基于财务系统电子化信息环境下的档案管理分析

2023-01-14

1 引言

随着社会经济的快速发展, 网络信息已然成为新时代的发展趋势。数字信息化管理是当前校园建设中具有重要作用的建设措施, 高校档案管理是社会信息系统中重要的做成部分, 而在信息化环境下, 高校档案信息化管理改革在不断的推进, 成为高校发展的重要途径。所以有必要对当前信息化环境下的高校财务系统电子信息档案管理中存在的问题进行分析, 并提出几点有效的改进措施。

2 财务系统信息化环境下的高校档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作人员总体业务水平偏低

从事高校档案管理工作的工作人员, 其总体的业务水平不高。当前档案管理培养机制还不健全, 同时也较为缺乏有较高管理技术的专业人才;另外, 高校领导没有对档案信息管理引起高度重视, 也没有正确的认识;再加上很多高校档案管理工作人员都没有接受过正规的档案管理培训, 而且高校人事制度都较为模糊, 对现代信息管理也没有充足的认识。这些问题都充分表明当前档案管理工作人员总体业务水平亟待提高, 所以促进高校档案信息管理正规化, 就应该对相关工作人员进行有针对性的业务培训, 提高他们的整体素质。

2.2 高校档案信息化建设的资金投入匮乏

很多高校在档案信息管理这方面的资金投入并不能满足高校档案馆工作的高校开展。虽然很多单位以及部门领导都对此给予一定的重视, 但是档案信息管理设备的落后、陈旧, 使档案信息管理效率得不到提高, 其主要的原因就是没有投入充足的项目资金。因此只有投入充足的资金, 才能使高校档案信息管理工作中需要用到的基础设施得到健全, 从而提高信息化管理程度。

2.3 档案管理理念有待提高

在信息化背景下, 高校档案信息化管理是一种较新的理念。而传统档案管理工作往往过于重视收藏, 轻视档案使用, 这对高校档案信息化管理发展造成一定的影响。信息的发展与社会经济的发展是相辅相成的, 所以要推动社会经济发展, 必须实现信息化管理。在社会经济迅猛发展的新时代中, 高校档案管理工作同样如此, 应该突破档案管理理念的滞后性, 使信息疏通的渠道进行扩大, 能实现利用信息技术为社会服务的目标。

3 提高财务系统信息化环境下的高校档案管理工作质量的措施

3.1 加大高校档案信息化建设的资金投入

很多高校在档案信息化建设方面的资金投入是相当有限的, 投入资金仅仅只能满足信息化档案管理的正常运行, 有的高校其资金投入甚至不能满足基本的对外服务。所以高校应该加强对档案馆的资金投入, 主要涉及信息化建设软件以及硬件的资金投入。应该保证有足够的资金维护和购买档案管理软件, 同时还需要有足够的资金进行个人计算机、服务器、扫描仪、数码相机、存储设备以及数码摄像机等硬件的购买。电子产品是一类更换周期会越来越短的档案信息化管理基础设施, 在硬件方面的资金投入往往会以几年或者十几年的周期进行更新换代。因此, 高校在进行档案馆的经费预算时, 应该考虑实际情况, 跟进时代的变化节奏来进行灵活预算。

3.2 数字化档案馆的建设

在信息化环境下, 高校应该根据本校的实际情况, 合理有计划的进行数字化档案馆的建设。针对传统的磁带、纸质档案以及胶片等数据, 需要对其进行分步骤, 并有选择性的实施数字化。馆藏优质资源应该是数字化建设的首要对象, 例如教学科研成果、学籍档案以及名人档案等等数据都是馆藏资源的优化首要对象。根据当前学校各个部门、院系均有兼职档案员的情况, 可以对这些工作人员进行业务培训, 并在此基础上利用前端控制、全程管理等, 将各个部门的信息网战、信息系统、照片、电子文档以及数据库等各种有归档价值的信息数据及时整理归档入库、各档案员在工作过程中应该体现出工作积极性和前瞻性, 保证信息资源的完整, 以及保证信息资源体系完善。

3.3 建设高水平的高校档案管理人才队伍

加强高校档案管理信息化人才队伍, 高校首先要做的是要求各级管理者对档案管理工作的重要性有清除的认识, 并且将档案管理工作加入学校议事日程, 是档案工作考评常态化, 同时进行符合现代档案管理规律规章制度的制定。高校应该对学校的实际情况以及发展规划进行人员合理配备, 并要求档案馆对员工的分配工作进行合理分配, 保证做到专人专岗、分工合作以及调度合理。针对只会进行传统档案管理操作的工作人员要对其强化信息技术的培训, 促使其对相关技能快速掌握, 同时也要让掌握档案信息管理技术的工作人员掌握传统的档案管理技能。以此建立一支具有高水平业务素质的档案管理队伍, 提高高校档案管理信息化建设效率。

3.4 规范高校档案信息管理标准

高校档案信息化管理的重要保障之一即是规范管理标准, 只有统一规范化档案管理标准, 才能保证档案准确性和完整性, 消除高校档案管理工作中的诸多困难。国家有关部门针对高校档案管理信息化管理进程, 出台了相关的管理规范以及管理标准, 为高校档案管理提供可靠参考。另外, 各高校在规范高校档案信息管理标准的过程中, 应该逐渐提高高校档案信息化建设质量。

摘要：当前的高校档案管理工作中, 信息技术得到广泛的运用, 档案管理工作在信息化环境下从传统管理模式转变为现代化管理模式。所以, 高校档案管理工作者应积极采用现代信息技术, 推动档案信息管理自动化、信息化的实现。因此本文对当前财务系统信息化档案管理现状进行分析, 并提出提高高校档案管理信息化建设效率的有效措施。

关键词：财务系统,电子化信息环境,档案管理