共享力度，避免出现“信息孤岛”现象。应档案管理部门应协同信息技术部门做好财务软件的升级改造工作，提高会计软件数据的兼容性和标准性，确保财务数据在使用过程中不会因为系统升级而产生影响。

2、加强会计档案查阅、复制登记制度建设

会计档案数据关系到整个集团企业的经营效益和销售业绩，是集团企业实现稳健和可持续发展的前提条件。因此，会计档案在调阅和使用过程中应该遵照严格的使用流程和管理规范，调阅或使用会计档案数据，需要严格的审批流程。加大对会计档案管理系统权限管理力度，通过对档案管理系统的权限的限制，保证档案管理系统的独立性和真实性，确保会计档案的安全性、完整性、权威性和准确性，使得会计电算化档案得以充分使用。鉴于会计档案的完整性，会计档案在使用过程中要加大制度管理约束，通过对查阅、复制会计档案制度的严格制订和修订，确保会计档案管理系统在制度的制约和约束下能够正常运转，为开展集团企业会计电算化下的档案管理提供制度依据和条件。

3、创新档案管理措施，提高档案资料的完整性

为了确保会计电算化档案信息的完整性，在日常管理中，应当通过设立专门的管理岗位，具体负责档案资料的存档、保管和保密工作，提高会计电算化档案管理的规范性和科学性。由于电子档案信息容易受到外界环境的影响。因此，在档案信息的保存过程中应当注意对档案电子信息的备份和操作，即平时采用计算机打印输出的会计凭证、银行日记账和现金日记账等，并根据需要装订成册。每份要注明档案的时间、操作员并贴上保护标签，加强档案规范化管理力度，以防止意外事故的发生可能会造成电子档案数据信息的丢失和毁坏。同时，注重档案资料的外围环境管理，档案信息的保存应当远离磁场，注意防磁、防水、防火等处理措施，并根据需要定期检查数据的有效性和完整性，定期对档案数据信息进行复制，避免因为保护不当所造成的意外损失。在保存介质的选择上，应特别注重选择稳定性好、可靠性高、纸张质量效果好的存贮介质，并加强对介质的定期或不定期检查，防止由于磁性介质损失而导致会计档案数据的丢失。

4、加强对档案管理人员的教育培训，提高人员素质水平

会计电算化档案管理工作是一项繁琐而又重要的工作，由于在现实中档案管理工作多是兼职来实现的，受到时间、精力以及业务熟练程度等方面因素的影响和制约，“有档不归”现象时有发生，再加上档案管理过程中也存在着档案人员流动性快、工作交接不力现象、档案丢失等现象。因此，要加大对档案管理人员的教育培训，使他们树立新技术条件下的档案管理理念，注重会计电算化档案管理的科学性、高效性，掌握一定的会计电算化档案管理基础知识和基本技能，加大对档案材料的收集归档整理力度，办理好交接手续，确保档案完整。通过定期或不定期的档案法律法规、档案知识的教育培训，使从事档案管理工作的人员能够胜任档案管理工作，从而有效避免档案管理在现实实践中过于被动的局面。

三、结束语

会计电算化档案管理工作是传统档案管理模式发展到一定阶段所面临的产物和选择，也是档案管理模式实现创新发展的尝试和探索。会计电算化的档案管理克服了传统档案管理在运行过程中存在的问题和弊端，为现代化档案管理开辟了高效、快捷的服务渠道。目前，会计电算化档案管理虽然还存在着很多的问题，存在着很多不到位的现象，但随着技术的进步和管理的完善，会计电算化档案管理措施将会有很大的改进和提高。

参考文献

[1] 王红，会计电算化对会计档案管理的影响[J]，成都：经营管理者，2010（03）：23-23

[2] 房洁，谈电算化会计档案管理[J]，济南：山东省青年管理干部学院学报，2009（06）：45-46

[3] 黄佳，岳意定，浅析会计电算化下的档案管理[J]，北京：中国外资，2011（06）：125-126

[4] 杨阳，会计电算化档案管理的思考[J]，北京：商场现代化，2011（02）：210-211

[5] 杨华，论会计电算化方式下会计档案的管理[J]，北京：中国乡镇企业会计，2009（04）：153-153

作者：胡文蓉