加强企业档案管理提高档案管理水平

2022-09-11

企业在今天要想发展, 搞好档案的管理是最基本的要求之一。通过对档案的管理, 企业可以及时总结归纳企业运行中出现的问题和不足, 为制定正确的经营策略提供最佳的档案数据的帮助。目前, 我国企业在档案管理中, 尚存在很多不足之处, 如:档案管理效率不高、管理人员业务素质较低、还没有建立完备的现代电子信息档案等。以上不足之处, 极大影响了企业长期稳定的发展。在企业建立现代信息档案的今天, 采取强有力的措施, 提高企业的档案管理水平意义重大。

一、企业管理中存在的不足之处

(一) 企业领导层对档案管理忽视, 重视度不高

企业在档案管理中, 离不开企业领导层的重视和关注。但是现实中, 企业的领导层对此大多不是特别关心, 更多关注的是企业的运营和由此带来的多少利润。档案管理其实和企业的生产经营一样重要, 如果是企业现实的硬件产品, 那么有效的档案管理就是企业的软件产品。

(二) 档案管理人员水平参差不齐, 管理方式落后

企业档案管理人员, 由于学历、工作能力、工作态度等不同, 在档案管理中出现管理中水平方面的差异性很常见。同时, 在档案管理方式中, 档案管理人员的管理方式还是以传统的手工操作方式为主, 还没有建立自动化的信息档案的处理方式。总体上看, 档案管理人员的素质较低, 管理方式的落后陈旧, 已经满足不了建立现代企业生产经营信息档案的需要。

(三) 现代完备的电子信息档案还没有真正建立

企业的档案管理工作目前还是用手工建立纸质档案的方式进行管理。这种做法在今天存在很多弊端, 一是增加了档案管理人员的工作量;二是纸质档案本身的保管很难做到不会产生档案文件损毁甚至丢失的现象;三是增加了档案管理的成本, 如纸质档案需要专门的场所, 专门的文件柜进行储存, 而这势必会带来相关经营成本的增加;四是传统纸质档案在查询档案信息的时候十分不方便, 这点引发很多企业的档案管理人员的反感。虽然目前, 很多企业也在建立相关的电子档案信息数据库, 但由于人手的不足, 大多不完备, 还是离不开传统纸质档案的帮助。

二、提高企业档案管理水平的有效措施

(一) 提高企业从上之下对档案管理的重视程度

档案管理水平的提高, 首要的是企业经营者的关注度提高, 让他们充分认识到合理高效的档案管理对提高企业效益, 实现企业的长远发展十分必要。同时, 也要让普通的职工也提高对加强企业档案管理的重视, 帮助企业建立恰当的企业信息档案。只有上下齐心, 都关注档案管理, 才会为这个问题的解决创造有利的外部环境。

(二) 加强对企业档案管理人员业务素质的培养

可以采用定期或者不定期的方式开展多种形式的档案管理人员的培养工作, 创新培训内容, 提高培训效果。尤其是对将来要建立的以电子信息档案为主体的现代档案管理内容要重点对他们进行培训, 以适应未来企业档案管理的需要。把企业外的在档案管理中做的到位的优秀人士请到企业, 对企业档案管理人员进行现场的操作和模拟演示。

(三) 建立现代企业数字化档案管理模式

传统的档案管理模式, 手工操作, 纸质化, 效率低, 出错率高。总体上看, 不适应现代企业快速发展的需要。因此, 要进行根本性的变革。具体做法:可以采用现代信息网络技术, 尤其是功能强大的“云端”网络技术, 建立现代企业电子档案。电子档案的优势显而易见, 可以实现信息数据更快的录入, 同时也便于信息的保存和相关数据的统计, 也可以实现档案信息的共享, 让相关档案信息查询人员能够及时便利的获得自己想要的档案信息。